歸檔工作、文書制作要求實(shí)務(wù)

一、立卷基本要求依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》、最高人民法院《訴訟文書立卷歸檔辦法》基本原則：根據(jù)刑事、民事、行政、執(zhí)行等案件類別，按年度、審級(jí)、一案一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷

第一頁，共60頁。訴訟文書用紙：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張（大型紙張折疊成A4型紙大小）訴訟文書用筆：鋼筆(碳素水、蘭黑墨水）、毛筆、簽字筆書寫、簽發(fā)。（禁用紅色墨水、紅簽字筆、圓珠筆、鉛筆等）第二頁，共60頁。各類訴訟文書，應(yīng)按照利于保密、方便利用的原則，分別立為正卷和副卷（特殊情況下可立尾卷）卷宗歸檔：由承辦書記員負(fù)責(zé)收集、整理立卷，承辦審判員和庭長(zhǎng)負(fù)責(zé)檢查卷宗質(zhì)量，并監(jiān)督承辦書記員按期歸檔第三頁，共60頁。二、訴訟文書材料收集人民法院在收案后，承辦書記員即開始收集有關(guān)本案的各種訴訟文書材料，著手立卷工作在案件辦結(jié)以后，認(rèn)真檢查全案的文書材料是否收集齊全，若發(fā)現(xiàn)法律文書不完備的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊或補(bǔ)救，并去掉與本案無關(guān)的材料，再行排列整理第四頁，共60頁。入卷文書材料一般只保存一份(有領(lǐng)導(dǎo)人批示的材料除外)，重份材料一律剔除本院的判決書、裁定書、調(diào)解書可保留三份，裝入卷底袋內(nèi)備用下列訴訟文書材料可以不歸檔，由承辦單位自行處理

第五頁，共60頁。1、答復(fù)來信來訪人到有關(guān)單位直訴的2、轉(zhuǎn)交有關(guān)單位辦理的3、沒有參考價(jià)值的信封、轉(zhuǎn)辦單、工作材料4、內(nèi)容相同的重份申訴材料5、法規(guī)、條例復(fù)制件6、一般的法律文書草稿(未定稿)7、與本案無關(guān)的材料。第六頁，共60頁。三、訴訟文書材料的排列形成文書自然順序刑事再審副卷民事行政一審二審一審二審一審二審第七頁，共60頁。訴訟文書材料的排列順序，總的要求是按照訴訟程序的客觀進(jìn)程，形成文書時(shí)間的自然順序，兼顧文書之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行排列

