職位說明書的撰寫崗位說明書標準

[職位說明書的撰寫]崗位說明書標準模板職位說明書的撰寫案例某跨國石油公司，在廣東境內(nèi)合資的形式并購了許多加油站，為了保障加油站的規(guī)范化管理，使加油站業(yè)務(wù)和內(nèi)部管理職責更清晰具體，公司需要為加油站關(guān)鍵崗位制訂詳盡的職位說明書。下面以加油站經(jīng)理崗位為例，介紹職位說明書每一部分制作方法。一、工作概要根據(jù)規(guī)定有效地計劃、領(lǐng)導(dǎo)加油站業(yè)務(wù)銷售和內(nèi)部管理，在預(yù)期的費用范圍內(nèi)達到預(yù)期的銷售和管理目標要點：1、要求用簡短而精確的一句話，來說明這一職位的工作內(nèi)容，及設(shè)立這一職位的價值或意義。2、表述形式行動的動詞：計劃、領(lǐng)導(dǎo)什么：加油站業(yè)務(wù)銷售和內(nèi)部管理為什么：在預(yù)期的費用范圍內(nèi)達到預(yù)期的銷售和管理目標3、工作概要：一般只有1-2句話，在組織中只有少數(shù)職位的目的和價值超過一句話，即那些有“多重職務(wù)角色”的職位。4、動詞的選擇：政策制定（策略性）制訂、指導(dǎo)、建立、控制、計劃、準備、核準、授權(quán)、決定、策劃工作的執(zhí)行(管理性)（專業(yè)性）第1頁共13頁評估、檢定、維護、監(jiān)督、完成、提高、落實、實施、達到分析、鑒定、預(yù)測、建議、檢核、預(yù)測、估價、確認、談判較低的任務(wù)查驗、核對、分配、收集、運作、加工、生產(chǎn)、提供、提交、安裝、維護5、工作概要舉例：總經(jīng)理：按照董事會的政策和計劃對公司的經(jīng)營進行指導(dǎo)和控制，使其資本價值利益以及利潤達到增長的目的。人事經(jīng)理：根據(jù)主要的人事政策做好招聘工作，使雇員的素質(zhì)、數(shù)量的發(fā)展與維持工作相一致，并滿足業(yè)務(wù)部門的需要。業(yè)務(wù)員：根據(jù)預(yù)算在指定的地區(qū)按限定的折扣范圍，完成公司生產(chǎn)的“家用粘合劑”的銷售任務(wù)。行政辦主任：為董事會及總經(jīng)理要求召開的下屬委員會的所有會議服務(wù)，提高快速處理事務(wù)的效率。6、職位價值的表述職位價值的表述要符合職位實際，既不要擴大，也不要縮小。職位價值縮小的例子總經(jīng)理：按重事會的政策和計劃對公司的經(jīng)營進行指導(dǎo)和控制，使各部門的經(jīng)理不斷提高管理能力職位價值擴大的例子業(yè)務(wù)員：完成公司生產(chǎn)的家用粘合劑的銷第2頁共13頁售，確保公司的產(chǎn)值達到要求二、工作范圍1、財務(wù)目標（你所直接負責和控制的部分）消費支出毛利……便利店工資單固定費用其它收入債務(wù)人債權(quán)人存貨量……油品存貨量……非油品合同2、財務(wù)目標（你所直接負責和控制的部分）顧客銷量其它要點：1、工作范圍指：對該職位所具有的直接或間接影響的定量描述，即用數(shù)據(jù)來顯示的與工作相聯(lián)系的活動規(guī)?；蚍秶?，該范圍必須是職位直接負責控制的。2、描述工作范圍的數(shù)據(jù)……年度預(yù)算、開支、運營成本及項目成本……年度收益、稅收、銷售周轉(zhuǎn)、年芳銷售額……附加值……顧客、銷量、采購值、區(qū)域、人數(shù)、項目數(shù)……人屬的數(shù)量直接的與間接的描述工作范圍的數(shù)字通常是財務(wù)方面的3、工作范圍舉例打字室主管打字員人數(shù)：4使用打字室的人數(shù)：88采購員年度采購值：￥1。2M附屬人員數(shù)：2供應(yīng)人數(shù)：23化學PVC產(chǎn)品研究人員研究費用預(yù)算：￥0。