圖書館自動(dòng)化流通管理

第七章圖書館流通管理系統(tǒng)7.1圖書館流通管理系統(tǒng)分析7.2圖書館流通管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

7.3圖書流通管理系統(tǒng)實(shí)例流通工作是圖書館業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，也是圖書館主要的服務(wù)方式之一。流通系統(tǒng)直接面對(duì)讀者，傳播知識(shí)和信息,使讀者利用館藏文獻(xiàn)，信息反饋快，發(fā)展也比較快，已逐步形成了一整套流程、方法和制度。自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用給流通工作帶來了不可估量的前景，既簡(jiǎn)化了借閱手續(xù)，改進(jìn)了管理水平，提高了服務(wù)效率，又為圖書館網(wǎng)上各項(xiàng)服務(wù)的開展創(chuàng)造了條件。7.1圖書館流通管理系統(tǒng)分析7.1.1業(yè)務(wù)分析流通系統(tǒng)處理的是圖書館利用藏書進(jìn)行讀者服務(wù)的全部過程。這個(gè)過程主要由三個(gè)實(shí)體構(gòu)成:圖書館藏書讀者系統(tǒng)分析主要依據(jù)這三個(gè)實(shí)體進(jìn)行。流通工作是一門很復(fù)雜的管理科學(xué)。它以圖書的借、還為主干，把其它各項(xiàng)工作聯(lián)成一體，成為一個(gè)完整的系統(tǒng)，統(tǒng)稱為流通管理系統(tǒng)。1.讀者分析讀者是流通系統(tǒng)的服務(wù)對(duì)象。讀者有不同的類型和范圍。由于受到藏書條件的限制，圖書館一般采取限定讀者范圍、指定借閱權(quán)限等方法，因此，系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人員必須獲得本系統(tǒng)的讀者類型、讀者范圍、讀者數(shù)量、讀者增長(zhǎng)率、讀者借閱權(quán)限等具體數(shù)據(jù)。2.館藏分析藏書是流通工作的保障，任何一個(gè)流通部門都有特定的藏書類型和藏書范圍。分析藏書類型、藏書范圍、藏書數(shù)量、藏書增長(zhǎng)率、藏書來源、藏書剔舊等有關(guān)藏書工作的各種數(shù)據(jù)。對(duì)藏書各種指標(biāo)的分析是設(shè)計(jì)藏書統(tǒng)計(jì)功能的基礎(chǔ)。3.流通服務(wù)分析（1）流通工作分析流通工作主要有借書、還書、續(xù)借、預(yù)約、罰款登記、讀者證件管理、圖書去向查詢及讀者書目查詢等。有哪些統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)指標(biāo)和統(tǒng)計(jì)方法，有哪些輸出產(chǎn)品等，分析中應(yīng)得到具體參數(shù)。（2）借閱規(guī)則分析借閱規(guī)則是流通系統(tǒng)正常運(yùn)行的制度保障，通過對(duì)本館借閱規(guī)則分析，確定流通中的各項(xiàng)制度及具體參數(shù)。各類不同讀者及其對(duì)應(yīng)的不同的借閱權(quán)限數(shù)據(jù)等，如，讀者類型、文獻(xiàn)類型、借閱數(shù)量、借閱時(shí)間（借期和借閱數(shù)量按不同類型的圖書和載體來決定）、續(xù)借次數(shù)、預(yù)約資格、違章停借規(guī)則及罰款條例等。分析中應(yīng)得到具體參數(shù)。7.1.2數(shù)據(jù)類型