第八頁，共60頁。刑事一審案件正卷訴訟文書材料排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）案件移送書(收案筆錄)；（4）起訴書（自訴狀）正本及附件；（5）送達(dá)起訴書筆錄；（6）聘請(qǐng)、指定、委托辯護(hù)人材料；（7）自行逮捕決定、逮捕證及對(duì)家屬通知書；（8）搜查證、搜查勘驗(yàn)筆錄及扣押物品清單；（9）查封令、查封物品清單；（10）取保侯審、保外就醫(yī)決定及保證書第九頁，共60頁。（11）退回補(bǔ)充偵察函及補(bǔ)充偵察材料；（12）撤訴書；（13）調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料；（14）贓、證物鑒定結(jié)論；（15）審問筆錄；（16）被告人坦白交代、揭發(fā)問題登記表及查證材料；（17）延長(zhǎng)審限的決定、報(bào)告及批復(fù)；（18）開庭前的通知、傳票、提押票換押票；（19）開庭公告底稿；（20）開庭審判筆錄（公訴詞、辯護(hù)詞、證人證詞、被告人陳述詞）；（21）判決書、裁定書正本（刑事附帶民事部分的調(diào)解書、協(xié)議書、裁定書正本）第十頁，共60頁。（22）宣判筆錄（委托宣判函及宣判筆錄）；（23）判決書、裁定書送達(dá)回證；（24）司法建議書；（25）提押票；（26）抗訴書；（27）上訴案件移送書存根；（28）上級(jí)人民法院退卷函；（29）上級(jí)人民法院判決書、裁定書；（30）執(zhí)行通知書存根和回執(zhí)（釋放證回執(zhí)）；（31）贓物、證物移送清單及處理手續(xù)材料；（32）備考表；（33）證物袋；（34）卷底。第十一頁，共60頁。刑事一審案件正卷中關(guān)于死刑、死緩訴訟文書材料的排列順序，在（23）與（24）之間依次排列：（1）死刑、死緩的復(fù)核報(bào)告及上訴移送函；（2）最高人民法院或高級(jí)人民法院判決書、裁定書或批復(fù)；（3）退卷函；（4）執(zhí)行死刑命令；（5）暫停執(zhí)行死刑的報(bào)告及批復(fù)；（6）死刑執(zhí)行前驗(yàn)明正身筆錄；（7）執(zhí)行死刑筆錄；（8）執(zhí)行死刑布告簽發(fā)稿；（9）執(zhí)行死刑報(bào)告；（10）死刑執(zhí)行前后照片；（11）死刑犯家屬領(lǐng)取骨灰或尸體通知；（12）尸體處理登記表。第十二頁，共60頁。刑事二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）上（抗）訴案件移送書；（4）原審法院判決書、裁定書；（5）上訴書（抗訴書）；（6）答辯狀；（7）聘請(qǐng)、指定、委托辯護(hù)人材料；（8）調(diào)查筆錄（調(diào)查取證材料）；（9）撤訴書；（10）審問筆錄；（11）公訴人、辯護(hù)人出庭通知書；（12）開庭公告底稿；（13）傳票、提押票；（14）開庭審判筆錄；第十三頁，共60頁。（15）公訴詞、辯護(hù)詞、陳述詞；（16）庭審后的補(bǔ)充調(diào)查材料；（17）司法鑒定材料；（18）被告人坦白交代、揭發(fā)問題登記表及查證材料；（19）延長(zhǎng)審限材料；（20）判決書、裁定書正本；（21）刑事附帶民事部分調(diào)解書、協(xié)議書、裁定書；（22）宣判筆錄、委托宣判函；（23）判決書、裁定書送達(dá)回證；（24）退卷函；（25）執(zhí)行通知書存根和回執(zhí)；（26）備考表；（27）證物袋；（28）卷底。第十四頁，共60頁。刑事二審案件正卷中關(guān)于死刑案件材料的排列順序，在（24）后依次排列：（1）執(zhí)行死刑命令正本；（2）暫停執(zhí)行死刑的通知、批復(fù)；（3）死刑執(zhí)行報(bào)告及死刑執(zhí)行前后照片；（4）執(zhí)行通知書存根和回執(zhí)（釋放回執(zhí)）；（5）備考表；（6）證物袋；（7）卷底。第十五頁，共60頁。民事一審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）起訴書或口訴筆錄；（4）立案（受理）通知書；（5）繳納訴訟費(fèi)或免費(fèi)手續(xù)；（6）應(yīng)訴通知書回執(zhí)；（7）答辯狀及附件；（8）原、被告訴訟代理人、法定代表人委托授權(quán)書、鑒定委托書及法定代表人身份證明；（9）原、被告舉證材料；（10）詢問、調(diào)查取證材料；（11）調(diào)解筆錄及調(diào)解材料第十六頁，共60頁。（12）開庭通知、傳票及開庭公告底稿；（13）開庭審判筆錄；（14）判決書、調(diào)解書、裁定書正本；（15）宣判筆錄；（16）判決書、調(diào)解書、裁定書、送達(dá)回證；（17）上訴案件移送函存根；（18）上級(jí)法院退卷函；（19）上級(jí)法院判決書、調(diào)解書、裁定書正本；（20）證物處理手續(xù)；（21）執(zhí)行手續(xù)材料；（22）備考表；（23）證物袋；（24）卷底

