2023年國(guó)家秘書(shū)資格證考試復(fù)習(xí)資料匯總

第二章文書(shū)基礎(chǔ)1應(yīng)用文書(shū)的的概念:應(yīng)用文書(shū)是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)隊(duì)以及個(gè)人為辦理事務(wù)而形成的具有特定效用和慣用格式的文體的總稱(chēng)。2應(yīng)用文書(shū)的分類(lèi):行政公文、事務(wù)文書(shū)、商務(wù)文書(shū)行政公文:指行政機(jī)關(guān)在管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》中所規(guī)定的行政公文有13種,即命令(令）、決定、公告、通告、告知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。事務(wù)文書(shū):指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)隊(duì)和個(gè)人解決平常事務(wù)所使用的文書(shū)。例如傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信(賀電)、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、發(fā)言稿等。商務(wù)文書(shū):指公司或個(gè)人解決商業(yè)事務(wù)時(shí)所使用的文書(shū)。重要故意向書(shū)、訂貨單、商品說(shuō)明書(shū)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、協(xié)議、可行性研究報(bào)告等。3應(yīng)用文書(shū)的制發(fā)程序:草擬→審核→簽發(fā)→復(fù)核→繕印→用印→登記→分發(fā)4應(yīng)用文書(shū)的格式我國(guó)目前學(xué)習(xí)、運(yùn)用公文格式的唯一標(biāo)準(zhǔn)：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GＢ／T970４—1９９9）①用紙和印裝規(guī)格:●公文采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙,其幅面尺寸為２1０mmX２97mm?！癜嫘某叽鐬?56mmＸ225ｍm?！裎淖址?hào)從左至右橫寫(xiě)、橫排。一般每面排22行，每行排28個(gè)字?！窆淖髠?cè)裝訂,不掉頁(yè);后背平整、不空。②應(yīng)用文書(shū)的格式要素：眉首、主體、版記?！衩际撞糠稚婕肮姆?jǐn)?shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急限度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)記、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線●主體部分涉及公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章和附注●版記部分涉及主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、版記中的反線５應(yīng)用文書(shū)的要素：主題（靈魂）、材料(血肉)、結(jié)構(gòu)(骨骼)、語(yǔ)言(細(xì)胞）?！裰黝}的規(guī)定:對(duì)的、深刻、新奇、集中●材料運(yùn)用的四個(gè)環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇和使用;材料占有的途徑:親身經(jīng)歷所獲、調(diào)查閱讀所獲。材料選擇的四項(xiàng)原則：圍繞主題、典型、真實(shí)準(zhǔn)確、新奇?！窠Y(jié)構(gòu)的內(nèi)容:標(biāo)題、開(kāi)頭、結(jié)尾、層次、段落、過(guò)渡、照應(yīng)。開(kāi)頭方式：概述式、目的式、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山式、引述來(lái)文式段落排列:提行式、條款式、篇段合一式照應(yīng)：首位照應(yīng)、文題照應(yīng)、行文前后照應(yīng)。結(jié)構(gòu)的規(guī)定:嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一。●語(yǔ)言的規(guī)定：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、平實(shí)。