3M工作人員：無PVC產(chǎn)品年度銷售額：第3頁共13頁￥17M三、工作職責1、業(yè)務(wù)銷售：80％確保完成油品和便利店貨物的銷售目標（1）便利店銷售目標①運用正確的商業(yè)途徑，向員工解釋銷售，從而最大限度地增加各種貨口品的銷量，包括便利店和潤滑油的銷售額。②使用提建議的銷售術(shù)，滿足顧客的需求。根據(jù)ASP的建議協(xié)調(diào)和實施油站的促銷活動。③根據(jù)預(yù)先訂好的計劃用商品位置擺放圖和商品布局圖減少存貨損失。冰箱和貨架應(yīng)擺滿貨物，標價正確，商品擺放及銷售符合商品位置擺放圖搞好日常衛(wèi)生，確保便利店衛(wèi)生及商品處于良好標準。（2）油品銷量①監(jiān)察和記錄競爭者的油品價格并立即就市場變化向主管提建議。②查看每日油品審查表。每月油品變動報表，如有差異應(yīng)作出處理，從而把存化損失減少到最小限度。③檢查油品付款的發(fā)票。到期月結(jié)單和實際的油品發(fā)貨是否一致。（3）商品毛利①確保過期和壞掉的商品數(shù)量低于和主管協(xié)定的水平。這個限度就是：商品過期率小于商品銷售額的X％，商品損耗率小于商品銷售額的②分析各種類商品的毛利，采取行動防止員工、顧客盜竊或其它原因的商品損失，以盡量減少存貨損失。第4頁共13頁③設(shè)定并保存好陳列貨物，檢查便利店收貨和發(fā)票是否一致，發(fā)票蓋章并在發(fā)票登記本上做好記錄。價格薄的標價應(yīng)隨著商品價格的變動而變動。④分析每日報表所顯示出來的差異和走勢，通過分析銷售數(shù)據(jù)和陳列商品，決定最佳存貨量，查看賣方發(fā)票，確保其折扣達到油站可接受的水平。⑤在未經(jīng)主管批準前，不得改變商品的擺放位置，必須根據(jù)商品的有效期限，決定其促銷擺放位置。（4）工資單①保管好員工考勤簿，合理分配勞動力，減少加班對照班表和考勤簿，檢查每周有薪工作時間，比較規(guī)模相近的油站的費用。②監(jiān)察油站工資水平，經(jīng)和主管協(xié)商后，調(diào)整員工考勤安排以避免加班。（5）費用①和區(qū)域主管分析每月?lián)p益表和油站預(yù)算，找出所發(fā)生的重要費用及和預(yù)算的差異，采取相應(yīng)的補救措施。②參照同等作法監(jiān)察所有可控制的費用?？刂莆木摺㈦娫?、電燈和水的使用，合理安排、使用承包商（花園和清除垃③確保用正確的財務(wù)流程記下顧客沒付款或無力付款的賬目并盡量減少這方面的費用。④根據(jù)維修保養(yǎng)要求保護好設(shè)備。第5頁共13頁⑤如每日報表出現(xiàn)差異，應(yīng)找出差異的原因并設(shè)法減少現(xiàn)金流失和同等的費用相比較。（6）洗車收入①切實執(zhí)行日常保養(yǎng)程序，減少潛在故障。②查看洗車機損壞情況，采取補救措施減少費用。③培訓(xùn)和鼓勵員工提示顧客使用其它服務(wù)，增加銷售額。④做好洗車區(qū)范圍的清潔工作，確保其衛(wèi)生、外觀的良好標準。⑤根據(jù)區(qū)域主管的建議協(xié)調(diào)和參與洗車促銷活動。（7）顧客服務(wù)①保證油站所有員工均向所有顧客履行公司的六點顧客服務(wù)守則。②提供購買商品的收款單，各顧客保持友好的溝通，如稱呼顧客的名字，正視顧客。③通過顧客第一的培訓(xùn)規(guī)程。（8）業(yè)務(wù)審查①無論油站經(jīng)理還是其它員工都應(yīng)保持友善的待客態(tài)度，當班時都應(yīng)穿著特快店、便利店的制服并佩戴員工卡。②按照規(guī)定的標準做好油站的清潔保養(yǎng)工作。③保持地面、加油庭、便利店、休息室和設(shè)備的清潔和良好的工作狀態(tài)。