第十七頁，共60頁。民事二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）上訴案件移送書；（4）原審法院判決書、調(diào)解書、裁定書；（5）繳納訴訟費(fèi)或免費(fèi)手續(xù)；（6）上訴書正本；（7）答辯狀；（8）詢問、調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料；（9）調(diào)解筆錄及調(diào)解材料；第十八頁，共60頁。（10）撤訴書；（11）開庭通知、傳票；（12）辯護(hù)委托書及辯護(hù)詞；（13）開庭審判筆錄；（14）判決書、調(diào)解書、裁定書正本；（15）司法建議書；（16）宣判筆錄委托宣判函；（17）送達(dá)回證；（18）退卷函存根；（19）備考表；（20）證物袋；（21）卷底。第十九頁，共60頁。行政一審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）起訴書、口訴筆錄及附件（行政處罰及處理材料）；（4）受理案件通知書；（5）繳納訴訟費(fèi)通知及預(yù)收收據(jù)；（6）應(yīng)訴通知書回執(zhí)；（7）答辯狀及附件；（8）法定代表人及訴訟代理人的身份證明及授權(quán)委托書；（9）詢問、調(diào)查筆錄及調(diào)查取證材料；（10）開庭通知、傳票、公告底稿；第二十頁，共60頁。（11）停止行政機(jī)關(guān)具體行政行為繼續(xù)執(zhí)行的法律文書；（12）開庭審判筆錄；（13）代理詞、辯護(hù)詞；（14）撤訴書；（15）判決書、裁定書正本；（16）宣判筆錄；（17）送達(dá)回證；（18）訴訟費(fèi)收據(jù)；（19）上訴或復(fù)核案件移送書；（20）上級(jí)法院退卷函；（21）上級(jí)法院的判決書、裁定書或批復(fù)；（22）證物處理手續(xù)；（23）備考表；（24）證物袋；（25）卷底。

第二十一頁，共60頁。行政二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）原審法院案件復(fù)核或上訴移送書；（4）原審判決書、裁定書；（5）上訴狀或申請(qǐng)復(fù)核書；（6）繳納訴訟費(fèi)通知及預(yù)收收據(jù)；（7）上訴狀副本或申請(qǐng)復(fù)核送達(dá)回證；（8）答辯狀；（9）法定代表人、代理人身份證明及授權(quán)委托書；（10）詢問、調(diào)查筆錄及取證材料；第二十二頁，共60頁。（11）鑒定委托書及鑒定報(bào)告；（12）開庭通知、傳票、公告；（13）開庭審判筆錄；（14）代理詞、辯護(hù)詞；（15）撤訴書；（16）判決書、裁定書、復(fù)核批復(fù)正本；（17）宣判筆錄；（18）送達(dá)回證；（19）訴訟費(fèi)收據(jù)；（20）退卷函存根；（21）司法建議書；（22）備考表；（23）證物袋；（24）卷底。第二十三頁，共60頁。再審、申訴案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）立案審批表或提起再審決定書；（4）申訴書；（5）原審判決書、裁定書；（6）提審、詢問當(dāng)事人筆錄；（7）提押票、傳票；（8）調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料；（9）判決書、裁定書、批復(fù)正本；（10）宣判筆錄；（11）送達(dá)回證；（12）退卷函存根；（13）備考表；（14）證物袋；（15）卷底。第二十四頁，共60頁。各類案件副卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）閱卷筆錄；（4）案件承辦人的審查報(bào)告；（5）承辦人與有關(guān)部門內(nèi)部交換意見的材料或筆錄；（6）有關(guān)本案的內(nèi)部請(qǐng)示及批復(fù)；（7）合議庭評(píng)議案件筆錄；（8）審判庭研究、匯報(bào)案件記錄；（9）審判委員會(huì)討論記錄；（10）案情綜合報(bào)告原件、正本；（11）判決書、裁定書原本；（12）審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見書；（13）其他不宜對(duì)外公開的材料；（14）備考表；（15）卷底。第二十五頁，共60頁。各法院可以根據(jù)實(shí)際情況，按照形成文書材料的時(shí)間順序排列。復(fù)核案件、減刑假釋案件、執(zhí)行案件的訴訟文書材料的排列，可參照所屬該類案件一、二審材料的排列順序辦理。第二十六頁，共60頁。四、訴訟文書材料的立卷編目