6應(yīng)用文書(shū)的專(zhuān)用語(yǔ)言（8類(lèi)）（書(shū)27頁(yè))地點(diǎn)人物事件因素結(jié)束敘述人稱(chēng)：第一人稱(chēng)第三人稱(chēng)敘述方式：順敘倒敘論證方法：（1)例證法(2）分析法（３）引證法(4)對(duì)比法(５）因果法說(shuō)明方法：（1)定義和表述(2)分類(lèi)和比較(3）數(shù)字和圖表辦公自動(dòng)化１、計(jì)算機(jī)分硬件和軟件系統(tǒng)2、1KB=1024B1MB＝1024KB1GB=１０24MB3、系統(tǒng)軟件:(1)ＤＯS(2）UNIＸ（３)NETWARE(4)NT4、開(kāi)機(jī)順序:（1）打開(kāi)顯示器等外部電源（２)打開(kāi)主機(jī)電源關(guān)機(jī)相反５、熱啟動(dòng)方法：（１)CTRL＋ALT＋DＥL(2)按ＲESEＴ６、計(jì)算機(jī)病毒特性：（1）傳染性（2)隱蔽性（3)潛伏性（4）破壞性(5）不可預(yù)見(jiàn)性7、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)由通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)組成8、計(jì)算網(wǎng)絡(luò)分局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)9、ＴCP／ＩP是網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議10、因特網(wǎng)重要功能：(1)信息查詢(xún)(2）通信服務(wù)(3)電子教育(4)電子娛樂(lè)（５)電子購(gòu)物

１1、數(shù)碼相機(jī)核心部件是CCD,它相稱(chēng)于膠卷關(guān)系到相片的分辨率12、數(shù)碼相機(jī)與傳統(tǒng)相機(jī)的區(qū)別:（1）感光不同（２)存儲(chǔ)介質(zhì)不同(３）圖像質(zhì)量不同（4）輸入輸出的方式不同１3、分辨率是數(shù)碼相機(jī)最重要的指標(biāo)之一。圖像色彩好壞取決于鏡頭相機(jī)存儲(chǔ)格式多為JPEG１4、一般相機(jī)色彩位數(shù)１6BＩT和2４BIT專(zhuān)業(yè)多為24BIT和36BＩT１5、在拍攝時(shí)注意:(１)相機(jī)不適宜拍攝自然風(fēng)光(2）不要靠近被攝體（3)取景要準(zhǔn)確(4）逆光時(shí)注意補(bǔ)光16、相機(jī)維護(hù)：（1)及時(shí)清楚機(jī)身與鏡頭（２)防熱放寒(３)防水防沙防霧(4）防碰防濕１7、掃描儀是重要的輸入設(shè)備，按顏色分為黑白和彩色按掃描方式分為手持式平臺(tái)式滾筒式。平臺(tái)式最為常用，分辨率多為600X１20０DPI掃描文稿多在300DPI18、掃描儀性能:（1）分辨率（2)色彩位數(shù)(３)接口類(lèi)型掃描儀安裝:硬件安裝(1）(2)安裝驅(qū)動(dòng)（3)安裝掃描軟件OCR（４)掃描圖像（5)掃描文字注意：(1）及時(shí)鎖定（2）保持清潔（3)勿帶電插拔（4)注意更新(5）分辨率不要過(guò)高１9、光盤(pán)刻錄機(jī)分為CD－R和CＤ－RＷ。CD-R只可刻錄CD-R光盤(pán)CD-RW皆可刻錄性能指標(biāo):（1）數(shù)據(jù)傳輸速度(2)緩存容量(3)兼容性環(huán)節(jié):（1)連接刻錄機(jī)與計(jì)算機(jī)（2）安裝軟件與驅(qū)動(dòng)（3)制作光盤(pán)注意事項(xiàng)：（1)注意散熱(2）保持清潔（3）避免長(zhǎng)時(shí)間工作(6)盡量不要執(zhí)行其他程序(6)不要操作面板按鍵(7）及時(shí)取出2０、投影儀性能指標(biāo)：(１)分辨率（2)亮度(３)對(duì)比度（4）帶寬（5）均勻度(６)燈泡（7）接口配置操作:(1)安放投影儀(2）連接(３）接通電源（4)對(duì)焦(5)設(shè)立率（6）關(guān)閉投影儀注意:(１）保持清潔(２）不要用鏡頭遮蓋畫(huà)面（3）不要關(guān)機(jī)后立即斷電(4)不要帶點(diǎn)插拔電纜常見(jiàn)問(wèn)題：（１）RGB端口無(wú)信號(hào)(２）無(wú)圖像（3)圖像偏色２1、攝像機(jī)由光學(xué)光電轉(zhuǎn)換圖像信號(hào)自動(dòng)控制系統(tǒng)組成操作環(huán)節(jié):（1）開(kāi)機(jī)(2)裝帶（3）拍攝(4)回放檢查(5）關(guān)機(jī)注意：(1)避免鏡頭直對(duì)陽(yáng)光(２)用畢取出磁帶電池(３）防潮防寒公司管理１、公司的特性：（1）賺錢(qián)為目的(2)以股東投資為基礎(chǔ)（3)是依法的公司法人２、有限責(zé)任公司注冊(cè)資本3萬(wàn)元,初次出資不得低于20％,其余2年內(nèi)繳足投資公司５年。