02記錄管理程序

江山市包裝裝潢廠（普通合伙）FSC記錄管理程序FSC記錄管理程序文件編號(hào):FSC-QP-02制訂單位:綜合部版本:A/0總頁數(shù):4頁制訂日期:2022年1月4日核準(zhǔn)周文審查周忠制訂李思菊記錄管理程序文件編號(hào)：FSC-QP-02版本/次:A/0頁次2/4文件修訂記錄頁修訂內(nèi)容簡要修訂頁次更新版次修訂日期修訂者審核核準(zhǔn)記錄管理程序文件編號(hào)：FSC-QP-02版本/次:A/0頁次3/41.目的：記錄FSC-COC系統(tǒng)執(zhí)行過程中以及FSC-COC運(yùn)行活動(dòng)的重要信息，作為體系改善和追溯的依據(jù)，并據(jù)以衡量系統(tǒng)運(yùn)作及FSC-COC運(yùn)行提供有效性及符合性。2.范圍：用于FSC-COC系統(tǒng)有效運(yùn)作的信息記錄。3.權(quán)責(zé)：3.1規(guī)范記錄收集的表格格式：文件制訂部門3.2記錄分類、歸檔、保存與銷毀：各相關(guān)部門3.3公司外界人員調(diào)閱記錄的核準(zhǔn)：管理者代表4.定義：無5.作業(yè)內(nèi)容：5.1凡有關(guān)文件的制定者，應(yīng)依本程序的規(guī)定，規(guī)劃有關(guān)作為日后追溯及衡量系統(tǒng)有效運(yùn)作的記錄，各相關(guān)單位應(yīng)對(duì)記錄編制索引文件，并按表格性質(zhì)(如：時(shí)間，客戶類別或供貨商類別等)分類歸檔保存。5.2表格規(guī)劃：5.2.1相關(guān)文件的制定者，應(yīng)依記錄種類的要求，在文件中規(guī)劃表格格式，以記錄有關(guān)的監(jiān)管信息。5.2.2規(guī)劃表格時(shí)，應(yīng)賦予表格適切的名稱，以讓使用者能夠掌握表格記錄信息的種類。5.2.3表格應(yīng)依《文件管理程序》的編碼規(guī)則，賦予表格唯一的表格編號(hào)，公司質(zhì)量記錄均列入《FSC記錄清單》。5.3記錄填寫5.3.1記錄填寫時(shí)應(yīng)力求清晰，避免潦草。5.3.2如記錄過程中需要更改時(shí)，則由記錄人簽名或蓋章確認(rèn)。5.4質(zhì)量記錄的保存5.4.1記錄的保存單位，應(yīng)依記錄的性質(zhì)或時(shí)間分類歸檔保存。5.4.2當(dāng)記錄須裝箱儲(chǔ)存時(shí)，在外箱上寫上箱內(nèi)記錄的名稱與記錄時(shí)間存放，記錄保存時(shí)，應(yīng)考慮儲(chǔ)存環(huán)境，記錄的性質(zhì)(如磁盤)與重要性，避免記錄的損壞，變質(zhì)與遺失。記錄管理程序文件編號(hào)：FSC-QP-02版本/次:A/0頁次4/45.5記錄的調(diào)閱5.5.1非職務(wù)上需要，記錄保管單位要拒絕非相關(guān)人員調(diào)閱記錄。5.5.2當(dāng)公司外界人員須調(diào)閱記錄時(shí)，應(yīng)由管理者代表同意，方可借閱或復(fù)印。5.6記錄的銷毀5.6.1記錄超過保存期限時(shí)，由保存單位銷毀過期無效的記錄。5.6.2相關(guān)文件的制作者，應(yīng)在規(guī)劃表格時(shí)，規(guī)定記錄的保存期限，F(xiàn)SC體系相關(guān)記錄保存期至少五年。5.6.3記錄銷毀：各單位記錄超過保存期