會計檔案管理制度12篇

會計檔案管理制度12篇第一條會計檔案的范圍

會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計數(shù)據(jù)、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等五個局部。

1、會計憑證

包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調整表等。

2、會計數(shù)據(jù)

主要指電算化中的會計數(shù)據(jù)，包括以光盤存儲的記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；會計軟件系統(tǒng)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。

3、會計賬簿

包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及幫助登記備查簿。

4、會計報表

指按要求由財務部門上報的各種會計報表、統(tǒng)計報表、勞資報表等。包括月報、季報、年報及其他臨時報表。

5、其他會計核算資料

其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)視嚴密相關的，由會計部門負責辦理的有關數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

其次條主要會計檔案的生成

1、記賬憑證

依據(jù)原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證，由計算機打印輸出。

2、會計賬簿

現(xiàn)金、銀行存款日記賬由出納員依據(jù)已經(jīng)辦理完畢的收付款憑證，逐筆挨次登記。各賬戶的明細賬由計算機按月打印輸出?？傎~由計算機按月打印出科目余額表替代。

3、會計報表

會計報表由計算機按報表填報的要求打印輸出。

第三條會計檔案的裝訂

會計憑證的裝訂

會計憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。

裝訂前的預備工作：

①分類整理，按挨次排列，檢查日期、編號是否齊全；

②摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱時保持數(shù)字完整；

③整理檢查憑證挨次號，如有顛倒要重新排列。發(fā)覺缺號要查明緣由。再檢查附件是否漏缺；

④記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。

裝訂時的要求：

①用“三針中引線”法裝訂；

③憑證外面要加封面；

③裝訂憑證厚度一般為1.5厘米。

裝訂后的留意事項：

①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；

②在封面上編好卷號，按編號挨次入柜，并在顯露處標明憑證種類編號。

2、會計帳簿及報表的裝訂

各種會計賬簿由計算機打印輸出后，按月裝訂成冊。各類報表在報送后將留存的報表按月裝訂成冊。

第四條會計檔案的保管

1、存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)要每日進展機內數(shù)據(jù)庫備份，每半月進展光盤刻錄。

2、賬表打印和日常核算同步進展，記賬憑證、刻有數(shù)據(jù)的光盤、打印出的各種賬表（經(jīng)會計主管和系統(tǒng)治理員簽章后）按《會計檔案治理方法》的規(guī)定進展保管。

3、會計檔案保管人員依據(jù)會計崗位工作職責的規(guī)定，對所保管的檔案內容及范圍負相應的責任。

4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光盤等，未經(jīng)單位領導同意，不得外借和拿出單位。

會計檔案治理制度2

第一章總則

第一條為了加強公司會計檔案治理，保證資料完整，使會計檔案根底工作標準化、制度化，依據(jù)財政部、國家檔案局公布的《會計檔案治理方法》及《集團檔案治理方法》，結合公司實際狀況，特制定本方法。

其次條會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中形成的記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)，它既是本單位檔案的一局部，也是國家全部檔案的重要組成局部。

第三條會計檔案治理，是企業(yè)治理的一項很重要的根底工作，各級領導應高度重視，加強對會計檔案治理工作的領導。檔案部門和財務部門要相互支持，親密協(xié)作，共同做好會計檔案治理工作。各級機關的檔案部門和財務部門負責對所屬單位的會計檔案治理工作進展業(yè)務指導、檢查和監(jiān)視。

第四條本方法適用于公司所屬各單位、各部門。

第五條每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算資料和電算軟盤資料)，應由財務部門根據(jù)歸檔的要求負責整理立卷或裝定成冊。

其次章會計檔案的分類及編號

第六條會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調整表等。

第七條會計賬簿。會計賬簿是由肯定格式、相互聯(lián)結的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及幫助登記備查簿等。

第八條會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務狀況和經(jīng)營成果的總結性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務狀況說明書等。

第九條其他會計檔案包括：

(一)文書局部：

1、各種經(jīng)濟合同、協(xié)議、擔保書契約及其附件；

2、年度財務規(guī)劃，年度財務工作規(guī)劃，年度財務工作總結，年度財務決算編審工作的要求，財政、財務工作會議文件及資料；

3、各種財務分析資料(包括資金分析、經(jīng)濟活動分析、本錢狀況分析)；

4、各種調查報告和典型閱歷；

5、資信證明；

6、重點工程決算資料；

7、各種投標保函；

8、城建制劃轉、撤銷、合并單位的全部交接資料。

(二)表單局部：年度各項經(jīng)濟技術指標完成狀況報表(包括統(tǒng)計、質量、勞開工資、安全生產(chǎn)、設備狀況、科技成果及效益等)；財務檢查報告；國庫券和其他債券安排和統(tǒng)計報表；會計人員統(tǒng)計表、會計人員考試狀況統(tǒng)計表；會計人員考核資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達標升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產(chǎn)卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。