股東人數(shù)50人以下貨幣出資額不得低于注冊(cè)資本的30%股東會(huì)是最高權(quán)力機(jī)關(guān)。一人有限責(zé)任公司注冊(cè)資本10萬(wàn)元人民幣3、股份有限公司股東人數(shù)為2—2０0人，注冊(cè)資本50０萬(wàn)元發(fā)起人在30內(nèi)舉行創(chuàng)建大會(huì)15日內(nèi)發(fā)布通告4、股東大會(huì)是股份有限公司的權(quán)力機(jī)構(gòu)5、不予受理專(zhuān)利條件:(１)科學(xué)發(fā)現(xiàn)（2)智力活動(dòng)規(guī)則(3）疾病診斷治療方法（4)原子核變化所獲的物質(zhì)(5）違反法律社會(huì)公德專(zhuān)利權(quán)的條件：(1）新奇性(２)實(shí)用性（3)深刻性專(zhuān)利權(quán)限2０年實(shí)用新型外觀設(shè)計(jì)１０年６、商標(biāo)特性:(1）專(zhuān)有性（２)時(shí)間性(3）地區(qū)性商標(biāo)權(quán)有效期1年7、上市公司股本總額不得5000萬(wàn),且連續(xù)3年賺錢(qián)持有1000元股票面值的股東在1000人以上8、現(xiàn)代公司的特性：（1)產(chǎn)權(quán)清楚（２)權(quán)責(zé)明確（３)政企分開(kāi)(4)管理科學(xué)公司管理本質(zhì)是對(duì)人管理現(xiàn)代公司文化特性:(1）獨(dú)特性(2）普遍性(3）可塑性會(huì)計(jì)六要素：（1)資產(chǎn)（2)負(fù)債(3）所有者權(quán)益(４)費(fèi)用(5）收入（6)利潤(rùn)稅收特性：(1)無(wú)償性(2)固定性(3)強(qiáng)制性貨幣職能：（1）價(jià)值尺度(２)流通(3）儲(chǔ)藏（4）支付（5)世界貨幣匯率制度分為固定匯率和浮動(dòng)匯率多為固定匯率制度信息與檔案1、信息的特性：客觀性時(shí)效性可塑性共享性依附性傳遞性(通過(guò)一定媒介才可傳播)。開(kāi)發(fā)性（取之不盡，用之不竭)無(wú)限性（會(huì)隨時(shí)間推移不斷產(chǎn)生）２、信息種類(lèi):（1）按信息源劃分自然信息和社會(huì)信息（2)按信息表現(xiàn)形式劃分語(yǔ)言文字表象計(jì)算機(jī)縮微品信息(3)按信息內(nèi)容設(shè)計(jì)領(lǐng)域劃分政治經(jīng)濟(jì)信息(４)按信息穩(wěn)定限度分為靜態(tài)（資源記錄)信息和動(dòng)態(tài)（市場(chǎng))信息（5)按來(lái)源分為橫向縱向信息(6)按工作作用劃分額為預(yù)測(cè)動(dòng)態(tài)反饋信息3、信息搜集規(guī)定:價(jià)值性時(shí)效性層次性針對(duì)性全面性４、信息收集方法:(１)觀測(cè)法（2）閱讀法(3)詢(xún)問(wèn)法(4）問(wèn)卷法（5）網(wǎng)絡(luò)法（6)互換法(7)購(gòu)置法6、觀測(cè)法簡(jiǎn)樸靈活，能獲得較為客觀的信息，但信息量有限，深層次信息少適宜對(duì)人物環(huán)境事物實(shí)際狀況的了解閱讀法信息量大涉及面廣合用性強(qiáng)但有失真的也許詢(xún)問(wèn)法靈活實(shí)用，信息價(jià)值大但費(fèi)時(shí)費(fèi)力規(guī)模小問(wèn)卷法客觀，便于定量分析省時(shí)省力效率高但質(zhì)量難以保證網(wǎng)絡(luò)法不受時(shí)間地區(qū)限制,可獲取廣泛迅速時(shí)效性強(qiáng)的信息互換法及時(shí)合用針對(duì)性強(qiáng)省時(shí)購(gòu)置法可獲取系統(tǒng)化專(zhuān)業(yè)化的信息來(lái)源廣但費(fèi)用高費(fèi)時(shí)費(fèi)力7、信息形態(tài)：（１)文字形態(tài)（2)聲像形態(tài)(3）記憶形態(tài)８、秘書(shū)要經(jīng)常查閱運(yùn)用信息篩選方法:（1）留意標(biāo)題（2）復(fù)印裁剪（3)摘記（４)標(biāo)記說(shuō)明篩選規(guī)定：(1）有指導(dǎo)意義的（2）與業(yè)務(wù)相關(guān)的（3）帶有傾向性動(dòng)向性突發(fā)性(4）能預(yù)見(jiàn)未來(lái)趨勢(shì)(5)為決策提供超前服務(wù)(6）剔除過(guò)時(shí)虛假反復(fù)缺少實(shí)際內(nèi)容的信息溝通基礎(chǔ)１、溝通工作特點(diǎn)：(1）非權(quán)利支配性(2)非職責(zé)限