公司事務(wù)處理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔事務(wù)處理制度總則第一條本制度細(xì)則依照本公司組織規(guī)程制定。第二條本公司一般業(yè)務(wù)行政管理，依照本細(xì)則規(guī)定辦理。分層負(fù)責(zé)第三條為提高工作效率，實(shí)施分層負(fù)責(zé)辦法，特劃分各級主管的職責(zé)，來處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。第四條總經(jīng)理職責(zé)：依據(jù)有關(guān)規(guī)定，經(jīng)董事會(huì)的決議，董事長的命令，指揮督率所屬單位人員，管理本公司全盤業(yè)務(wù)。第五條秘書室總經(jīng)理特別助理職責(zé)：(一)擬議可行性方案。(二)本公司重大興革事項(xiàng)建議。(三)協(xié)助總經(jīng)理處理公司重要業(yè)務(wù)或特定業(yè)務(wù)。第六條秘書室總經(jīng)理執(zhí)行秘書職責(zé)：(一)協(xié)助總經(jīng)理處理公司公文行政作業(yè)事項(xiàng)。(二)文稿的撰擬、繕校、翻譯與檔卷保管事項(xiàng)。(三)公司會(huì)報(bào)議程編排及法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)。(四)協(xié)助總經(jīng)理追蹤、查催各單位應(yīng)辦事項(xiàng)。第七條秘書室專案工作人員職責(zé)(簡稱專員)：(一)執(zhí)行總經(jīng)理交辦專案的研究、企劃、分析、調(diào)整。(二)必要時(shí)可應(yīng)各單位主管申請或總經(jīng)理指派，對各單位主管提供建議或技術(shù)支援。第八條室、部、組(科)第一級主管職責(zé)：(一)承總經(jīng)理之命或副總經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)處理職責(zé)有關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)。(二)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)各項(xiàng)規(guī)定及其工作方案的擬議。(三)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)工作進(jìn)度、業(yè)務(wù)績效及其利弊興革的報(bào)告與建議。(四)對所屬人員(含配屬)的工作績效與生活行為考評。(五)審核有關(guān)作業(yè)文件，視其性質(zhì)內(nèi)容，決定初步處理方式，并對所屬人員提示要求。(六)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)緊急事件權(quán)宜處理或立即轉(zhuǎn)呈核示等。(七)業(yè)務(wù)內(nèi)涉及其他單位的協(xié)調(diào)聯(lián)系。(八)向總經(jīng)理提供政策性建議。(九)代行文稿或以室、部、科等一級單位名義行文范圍：1．處理要點(diǎn)已經(jīng)簽奉核準(zhǔn)，按照規(guī)定程序具備手續(xù)，其業(yè)務(wù)內(nèi)不涉及其他單位職責(zé)。2．研究計(jì)劃方案，撰述工作報(bào)告所需資料的搜集或其意見的征詢。3．查催該業(yè)務(wù)有關(guān)文書報(bào)表。4．其他規(guī)章所示授權(quán)該室、部、組(科)自行處理的文件。第九條各單位二級主管或?qū)０腹ぷ魅藛T職責(zé)：(一)依據(jù)作業(yè)程序所示要求暨上級主管指示，處理該單位經(jīng)常業(yè)務(wù)。(二)工作范圍內(nèi)作業(yè)程序的研擬。(三)妥善分配所屬及配屬人員工作，并確實(shí)督導(dǎo)達(dá)成工作要求，考核其工作成果。(四)擇擬簽稿，并就所屬人員簽擬作業(yè)內(nèi)容、引用規(guī)章體例、措辭等，審閱其是否詳實(shí)周妥。(五)業(yè)務(wù)內(nèi)有關(guān)各項(xiàng)應(yīng)用資料搜集、匯總、分析。(六)業(yè)務(wù)內(nèi)定期作業(yè)報(bào)告統(tǒng)計(jì)資料編制。(七)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)重要工作動(dòng)態(tài)核簽。(八)主管業(yè)務(wù)的檢查改進(jìn)與研究發(fā)展。