流通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要有四種類型．分別是（1）圖書數(shù)據(jù)（2）讀者數(shù)據(jù)（3）流通數(shù)據(jù)（4）流通系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)以上四種類型數(shù)據(jù)中，有些數(shù)據(jù)是固定不變的，有些數(shù)據(jù)是經(jīng)常變動(dòng)的，所以這些數(shù)據(jù)常常處在兩種不同的狀態(tài)，一般把這兩種狀態(tài)的數(shù)據(jù)也叫做靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。1.圖書數(shù)據(jù)主要描述流通圖書本身的各種信息，用于圖書館工作人員對(duì)流通圖書的控制，建立流通書目。流通系統(tǒng)存儲(chǔ)的圖書數(shù)據(jù)主要指圖書館的流通館藏，書目記錄中流通所需的內(nèi)容是：索書號(hào)、題名等。復(fù)本記錄提供了圖書館每一種圖書所擁有復(fù)本的記錄，這種復(fù)本記錄包括書的條形碼、復(fù)本館藏地點(diǎn)等。對(duì)流通系統(tǒng)來說，這是基本的、必須的，因?yàn)閳D書館流通的是圖書的復(fù)本而不是書目實(shí)體。圖書數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)，以方便流通工作為主，主要有：索書號(hào)、登錄號(hào)、書名、作者、價(jià)格、復(fù)本數(shù)、館藏地點(diǎn)、借閱的限定條件（如只供某一范圍的讀者使用）等。2.讀者數(shù)據(jù)該數(shù)據(jù)描述讀者本身的信息，用以建立讀者文檔，每一位讀者必須有較完整的數(shù)據(jù)以表明讀者身份，便于從多種途徑統(tǒng)計(jì)讀者借閱情況，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的管理。讀者數(shù)據(jù)主要有：借書證號(hào)、姓名、性別、年齡、職業(yè)、職稱、通信地址、電話號(hào)碼、E-mail地址、辦證日期、有效期限、證件狀態(tài)、借閱權(quán)限等。對(duì)于通信地址和電話號(hào)碼等信息，應(yīng)經(jīng)常注意其變動(dòng)情況。隨時(shí)修改，以便使圖書催詢工作和圖書預(yù)約工作能順利進(jìn)行。

3.流通數(shù)據(jù)該數(shù)據(jù)反映圖書借閱中讀者和圖書之間的各種相互關(guān)系，是對(duì)讀者和圖書的控制?？煞譃橐韵赂鞑糠郑?1)流通狀態(tài)數(shù)據(jù)描述讀者或圖書在時(shí)間上和空間上的位置。(2)預(yù)約數(shù)據(jù)預(yù)約數(shù)據(jù)描述預(yù)約狀態(tài)，數(shù)據(jù)包括預(yù)約人姓名、預(yù)約時(shí)間、預(yù)約書名、預(yù)約人借書證號(hào)等。(3)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)描述讀者管理、藏書管理和流通管理過程中的各種數(shù)據(jù)，供統(tǒng)計(jì)使用．統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的項(xiàng)目主要包括在圖書數(shù)據(jù)和讀者數(shù)據(jù)中。如：某讀者在某一時(shí)刻借閱處于什么狀態(tài)（已借滿、可再借、在處罰中等）；某一本書在某一時(shí)刻處于什么狀態(tài)（書在架位上、已借出、等待預(yù)約者、已丟失、已損壞等）。預(yù)約工作一旦完成，預(yù)約數(shù)據(jù)便失去意義。但為了對(duì)預(yù)約借書進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也可以保留一段時(shí)間。例如：統(tǒng)計(jì)月預(yù)約人數(shù)、預(yù)約書的種數(shù)等，統(tǒng)計(jì)完后，打印出報(bào)表存檔，預(yù)約數(shù)據(jù)可不再保留。如圖書拒借次數(shù)、圖書周轉(zhuǎn)率、讀者借閱率、讀者到館率、藏書利用率等．不同層次讀者借閱情況等。4.流通系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)為滿足不同類型的圖書館和圖書館流通政策變化的需要，流通系統(tǒng)可采用高度參數(shù)化的方法完成各項(xiàng)流通事務(wù)的處理。通過這些參數(shù)設(shè)置，能有效提高系統(tǒng)的通用性和靈活性。如，讀者條碼、文獻(xiàn)條碼、文獻(xiàn)類型、讀者類型、借閱權(quán)限、借閱期限、預(yù)約有效時(shí)間、到書保留時(shí)間、超期天數(shù)停借、超期冊(cè)數(shù)停借、罰款金額、圖書館假期期限、周休息日、工作時(shí)間、圖書歸還地址、允借地址等。7.1.3流通系統(tǒng)的基本流程①讀者的借書處理在辦理借書手續(xù)時(shí)，工作人員首先檢查讀者的借書證是否有效，借書的數(shù)目是否超過，如該讀者所借的書已出借，即可為讀者辦理預(yù)約手續(xù)。②還書處理只要用光筆掃入圖書上的條形碼，立即更新數(shù)據(jù)庫(kù)，即可完成還書手續(xù)，同時(shí)檢索預(yù)約庫(kù)，為該書做預(yù)約處理。③續(xù)借若讀者要求續(xù)借，應(yīng)先檢查該書是否能續(xù)借，一般在沒有其他讀者預(yù)約該書時(shí)，才可續(xù)借。當(dāng)有讀者預(yù)約該書不能續(xù)借時(shí)，應(yīng)收回此書，并發(fā)送預(yù)約通知單。④讀者證件管理主要是為讀者辦理發(fā)放新證、補(bǔ)證、掛失、注銷及學(xué)生辦理離校手續(xù)（高校圖書館）。⑤圖書管理和統(tǒng)計(jì)圖書的調(diào)整、剔舊工作，并每年做圖書利用率的統(tǒng)計(jì)，并做新書入庫(kù)檢查、驗(yàn)收、分配工作。7.2圖書館流通管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)7.2.1流通管理系統(tǒng)的基本功能7.2.1基本功能1.讀者管理2.流通管理3.查詢4.押金管理與罰款5.閱覽管理6.流通統(tǒng)計(jì)7.網(wǎng)上續(xù)借與預(yù)約8.館際互借9.打印管理10.參數(shù)設(shè)置

