會(huì)議管理制度

會(huì)議治理制度第一章總則第一條目的為使公司的會(huì)議治理標(biāo)準(zhǔn)化和有序化，提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，降低會(huì)議本錢(qián)，切實(shí)跟蹤落實(shí)會(huì)議提出的各項(xiàng)工作任務(wù)與工作要求的完成狀況，從而保證會(huì)議的有效性，特制定本制度。其次條適用范圍制度適用于公司〔各分公司、業(yè)務(wù)部門(mén)、辦事處〕各項(xiàng)會(huì)議治理。第三條會(huì)議形式一、公司的會(huì)議形式包括：定期的常規(guī)性會(huì)議和臨時(shí)性會(huì)議。其中，定期5〔一〕公司周年慶典表彰大會(huì)；〔二〕公司高管工作例會(huì)；〔三〕公司年終工作述職工作總結(jié)會(huì)議；〔四〕公司年中工作述職工作總結(jié)會(huì)議；〔五〕各分公司、業(yè)務(wù)部門(mén)、辦事處周例會(huì)/月度會(huì)議。二、臨時(shí)性會(huì)議的主持部門(mén)以大事主導(dǎo)部門(mén)為主召開(kāi)，具體會(huì)議參與人、會(huì)議時(shí)間及會(huì)議內(nèi)容應(yīng)提前一個(gè)工作日以通知形式告知相關(guān)參會(huì)人員。其次章會(huì)議流程第四條會(huì)議安排的原則一、堅(jiān)持局部聽(tīng)從整體的原則，會(huì)議優(yōu)先于部門(mén)會(huì)議，緊急會(huì)議優(yōu)先于一般會(huì)議。二、各類(lèi)會(huì)議優(yōu)先挨次為：例會(huì)、臨時(shí)性行政/業(yè)務(wù)會(huì)議、部門(mén)內(nèi)部會(huì)議。三、因處置突發(fā)大事而召集的緊急會(huì)議不受此限。第五條會(huì)議通知一、常規(guī)性會(huì)議除時(shí)間臨時(shí)調(diào)整外，不再另行通知，由主持部門(mén)直接通知參會(huì)人。二、臨時(shí)性會(huì)議按“誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)展會(huì)議通知。三、會(huì)議通知期：須于開(kāi)會(huì)前一個(gè)工作日內(nèi)通知參會(huì)人及會(huì)務(wù)效勞供給部門(mén)。四、會(huì)議通知的渠道：〔一〕公司內(nèi)部QQ〔含常規(guī)性會(huì)議臨時(shí)調(diào)整時(shí)間的〕、臨時(shí)性會(huì)議通知；〔二〕公告欄：適用于臨時(shí)性會(huì)議通知；〔三〕通知：適用于臨時(shí)性會(huì)議公告后，由主持部門(mén)通知參會(huì)人；〔四〕OA于會(huì)議通知存檔，備查。五、會(huì)議通知的內(nèi)容：〔一〕會(huì)議時(shí)間； 〔二〕會(huì)議地點(diǎn)；〔三〕會(huì)議主持部門(mén)； 〔四〕參會(huì)人員；〔五〕會(huì)議主題； 〔六〕會(huì)議須預(yù)備的資料明細(xì)；〔七〕參會(huì)留意事項(xiàng)； 〔八〕其他。第六條會(huì)議預(yù)備一、會(huì)議主持部門(mén)的助理或部門(mén)指定執(zhí)行人應(yīng)提前做好會(huì)議預(yù)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等。二、對(duì)于需要給參會(huì)人員發(fā)放會(huì)議資料的，會(huì)議主持部門(mén)應(yīng)依據(jù)參會(huì)人數(shù)提前印制會(huì)議資料。三、會(huì)議主持部門(mén)應(yīng)提前打印《會(huì)議簽到表》，并由會(huì)議記錄員監(jiān)視參會(huì)人員簽到狀況，會(huì)議簽到表須在會(huì)議完畢后由會(huì)議主持人簽字確認(rèn)。四、為了合理安排會(huì)議室資源，有效貫徹會(huì)議室安排原則的規(guī)定，會(huì)議主持部門(mén)須提前至少一個(gè)工作日在OA欄目中填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)》流程表單；因處置突發(fā)大事而召集的緊急會(huì)議不受此限，但會(huì)議組織部門(mén)或個(gè)人必需提前與公司行政前臺(tái)備案。第七條會(huì)議組織一、會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織”的原則。二、會(huì)議主持人必需遵守以下規(guī)定：〔一〕15做好會(huì)前預(yù)備。