定性(3）認(rèn)同疏導(dǎo)性2、溝通類(lèi)型：（１)人與人溝通(2）人與自我溝通（３）人與機(jī)器溝通(4)組織之間溝通3、秘書(shū)所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通4、網(wǎng)絡(luò)溝通優(yōu)勢(shì):（１）減少成本提高效率（２）平等即時(shí)性強(qiáng)(3）有安全感制約性：(1）語(yǔ)言存在歧義（２）橫向溝通擴(kuò)展張縱向溝通弱化5、尊重與理解溝通是有效溝通的前提,傾聽(tīng)和提問(wèn)是有效溝通的關(guān)鍵6、溝通目的：（１）說(shuō)明事物(２)表達(dá)感情（３)建立聯(lián)系（４）和諧工作環(huán)境７、與客戶(hù)溝通原則:(１）區(qū)分到訪客戶(hù)是多次還是初次（2）區(qū)分內(nèi)部外部客戶(hù)8、橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強(qiáng)合作,減少摩擦，表現(xiàn)形式為：會(huì)議面談備忘錄報(bào)告9、橫向溝通的障礙(1)溝通技術(shù)存在障礙（２)心理活動(dòng)障礙(３)不善傾聽(tīng),草率評(píng)判（4）表達(dá)理解存在歧義上行溝通策略:建立信任走動(dòng)管理維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部統(tǒng)一下行溝通形式:政策報(bào)告信函備忘錄談話會(huì)議傳真上行溝通形式:建立系統(tǒng)申訴請(qǐng)求員工座談會(huì)上行溝通作用:（1）提供員工參與管理的機(jī)會(huì)（2)減少因誤解導(dǎo)致的損失（3)營(yíng)造民主式管理氛圍(4）緩解工作壓力下行溝通策略:(1)制訂針對(duì)性溝通(2)精簡(jiǎn)環(huán)節(jié)（３)減輕分流溝通任務(wù)（4)提倡簡(jiǎn)約(5)啟用反饋(6）多介質(zhì)組合11、多介質(zhì)組合是最簡(jiǎn)樸最重要的方法１2、溝通重點(diǎn):（1)公司員工(2）危機(jī)中受害者（3)新聞媒體13、危機(jī)認(rèn)定:(1)團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在使人情緒不佳的氛圍(2）缺少交流(3)悲觀言論普遍存在(4)間接渠道使用較多,直接渠道使用較少(５)執(zhí)行不力，隱患增多

對(duì)策:(1）反映迅速機(jī)敏（2)強(qiáng)調(diào)共同基礎(chǔ)（３）建立危機(jī)小組（4)運(yùn)用多種溝通方式(5）參與調(diào)查會(huì)議善后1、需要搜集文獻(xiàn)是會(huì)前會(huì)中會(huì)后產(chǎn)生分發(fā)的文獻(xiàn)２、立卷歸檔的意義：１）（是文獻(xiàn)轉(zhuǎn)為檔案的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)（2）保持了歷史聯(lián)系,便于查找運(yùn)用(3）保持了歷史聯(lián)系,反映了客觀進(jìn)程(4）保護(hù)了文獻(xiàn)的完整安全,便于保管運(yùn)用（5)保證了工作的連續(xù)性,為檔案工作奠定了基礎(chǔ)3、不需要立卷歸檔的文獻(xiàn)：重份文獻(xiàn)事務(wù)性臨時(shí)性無(wú)查考價(jià)值的文獻(xiàn)草稿修改稿會(huì)議重要文獻(xiàn)如領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言結(jié)論決議報(bào)告單獨(dú)立卷，大會(huì)發(fā)言按日期立卷書(shū)面發(fā)言按單位地區(qū)立卷告知來(lái)往文書(shū)準(zhǔn)時(shí)間立卷4、大會(huì)文獻(xiàn)按重要限度和時(shí)間排列5、整理錄音的技巧:(１)刪除(2）增長(zhǎng)（３）修改（4）送審清理方法：收銷(xiāo)帶存6、會(huì)議文獻(xiàn)保管分為長(zhǎng)期短期永久三種７、會(huì)議文獻(xiàn)整理注意及時(shí)完整,會(huì)議文獻(xiàn)多帶有參考與草稿性質(zhì)注意:對(duì)的區(qū)分保管期限辦理好移交手續(xù)8、會(huì)議紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步綜合分析提煉而成用于記載傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的文獻(xiàn)會(huì)議紀(jì)要的種類(lèi)：（1）辦公會(huì)議紀(jì)要(２)工作會(huì)議紀(jì)要(３)協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要（４）研討會(huì)議紀(jì)要９、擬寫(xiě)規(guī)定:（1)實(shí)事求是（２）集中概括提煉歸納(3)條理清楚一目了然1０、會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級(jí)印發(fā)范圍根據(jù)其會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容來(lái)確認(rèn)。