1．讀者管理讀者管理為流通管理準(zhǔn)備著一個(gè)必不可少的數(shù)據(jù)——讀者數(shù)據(jù)。主要功能包括：

?讀者登記（包括規(guī)定該讀者的借書權(quán)限，借書證的有效期等）

?讀者數(shù)據(jù)批接入?讀者證注銷?讀者證掛失?讀者驗(yàn)證

?讀者信息修改?讀者證恢復(fù)

?讀者控制信息處理（有關(guān)過期、預(yù)約逾期不取的處罰變更等）

2.流通管理流通管理是流通工作自動(dòng)化的核心，基本功能包括：?借書與續(xù)借

?

還回與罰款

?

預(yù)約管理

①借書與續(xù)借◆此模塊的主要操作之一是讀者資格審查。◆讀者凡具有借書量達(dá)到借閱極限、借有逾期書等違規(guī)情況之一者，系統(tǒng)自動(dòng)拒借；◆讀者借書證凡屬掛失，注銷或已超過有效期的，系統(tǒng)也自動(dòng)拒借；◆若所借的圖書已有其他讀者預(yù)約，系統(tǒng)也自動(dòng)拒借?！粼撃K一般提供兩種顯示功能：一是簡(jiǎn)單信息，只顯示條形碼號(hào)；另一個(gè)是同時(shí)顯示書名、索書號(hào)等?！粲霉夤P掃入讀者借書證上的條形碼，再掃入圖書上的條形碼，即可完成借書或續(xù)借的手續(xù)。

②還回與罰款

◆還書時(shí)，若無(wú)此書，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示報(bào)警?！羧舸藭腥祟A(yù)約，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示有人預(yù)約，提示管理人員交此書陳列在預(yù)約架上?！羧舸藭^期或損壞，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算罰款金額。及丟失處理等?！糁灰霉夤P掃入圖書上的條形碼，立即更新數(shù)據(jù)庫(kù)，即可完成還書手續(xù)。③預(yù)約管理

◆只要用光筆掃入讀者借書證上的條形碼后，鍵入所需預(yù)約圖書的索書號(hào)，就完成預(yù)約手續(xù)。也可進(jìn)行取消某書的預(yù)約?！糇x者也可以在網(wǎng)上檢索的基礎(chǔ)上自行預(yù)約和取消預(yù)約?！舢?dāng)讀者所預(yù)約的書歸還的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打印預(yù)約到書通知單?！暨€可在參數(shù)文件中設(shè)定讀者最多預(yù)約書數(shù)目、預(yù)約書保留時(shí)間及不同類型讀者優(yōu)先級(jí)。

3.查詢▲分為讀者和管理人員兩級(jí)查詢?！x者可查其已借書、預(yù)約、過期書、罰款等功能。▲管理員可查讀者注冊(cè)、借書情況、所有預(yù)約、過期、罰款等情況，某書的去向和某種書的狀態(tài)等功能?！鴮?duì)中英文圖書，還可以通過書的條形碼和索書號(hào)，查找書名作者，也可以通過書名、作者等查書的編目信息。4.押金管理與罰款

▲押金管理主要分交付（含補(bǔ)交）押金和退還押金?！鴪D書館可通過押金限制讀者借閱文獻(xiàn)的總價(jià)值，避免因押金與讀者借閱文獻(xiàn)的總價(jià)值相差懸殊而造成的文獻(xiàn)有去無(wú)回?！鴮?duì)過期、丟失、損壞等進(jìn)行罰款扣除。5.閱覽管理▲對(duì)只閱不借的閱覽室，讀者持證進(jìn)入閱覽室，▲輸入讀者證號(hào)后，計(jì)算機(jī)自動(dòng)查驗(yàn)讀者證的有效性，查驗(yàn)合格則準(zhǔn)入閱覽，并記錄在案以便統(tǒng)計(jì)。