訴訟文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，要逐頁編號(hào)。頁號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫在有文字正面的右上角，背面的左上角（空白頁不要編號(hào)）。卷宗封面、卷內(nèi)目錄、備考表、證物袋、卷底不編號(hào)第二十七頁，共60頁。

卷宗封面、卷內(nèi)目錄原則上要用微機(jī)打印，或用鋼筆、簽字筆按規(guī)定項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫齊全（主要有承辦人、保管期限、歸檔日期等）字跡要工整、規(guī)范、清晰。結(jié)案日期填寫宣判日期。卷面不要遺留電話號(hào)碼、開庭時(shí)期等筆跡第二十八頁，共60頁。五、卷宗裝訂

卷宗裝訂前，要對(duì)訴訟文書材料進(jìn)行全面檢查，材料不完整的要補(bǔ)齊，破損或褪色的要修補(bǔ)、復(fù)制。訂口過窄或有字跡的要粘貼襯紙。紙張過大的材料要修剪折疊。加邊、加襯、折疊均以A4型紙張為準(zhǔn)。第二十九頁，共60頁。對(duì)于字跡難以辨認(rèn)的材料、傳真件等應(yīng)附上手抄件或復(fù)印件外文及少數(shù)民族文字材料應(yīng)附上漢語譯文需要附卷保存的信封，要打開展平加貼襯紙，郵票不得取掉。文書材料上的金屬物必須剔除干凈第三十頁，共60頁。每卷的厚度以不超過15毫米為宜。材料過多的，應(yīng)按順序分冊(cè)裝訂。卷宗必須用線繩三孔一線裝訂。長(zhǎng)度以160毫米左右為宜。用我院配置的自動(dòng)訂卷機(jī)訂卷，卷眼同卷皮虛線連接處，在卷底裝訂線結(jié)扣處（或中間卷眼）粘貼封志，由立卷人加蓋騎縫章。第三十一頁，共60頁。六、訴訟卷宗歸檔歸檔時(shí)限：中院規(guī)定，在案件審限內(nèi)做到隨結(jié)隨歸，由承辦書記員聯(lián)系檔案管理人員進(jìn)行移交歸檔。超審限未歸檔的，法院管理系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)通報(bào)隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、照片等聲像檔案材料，按《人民法院聲像檔案管理辦法》的規(guī)定辦理第三十二頁，共60頁。凡能附卷保存的證物均應(yīng)裝訂入卷。無法裝訂的可裝入證物袋，并標(biāo)明證物名稱、數(shù)量、特征、來源。不便附卷的證物應(yīng)拍照片附卷。第三十三頁，共60頁。已經(jīng)歸檔的卷宗不得從卷內(nèi)抽取材料，確需增添訴訟文書材料，應(yīng)征得檔案管理人員同意后，按立卷要求辦理第三十四頁，共60頁。訴訟檔案保管期限的規(guī)定第三十五頁，共60頁。依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》劃定刑事訴訟檔案保管期限，應(yīng)根據(jù)刑期、犯罪主體身份、案件的政治和科研價(jià)值、案件的性質(zhì)綜合考慮，取用其中最長(zhǎng)的保管期限。第三十六頁，共60頁。民事、經(jīng)濟(jì)、行政訴訟檔案，應(yīng)根據(jù)當(dāng)事人身份、案件的影響程度和審理程序、案件性質(zhì)綜合考慮，取用其中最長(zhǎng)的保管期限。訴訟檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。第三十七頁，共60頁。凡屬需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存查考利用的檔案劃為永久保管；凡屬在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)需要保存查考利用的檔案劃分長(zhǎng)期保管，保管期限為六十年；凡屬在相對(duì)較短的時(shí)期內(nèi)需要保存查考利用的檔案劃為短期保管，保管期限為三十年第三十八頁，共60頁。訴訟案件中的證物，凡需附卷保存的，其保管期限與案卷相同。不適于保存的，可拍照片附卷，實(shí)體證物經(jīng)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)后予以銷毀或作其他處理訴訟檔案的保管期限，從案件的判決、裁定或調(diào)解發(fā)生法律效力后的下一年起算第三十九頁，共60頁。保管期限屆滿的訴訟檔案，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和審判人員、檔案管理人員組成鑒定小組，逐卷進(jìn)行鑒定。對(duì)仍有繼續(xù)保存利用價(jià)值的檔案，可以適當(dāng)提升檔次，繼續(xù)保存經(jīng)鑒定確定銷毀的檔案，經(jīng)上級(jí)法院抽查同意后，把其中的判決書、裁定書、調(diào)解書取出一份，按年度、類別、案號(hào)的順序整理立卷，隨有關(guān)年度編號(hào)，永久保存。第四十頁，共60頁。對(duì)應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案，由鑒定小組編造清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)本院院長(zhǎng)批準(zhǔn)，并報(bào)上一級(jí)人民法院和同級(jí)檔案行政管理部門備案，由檔案干部和指定的監(jiān)銷人共同銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀報(bào)告和銷毀清冊(cè)按文書檔案的要求立卷歸檔第四十一頁，共60頁。刑事訴訟檔案保管期限的劃定