業(yè)務(wù)分工第十條為明確劃分各單位業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)，茲分別條列如下。第十一條秘書室掌理下列事項(xiàng)：(一)公文處理程序的擬訂與實(shí)施事項(xiàng)。(二)公文的收發(fā)、登記、編號(hào)及分送事項(xiàng)。(三)文稿的撰擬、繕校、翻譯、封發(fā)與檔卷保管事項(xiàng)。(四)公文查催與追蹤事項(xiàng)。(五)公司會(huì)報(bào)議程的編排及記錄印發(fā)保管事項(xiàng)。(六)各項(xiàng)通知撰擬協(xié)調(diào)事項(xiàng)。(七)董事會(huì)有關(guān)文書處理，會(huì)議程序編排，記錄印發(fā)保管事項(xiàng)。(八)綜合性計(jì)劃、報(bào)告撰擬事項(xiàng)。(九)法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)處理。(十)公司重要合同保管與聯(lián)系及條文增刪修改的建議事項(xiàng)。(十一)公司大事紀(jì)要匯總記載。(十二)專案研究、調(diào)查、計(jì)劃的建議處理事項(xiàng)。(十三)秘書業(yè)務(wù)及一般性公共關(guān)系。(十四)圖書、文物的搜集、整理、保管。(十五)與顧問聯(lián)系協(xié)調(diào)事項(xiàng)。(十六)總經(jīng)理臨時(shí)交辦事項(xiàng)的協(xié)調(diào)處理。第十二條財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)下列事項(xiàng)：(一)財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)制度的研究、設(shè)計(jì)。(二)年度預(yù)算的擬訂、執(zhí)行。(三)財(cái)務(wù)計(jì)劃的擬訂、執(zhí)行及控制。(四)年度預(yù)算的匯編、控制及執(zhí)行分析。(五)會(huì)計(jì)憑證的編制、審核及保管。(六)會(huì)計(jì)帳冊的登記、處理與保管。(七)稅務(wù)會(huì)計(jì)事項(xiàng)的處理。(八)成本的計(jì)算及分析。(九)結(jié)算及決算報(bào)告的編制。(十)帳目及存貨的盤查。(十一)應(yīng)收帳款的整理及催收事項(xiàng)。第十三條本公司管理部分設(shè)行政科、電腦科負(fù)責(zé)下列事項(xiàng)：(一)資產(chǎn)管理事項(xiàng)。(二)電腦化內(nèi)部檔案系統(tǒng)作業(yè)事項(xiàng)。(三)人事、庶務(wù)的企劃及管理事項(xiàng)。(四)每天財(cái)務(wù)收支管理事項(xiàng)。(五)本公司行政事務(wù)注意事項(xiàng)。第十四條本公司于××市設(shè)立營業(yè)所，為市場經(jīng)營單位，設(shè)置經(jīng)理一名，負(fù)責(zé)單位工作的推行，必要時(shí)可設(shè)置副經(jīng)理給予協(xié)助。第十五條營業(yè)所分設(shè)營業(yè)科、開發(fā)科和業(yè)務(wù)科，分別管理：(一)開發(fā)客戶的計(jì)劃及其實(shí)施。(二)客戶訂單的接洽、估價(jià)及其聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)。(三)客戶訂單作業(yè)、設(shè)計(jì)完稿的處理聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)。(四)客戶訂單印刷及運(yùn)送處理事項(xiàng)。(五)客戶貨款收繳及催收事項(xiàng)。(六)客戶問的聯(lián)絡(luò)及維持長期關(guān)系所必須注意的處理事宜。(七)同業(yè)行情收集、研究并反饋給公司。(八)達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)是一切努力的最終目標(biāo)。第十六條本公司在××工業(yè)區(qū)設(shè)立生產(chǎn)事業(yè)單位，設(shè)置廠長一名，負(fù)責(zé)印刷工務(wù)進(jìn)行，必要時(shí)可設(shè)副廠長協(xié)助。第十七條廠務(wù)部分設(shè)總務(wù)科、制版科、印刷科、廠務(wù)科。(一)總務(wù)科(分設(shè)儲(chǔ)運(yùn)組、安全組)1．關(guān)于原料完成品的保管及運(yùn)輸事項(xiàng)。