④確保所有加油庭清潔箱干凈整潔，用具齊備。⑤依照即定的檢查標準確保加油站維持在最佳水平，每班第6頁共13頁員工專人專責，并且每天檢查工作狀況。2、加油站管理：20％（1）銷售、顧客服務(wù)提高公司的整體形象，改進顧客服務(wù)。①銷售圖表按月向員工展示油品及商品銷售圖表。②油品價格A根據(jù)要求向主管匯報所有油品，便利店商品的銷售及量油資料。B密切注視競爭油站的價格，記錄在油站日志里并立即向區(qū)域主管報告。C每天檢查競爭油站的價格，記錄在油站日志里并立即向區(qū)域主管報告。D需要時根據(jù)公司指示配合區(qū)域主管對油價進行調(diào)整。③顧客關(guān)系－頻率&投訴的很需要性A親身激勵和指導(dǎo)員工以友好和禮貌的態(tài)度向顧客問候。B盡可能在油站解決顧客投訴的問題，并盡量避免同類事件的發(fā)生。（2）管理、員工作作效率確保員工工作效率：①員工評價A監(jiān)察員工的表現(xiàn)，委派任務(wù)給下屬，培養(yǎng)他們的工作技巧和能力。B實行所有員工的年度業(yè)績評定，向上反映工作需要改進的地方，樂意幫助其他兄弟油站。C確保每月和所有員工討論顧客至上服務(wù)的表現(xiàn)評價，需第7頁共13頁要的話，建議并采取補救改良措施。D宣傳產(chǎn)品知識，培養(yǎng)群體協(xié)作精神，群策群力。②觀察群體工作&人事管理A設(shè)定員工招聘和工作標準（外B協(xié)助招聘員工，進行整套培訓(xùn)，包括設(shè)備使用，安全緊急及救援措施。③人事記錄保持每個員工的最新的檔案記錄，必要時提供參考意見并記錄在案。（3）便利店布置用商品系列①促銷支持，布置質(zhì)量無論何時均應(yīng)按照加油站面貌標準手冊保持油站的清潔，外觀，員工制服整潔及精神面貌良好。②商品項目范圍A按照價格薄和陳列貨物進行訂貨。B所有商品標價正確。（4）健康，安全和環(huán)保①不斷提高加油讓的安全和健康系數(shù)：A保所有事故均記錄在健康，安全和環(huán)保問題日記里，需要時須出具事故聲明。填好每月安全事故損失控制檢查表。B緊急報告號碼和滅火器及禁止吸煙應(yīng)確保放在醒目，靠近的地方。C急救藥箱裝備齊備，易于取用保持地面清潔干爽。D便利店通道沒有貨物或箱子阻塞E殺滅害蟲和昆蟲。第8頁共13頁F確保員工穿戴標準制服并能夠使用所有安全設(shè)備。G正確使用清潔用具。②現(xiàn)金A無論在加油站還是在送行途中均應(yīng)保證現(xiàn)金的安全。B規(guī)定當班員工可以放在收銀機和錢袋里的現(xiàn)金限額。C把錢袋放進安全柜，并把錢袋所載現(xiàn)金數(shù)目記錄在班表上。D確保鎖上保險箱。E清點現(xiàn)金和票據(jù)應(yīng)在經(jīng)理進行并把門鎖好。F檢查員工放進保險柜里的現(xiàn)金和他們班表上的數(shù)目是否一致。G準備好款項由保安送行。H檢查警鈴，閉路電視，鎖是否能正常工作，保證收銀機的安全，警惕可疑行為。③手冊，培訓(xùn)a按照公司規(guī)定確保員工和顧客的安全。B確保所有員工已閱讀加油站安全手冊。C確保員工已接受所有要求的健康，安全和環(huán)保的培訓(xùn)。④蒸發(fā)、泄漏－油缸和油泵a定期檢查儀器記錄有否磨損跡象，如有的話應(yīng)按要求向區(qū)域主管匯報。B如果油缸或油泵出現(xiàn)故障應(yīng)立即向區(qū)域主管報告。⑤維修保養(yǎng)定期檢查儀器有否磨損跡象，如有的話應(yīng)按要第9頁共13頁求向區(qū)域主管或承包商匯報。⑥訂貨和收貨按照訂貨和收貨程序確保每次均收到并且數(shù)量齊全。確保所有員工熟悉訂貨和收貨程序。（5）管理確保便利店商品，油品銷量，工資單及送行記錄的準確：①工資單按時每周完成有關(guān)工資額的記錄和公司要求。