采購部標(biāo)準(zhǔn)工作業(yè)務(wù)流程

酒店采購工作制度及審批流程一、總則根據(jù)行業(yè)相關(guān)要求和本酒店實際情況，制定本制度。本制度適用于酒店所有采購活動及與采購流程相關(guān)的所有部門和人員。酒店采購方式分為采購申請單采購、鮮活類每日訂單采購和合同、協(xié)議采購等。酒店采購種類分為食品類（包括鮮活食品、干貨、凍貨、調(diào)味品、酒水等、用品類（包括一次性客用品、布草、印刷品、辦公用品、工程維修配件及工具、百貨類等、固定資產(chǎn)類、外包類（維保類、水電油氣購買類、緊急維修類、廣告宣傳類、培訓(xùn)類等）等。工作效率。二、采購一般規(guī)定食品類（包括鮮活食品、干貨、凍貨、調(diào)味品、酒水等、用品類（辦公用品、系統(tǒng)軟件、工程維修配件及工具、百貨類等、固定資產(chǎn)類采購需以書面形式（書面請示、采購申請單、鮮活類每日訂單或簽署采購協(xié)議、合同）提出申請，按流程審批后交由采購部采購，禁止使用部門自行采購。外包類（清潔洗滌類、工程及維保類、水電油氣購買類、緊急維修類、廣告宣傳類、培訓(xùn)類等）部門提出書面請示，經(jīng)采購主管副總批準(zhǔn)后由使用部門具體承辦相關(guān)合同協(xié)議。原則上采購物品均需通過詢、比、議的方式確定最終價格及供應(yīng)商。如果獨家供應(yīng)的應(yīng)說明原因；單宗10萬元以上的采購必須簽訂相關(guān)合同協(xié)議；單宗50萬元以上的采購必須進(jìn)行招投標(biāo)采購。應(yīng)當(dāng)全部列入移交。鮮活類食品采購時間為1個工作日；干貨、凍貨、調(diào)味品、酒水飲料、辦公用品、印刷品（間7（不含設(shè)計時間；維修配件及固定資產(chǎn)的采購時間根據(jù)實際情況確定。7．20002000維修協(xié)議。1效報價的采購員應(yīng)向采購經(jīng)理說明原因，三個工作日內(nèi)未能有效報價的采購經(jīng)理應(yīng)向主管副總說明原因。特殊情況下的采購項目（急采：采購、顧客臨時需要的無庫存食品采購等，經(jīng)采購主管副總口頭批準(zhǔn)后即可實施，事后補辦相關(guān)手續(xù)。三、采購定價規(guī)定食品類采購定價原則。一個月由采購部對三家以上供應(yīng)商進(jìn)行一次詢價報價。多家比價后與供應(yīng)商談判調(diào)整價格，價格偏離較大的，應(yīng)重新選定供應(yīng)商。詢價報價。多家比價后與供應(yīng)商談判調(diào)整價格，價格偏離較大的，應(yīng)重新選定供應(yīng)商。務(wù)成本核算員、倉管部收貨員、廚房大廚、員工食堂代表組成集體詢價小組，詢價后由采購部組織詢價小組集體定價，出具定價報告。定價后由簽訂合作協(xié)議的供應(yīng)商供貨。對于沒有定價的不常用的非急用食品由采購部進(jìn)行市場詢價，比價定價后報主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)審批。用品類采購定價原則。已設(shè)計定版的物品（瓷用品、辦公用品等）應(yīng)與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，每半年由采購部進(jìn)行一次市場詢價，多家比價后與供應(yīng)商談判調(diào)整價格，價格偏離較大的，重新選定供應(yīng)商。除財務(wù)總監(jiān)審批，并與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議。1050應(yīng)按照招投標(biāo)程序進(jìn)行定價。上述采購應(yīng)簽訂合同協(xié)議。四、采購品質(zhì)規(guī)定兼)的人員應(yīng)掌握常用食品衛(wèi)生法規(guī)規(guī)定、食品衛(wèi)生基本知識和感官鑒別常識。規(guī)定的索證項目。2存?zhèn)洳椤２少徢皯?yīng)按以下要求對產(chǎn)品進(jìn)行查驗：產(chǎn)品一般衛(wèi)生狀況、產(chǎn)品合格證明和產(chǎn)品標(biāo)識是否符合國家相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定。出具的檢驗合格報告或者由供貨商簽字(蓋章)的檢驗報告復(fù)印件。不能提供檢驗報告或者檢驗報告復(fù)印件的產(chǎn)品，不得采購。證明。不得采購沒有檢疫合格證明的肉類。的送貨清單，并蓋上該企業(yè)的印章。并進(jìn)行電腦臺賬記錄。原件，復(fù)印件留存財務(wù)歸檔。