采購管理制度

采購管理制度總則為達到經營目標，按時交付顧客所需產品，必須加強采購控制，確保所采購的物品滿足生產需要并符合規(guī)定要求。為此，結合XX公司的具體情況，特制訂本制度。本規(guī)定主要用于指導并規(guī)范原材料及生產性輔料的采購，另外，零部件、外協(xié)件加工及公司其他采供活動也適用于本規(guī)定。本規(guī)定參考公司質量體系文件“采購控制程序”和“分承包方評定程序”并在內容和精神上與之吻合。部門及職責采購部是負責公司采購管理的主要部門，其采購職責有：按公司的要求組織對供方評價，編制“合格供方名錄”，并對供方的供貨業(yè)績定期進行評價，建立并調整供方檔案。根據生產部門提供的原材料需求清單和庫存情況，編制原材料及輔助材料的采購計劃。按照采購計劃及采購物資質量標準和技術標準，簽訂“購貨合同”。執(zhí)行采購合同，并進行跟蹤監(jiān)控，保證合同執(zhí)行質量，執(zhí)行采購作業(yè)。對驗證后的合格采購物資，辦理入庫手續(xù)和財務手續(xù)；對于不合格物資，按合同辦理退庫手續(xù)和其他處理手續(xù)。生產部門負責按期提交原材料需求清單。品質管理部門和技術部負責編制采購原輔材料技術規(guī)范、檢驗要求及其它有關技術資料。其他物資的采購技術標準分別由相應的專業(yè)部門提出。采購業(yè)務流程原輔材料、外協(xié)件及設備等物資的采購業(yè)務流程分別參見《采購管理流程規(guī)定》中的相關內容。采購實施采購部根據庫存量和生產部門提供的采購需求信息，結合公司的生產經營規(guī)律及歷史采購情況，編制采購計劃。采用招標方法或內部評價方法選擇并確定合格供方，具體方法參見《供應商管理規(guī)定》。采購合同簽訂向合格供方采購時，應簽訂“采購合同”，明確品名、規(guī)格、數量、價格、質量要求、技術標準、驗收條件、交貨期、交付方式、質量問題處理方式、違約責任等，采購部門根據需要將相應的技術要求作為合同附件提供給對方；經濟合同內容復雜，涉及因素較多時，應征詢公司法律顧問的意見，最終按授權體系由總經理批準合同后實施。采購合同執(zhí)行過程及采購物資驗證質量檢驗部門對采購物資按質量體系文件“YG/QP1001《檢驗和試驗控制程序》”進行跟蹤檢驗和試驗；當企業(yè)銷售合同有規(guī)定時，客戶或其代表有權在分承包方處驗證采購物資的質量，公司不能把該驗證當作對采購物資質量有效控制的依據；客戶的驗證既不能減輕公司提供合格品的責任，也不能排除客戶的拒收。采購物資的運輸采購物資一般要求對方送貨上門；如果由我方運貨,按照《供應商管理規(guī)定》選擇運輸商，簽訂運輸合同并辦理必要的保險手續(xù)，登記起運時間和路線。采購物資的入庫和出庫管理，按照《倉庫管理制度》進行。統(tǒng)計記錄及結算程序采購部負責對各類采購文件和信息進行編號、整理、歸檔，并妥善保管；按照合同及驗收入庫合格的數量，對合同執(zhí)行情況進行小結，采購人員應及時填寫“合同單”執(zhí)行完畢報告，以及“臨時采購單”執(zhí)行完畢報告，并清理合同中遺留問題；向合格方清算、索要發(fā)票，發(fā)票符合國家規(guī)定，并向供方支付貨款或余款。采購過程的控制和管理原材料采購計劃的形成生產計劃部必須按規(guī)定日期提交《原材料物資需求清單》，并且該清單須經生產副總審批。采購部必須綜合分析《原材料物資需求清單》和庫存量，編制《原材料物資申購單》。選擇合格供方管理嚴格依據《供應商管理規(guī)定》。采購合同的簽訂管理采購業(yè)務須在合格供方中進行貨比三家選擇，比質量、比價格、比服務、比信譽。采購業(yè)務的合同談判必須由2人以上業(yè)務人員組成，并將業(yè)務談判形成記錄報總經理。合同簽訂后，依據采購計劃，由財務進行會簽，總經理批準生效。并在合同中注明“廉正紀律要求”，即不準供方行賄和提供任何“好處費”。合同的執(zhí)行管理財務部按合同條款支付預付款，無預付款條款的不予支付。業(yè)務人員按合同約定，進行質量、供貨期的跟蹤，并記錄。貨到后由庫管人員初步驗收，記錄到貨品種、數量和日期，并通知業(yè)務人員。合同的結算管理結算審核依據批準的采購單；批準的合同；檢驗報告單；入庫通知單。進行合同執(zhí)行記錄，提出付款申請。對未完結的合同，進行記錄；對已完結的合同，進行合同完結記錄。財務部依據各計劃、合同，以及檢驗報告單、入庫通知單、合同執(zhí)行情況報告單，進行授權簽批，并報總經理批準后支付。合同遺留問題的處理對不合格材料退貨，并進行退貨手續(xù)完結。對已支付的貨款追回或雙方確認。對在銷售中發(fā)現的質量問題，按照合同中相關條款以及質量保證期，行使索賠權力，并進行索賠處理。將供應商評價記錄記入供應商檔案。采購過程監(jiān)督采購部門及人員工作紀律不準接受供應廠商的請吃送禮、回扣、好處費、茶水費傭金。不準利用采購職權和企業(yè)名義在外為個人或小團體做交易牟取私利。不準將購進的商品、材料物資私自轉讓或倒賣，牟取私利。不準與供應廠商串通抬高進價或購進偽劣商品或物資材料，或以次充好，以少報多進行貪污。不準向供應廠商索取回扣、傭金和中介費。不準因私人感情采購偽劣、質次價高的商品物資材料。不準內外勾通，以請吃送禮方式，拉攏賄賂或唆使驗收、收貨人員、質檢人員，收進供應廠商質次和劣質商品和物資材料，或以少報多，騙取貨款。不準采購部門和人員以采購或預付貨款的名義，蒙騙公司領導和財務部門人員將貨款匯出，進行侵占挪用，或利用企業(yè)資金非法購銷，從中牟利。凡違反以上采供管理制度、操作規(guī)程和紀律的，按公司考核制度嚴肅處理和處罰。造成經濟損失和嚴重后果的要追究其經濟責任和法律責任。實行內部審計制度每年安排審計計劃，對采供過程和工作紀律情況進行專項審計。按照有關審計制度及程序，對審計結果提出審計報告，對發(fā)現的問題提出糾正和預防措施。采購相關部門