〔二〕主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)頭后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推動(dòng)中應(yīng)留意的問(wèn)題等進(jìn)展必要的說(shuō)明，并說(shuō)明各項(xiàng)議程或許的會(huì)議時(shí)間限制，以提高會(huì)議的效率?！踩硶?huì)議進(jìn)展中，主持人應(yīng)依據(jù)會(huì)議進(jìn)展中的實(shí)際狀況，對(duì)議程進(jìn)展適時(shí)、必要的掌握，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順當(dāng)推動(dòng)及會(huì)議效率?！菜摹硨?duì)于爭(zhēng)論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議做出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交參會(huì)人說(shuō)明意見(jiàn)；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)?！参濉持鞒秩藨?yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人〔部門(mén)〕、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向參會(huì)人明確，并落實(shí)具體的會(huì)議跟蹤負(fù)責(zé)人。三、參會(huì)人必需遵守以下規(guī)定：〔一〕10〔二〕會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題。〔三〕遵循會(huì)議主持人對(duì)議程掌握的要求。〔四〕對(duì)于工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)展?fàn)幷撔园l(fā)言?！参濉匙袷貢?huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至本部門(mén)另一名未參會(huì)人員處，原則上會(huì)議期間不允許接聽(tīng)，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。〔六〕原則上參會(huì)人員不得請(qǐng)假；如確需請(qǐng)假的，須向會(huì)議主持部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管副總、必要狀況下還要向總經(jīng)理說(shuō)明狀況并征得同意后，方可請(qǐng)假?！财摺碂o(wú)故未按時(shí)參與會(huì)議的，將賜予當(dāng)事人100元/次的懲罰，并備案?！舶恕硡?huì)人員應(yīng)做好本人的會(huì)議記錄。四、會(huì)議主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。第八條會(huì)議記錄一、各類(lèi)會(huì)議均應(yīng)以專(zhuān)用記錄本進(jìn)展會(huì)議記錄。二、會(huì)議進(jìn)展期間，重要會(huì)議須用錄音筆進(jìn)展錄音，并于會(huì)議完畢后兩個(gè)工作日內(nèi)由會(huì)議記錄員將會(huì)議錄音提交至公司存檔。三、各類(lèi)會(huì)議原則上應(yīng)確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員確實(shí)定應(yīng)遵守以下規(guī)定：〔一〕各部門(mén)應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員〔一般為本部門(mén)的助理或行政文員〕，會(huì)議記錄員名單須報(bào)行政部備案；如需調(diào)整會(huì)議記錄員的，調(diào)整部門(mén)須準(zhǔn)時(shí)通知行政部?！捕彻疽罁?jù)名單配發(fā)會(huì)議記錄本。會(huì)議記錄本用完后由記錄員憑舊本至行政部換領(lǐng)本，舊本同時(shí)本部門(mén)存檔。會(huì)議記錄本的領(lǐng)取登記按低值易耗品的領(lǐng)取程序辦理?！踩硶?huì)議記錄員負(fù)責(zé)本部門(mén)會(huì)議及本部門(mén)負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作?！