6.流通統(tǒng)計(jì)

▲以圖書館藏書和讀者為對(duì)象，▲對(duì)一段時(shí)間內(nèi)的流通情況按不同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)，▲是圖書館了解一段時(shí)間藏書利用情況和讀者利用圖書館情況的重要途徑。流通統(tǒng)計(jì)不同于一般的統(tǒng)計(jì)，其顯著標(biāo)志就是必然存在時(shí)間范圍，統(tǒng)計(jì)時(shí)往往按日、月、年歸并，以便相互比較。主要包括：

?文獻(xiàn)借閱統(tǒng)計(jì)?讀者借閱統(tǒng)計(jì)?讀者到館統(tǒng)計(jì)?押金統(tǒng)計(jì)?罰款統(tǒng)計(jì)?工作量統(tǒng)計(jì)

7.網(wǎng)上續(xù)借與預(yù)約▲由于網(wǎng)上檢索在圖書館自動(dòng)化中越來越顯得重要，▲相應(yīng)地續(xù)借和預(yù)約也從圖書館的內(nèi)部業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)為網(wǎng)上服務(wù)的一項(xiàng)內(nèi)容?！x者在網(wǎng)上檢索到自己所借文獻(xiàn)后續(xù)借是最直接、也是最可能產(chǎn)生的需求?！x者當(dāng)然有權(quán)在圖書館允許的范圍內(nèi)對(duì)自己所借文獻(xiàn)進(jìn)行續(xù)借。▲讀者在網(wǎng)上檢索到所需文獻(xiàn)，希望能得到而又無(wú)復(fù)本可借時(shí)進(jìn)行預(yù)約是最合理的選擇?！鴪D書館待讀者還回后再通知預(yù)約者來館取書。

8.館際互借▲圖書館之間根據(jù)協(xié)定相互利用對(duì)方館藏，以滿足本館讀者需求的文獻(xiàn)外借方式?！鴪D書館根據(jù)讀者需要，經(jīng)查證其他館確有需要的文獻(xiàn)，通過規(guī)定的方式向?qū)Ψ桨l(fā)出借閱請(qǐng)求，▲對(duì)方按照協(xié)商好的方法，如采用常規(guī)的郵遞手段、復(fù)制技術(shù)以及最新的電子技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，向請(qǐng)求方返回所需信息或文獻(xiàn)實(shí)體?！^際互借必須與計(jì)算機(jī)網(wǎng)上檢索緊密結(jié)合，請(qǐng)求、獲取、返還處理都要借助各種技術(shù)，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行全面管理。9．打印管理▲預(yù)約到書通知單▲罰款通知單▲催還通知單▲各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。10.參數(shù)設(shè)置▲最能表明流通系統(tǒng)特點(diǎn)的是體現(xiàn)流通制度的各類參數(shù)，▲合理、具體、靈活的參數(shù)能夠使流通系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)自如。▲計(jì)算機(jī)流通系統(tǒng)要有通用性和靈活性，能滿足不同類型的圖書館和圖書館流通政策變化的需要，系統(tǒng)采用高度參數(shù)化的方法完成各項(xiàng)流通事務(wù)的處理。兩種類型的參數(shù)文件▲一種是永久參數(shù)文件，▲一種是讀者類型和圖書類型參數(shù)文件。①永久參數(shù)文件一般對(duì)某單位一次定義后不再修改。②讀者類型和圖書類型參數(shù)文件用以定義各種類型的圖書和讀者的借閱權(quán)限、借期、正常罰款率、金額和附加罰款率、金額、讀者預(yù)約優(yōu)先級(jí)等，特別應(yīng)注意的是一旦系統(tǒng)運(yùn)行后，此參數(shù)文件的款目不予刪除，但可修改。在建立讀者文檔前，應(yīng)根據(jù)圖書館的規(guī)定條例，設(shè)置好該參數(shù)文件。例讀者和圖書、現(xiàn)刊、過刊合訂本條形碼的首字符和條形碼長(zhǎng)度。匯文系統(tǒng)的幾種參數(shù)設(shè)置：館藏地讀者類型借閱規(guī)則流通操作館藏地代碼讀者類型定義圖書類型定義讀者注冊(cè)管理流通規(guī)則設(shè)計(jì)7.2.2流通管理系統(tǒng)中的文檔設(shè)計(jì)1.讀者文檔●讀者文檔存儲(chǔ)的是讀者的個(gè)人信息●每條記錄表示一位讀者的信息●它包括讀者個(gè)人檔案信息和管理需要的控制信息。一般包括：