（三）電算化局部：會計電算化存貯在磁性介質上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并治理。

第十條會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資料進展整理立卷。會計檔案的整理采納“三統(tǒng)一”的方法，即：分類標準統(tǒng)一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統(tǒng)一（案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一）、治理要求統(tǒng)一（建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案名目；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊），并分門別類按各卷挨次編號。

第十一條

會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類/年度/類別/流水號。

第十二條

大類是指會計內容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。

第十三條

年度是指會計內容發(fā)生的年份，如08、09……。

第十四條

類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分為01資產(chǎn)類、02負債類……；報表類別分為01主表、02附表、03內部治理報表……；

第十五條

其它檔案類別分為：99其它。

第十六條

流水號是指按會計內容的發(fā)生時序，連續(xù)編制號碼。如20xx年2月份第25本憑證，應編為01080xxxxx5；20xx年第50份合同應編為0408xxxx0。

第三章會計檔案的裝訂

第十七條

會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥當保管歸檔。

（一）會計憑證裝訂前的預備工作：分類整理，按挨次排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；按憑證匯總日期歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù)；摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；整理檢查憑證挨次號，如有顛倒要重新排列，發(fā)覺缺號要查明緣由。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關人員(如財務主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。

（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線并在憑證上方和左側面各走兩次線后再到反面打結，結扣應是死的，并放在憑證封皮的里面。記賬憑證裝訂完成后，要依據(jù)三角裝訂的大小進展完全包角，由裝訂人在記賬憑證側面注明年、月、憑證種類和起始號碼，并在包角處的裝訂線封簽處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5厘米，保證裝訂堅固，美觀大方。

（三）會計憑證裝訂后的留意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號挨次入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。

第十八條

會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。

（一）根本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶名目、按挨次排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的挨次裝訂。

（二）活頁賬簿裝訂要求：保存已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經(jīng)辦人簽章。

（四）賬簿裝訂后的其他要求：會計賬簿應堅固、平坦，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平坦，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號挨次為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按挨次編制卷號；總賬、各類明細賬、幫助賬全年按挨次編制卷號。

第十九條

會計報表的裝訂。會計報表編制完成準時報送后，留存的報表按月裝訂成冊防備喪失。第一，會計報表裝訂前要按編報名目核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；其次，會計報表裝訂挨次為：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號挨次排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。

第四章財務信息化檔案

其次十條數(shù)據(jù)資料治理與保密。計算機內數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

（一）現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。現(xiàn)金收付業(yè)務要做到當日業(yè)務當日清?，F(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計人員將審核無誤后的原始憑證按分錄當日輸入計算機并打印消失金日記賬頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬挨次裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關財務人員必需準時把經(jīng)審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業(yè)務當日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬挨次裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。現(xiàn)金、銀行記賬憑證可實行匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

（三）轉賬憑證的輸入、輸出與保管。有關會計人員應準時將審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。并打印輸出，裝訂成冊，妥為保管。

（四）科目匯總表、賬簿打印時間。現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。銀行余額調整表每月打印一次?？偡诸愘~和各種明細分類賬每月打印一次。現(xiàn)金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按治理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關財會人員審核無誤后簽字生效。

（五）其他。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必需補充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

其次十一條數(shù)據(jù)備份治理。會計核算數(shù)據(jù)必需常常進展備份工作。在日常工作中，預備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進展備份，以避開意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

其次十二條信息化會計檔案治理。會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必需有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必需貼上寫愛護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、干凈、防熱、防潮、防磁的場所。打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案治理方法》規(guī)定的保管期限和治理方法治理。隨計算機配置的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件、購置的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必需經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，假如對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進展操作。必需加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂轉變更、有意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴峻者，將追究其法律責任。

第五章會計檔案的移交

其次十三條負責會計檔案的保管人員，應相對穩(wěn)定。假如保管人員有變動，必需辦理交接手續(xù)后才能離開。交接時移交人與接替人應按會計檔案名目逐一點交。如發(fā)覺會計檔案有短缺，應由移交人負責找齊，如有喪失，移交人應查明緣由，擔當責任。點交清晰后應由雙方在移交表上簽字。

其次十四條撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應經(jīng)上級審計和財務部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務部門保管。

其次十五條被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進展點交后，雙方經(jīng)辦人和負責人在移交清冊上簽字，上級檔案和財務部門派員監(jiān)交。

第六章會計檔案的保管其次十六條公司級以上機關應設會計檔案室。沒有條件設立會計檔案室的單位，應設會計檔案專柜，并指定專人負責保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了，暫由財務部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案名目送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務部門自行保管。

其次十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案名目，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。