菜摹硶?huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，如有必要，會(huì)議主持人可依據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。〔五〕公司治理層主持的例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)理助理/秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，公司治理層另有指定的，從公司治理層指定?！擦硶?huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、以會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，并于會(huì)議完畢后半個(gè)工作日內(nèi)整理好會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議主持人審批通過(guò)后下發(fā)至參會(huì)人員。2、會(huì)議記錄應(yīng)盡量承受實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。會(huì)議主持人須在每次會(huì)議記錄上簽字確認(rèn)。3、對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。4、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作。三、會(huì)議記錄的備檔按以下規(guī)定：〔一〕本部門(mén)負(fù)責(zé)組織的各類(lèi)會(huì)議的會(huì)議記錄，由本部門(mén)常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)公司統(tǒng)一歸檔備查?！捕潮静块T(mén)會(huì)議記錄由本部門(mén)常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查，部門(mén)內(nèi)其他人員需查閱會(huì)議記錄的，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，放可進(jìn)展查閱，并在查閱內(nèi)容所在頁(yè)的頁(yè)眉處簽字?！踩巢块T(mén)其他人員查閱會(huì)議記錄時(shí)，會(huì)議記錄員須在場(chǎng)；除經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管副總同意外，會(huì)議記錄本不得外借給其他部門(mén)或部門(mén)內(nèi)其他人員。對(duì)于會(huì)議記錄的外借狀況，記錄員應(yīng)照實(shí)在會(huì)議記錄中寫(xiě)明外借時(shí)間、外借緣由及外借人，并由外借人簽字確認(rèn)?！菜摹硶?huì)議記錄為的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。第九條會(huì)議紀(jì)要一、以下?tīng)顩r，會(huì)議記錄員須將會(huì)議記錄整理為會(huì)議紀(jì)要：〔一〕除局部部門(mén)“站會(huì)”外，的常規(guī)性會(huì)議；〔二〕各類(lèi)臨時(shí)行政/業(yè)務(wù)類(lèi)會(huì)議；〔三〕各類(lèi)緊急性會(huì)議；〔四〕與經(jīng)營(yíng)治理相關(guān)的會(huì)議；〔五〕須會(huì)后對(duì)會(huì)議內(nèi)容貫徹落實(shí)進(jìn)展跟進(jìn)的會(huì)議；〔六〕其他會(huì)議主持人要求整理睬議紀(jì)要的會(huì)議。二、全部會(huì)議均需做會(huì)議紀(jì)要，以便利相關(guān)信息的查詢和后續(xù)工作的追蹤、落實(shí)；會(huì)議紀(jì)要需照實(shí)記錄，對(duì)內(nèi)容進(jìn)展概括、總結(jié)，分類(lèi)別或分工程記錄。三、會(huì)議紀(jì)要中包含〔但不僅限于〕如下內(nèi)容：會(huì)議的主要內(nèi)容及議題；會(huì)議爭(zhēng)論或打算的重大事項(xiàng)；會(huì)議打算的行動(dòng)打算或改進(jìn)措施。〔具體格式詳見(jiàn)附件〕1范圍由會(huì)議主持人確定，通過(guò)OA對(duì)接人事專(zhuān)員。