①識(shí)別數(shù)據(jù)

②控制數(shù)據(jù)③統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)④聯(lián)系數(shù)據(jù)⑤系統(tǒng)數(shù)據(jù)包括讀者證號(hào)、讀者名稱、身份證號(hào)、其他編號(hào)（工作證號(hào)、學(xué)號(hào)）、密碼；讀者證件當(dāng)前狀態(tài)、讀者流通類型（與流通制度掛鉤的讀者類別）、借書權(quán)限、讀者可借書數(shù)、證件有效期、讀者違章標(biāo)識(shí)字段、讀者欠款字段、以及讀者證的狀態(tài)等讀者職務(wù)、職稱、文化程度、職業(yè)專業(yè)、出生年月單位、電話、E一mail;聯(lián)系地址過期次數(shù)、丟失文獻(xiàn)次數(shù)、損壞文獻(xiàn)次數(shù)、預(yù)約狀態(tài)、預(yù)約逾期不取書的次數(shù)、聲明丟失文獻(xiàn)次數(shù)、最近借閱日期、最近到館日期以及累計(jì)借書數(shù)等2．流通事務(wù)文檔主要揭示流通過程中的圖書借還情況的動(dòng)態(tài)信息。是以冊(cè)為單位記載的。它是實(shí)現(xiàn)流通系統(tǒng)的關(guān)鍵文檔。也是查詢讀者借閱情況和圖書出借情況的根據(jù)。主要信息字段有：①圖書條形碼字段：它是區(qū)別每?jī)?cè)書的信息及與流通制度掛鉤的文獻(xiàn)類別，每?jī)?cè)書有一個(gè)條形碼號(hào)；②讀者條形碼字段：它是用來標(biāo)識(shí)某一讀者，并與讀者文檔連接的字段；③應(yīng)還日期字段：根據(jù)參數(shù)文件的設(shè)置，計(jì)算出應(yīng)還日期，其中還要扣除閉館日和假期；④索書號(hào)字段：所借圖書的索書號(hào)和語(yǔ)種字段；⑤續(xù)借次數(shù)：用于續(xù)借控制；⑥操作員字段：該文檔是動(dòng)態(tài)變化的，根據(jù)每天的借、還書的變化而變化。⑦累計(jì)借數(shù)：用于統(tǒng)計(jì)。3.預(yù)約文檔預(yù)約文檔主要用來處理預(yù)約情況。主要信息字段有：①讀者條形碼②預(yù)約標(biāo)識(shí)③預(yù)約日期④發(fā)預(yù)約單日期⑤催書單標(biāo)識(shí)它是與流通事務(wù)文檔及讀者文檔關(guān)聯(lián)的字段。據(jù)此，可查出某讀者的流通情況。它可對(duì)一種預(yù)約書的具體情況進(jìn)行標(biāo)識(shí)，例如可分為正常預(yù)約、預(yù)約書到、預(yù)約單未發(fā)、書已借出、解除預(yù)約等不同情況。預(yù)約日期記錄讀者預(yù)約時(shí)間。在一種書的所有預(yù)約者中，可以按預(yù)約日期最早者，首先得到圖書借閱權(quán)。為了在發(fā)送預(yù)約單后，對(duì)超出圖書館允許保留的期限，而不來借書的讀者，程序能自動(dòng)取消此讀者的預(yù)約權(quán)對(duì)有預(yù)約的圖書，打印催還通知單，記錄用來說明是否已打印催書單。4.罰款文檔罰款文檔主要用來處理讀者借書逾期而產(chǎn)生的罰款。各館可根據(jù)本館的情況，在系統(tǒng)參數(shù)文檔中設(shè)定逾期罰款的金額數(shù)，同時(shí)，也可將遺失賠書和損壞賠書的功能放在該文檔一并處理。遺失或損壞賠書時(shí)，根據(jù)簡(jiǎn)書目和流通事務(wù)文檔中的書目信息和讀者信息，計(jì)算賠書罰款金額。罰款文檔的主要數(shù)據(jù)字段有：①讀者條形碼號(hào)②圖書條形碼號(hào)③罰款的金額字段④罰款類型字段⑤押金字段建立罰款、押金記錄有利于全面掌握讀者罰款、押金處理的