12檔案管理實操標(biāo)準(zhǔn)

龍灣地產(chǎn)（集團）檔案管理實操標(biāo)準(zhǔn)編號：BJLW-ZD-運-12版號：V1頁碼：第頁共19頁檔案管理實操標(biāo)準(zhǔn)編制運營管理中心日期2013.10.21審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人第一節(jié)總則1．目的為使龍灣地產(chǎn)（集團）檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，根據(jù)龍灣地產(chǎn)現(xiàn)行檔案管理作業(yè)指引要求，特補充檔案實操過程中的要點解析，從而制定檔案管理實操標(biāo)準(zhǔn)。2．適用范圍本操作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于集團總部及各城市公司的檔案管理。3．職責(zé)3.1集團總部運營管理中心負(fù)責(zé)本操作標(biāo)準(zhǔn)的定期修訂，并享有最終解釋權(quán)。3.2集團總部、城市公司的各職能部門負(fù)責(zé)每年12月31日前向公司內(nèi)部檔案管理部門進行檔案移3.3城市公司負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案的檔案館移交，并符合當(dāng)?shù)貦n案館的移交要求與標(biāo)準(zhǔn)，移交證明文件原件由城市公司的檔案管理部門進行歸檔。3.4城市公司工程管理部門在單位工程竣工驗收備案結(jié)束后3個月內(nèi)向物業(yè)管理公司、本公司內(nèi)部檔案管理部門進行城市建設(shè)檔案的移交，按照《檔案管理作業(yè)指引》中相關(guān)表單辦理移交手續(xù)。3.5城市公司工程管理部門負(fù)責(zé)收集、整理施工單位移交的工程文件，并符合檔案館及集團要求。第二節(jié)檔案分類自管備查自管備查財務(wù)檔案財務(wù)檔案自管備查自管備查人事檔案城市建設(shè)檔案科學(xué)技術(shù)檔案文書檔案人事檔案城市建設(shè)檔案科學(xué)技術(shù)檔案文書檔案檔案檔案圖書雜志聲像檔案實物檔案圖書雜志聲像檔案實物檔案文書檔案的歸類（F類）1.1各職能部門發(fā)生的往來函件（工程類、設(shè)計類、招采類外部往來函件須移交歸檔，其他內(nèi)部往來函件各部門自管，有效期2年）。1.2人力行政部門：企業(yè)執(zhí)照、許可證、其他資質(zhì)證明；公司史志、大事記、固定資產(chǎn)審批驗收資料、合同、企業(yè)文化；會議紀(jì)要、通知、檢查工作的成果輸出資料、各項規(guī)章管理制度等。1.3營銷、商業(yè)部門：產(chǎn)品策劃方案、營銷推廣方案、銷售價格、預(yù)售相關(guān)證件、銷售報表、銷售租賃合同等；CRM系統(tǒng)：客戶信息資料、客戶意見匯總、客戶投訴資料等。1.4各職能部門發(fā)生的合同文件。2.科學(xué)技術(shù)檔案的分類2.1基建文件（前期部門）（A1、A2、A3、A5、E1、E3、E4類）：市場調(diào)研、項目資源信息、投資分析、項目立項、可研、開竣工、驗收。2.2設(shè)計文件（A3、C2類）：規(guī)劃設(shè)計方案成果、初步設(shè)計圖及說明、正式施工圖紙（電子版）、二次深化設(shè)計圖紙（電子版）、設(shè)計封樣材料簽證或?qū)徟?、設(shè)計咨詢成果、設(shè)計合同價變更的設(shè)計變更等。2.3成本采購文件（A4類）：招標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo)與技術(shù)標(biāo)）、招標(biāo)答疑文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)單位的投標(biāo)文件（含資質(zhì)及相關(guān)考察報告）、中標(biāo)通知書、合同正本、目標(biāo)成本報告、結(jié)算文件等。2.4工程文件（C類）：甲供材料的現(xiàn)場簽證文件、工程洽商的過程性材料。3.城市建設(shè)檔案的歸類3.1工程資料（監(jiān)理資料（B類）、施工資料（C類）、竣工圖（D類））參考JGJ/T185-2009第三節(jié)檔案歸檔原則組卷原則1.1文書檔案的組卷、歸檔工作統(tǒng)一由集團或城市公司檔案管理部門負(fù)責(zé)完成，各職能部門負(fù)責(zé)分類、裝盒與移交；城市建設(shè)檔案由城市公司工程管理部門協(xié)同施工單位完成組卷與移交。1.2檔案組卷應(yīng)遵循工程文件資料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件資料的內(nèi)在聯(lián)系。1.3大于A4規(guī)格的文件，應(yīng)按照A4規(guī)格進行折疊，折疊時須留出裝訂線。1.4檔案封面、備考表、卷內(nèi)目錄應(yīng)與其對應(yīng)的文件一同組卷，封面、卷內(nèi)目錄和備考表的填寫應(yīng)準(zhǔn)確便于查找利用。1.5卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序依次編寫頁號，頁號位置編寫在文件右下角。如文件背面有內(nèi)容的其背面左下角也需編寫頁號。1.6文件資料案卷應(yīng)裝訂成冊，裝訂應(yīng)使用棉線，組好的案卷應(yīng)放入標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具內(nèi)。1.7當(dāng)項目結(jié)束后，由城市公司檔案管理部門組織全面核查與盤點，統(tǒng)一向集團檔案管理部門進行移交。1.8城市建設(shè)檔案組卷原則1.8.1項目包括若干個單位工程的，監(jiān)理文件可按建設(shè)項目進行組卷。1.8.2按單位工程進行組卷。1.8.3分包單位的施工資料應(yīng)單獨整理和組卷。1.8.4基建文件、竣工圖組卷時無需裝訂，其他組卷規(guī)則不變，。2.印章使用：規(guī)格均統(tǒng)一為長5cm、寬1cm。2.1歸檔章2.1.1檔案管理部門享有使用歸檔章的權(quán)利。