五、會(huì)議須有落地執(zhí)行打算輸出，具體如下：〔一〕宣貫類(lèi)會(huì)議：宣貫后的改進(jìn)落實(shí)打算〔二〕專(zhuān)題類(lèi)會(huì)議：針對(duì)問(wèn)題如何解決列出相關(guān)人員的工作安排和打算〔三〕工作匯報(bào)類(lèi)會(huì)議：針對(duì)部門(mén)問(wèn)題或個(gè)人工作問(wèn)題的進(jìn)展安排、改善提升列出相應(yīng)的打算安排六、會(huì)議紀(jì)要輸出的工作打算須進(jìn)展跟進(jìn)落實(shí)狀況，跟蹤記錄匯總實(shí)行一會(huì)一表制。第三章 會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)第十條落實(shí)打算跟蹤各部門(mén)對(duì)接人事專(zhuān)員對(duì)會(huì)議紀(jì)要輸出的落地打算，依據(jù)打算時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)展跟進(jìn)，并于每月底輸出該部門(mén)的會(huì)議落地執(zhí)行狀況的進(jìn)展匯報(bào)，并將結(jié)果上交到分管副總處。會(huì)議的落地打算的執(zhí)行進(jìn)展?fàn)顩r會(huì)進(jìn)展相應(yīng)考核，以每月為一個(gè)考核節(jié)點(diǎn)?！惨弧嘲磿r(shí)間節(jié)點(diǎn)完成工作安排和進(jìn)展，相關(guān)人員績(jī)效成績(jī)加5分；〔二〕工作事項(xiàng)均能按期完成，部門(mén)年度考核中予以特別狀況加分；〔三〕5〔四〕工作在延期一個(gè)月后仍未完成，部門(mén)負(fù)責(zé)人績(jī)效成績(jī)扣10分；〔五〕3年度考核中取消評(píng)優(yōu)資格?！惨弧硲土P方面1、會(huì)議未整理睬議紀(jì)要一次，會(huì)議發(fā)起組織人予以警告；未整理睬議紀(jì)要兩次及以上，處以發(fā)起人所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人予以警告；2、會(huì)議發(fā)起人超過(guò)一個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)放給相關(guān)人員，予以警告處分；3、會(huì)議紀(jì)要工作打算安排人員一次未依據(jù)會(huì)議結(jié)果執(zhí)行落地，處以相關(guān)人員警告處分；兩次及以上未執(zhí)行，則相關(guān)人員及部門(mén)負(fù)責(zé)人處以通報(bào)批判及罰款的處分?！捕臣为?jiǎng)方面1、會(huì)議紀(jì)要每月按時(shí)整理、發(fā)放，對(duì)會(huì)議發(fā)起人及其負(fù)責(zé)人進(jìn)展通報(bào)表?yè)P(yáng)；2、會(huì)議落地執(zhí)行連續(xù)三次均能依據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成，對(duì)于參與工作打算落實(shí)的相關(guān)人員予以通報(bào)表?yè)P(yáng)以及所屬部門(mén)嘉獎(jiǎng)獎(jiǎng)金500元?！踩橙肆Y源部每月對(duì)會(huì)議紀(jì)要以上的獎(jiǎng)懲狀況予以O(shè)A的形式予以公示。第十一條會(huì)議紀(jì)要的匯總統(tǒng)計(jì)一、工作任務(wù)完成狀況的統(tǒng)計(jì)：如工作完成時(shí)長(zhǎng)、工作完成結(jié)果程度、是否有后續(xù)待完成的工作內(nèi)容等，爭(zhēng)取以柱狀圖、餅圖等形式表達(dá)。二、工作時(shí)間的統(tǒng)計(jì)：依據(jù)各崗位不同的工作內(nèi)容，計(jì)算各工作內(nèi)容的完成工作日。三、工作任務(wù)打算合理性的統(tǒng)計(jì)：將打算內(nèi)工作與打算外工作進(jìn)展橫向比對(duì)分析。確認(rèn)各崗位打算內(nèi)與打算外工作的比例，從而確定各崗位的敏捷機(jī)動(dòng)性。四、每周工作量的統(tǒng)計(jì)：依據(jù)工作量完成天數(shù)確定每周工作量的完成狀況，以工作完成天數(shù)的多少為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定每周工作量大小排名，并依據(jù)各周工作量大小的綜合排名，確定每月實(shí)際的工作重點(diǎn)與打算的重點(diǎn)是否全都等狀況。五、每月工作重點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)：依據(jù)每周工作量完成的多少來(lái)確定每月的工作完成重點(diǎn)，并依據(jù)此統(tǒng)計(jì)確認(rèn)比較每月工作重點(diǎn)與工作量之間是否存在必定聯(lián)系。