絕密會(huì)議紀(jì)要只印發(fā)與領(lǐng)導(dǎo)11、會(huì)議經(jīng)費(fèi)決算：(1）會(huì)議擬定開(kāi)支預(yù)算(2）準(zhǔn)備專(zhuān)用賬冊(cè)(3)對(duì)開(kāi)支進(jìn)行具體記錄（4）會(huì)后按預(yù)算決算(5）遵循勤儉節(jié)約原則12、催辦規(guī)定：準(zhǔn)確及時(shí)到位不可遲延斷章取義搞本位主義業(yè)務(wù)范圍明確專(zhuān)一的工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)綜合信但是交叉性工作交由秘書(shū)部門(mén)聯(lián)合會(huì)議決議由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)自身形成決定交由秘書(shū)部門(mén)和指定單位13、催辦方式：（1）發(fā)文催辦（2）電話催辦（３)派員催辦14、電話催辦快速方便,可直接找當(dāng)事人,可進(jìn)行雙向溝通,適于本部一般工作部署,但容易被忽視，頻率間隔短派員催辦直接,有督促作用,容易受到重視，但較為花費(fèi)精力對(duì)于難辦事項(xiàng)可以采用會(huì)議催辦1５、傳達(dá)貫徹規(guī)定:(1）迅速果斷保證質(zhì)量（2)忠于決策不打折扣（3)解放思想有發(fā)明性貫徹１6、瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀娛樂(lè)活動(dòng)分為觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目制定方案時(shí)注意：（１)安排好人員（2）參觀地點(diǎn)檢查（3）提前預(yù)定好門(mén)票（4）人數(shù)過(guò)多時(shí)，可外包旅行社在制定接待計(jì)劃考慮客人的信仰忌諱身份性別年齡是否帶有家屬預(yù)定餐廳時(shí)注意:事項(xiàng)擬定好時(shí)間地點(diǎn)宴請(qǐng)人員桌次座次菜單17、選擇賓館時(shí)考慮(1)交通便利與否（２）檔次是否合適(3）環(huán)境是否優(yōu)雅正式宴請(qǐng)晚上居多，以中高檔餐廳為佳,多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來(lái)擬定檔次,在根據(jù)事由規(guī)模擬定地點(diǎn)大小撰擬出國(guó)申請(qǐng)內(nèi)容:(1）路線（2）時(shí)間（３）地點(diǎn)（4)交通工具(５）具體事項(xiàng)（６)18、備注辦理護(hù)照的相關(guān)證件:（1）任務(wù)批件(2）政審批件(３）邀請(qǐng)書(shū)（4)2寸免冠照申辦簽證的途徑:(１)我國(guó)大使館和領(lǐng)事館（2)權(quán)威簽證代辦機(jī)構(gòu)(３)目的國(guó)使館商務(wù)旅行制訂程序：(1)制訂計(jì)劃(2）制訂路程表（3)準(zhǔn)備發(fā)言提綱（4）辦理好簽證護(hù)照黃皮書(shū)出境登記卡的手續(xù)(5)訂購(gòu)機(jī)票1９、準(zhǔn)備工作:(１）審查最佳路程表(2)兌換外幣(3)準(zhǔn)備隨身用品（4)準(zhǔn)備文獻(xiàn)相關(guān)證件（５）做好旅行安排(6）注意時(shí)差(7)搜集資料20、辦公室布置規(guī)定：(1）優(yōu)先采用光線通風(fēng)監(jiān)督溝通占優(yōu)的辦公室(2)使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門(mén)置于入口處（4)預(yù)留充足空間(5)常用設(shè)備檔案置于使用者附近背對(duì)背放置檔案柜（６）設(shè)立休息區(qū)21、光線應(yīng)來(lái)自桌子左上方和斜后上方辦公室布置三原則:(1)利于溝通（２）協(xié)調(diào)舒適（3)便于監(jiān)督協(xié)調(diào)規(guī)定:(1）連續(xù)性（2)協(xié)同性(3）有序和諧22、內(nèi)部監(jiān)督特點(diǎn)：(1）是種平常監(jiān)督(2）具有雙向多維監(jiān)督特點(diǎn)(3)是一種內(nèi)部力量的約束辦公桌按直線對(duì)稱(chēng)原則排列,以最佳線路最佳防止逆流交叉23、布置程序:(1)對(duì)工作內(nèi)容加以考察分析，明確關(guān)系并以此擬定員工的工作位置。