2.1.2當(dāng)檔案資料完成組卷，進行歸檔時，由檔案管理部門在每卷檔案封面上加蓋歸檔章，并填寫歸檔號。2.2受控章2.2.1檔案管理部門、人事部門、財務(wù)部門享有使用受控章的權(quán)利。2.2.2基建文件、合同文件、營銷策略與銷售價格、人事檔案、財務(wù)檔案均屬受控文件，各職能部門須在相關(guān)文件的右上方加蓋受控章。2.3施工圖章2.3.1設(shè)計部門、工程管理部門享有使用施工圖章的權(quán)利。2.3.2設(shè)計部門在下發(fā)正式施工圖（含各專業(yè)施工圖、深化設(shè)計圖）前，應(yīng)在封面及圖簽上方空白處加蓋施工圖章，方可下發(fā)，工程管理部門備用施工圖章。2.4作廢章2.4.1各職能部門均享有使用作廢章的權(quán)利。3.聲像檔案、實物檔案的歸檔要求3.1聲像檔案的歸檔要求:公司重要會議、集體活動、營銷、商業(yè)相關(guān)聲像檔案分別入冊歸檔；工程現(xiàn)場形象進度照片及重要會議等影像資料單獨入冊，并要求有旁站；設(shè)計類電子版施工圖紙單獨入冊，并詳細(xì)填寫移交清冊；個人檔案按照部門分別入冊；詳細(xì)填寫說明卡。3.2實物檔案的歸檔要求：公司獲得的各項榮譽證書、錦旗、獎杯、獎?wù)碌?，以年度為單位存檔保留，同時拍照形成電子文檔備用。第四節(jié)城市建設(shè)檔案的組卷要求城市建設(shè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的最重要組成部分，現(xiàn)針對龍灣地產(chǎn)集團的城市建設(shè)檔案組卷規(guī)則做如下分類：1.管理驗收文件（資料類別C1、C2、C3、C8類）。C2類包含：施工組織設(shè)計、施工方案。2.監(jiān)理文件（資料類別B類）3.建筑與結(jié)構(gòu)施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：01~04，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄。4.建筑給排水及采暖施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：05，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄。5.建筑電氣工程施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：06，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄。6.智能建筑施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：07，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄。7.通風(fēng)與空調(diào)施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：08，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄。8.電梯工程施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：09，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄。9.竣工圖（D類）建筑竣工圖；結(jié)構(gòu)竣工圖；鋼結(jié)構(gòu)竣工圖；幕墻竣工圖；室內(nèi)裝飾竣工圖；建筑給排水及采暖竣工圖；建筑電氣竣工圖；智能建筑竣工圖；通風(fēng)與空調(diào)竣工圖；室外給水、排水、供熱、供電、照明管線等竣工圖；室外道路、園林綠化、花壇、噴泉等竣工圖。有二次深化設(shè)計圖紙的專項工程（如門窗等），按照竣工圖要求進行組卷、歸檔。第五節(jié)組卷范例封面示意（A4規(guī)格）單位代碼檔號科學(xué)技術(shù)檔案名稱案卷題名編制單位編制日期名稱名稱案卷題名編制單位編制日期密級保管期限密級保管期限封底示意（A4規(guī)格）卷內(nèi)備考表本案卷共有文件材料頁，其中：文字材料頁，圖樣材料頁，照片張。說明：立卷人：年月日審核人：年月日卷內(nèi)目錄示意（A4規(guī)格）卷內(nèi)目錄序號：序號文件編號責(zé)任者文件題名日期頁次備注移交書示意（A4規(guī)格）城市建設(shè)檔案移交書（移交單位全稱）向（接收單位全稱）移交檔案共計冊。其中：文字材料冊，圖樣材料冊，綜合材料冊，其它材料，照片張。附：工程資料移交目錄一式二份，共張。移交單位（章）：接收單位（章）：單位負(fù)責(zé)人：單位負(fù)責(zé)人：移交人：接收人：移交日期：年月日移交目錄示意（A4規(guī)格）城市建設(shè)檔案移交目錄序號工程項目名稱案卷題名形成年代數(shù)量備注文字材料圖樣材料綜合卷冊張冊張冊張注：綜合卷指文字和圖樣材料混裝的案卷。封面填寫范例——建筑與結(jié)構(gòu)施工文件單位代號檔號現(xiàn)用名科學(xué)技術(shù)檔案現(xiàn)用名名稱龍之灣嘉園3601#樓北京英才國際村3#地高級住宅龍之灣嘉園A1-2#住宅樓案卷題名建筑與結(jié)構(gòu)施工文件（一）圖紙會審、變更洽商等加蓋編制單位公章編制單位××施工公司加蓋編制單位公章組卷日期編制日期2013年××月××日組卷日期密級保管期限永久規(guī)劃許可證審批名稱規(guī)劃許可證審批名稱（如果名稱與現(xiàn)用名相同則不用填）簡寫卷內(nèi)主要內(nèi)容簡寫卷內(nèi)主要內(nèi)容卷內(nèi)目錄填寫范例——施工文件目錄卷內(nèi)目錄序號：序號文件編號責(zé)任者文件題名日期頁次備注每頁最多填寫20個文件目錄每頁最多填寫20個文件目錄文件形成單位文件形成單位文件名稱文件形成日期文件名稱文件形成日期文件文件如為復(fù)印件，請注明文件文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號卷內(nèi)目錄填寫范例——竣工圖目錄卷內(nèi)目錄序號：序號文件編號責(zé)任者文件題名日期頁次備注圖名圖