第十二條會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的審核程序一、由會(huì)議主持人填寫(xiě)《部門(mén)會(huì)議紀(jì)要工作任務(wù)跟蹤落實(shí)狀況》并報(bào)部門(mén)主管、分管副總或總經(jīng)理審核。二、于下次會(huì)議前一個(gè)工作日內(nèi)就會(huì)議紀(jì)要工作任務(wù)跟蹤落實(shí)狀況進(jìn)展匯總統(tǒng)計(jì)。三、對(duì)于未落實(shí)的會(huì)議工作內(nèi)容在與執(zhí)行人溝通后，要明確未完成的緣由分析，該緣由分析和為跟蹤落實(shí)狀況表提交部門(mén)主管、分管副總或總經(jīng)理審批。四、如會(huì)議主持人未如期完成落實(shí)跟蹤的，第一次將口頭批判，并了解未完成的緣由，依據(jù)會(huì)議主持人提出的問(wèn)題進(jìn)展針對(duì)性培訓(xùn)；對(duì)于其次次未如期完成落實(shí)跟蹤的，將其不允許擔(dān)當(dāng)會(huì)議主此人工作；對(duì)于超過(guò)三次〔含〕未如期完成落實(shí)跟蹤的，將保存與會(huì)議主此人解除勞動(dòng)合同的權(quán)利。第十三條會(huì)議室由行政部部統(tǒng)一治理，目前的會(huì)議室主要為：公司行政樓：201202301302、303、行政二樓貴賓接待室、行政四樓綜合會(huì)議室。研發(fā)樓：101201202301研發(fā)中心綜合培訓(xùn)室。第十四條會(huì)議室使用時(shí)間原則上只要使用部門(mén)在OA前臺(tái)審批后，均可在商定時(shí)間內(nèi)進(jìn)展使用，如有變動(dòng)，可在第一時(shí)間向行政部備案調(diào)整。第十五條會(huì)議室申請(qǐng)與登記：〔一〕除臨時(shí)短暫性會(huì)議/面談不用申請(qǐng)與登記外，其他會(huì)議都須填寫(xiě)OA是否需要連接會(huì)議、視頻會(huì)議。會(huì)議設(shè)備：投影儀、八爪魚(yú)擴(kuò)音器，視頻設(shè)備；會(huì)議：一般在沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)或則網(wǎng)絡(luò)連接狀態(tài)不好的時(shí)候，建議開(kāi)會(huì)議，并要嚴(yán)格掌握會(huì)議時(shí)間；視頻會(huì)議：會(huì)議雙方都有網(wǎng)絡(luò)的狀況下，建議開(kāi)視頻會(huì)議；〔二〕會(huì)議主持部門(mén)須提前一個(gè)工作日在OA治理》申請(qǐng)流程?！踩承姓芭_(tái)須依據(jù)會(huì)議室安排原則，在申請(qǐng)人填寫(xiě)《會(huì)議室治理申請(qǐng)表》時(shí)幫助申請(qǐng)人合理安排會(huì)議室；如申請(qǐng)人對(duì)會(huì)議室安排有異議且行政前臺(tái)無(wú)法解決的，提交行政部主管協(xié)調(diào)解決?！菜摹硨?duì)于未提前對(duì)會(huì)議室進(jìn)展申請(qǐng)的，行政部將無(wú)法為其安排臨時(shí)會(huì)議地點(diǎn)。由此造成的后果，由會(huì)議主持部門(mén)自行擔(dān)當(dāng)。〔五〕對(duì)于臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議需要使用會(huì)議室的，會(huì)議主持部門(mén)必需提前與行政前臺(tái)進(jìn)展溝通確認(rèn)，待確認(rèn)會(huì)議室沒(méi)有被預(yù)約前方可按“特情特辦”的原則由行政部統(tǒng)一安排，但申請(qǐng)部門(mén)不得對(duì)會(huì)議室的地點(diǎn)提出異議。第十六條布置會(huì)場(chǎng)及會(huì)議期間參會(huì)人員須疼惜會(huì)議室內(nèi)財(cái)物，如有損毀將由當(dāng)事人照價(jià)賠償；對(duì)于無(wú)法確定當(dāng)事人的，將由參會(huì)全體人員照價(jià)均攤賠償。第十七條15時(shí)間制止參會(huì)人員在辦公及休閑區(qū)域內(nèi)等候，以免影響正常辦公秩序。第十八條會(huì)議室使用部門(mén)，須維持會(huì)議室的干凈，使用完畢后須將移動(dòng)的桌椅準(zhǔn)時(shí)放回原位，以便利其他部門(mén)使用。第十九條會(huì)議室使用部門(mén)及參會(huì)人員須確認(rèn)座位周邊及會(huì)議室內(nèi)的電源及電器設(shè)備是