（略）第四十二頁，共60頁。民事、經(jīng)濟(jì)、行政訴訟檔案保管期限的劃定第四十三頁，共60頁。（一）按當(dāng)事人身份劃分當(dāng)事人一方為高級(jí)工程師、副教授、副研究員或相當(dāng)職稱以上的案件永久當(dāng)事人一方在黨、政、軍機(jī)關(guān)、民主黨派和人民團(tuán)體中職務(wù)相當(dāng)于縣、團(tuán)級(jí)以上干部的案件永久省、自治區(qū)、直轄市范圍內(nèi)各界知名人士的案件第四十四頁，共60頁。省級(jí)以上人大代表、政協(xié)委員的案件永久（二）按案件的影響程序和審理程序劃分涉外，涉港澳臺(tái)，涉民族宗教的民族民事、經(jīng)濟(jì)、行政案件永久跨省、自治區(qū)、直轄市的經(jīng)濟(jì)合同糾紛案件重大的永久一般的長(zhǎng)期第四十五頁，共60頁。國內(nèi)外影響較大的典型的民事、經(jīng)濟(jì)、行政案件永久缺席判決的民事案件永久判決或調(diào)解后當(dāng)事人反復(fù)申訴的案件長(zhǎng)期經(jīng)上級(jí)法院復(fù)查改判的民事、經(jīng)濟(jì)、行政訴訟案件永久反映貫徹民事法律中的典型案件永久第四十六頁，共60頁。（三）按案件性質(zhì)劃分繼承、析產(chǎn)案件訴訟標(biāo)的在人民幣二百萬元以上的永久訴訟標(biāo)的在人民幣二百萬元以下的長(zhǎng)期第四十七頁，共60頁。經(jīng)濟(jì)合同糾紛案件訴訟標(biāo)的在人民幣一千萬元以上的永久訴訟標(biāo)的在人民幣一百萬元以上一千萬元以下的長(zhǎng)期訴訟標(biāo)的在人民幣一百萬元以下的短期第四十八頁，共60頁。勞資糾紛、破產(chǎn)還債、鋪底權(quán)、房產(chǎn)、典當(dāng)?shù)燃m紛的代表性案件永久著作（版權(quán)）、專利、發(fā)現(xiàn)發(fā)明等知識(shí)產(chǎn)權(quán)案件永久侵犯肖像、名譽(yù)、榮譽(yù)、姓名等人身權(quán)利的案件長(zhǎng)期第四十九頁，共60頁。一般離婚案件短期一般贍養(yǎng)、扶養(yǎng)、撫養(yǎng)、離婚涉及子女財(cái)產(chǎn)的案件短期一般債務(wù)、房屋、典當(dāng)回贖案件短期不當(dāng)?shù)美讣唐诘谖迨?，?0頁。房屋、土地、山林、水利等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益糾紛案件