其次十八條會計檔案的存放應當做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉變質。不允許任憑堆放，保證會計檔案完整無損。

其次十九條會計檔案的保管年限，按會計檔案保管年限表執(zhí)行。保管年限期滿前方能銷毀。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：

會計檔案保管期限表序號檔案名稱

一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證2銀行存款余額調整表

二、會計賬簿類3日記賬其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬4明細賬5總賬6固定資產(chǎn)卡片7幫助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿

三、會計報表類9主要財務指標快報10月、季度會計報表11年度會計報表(決算)

四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷毀清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日記總賬固定資產(chǎn)報廢清理后可存5年15年永久包括各級主管部門的匯總會計報表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年備注

第七章會計檔案借閱的批準權限

第三十條公司財務部門內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，檔案保管人員應準時供應；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應準時供應。

第三十一條本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，要經(jīng)財務部門負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案部門和財務部門負責人批準，方能借閱。

第三十二條外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經(jīng)單位主管領導批準，方能借閱。

第三十三條借閱會計檔案應在財務部門或檔案部門的檔案庫(室)內查閱。須拿出檔案庫(室)時要經(jīng)檔案部門和財務部門負責人批準，必需攜帶出單位的要經(jīng)單位主管領導批準。

第三十四條需要借出財務部門或檔案庫的會計檔案，必需辦理借閱手續(xù)，在“會計檔案借閱登記簿”上進展登記，歸還時還應注明歸還時間。

第八章會計檔案的銷毀

第三十五條公司級單位會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財務部門共同對應銷毀的會計檔案進展鑒定，經(jīng)本單位主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)總公司檔案部門和財務部門批準并派人監(jiān)銷時，方能由檔案治理部門銷毀。

第三十六條總公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部門對應銷毀的會計檔案共同進展鑒定，經(jīng)總公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)市檔案局、財政局和建立銀行市分行批準并派人監(jiān)銷。方能由檔案治理部門銷毀。

第三十七條會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。

第三十八條基層單位會計檔案的銷毀。應由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)本單位負責人審查后，報經(jīng)公司檔案部門和財務部門審查批準，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。

第三十九條會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結的債權、債務業(yè)務的憑證，應單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷毀。

第九章附則

第四十條本制度由公司財務資產(chǎn)部負責解釋。第四十一條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附：相關賬表

會計檔案治理制度3

1、醫(yī)院會計檔案的治理應承受衛(wèi)生主管部門的指導和檢查。

2、醫(yī)院每月、每年形成的會計核算資料必需經(jīng)過嚴格的審核、整理,按程序編號訂裝成冊、歸檔治理。

3、各種財務會計檔案保管期限屆滿需要銷毀時,應按國家規(guī)定執(zhí)行。銷毀時由本單位檔案部門會同財務科共同鑒定、編制造冊,并報請上級主管部門批準方可進展。

4、財務人員調離和離職必需辦理移交手續(xù)。

5、借閱財務會計檔案必需履行審批、登記、注銷手續(xù)。

6、對會計業(yè)務的重要核算資料要設專柜嚴密治理。其他會計檔案治理事項按會計制度規(guī)定執(zhí)行。

會計檔案治理制度4

一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料。

二、財務科的全部會計檔案，由財務科長指定專人負責整理，裝訂成冊，其次年六月底前移交院檔案室保管。

三、會計檔案的存放要做到有專櫥，科學治理查找便利。

四、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管的期限為五年、十五年、二十五年三種，期限從會計年度終了后的第一年算起。

五、會計檔案的保管要嚴格保守經(jīng)濟隱秘，原則上不得借出，如有特別需要，須經(jīng)財務科負責人批準，并限期歸還。

六、嚴格執(zhí)行會計檔案保管期限規(guī)定，對不超過保管期限的肯定要妥當保管，對超過保管期限的也肯定要按規(guī)定報批后，方可銷毀。

會計檔案治理制度5

1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務規(guī)劃、財務分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要資料和證據(jù)，必需切實加強對會計檔案的治理。

2、會計檔案由公司財務部負責治理，由主辦會計組織有關人員，嚴格根據(jù)《會計人員工作規(guī)章》要求，對會計檔案進展定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制名目及序號進展登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不喪失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管狀況，準時處理檔案保管中存在的問題。

4、會計檔案治理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月挨次立卷登記存放。

5、財務人員因工作需要查閱檔案時必需向檔案治理人員打招呼，閱后近規(guī)定挨次準時歸復原處。

6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必需經(jīng)財務部負責人同意，由檔案治理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領導批準，財務部負責人指定由檔案治理人員接待查閱，并要具體登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

8、會計檔案，原則上不對外借，如有特別狀況需要，須經(jīng)公司領導或財務部負責人批準前方能外借或復印，并辦理有關手續(xù)，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