(2）記載各部門(mén)人員及其工作（３）選配相應(yīng)家具桌椅并予以記載（４)繪制布置圖(５）對(duì)設(shè)備安放提出合理建議2４、信息保密工作：(1)口頭信息(2）書(shū)面信息（3）電子信息保密信息內(nèi)容：（1）人事信息(２）財(cái)務(wù)信息（3)產(chǎn)品信息(4）客戶(hù)信息印章和介紹信是對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證管理印章種類(lèi)：（1）單位印章(２）單位印章（3)秘書(shū)公章單位印章是對(duì)外行使權(quán)利的標(biāo)志印章作用:(1)標(biāo)志作用(2）權(quán)威作用（3）法律作用(4)憑證作用印章使用規(guī)定:（1)專(zhuān)人負(fù)責(zé)（２）保證安全（３）防止污損印章的刻制啟用需經(jīng)上一級(jí)主管單位批準(zhǔn),在公安部門(mén)登記后,由公安部門(mén)指定單位刻制，啟用時(shí)選用選定啟用時(shí)間,發(fā)出啟用告知,填寫(xiě)印模卡用印時(shí),蓋印位置保證恰當(dāng),正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章,蓋印文獻(xiàn)應(yīng)于用印申請(qǐng)單分?jǐn)?shù)一致印章取回銷(xiāo)毀都應(yīng)當(dāng)有兩人參與2５、上司交辦事項(xiàng)：（１）會(huì)議告知（２）查問(wèn)回復(fù)(3)接待工作（4)轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（5）上司生活服務(wù)工作公務(wù)接洽制度(1)崗位責(zé)任制度（2)登記記錄制度（３)轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)(４）交接班制度(5）保密制度26、報(bào)告技巧:(1)問(wèn)明情況及時(shí)報(bào)告（2）作好記錄避免失誤值班日記以天為單,它有利與下一班人員；了解情況保持工作的聯(lián)系性有助于了解檢查考核值班工作和編寫(xiě)參考資料電話是值班工作中使用最頻繁的工具快匯匯票由秘書(shū)認(rèn)購(gòu)

２7、零用鈔票數(shù)額以公司規(guī)模和平時(shí)指出次數(shù)擬定，由公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),用于支付本市交通費(fèi)郵資茶點(diǎn)費(fèi)停車(chē)費(fèi)和少量辦公用品費(fèi)文書(shū)形成程序：草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印用印登記分發(fā)28、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)特點(diǎn):（１)廣泛性(２)臨時(shí)性基本特點(diǎn)（3）具體性(4）緊迫性29、辦理原則：（１）積極積極千方百計(jì)這是應(yīng)有態(tài)度(2)符合政策,靈活變通(3）有著落有回音30、要點(diǎn)記錄法用于電話來(lái)訪會(huì)議記錄具體記錄法用于上級(jí)重要發(fā)言插話發(fā)言,重要會(huì)議討論決議反映問(wèn)題建議調(diào)查領(lǐng)導(dǎo)指示用ＡBCD法排出工作等級(jí),先做A類(lèi),重要緊急的，在做B類(lèi)，急而不重，在做C類(lèi)重而不急的，最后做C類(lèi),不重不急的上司日記內(nèi)容：(1)上司接待信息（2)上司會(huì)議信息(３)上司個(gè)人安排（4)上司私人信息秘書(shū)日記內(nèi)容:（1）上司所需秘書(shū)協(xié)助事宜(2)上司交辦自己的工作（3）自己應(yīng)作活動(dòng)31、注意事項(xiàng):（1)保證保密，只給上司授權(quán)的人查閱（2）保持一致準(zhǔn)確,天天檢查更新(3)熟悉約會(huì)時(shí)間和工作習(xí)慣,天天最早最晚約會(huì)時(shí)間(4)熟悉上司用餐和休息時(shí)間在安排活動(dòng)時(shí)遵循先重急后輕緩原則,并留出１0分鐘左右間隔。