②報表a每日業(yè)務(wù)平衡匯報b檢查每日班表及各種報表。C確保油站員工維持現(xiàn)金平衡。D按時確認每日報表。E按要求向總公司提供所需文件。③現(xiàn)金a現(xiàn)金控制、送行b每日按時準備好由保安送行的款項。C每日的數(shù)目記錄進每周平衡表中，確保不付款的事件得到證實。④存貨控制a確保檢查區(qū)域主管指定的貨物類別b把發(fā)票C根據(jù)公司規(guī)定做好貨物盤點，把所得數(shù)據(jù)，收銀機顯示的銷售情況及商品編號做好適當?shù)挠涗?。D把記在同一發(fā)票資的貨物的信息分別正確地記錄到發(fā)票總結(jié)單中，以備貨物調(diào)整之用。E確保當班員工正確點數(shù)香煙數(shù)量。第10頁共13頁F每日巡視便利店，檢查文具有否丟失或轉(zhuǎn)移至其它的油G檢查每日班表完成量占每周平均數(shù)的百人比。對照每油站。泵讀數(shù)，確保油品數(shù)量正確。H減少滯銷貨物的存貨，增加商品銷售額。I每次盤點完畢應(yīng)做好還未點數(shù)的商品記錄⑤發(fā)票a計算發(fā)票金額，把有關(guān)內(nèi)容填進發(fā)票少總結(jié)單中。B確保按時做好發(fā)票記錄。⑥遵守規(guī)定a查看油泵讀數(shù)記進每日讀數(shù)記錄以及油品平衡表，發(fā)票和每日報表。B每月底開會交換和匯總遵守油站制度和動作的意見，以便做好下個月的計劃。要點：1、“工作職責”即職位通過系列活動所需獲得的最終結(jié)果2、“工作職責”的描述重點應(yīng)放在最終結(jié)果上，而不是在工作任務(wù)和具體活動上。3、“工作職責”對活動的描述應(yīng)局限在與最終結(jié)果有關(guān)的“主要活動”上。4、“工作職責”描述越詳盡，對工作的指導(dǎo)性越強。5、“工作職責”描述可采用“剝洋蔥”式分析方法：（1）把職責分成幾個大的方面如將加油站經(jīng)理的職責分成第11頁共13頁兩大方面：一業(yè)務(wù)銷售：二加油站管理：（2）把每一大方面的職責分成若干小方面一業(yè)務(wù)銷售：（1）便利店銷售（2）油品銷售（3）商品毛利（4）工資單（5）費用（6）洗車收入（7）顧客服務(wù)（8）業(yè)務(wù)審查（3）把每一小方面的職責又分成若干更小方面（1）便利店銷售目標④運用正確的商業(yè)途徑，向員工解釋銷售，從而最大限度地增加各種貨口品的銷量，包括便利店和潤滑油的銷售額。⑤使用提建議的銷售術(shù)，滿足顧客的需求。根據(jù)ASP的建議協(xié)調(diào)和實施油站的促銷活動。⑥根據(jù)預(yù)先訂好的計劃用商品位置擺放圖和商品布局圖減少存貨損失。冰箱和貨架應(yīng)擺滿貨物，標價正確，商品擺放及銷售符合商品位置擺放圖搞好日常衛(wèi)生，確保便利店衛(wèi)生及商品善處于良好標準。6、確定各項職責所占時間比或相對重要性，作為績效評價時的各職責所占權(quán)重如加油站經(jīng)理各項工作的相對重要性一業(yè)務(wù)銷售：80％二加油站管理：20％6、工作職責的表述（1）表述的格式最終結(jié)果主要活動通過做而實現(xiàn)（2）把“最終結(jié)果”作為工作職責。對一些聯(lián)系范圍較小，容易解釋的工作，可把以工作任務(wù)第12頁共13頁和最終結(jié)果，結(jié)合起來作為工作職責，如任務(wù)最后結(jié)果每日的數(shù)目記錄進每周平衡表中確保不付款的事件得到證實檢查每日班表完成量占每周平均數(shù)的百人比。對照每油泵讀數(shù)確保油品數(shù)量正確也可以直接把最終結(jié)果作為工作職責來描述如所有商品標價正確。確保油站員工維持現(xiàn)金平