2．關(guān)于廠區(qū)人員、物品等出入管理事項(xiàng)。3．關(guān)于廠內(nèi)安全衛(wèi)生事項(xiàng)的維護(hù)。4．關(guān)于員工伙食的供應(yīng)事項(xiàng)。(二)制版科(分設(shè)打字組、劃稿組、制版組)1．根據(jù)印刷訂單制作印刷打字、美工完稿。2．根據(jù)完稿制成分色版。(三)印刷科(分設(shè)合版組、主機(jī)組、追印組、裝訂組、包裝組)1．印刷設(shè)備的維護(hù)及清洗。2．印刷工作的進(jìn)行。3．印刷成品的裝訂及包裝工作。(四)廠務(wù)科1．廠區(qū)人事管理事項(xiàng)。2．廠區(qū)原料的采購事項(xiàng)。3．生產(chǎn)計(jì)劃的協(xié)調(diào)及管理工作。4．成品質(zhì)量監(jiān)督的管理事項(xiàng)。服務(wù)守則第十八條各級工作人員應(yīng)遵守的規(guī)定：(一)遵守員工服務(wù)準(zhǔn)則。(二)各級工作人員對該部門的作業(yè)規(guī)定、專業(yè)知識(shí)應(yīng)力求充分了解，并須經(jīng)常研習(xí)。(三)各級工作人員均應(yīng)遵照本公司各種規(guī)定與要求，根據(jù)上級指定分配的工作與職責(zé)，接受上級指導(dǎo)，達(dá)成任務(wù)，同時(shí)尊重同事的職責(zé)，本著分工合作精神，互為聯(lián)系，力求配合。(四)各級工作人員處理公司業(yè)務(wù)，選擬文稿應(yīng)注意下列要點(diǎn)：1．處理具體事務(wù)必須全面了解情況。2．提供建議、意見必須確實(shí)可行。3．各項(xiàng)要求必須貫徹始終。4．人力、財(cái)力必須合理運(yùn)用。5．觀察評判必須公正客觀。6．稱謂、數(shù)字必須準(zhǔn)確無誤。7．確保業(yè)務(wù)。8．不得積壓公務(wù)。9．善盡職責(zé)，防止一切可能發(fā)生的危險(xiǎn)及損害。10．對每一問題多加思考，拙力貢獻(xiàn)智能。11．維護(hù)公司權(quán)責(zé)與榮譽(yù)。(五)各級工作人員對于該部門業(yè)務(wù)研究處理，應(yīng)有自己的處理方法，非有特殊事故，或規(guī)定欠明，不能自行決定外，不得事事呈請上級核示，希望推矮責(zé)任。(六)各級工作人員差假外出，必須覓妥代理人或由該部門主管指定代理人，代理期間的職權(quán)行使，應(yīng)由代理人負(fù)責(zé)。(七)各級工作人員，均應(yīng)按照規(guī)定工作時(shí)間到達(dá)工作場所，公務(wù)暇時(shí)自行研習(xí)業(yè)務(wù)有關(guān)書刊，不得有影響公眾觀瞻及妨礙他人工作的不當(dāng)行為。(八)服務(wù)成績優(yōu)異者或違反以上守則規(guī)定者，應(yīng)由主管部門查證事實(shí)，分別視其情節(jié)輕重，依據(jù)人事規(guī)定，給予獎(jiǎng)勵(lì)或懲處。綜合核實(shí)第十九條各單位負(fù)責(zé)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，均應(yīng)斟酌必要，就其工作內(nèi)容、工作要求、工作方法、作業(yè)流程等分別制定管理規(guī)章、業(yè)務(wù)范圍、工作程序等呈準(zhǔn)施行，作為該單位處理業(yè)務(wù)的準(zhǔn)則。第二十條各級工作人員，應(yīng)就該部門主管交付的任務(wù)，按照有關(guān)規(guī)定，具述職責(zé)內(nèi)容(工作說明書)送請人事部門詳鑒查核。第二十一條本公司為謀業(yè)務(wù)行政的改革、改進(jìn)及經(jīng)營事業(yè)的發(fā)展，可視個(gè)別事實(shí)需要，臨時(shí)指定人員設(shè)置小組或委員會(huì)，待相關(guān)工作結(jié)束，即行解散。第二十二條本公司為檢查研議經(jīng)常業(yè)務(wù)，得定期或不定期召集主管及有關(guān)人員舉行業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)，會(huì)報(bào)決定事項(xiàng)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔制度名公司供應(yīng)事務(wù)處理制度電子文件編碼GLZD128頁碼5-1第一條供應(yīng)事務(wù)的方針1．供應(yīng)部門必須經(jīng)常從經(jīng)濟(jì)與使用效果兩個(gè)方面出發(fā)，選擇最合適的物品。