公司公文處理實施細則

公文處理實施細則□總則第一條為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結合公司的實際狀況，特制定本實施細則。第二條各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作，報告狀況、溝通閱歷的重要工具，必需認真做好公文處理工作。第三條各單位應發(fā)揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質量。第四條公文處理必需做到及時、準確、平安。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。第五條各單位的公文處理工作，必需實行嚴格的保密制度，確保國家隱秘?！豕姆N類第六條公文種類主要有：(一)請示請上級指示和批準，用"請示"。(二)報告向上級機關匯報工作，反映狀況，用"報告"。(三)指示對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用"指示"。(四)布告、公告、通告對公眾公布應當遵守或周知的事項，用"布告"。向國內(nèi)外宣布重大事件，"用公告"。在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件，用"通告"。(五)批復答復請示事項，用"批復"。(六)通知傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用"通知"。(七)通報表揚好人好事，批判錯誤，傳達重要狀況以及需要所屬各單位知道的事項，用"通報"。(八)確定、決議對某些問題或者重大行動作出支配，用"確定"。經(jīng)過會議爭論??通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用"決議"。(九)函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向關于主管部門請示批準等詢問和答復問題，用"函"。(十)會議紀要傳達會議議定事項和主要精神，要求關于單位共同遵守執(zhí)行的，用"會議紀要"?！豕母袷降谄邨l公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。(一)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。除批轉法規(guī)性資料文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。(二)向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。(三)發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。(四)公文字號一般包括單位代號、年號、挨次號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦單位的公文編號。(五)公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。(六)收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。(七)文字一律從左至右橫寫橫排。第八條公文紙一般用16開，在左側裝訂。"通告"等用紙大小，依據(jù)實際需要確定行文關系。第九條對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發(fā)文。第十條對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。第十一條內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。第十二條各單位一般不得越級行文。因特殊狀況，必需越級行文的，應當抄報越過的單位。第十三條向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領導者個人(除領導直接交辦外)；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。第十四條依照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下級子公司。第十五條發(fā)文應依據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)?！豕奶幚沓绦虻谑鶙l收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。(一)上級發(fā)來的資料文件及注有密級的簡報、電報、資料文件資料和平級發(fā)來的資料文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，馬上送辦公室領導處理。(二)承辦人應依據(jù)資料文件規(guī)定的傳閱范圍或領導指示，支配傳閱或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。(三)凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批建議或意見，再分送給關于部門辦理或送領導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可依據(jù)公文內(nèi)容和性質直接批關于部門閱辦。各單位收到急件時，應在3天內(nèi)答復并退回資料文件，一般要辦理的資料文件，一周內(nèi)應辦理并退資料文件，最遲未能超過15天。需要爭論??而未能立刻處理的，也要先書面或口頭簡要回復。(四)加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的資料文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的資料文件，需要匯報貫徹執(zhí)行狀況的，要及時檢查反饋。(五)領導參加重要會議帶回的資料文件，在匯報和傳達后，應將會議資料文件交文秘人員立卷歸檔。第十七條發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。(一)草擬公文的要求：1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的關于規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應盡量與原來的關于政策相銜接，并加以說明。2.狀況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清晰，層次要分明，標點符號要準確，篇幅要力求簡短。3.引用的公文要寫明發(fā)文機關、公文編號、標題和發(fā)文時間。4.草擬公文必需使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，資料文件字跡要清晰，文面應保持潔凈，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。5.數(shù)字的寫法。正式資料文件中，除資料文件編號、統(tǒng)計表、方案表、序號、專用術語和百分比必需用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列挨次排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"，第三層為"1"，第四為"(1)"。7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、資料文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。(二)公文審核。公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草資料文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以工會、社團名義發(fā)文的，由董事會和分管領導審核。審核的重點：1.是否需要行文。2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。4.處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規(guī)定。5.文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否準確。審核時如發(fā)覺不妥之處，必需進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。(三)公文簽發(fā)。公司行政資料文件，由分管副總經(jīng)理簽署建議或意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。工會、社團的一般性資料文件，由分管領導簽發(fā)，重要資料文件，由最高行政領導簽發(fā)。(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必需重新送簽。(六)公文簽發(fā)后，由文秘室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印資料文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊堅固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明"此頁無正文"字樣。(七)公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)覺的差錯，由校對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。第十八條公文辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得擅自保存應存檔的資料文件?！踬Y料文件的管理第十九條各單位要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好資料文件的管理工作。嚴禁將隱秘資料文件帶往公共場所或家中。資料文件傳遞過程中，必需辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并依照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。第二十條各單位工作中形成的文書，包括資料文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、