32、檢查辦事效率原則:(１)工作質(zhì)量（2）工作速度(3)產(chǎn)生影響復(fù)命三注意（１）不失真(2)不吹噓（３）不邀利庫(kù)存卡作用：(１)保證資金不被占用（２)保證空間充足(3)監(jiān)督物品使用（4）防止損失(5）對(duì)的估計(jì)庫(kù)存概念(1)最大庫(kù)存量，庫(kù)存物品都不應(yīng)當(dāng)超過(guò)這個(gè)數(shù)量(2)最小庫(kù)存量,當(dāng)余額達(dá)33、到這個(gè)量時(shí)，即采用措施（3)重新訂購(gòu)線，即再訂貨標(biāo)準(zhǔn)訂購(gòu)數(shù)量以剩余庫(kù)存量為基礎(chǔ)34、保管措施(1）房間柜子上鎖（2)各類(lèi)物品貼好標(biāo)簽(3)新物品置于舊物品之下(4）體積大分量重的物品放置最下（5)小物品常用物放在較大物品前面(6)注意通風(fēng)有良好照明35、選擇供應(yīng)商時(shí)考慮：(1）價(jià)格費(fèi)用（2)質(zhì)量交貨（3）服務(wù)和位置（4)安全和可靠性會(huì)中服務(wù)1、傳遞方式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)綜合考慮對(duì)象效果時(shí)效費(fèi)用2、如何做好會(huì)議記錄:(1)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng),安排地方。(2)迅速繪制座位圖(3）提前參閱其他會(huì)議記錄3、會(huì)議記錄規(guī)定:（１)快速是基本規(guī)定(２)紀(jì)實(shí)性是重要特性具體為真實(shí)準(zhǔn)確突出重點(diǎn)４、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)分為報(bào)頭報(bào)尾報(bào)核,標(biāo)題規(guī)定：簡(jiǎn)明醒目準(zhǔn)確生動(dòng)形式靈活簡(jiǎn)報(bào)規(guī)定：（1）真實(shí)準(zhǔn)確是其生命(２)短小精悍是其力量所在（3）快是質(zhì)量的體現(xiàn)(4)生動(dòng)活潑5、信息分類(lèi):按作用分為：(1）與會(huì)者信息(2）指導(dǎo)宣傳信息（3）議題性信息（４）主題內(nèi)容信息（５）記錄結(jié)果性信息（6)程序性信息（7)交流性信息（8)參考性信息（9）管理性信息6、按會(huì)議信息保密性劃分:（１）保密性信息（2）內(nèi)部性信息(３）公開(kāi)性信息按傳遞方式劃分：(１)發(fā)言信息(2）會(huì)議書(shū)面信息（３）會(huì)議聲像信息７、收集信息規(guī)定:齊全及時(shí)準(zhǔn)確有效８、擬定會(huì)議信息搜集方法:（1）召集開(kāi)會(huì)（２）提供書(shū)面材料（3)個(gè)別約見(jiàn)(4)會(huì)議結(jié)束后及時(shí)搜集（5）個(gè)別催退(6)按清退目錄搜集(7）限時(shí)交退９、信息反饋方式:口頭書(shū)面會(huì)議反饋１０、會(huì)議值班內(nèi)容：電話記錄接待記錄值班日記會(huì)議值班意義：(1)起著溝通內(nèi)外,協(xié)調(diào)上下的作用（2）保證重大事項(xiàng)指令精神的及時(shí)傳達(dá)(3)保證會(huì)議順利進(jìn)行(4）代表了會(huì)議工作質(zhì)量（5)直接影響了會(huì)議主辦方的工作效率11、值班工作制度：(１）信息解決制度（2)崗位責(zé)任制度（3）交接班制度會(huì)議籌備１、會(huì)議日程以天為單，是會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排時(shí)間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計(jì)劃，是會(huì)議所要討論解決問(wèn)題的大體安排2、會(huì)議議程制定(１）列出參與者,明確目的（２）安排議程時(shí)間,考慮會(huì)議長(zhǎng)短和敏感話題(３）擬定議程,決定討論形式和決策方式3、日程編制：（1）注意涉及事務(wù)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定（2）明確各項(xiàng)安排，用表格形式列出(3）宣讀議程(4）將同性質(zhì)問(wèn)題集中排列(5）保密性強(qiáng)的議題放置后面４、在編制議程時(shí)，按輕重緩急的原則解決并具體表達(dá)出所需時(shí)間會(huì)議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前,一旦擬定就不應(yīng)當(dāng)再變，但日程可做出相應(yīng)調(diào)整。