2.必須認(rèn)真制訂并審查采購計(jì)劃，努力掌握采購技巧與技術(shù)；并且經(jīng)常能站在公司的全局立場上，冷靜思考與判斷，謀求最有利的采購機(jī)會(huì)。3．與供應(yīng)商協(xié)調(diào)好關(guān)系，努力提高自身的談判地位，以最小的代價(jià)與最佳的采購條件，達(dá)成每一筆交易。4．避免供應(yīng)業(yè)務(wù)給整個(gè)公司整體事務(wù)運(yùn)作帶來不利影響，有效地安排好物品的采購與供應(yīng)工作。5．加強(qiáng)成本意識(shí)，在不影響各部門事務(wù)工作正常開展的前提下，嚴(yán)格控制物品的收發(fā)領(lǐng)用量，杜絕一切浪費(fèi)與不當(dāng)消耗，保管好物品，使供應(yīng)工作及時(shí)、準(zhǔn)確。第二條供應(yīng)事務(wù)的機(jī)構(gòu)1．供應(yīng)事務(wù)分別由訂購、驗(yàn)收入庫與保管出庫三個(gè)組承擔(dān)，不同事務(wù)不得由同一個(gè)人兼管。2．為了使供應(yīng)工作專業(yè)化，使供應(yīng)人員具有較高的商品知識(shí)、市場交易知識(shí)以及與供應(yīng)商打交道的技能，可以按物品品種，如印刷制品、消耗品、雜品與器具等等，來劃分各供應(yīng)人員的職務(wù)工作。3．主管科長乃至主管部長，有責(zé)任貫徹供應(yīng)事務(wù)的方針，使供應(yīng)機(jī)構(gòu)的工作能緊緊圍繞方針展開。4．為了經(jīng)常地把握市場中合適且優(yōu)良的物品，從各部科選拔合適的人選，組成“供應(yīng)物品研究委員會(huì)”。5．定期或不定期召開“懇談會(huì)”，邀請相關(guān)行業(yè)的關(guān)系戶，共同探討有效的供應(yīng)問題，收集有關(guān)物品的信息，把握購買市場的方向。6．定期與物品生產(chǎn)制造企業(yè)、中間商、批發(fā)商以及相關(guān)的協(xié)作企業(yè)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，把握動(dòng)向。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司供應(yīng)事務(wù)處理制度電子文件編碼GLZD128頁碼5-2第三條供應(yīng)設(shè)置1．訂購、驗(yàn)收與保管三個(gè)組必須分開設(shè)置，但又不能完全割裂開來；分組設(shè)置以及有關(guān)布局要便于三個(gè)組彼此聯(lián)絡(luò)。2．訂購組的事務(wù)室，要布置在便于外來聯(lián)系業(yè)務(wù)者進(jìn)出的位置。有關(guān)接待業(yè)務(wù)盡可能規(guī)范化與程序化，包括應(yīng)答、交涉與接洽的語言都盡可能規(guī)范化。3．物品接受與檢驗(yàn)或清點(diǎn)，盡可能設(shè)置在寬廣的場所，并配置適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，以便進(jìn)行充分的檢驗(yàn)與核對。驗(yàn)收環(huán)節(jié)不充分，后患無窮，質(zhì)量不合格，或數(shù)量不足等等，都成為本企業(yè)的損失。4．保管場所一定要有遮掩與隔離，領(lǐng)用者或其他部門人員，不得或不能隨便進(jìn)入物品保管場所與倉庫。第四條購買計(jì)劃1．供應(yīng)物品的采購，原則上有計(jì)劃，按批量統(tǒng)一進(jìn)行。任何零星、分散的、無計(jì)劃的采購，都會(huì)加大采購成本，并且不能確保獲得最合適的物品。2．訂購組應(yīng)該經(jīng)常地對主要中間商與生產(chǎn)企業(yè)，以及市場狀況進(jìn)行調(diào)查研究，并把各種調(diào)研結(jié)果記錄下來，匯編成冊。并且，由一線人員每天記錄物品市場的價(jià)格變動(dòng)情況，以及商品目錄變動(dòng)情況，使本公司的訂購與交易談判工作更富有計(jì)劃性。3．平時(shí)注意各種有利的交易條件，包括交貨期、規(guī)格、支付條件、物品退換、折扣、送貨與交貨條件、交易方式，以及有關(guān)訂購與接貨事務(wù)等等。4．如果分事業(yè)單位所在地的物品價(jià)格便宜，或者在當(dāng)?shù)夭少徍纤?