9、會計檔案的保管期限，依據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。詳細保管期限詳見附表。

10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案治理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執(zhí)行銷毀。銷毀時應派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規(guī)定執(zhí)行。

11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

12、撤銷、合并單位和建立單位完工后，會計檔案應伴同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

13、公司分設新單位時，由老單位依據(jù)帳面數(shù)編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計資料必需留在老單位。

會計檔案治理制度6

第1條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料,它是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),詳細包括:

1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。

2、會計賬簿類:總賬、日記賬、明細表、固定資產(chǎn)卡片、幫助賬簿和其他會計賬簿。

3、財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表附注、財務分析及統(tǒng)計報表和其他財務報告。

4、其他類:銀行余額調整表、銀行對賬單、往來對賬確認表、驗收回單、銷售合同、選購合同、外來文件、外發(fā)文件、內部文件、會計檔案保管清單、會計檔案移交清單、會計檔案銷毀清單。

第2條會計檔案保管期限分為永久、定期二種,定期保管期限分為3年、5年、15年、25年,共5類。各類檔案的對應保管期限閱附件。

會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

會計檔案保管期限必需根據(jù)國家的規(guī)定執(zhí)行,凡與國家的規(guī)定有沖突的,視同自動作廢。

第3條采納電子計算機進展核算的單位,應當根據(jù)相關規(guī)定和要求打印憑證、賬簿,并按本制度進展治理。

第4條各辦事處因撤銷、解散或其他緣由而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應當上交財務部。

第5條會計檔案應按以下內容進展歸類和編號:

1、憑證:大類編號為a。

憑證設置要結合企業(yè)實際,可按崗位對應設置,可分為:現(xiàn)金憑證,編號1001-1***;銀行憑證,編號20xx-2***;銷售憑證,編號3001-3***;選購憑證,編號4001-4***;轉賬憑證,編號5001-5***?？梢缹嶋H狀況分得更細。

2、賬簿:大類編號為b。

賬簿編號應當根據(jù)科目的次序進展連續(xù)編號:總賬賬簿編號為01;現(xiàn)金賬簿為02;銀行賬簿編號為03;以此類推。

3、財務報告:大類編號為c。

財務報告分為會計報表、財務分析和本錢報表。1月會計報表編號為101。2月會計報表編號為102,以此類推;1月財務分析編號為201,2月財務分析編號為202,以此類推;1月本錢報表編號為301,2月本錢報表編號為302,以此類推。

4、應收賬款往來確認:大類編號為d。

應收賬款往來確認編號根據(jù)月份進展連續(xù)編號:1月有一本編號為101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有兩本編號為302-303;四月有三本編號為404-406;以此類推。

5、應付賬款往來確認:大類編號為e。

應付賬款往來確認編號根據(jù)月份進展連續(xù)編號:1月有一本編號為101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有三本編號為302-304;四月有兩本編號為405-406;以此類推。

6、驗收回單:大類編號為f。

驗收回單編號根據(jù)月份進展連續(xù)編號:1月有五本編號為1001-1005;2月有10本編號為20xx-2023;3月有八本編號為3016-3023;以此類推。

7、銷售合同:大類編號為g。

銷售合同編號根據(jù)簽訂時間挨次進展連續(xù)編號:20xx年1月3日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月5日簽訂其次份合同,編號為-02;以此類推。

8、選購合同:大類編號為h。

選購合同編號根據(jù)簽訂時間挨次進展連續(xù)編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月1日簽訂其次份合同,編號為-02;以此類推。

9、其他合同:大類編號為i。

其他合同編號根據(jù)簽訂時間挨次進展連續(xù)編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月1日簽訂其次份合同,編號為-02;以此類推。其他合同主要包括基建合同、租賃合同等。

10、銀行對賬單:大類編號為j。

銀行對賬單編號根據(jù)月份進展連續(xù)編號:1月有三張編號為1001-1003;2月有八張編號為20xx-2023;3月有六張編號為3012-3017;以此類推。

每月銀行對賬單上必需有一張銀行余額調整表。

11、外來文件:大類編號為k。

外來文件編號可按時間挨次并結合分類進展連續(xù)編號,如-1(分類)-01。非重要的外來文件可以不存檔。

12、外發(fā)文件:大類編號為l。

外發(fā)文件編號可按發(fā)生時間挨次進展連續(xù)編號,如-01。

13、財務制度:大類編號為m。

財務制度編號可按發(fā)生時間挨次進展連續(xù)編號,如-01。

14、財務通知:大類編號為n。

財務通知編號可按發(fā)生時間挨次進展連續(xù)編號,如-01。

15、審批文件:大類編號為

審批文件編號可按發(fā)生時間挨次進展連續(xù)編號,如-01。主要包括經(jīng)營活動審批文件。一般來講,涉及與會計賬務處理有關的審批文件