５、會(huì)議地點(diǎn)選擇規(guī)定:（１）交通便利（2）大小與規(guī)模相符（3)有良好配置(4)場(chǎng)地不受外界干擾(5)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)合（6）成本必須合理考慮因素：(1)會(huì)議目的形態(tài)(2）實(shí)質(zhì)上需求（3）與會(huì)者的盼望６、清單內(nèi)容涉及：(1）所在地區(qū)情況(2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境(３）會(huì)議地點(diǎn)設(shè)施７、對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的檢查有:(1）檢查考慮中的會(huì)議場(chǎng)地（2)抽查一個(gè)單人間雙人間和套房（3）檢查會(huì)議登記管理服務(wù)和后勤部門(mén)(４)檢查餐廳一般伙食(5）檢查電梯服務(wù)(６）檢查服務(wù)項(xiàng)目營(yíng)業(yè)時(shí)間了解交通停車(chē)設(shè)施8、中大型會(huì)場(chǎng)多采用大小方形,突出主持人注意進(jìn)退場(chǎng)的方便座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來(lái)安排會(huì)議主席位置應(yīng)當(dāng)置于遠(yuǎn)離入口處，正對(duì)門(mén)的位置9、常見(jiàn)排法有:橫排法豎排法左右排列法10、傳遞方式：當(dāng)面告知電話傳真書(shū)面形式電子郵件分發(fā)過(guò)程:準(zhǔn)備登記附清退目錄裝封發(fā)出方法:提前發(fā)出簽屆時(shí)發(fā)出會(huì)中發(fā)出現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出發(fā)布程序:收集篩選加工審核發(fā)布11、餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定,就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制12、嘉賓類(lèi)型:上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)政府官員重要客戶(hù)社會(huì)名流潛在奉獻(xiàn)人邀請(qǐng)時(shí)注意人數(shù)不宜過(guò)多,考慮代表性和經(jīng)濟(jì)時(shí)效，采用寧可邀請(qǐng),也不排斥的原則1３、接站人員應(yīng)在2０分鐘到達(dá)接站地點(diǎn)1４、會(huì)議資料涉及來(lái)賓資料，會(huì)務(wù)資料溝通資料用品分為必備和特殊設(shè)備空調(diào)應(yīng)在兩小時(shí)前開(kāi)機(jī)預(yù)熱１5、會(huì)議通用禮儀:文書(shū)參會(huì)服務(wù)迎送禮儀大部分試聽(tīng)設(shè)備操作溫度在0-４０度1６、剔除的方法：（1)看來(lái)源(２）看標(biāo)題(３)看正文（４）決定取舍17、標(biāo)題一般反映信息內(nèi)容與價(jià)值18、信息分類(lèi)規(guī)定:(1）科學(xué)性(2)系統(tǒng)性（3)邏輯性（4)實(shí)用性分類(lèi)方法:(1）字母分類(lèi)法(2)地區(qū)分類(lèi)法(3）主題分類(lèi)法(４)數(shù)字分類(lèi)法(5）時(shí)間分類(lèi)法分類(lèi)的依據(jù)是信息的特性歸類(lèi)原則是依信息的不同來(lái)源內(nèi)容時(shí)間性質(zhì)作用進(jìn)行組織信息校核原則依信息進(jìn)一步校核,分析可靠性準(zhǔn)確性認(rèn)定真實(shí)性１9、校核規(guī)定:(1）溯源法（2)比較法(3)核對(duì)法(４)邏輯法（5）調(diào)查法(6)數(shù)理記錄法核對(duì)法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對(duì)照分析邏輯法對(duì)信息中表達(dá)事實(shí)和敘述方法進(jìn)行分析數(shù)理記錄法對(duì)信息中的數(shù)據(jù)定性分析判斷方法:（1)核對(duì)(2）計(jì)算（3)定性定量(4)邏輯推理2０、信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞外向傳遞內(nèi)向傳遞形式:（１)信件（2)備忘錄(3)告知通示(4)傳閱單(5)內(nèi)部刊物外向傳遞形式:(1)信件（２)新聞稿（3）發(fā)布會(huì)(4)聲明2１、信息傳遞要素:（1）信源（2)信道（3)信宿信源分原生源和再生源，信宿即信息終點(diǎn)信息的接受者信件具有憑證作用，便于