，不必按總公司的采購?jì)劃進(jìn)行，允許按下列程序進(jìn)行當(dāng)?shù)夭少彛汉灠l(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司供應(yīng)事務(wù)處理制度電子文件編碼GLZD128頁碼5-3（1）填寫“當(dāng)?shù)夭少徤暾垈髌薄保ㄒ皇饺荩?，其中兩份交總公司供?yīng)科。在申請傳票中如實(shí)寫清當(dāng)?shù)氐膬r(jià)格。（2）供應(yīng)科據(jù)此進(jìn)行測算，包括考慮批量采購折扣、運(yùn)輸費(fèi)與采購或訂購費(fèi)等等，作出決策，在申請傳票上作出批示，返回分事業(yè)單位，指示其按供應(yīng)科的決定行事。（3）返回分事業(yè)單位的“申請傳票”，作為日后向總公司財(cái)務(wù)科結(jié)算的憑證。第五條用品規(guī)格及采購基準(zhǔn)1．編制標(biāo)準(zhǔn)的物品目錄及其分類，對器具、備品、賬票、消耗品等主要物品作出規(guī)定，以作為制訂供應(yīng)計(jì)劃與供應(yīng)事務(wù)的基準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)目錄盡可能具體、明確，例如賬票，寫明（1）名稱，（2）格式，（3）紙張質(zhì)地，（4）大小尺寸，（5）裝訂，（6）每冊（本）頁數(shù)，（7）單價(jià)，（8）色彩等等。2．確定采購或訂購規(guī)格與樣品，在采購或訂購時(shí)參照選購，或者提供給供應(yīng)商，按規(guī)格與樣品供貨，并作為接貨與驗(yàn)貨的基準(zhǔn)。3．對特別重要的物品，必須從使用成本的角度審視，確定采購物品的規(guī)格及采購基準(zhǔn)。4．制訂有關(guān)物品采購、供應(yīng)以及改良物品的提案制度，改善物品供應(yīng)事務(wù)。第六條供應(yīng)事務(wù)的運(yùn)行1．供應(yīng)事務(wù)的主管，應(yīng)該經(jīng)常檢查部下在執(zhí)行訂購方針、計(jì)劃以及處理事務(wù)過程中的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)予以糾正。2．任何一項(xiàng)訂購或采購，都必須兩人以上進(jìn)行合議與商定后進(jìn)行，以便使兩個(gè)人的知識(shí)與見解相互補(bǔ)充，并且防止在選擇供應(yīng)商方面出現(xiàn)偏頗與舞弊行為。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司供應(yīng)事務(wù)處理制度電子文件編碼GLZD128頁碼5-43．采購人員必須公正自律，從企業(yè)的利益出發(fā)，采購合適與價(jià)格合理的物品。4．在采購上既要注意“貨比三家”，利用競爭競價(jià)，謀求低成本購買上的好處；又要善于利用集中訂購，以及長期訂購的手段，提高交易地位，謀求有利的采購條件。5．有組織地對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查與選擇，把握供應(yīng)商的供貨信譽(yù)、資信以及物品質(zhì)量。6．在選擇新供貨伙伴時(shí)，必須進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，按事先設(shè)計(jì)的調(diào)查用表進(jìn)行填寫，交給供應(yīng)科長裁決。對一些重要的供應(yīng)商，在確定供貨關(guān)系前，雙方的主管至少見面會(huì)談一次。7．原則上必須以訂購單的方式進(jìn)行訂購。訂購單一式三份，一份用于訂購，一份用于進(jìn)貨驗(yàn)收，一份上報(bào)主管備案。8．供應(yīng)科應(yīng)該不斷地改進(jìn)工作，促進(jìn)供應(yīng)業(yè)務(wù)合理化。（1）設(shè)立訂購臺(tái)賬，并依靠臺(tái)賬，對整個(gè)供應(yīng)過程，包括申請、預(yù)算、訂購、收發(fā)領(lǐng)用等過程，進(jìn)行系統(tǒng)管理。（2）編制訂購日報(bào)，按日向主管、財(cái)務(wù)部門和保安部門作出報(bào)告。（3）編制若干種標(biāo)準(zhǔn)的契約書格式，以提高供貨或采購契約締結(jié)的效率，避免簽約時(shí)的失誤。（4）對樣品按各種規(guī)格、型號(hào)與形狀，進(jìn)行分類整理，便于采購計(jì)劃的制訂、預(yù)算的編制，以及訂購與驗(yàn)收。（5）對交易伙伴前來參觀，以及對本企業(yè)供應(yīng)設(shè)施、機(jī)械和操作方法進(jìn)行研究，應(yīng)予以接待。（6）訂購預(yù)算，以及與供應(yīng)商