與食品索證有關(guān)的資料應(yīng)按產(chǎn)品品種、進(jìn)貨時間先后次序有序整理，妥善保存?zhèn)洳椤＞频晷柰咨票９芩髯C的相關(guān)資料和驗收記錄，不得涂改、偽造，其保存期限不得少于食品使用完畢后6個月。采購部、收貨部及使用部門協(xié)同建立統(tǒng)一的驗貨收貨標(biāo)準(zhǔn)：酒店須建立蔬菜、水果、調(diào)料等照片檔案，并附加產(chǎn)地、規(guī)格說明，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。干貨、調(diào)料須由供應(yīng)商提供樣品，由倉管部封樣留存，作為收貨參照物。參照物。其他用品和固定資產(chǎn)驗貨收貨由采購部、倉管部及使用部門共同確認(rèn)由使用部門主管副總裁定簽認(rèn)。在驗收貨物過程中，各個部門應(yīng)相互協(xié)作，各司其職：確認(rèn)完畢再進(jìn)行收貨，若已收物品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題的，由使用部門驗貨人承擔(dān)失職責(zé)任。3或合同報價是否一致，若出現(xiàn)價格不一致的，應(yīng)及時進(jìn)行變更，問題嚴(yán)重的，由采購部人員承擔(dān)失職責(zé)任。檢疫證明是否合格，若出現(xiàn)問題的，由倉管部人員承擔(dān)失職責(zé)任。五、申購審批流程采購申請單采購審批流程：使用部門的采購申請單：由使用部門提出書面采購請示，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、采購副總、總經(jīng)理審批后（填寫簽批至董事長。倉管部的采購申請單：經(jīng)理審批。緊急采購單：（可由總辦電話請示并記錄后使用部門辦理借用手續(xù)。事后由采購部、倉管部補辦入庫、出庫手續(xù)。鮮活類每日訂單審批流程：每日認(rèn)后報送采購部和倉管部各一份。合同類審批程序：（分管領(lǐng)導(dǎo)、法律顧問、采購副總、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批；酒店上級：酒店采購副總、酒店總經(jīng)理、資產(chǎn)管理部、分管酒店副總、科技園總經(jīng)理審批。維修服務(wù)類審批程序：廠家，維修服務(wù)后使用部門需出具驗收確認(rèn)備忘及采購部的確認(rèn)備忘到財務(wù)報賬。六、部門職責(zé)各部門各司其職，各負(fù)其責(zé)。采購部職責(zé)：負(fù)責(zé)索取所有供應(yīng)商資質(zhì)證明文件。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、聯(lián)絡(luò)與維護(hù)。負(fù)責(zé)采購訂單的錄入及審核。負(fù)責(zé)組織相應(yīng)物資的定版及大宗合同的招投標(biāo)組織工作。4負(fù)責(zé)鮮活類食品市場詢價的組織工作。采購人員應(yīng)當(dāng)熟悉酒店常用物資的價格、規(guī)格型號、用途，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的洽談工作。采購人員應(yīng)對采購的物資品質(zhì)和價格負(fù)責(zé)。采購人員應(yīng)經(jīng)常了解酒店物資的使用、質(zhì)量和到貨情況。負(fù)責(zé)向財務(wù)部提供合同協(xié)議執(zhí)行情況的確認(rèn)函。財務(wù)部職責(zé)：負(fù)責(zé)新物資編碼和新供應(yīng)商編碼的錄入以及信息系統(tǒng)的維護(hù)工作。根據(jù)合同約定和合同協(xié)議執(zhí)行情況的確認(rèn)函辦理應(yīng)付、預(yù)付和尾款的請款審批及支付程序。對于壓月結(jié)帳類型的物資采購，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)到貨單及時對帳并辦理請款審批及支付程序。對于貨到付款類型的物資采購，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)到貨時間及時付款。對于緊急維修采購，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)事先協(xié)調(diào)情況及時辦理貨款支付手續(xù)。賬款到位后，應(yīng)付會計要及時通知供應(yīng)商結(jié)款。負(fù)責(zé)監(jiān)督采購物資的價格、品質(zhì)、數(shù)量等相關(guān)情況。倉管部職責(zé)：有庫存的物品采購申請應(yīng)由倉管部提出申購。品、定制產(chǎn)品，使用部門同時留人驗貨，并在到貨單上簽字確認(rèn)。倉管部對采購部所