文字處理工作講稿

文字處理工作2013年12月一、公文格式（一）公文種類（二）公文格式（三）行文規(guī)則

二、公文及文字材料的擬制

（一）起草（二）審核（三）簽發(fā)（四）結(jié)構(gòu)三、外宣稿件及擬制（一）特點(diǎn)及要求（二）結(jié)構(gòu)及撰寫（三）報送四、常見材料小技巧

目錄公文種類2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)〔2012〕14號）公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。決定：適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，人事任免，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

報告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。二、常用公文種類請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。

函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。

二、公文種類

通知與通報：內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)不同。意見與報告：行文方向和內(nèi)容有區(qū)別。意見與請示：行為方向和內(nèi)容上有區(qū)別。請示與報告：對上級要求、行文時間、文種性質(zhì)和行文目的不同。三、近似文種異同辨析

一、缺少文種二、使用非法定文種三、文種重疊四、生造文種五、文種作為公文標(biāo)題六、文種混用七、同類公文使用不同文種八、錯用文種

四、文種選用常見問題

主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用報告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。

1.行文目的不同。報告以陳述情況為主，不要求上級批復(fù)；請示以請求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主，要求上級批復(fù)。

2.公文內(nèi)容不同。請示可圍繞請求事項(xiàng)反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項(xiàng)。目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面：

a.請示、報告混用如《關(guān)于請市領(lǐng)導(dǎo)出席XXXX活動的報告》《關(guān)于申請XXXXXXXXXXXXXXXX的請示》《關(guān)于上報XXXXXXXXXXXXXXXX的報告》b.請示、報告并用如《關(guān)于召開第XX屆黨代會的請示報告》公文的結(jié)構(gòu)，總的來看包括以下兩個部分：公文的外部形式：

——格式，即國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的固定格式。公文的內(nèi)部組織：

——內(nèi)容，即公文的主體部分。公文格式1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。（一）版頭部分

2.份號如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字。如“№000015”。

3.密級和保密期限如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。絕密★30年，機(jī)密★20年，秘密★10年。

（一）版頭部分

4.緊急程度

一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，密級和保密期限下方。緊急公文標(biāo)注特急、加急；緊急電報分別標(biāo)明特提、特急、加急、平急。

5.發(fā)文字號

由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。標(biāo)注于版頭下方居中或左下方（上行文時居左空一字編排）。文字采用3號仿宋_GB2312，發(fā)文年度、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫排印，發(fā)文年度用中文六角括號“〔〕”括起。（一）版頭部分

6.簽發(fā)人

上報公文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人（居右空一字編排），“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人后面標(biāo)注姓名，文字采用3號楷體字。聯(lián)合上報的公文，應(yīng)同時標(biāo)注各聯(lián)署機(jī)關(guān)的簽發(fā)人。（一）版頭部分份號：頂格標(biāo)注在版心左上角第一行。密級：用3號黑體，頂格標(biāo)注在版心左上角第二行（份號下方），兩字之間空1個字。緊急程度：用3號黑體，標(biāo)注于公文首頁左上角，密級下方。發(fā)文字號：用3號仿宋_GB2312。簽發(fā)人：只有上行文才需注明簽發(fā)人，“簽發(fā)人”用3號仿宋。發(fā)文字號居左空一字。簽發(fā)人姓名使用3號楷體。

中共××委No000001

秘密★10年特急x委〔2012〕x號簽發(fā)人：xxx（一）版頭部分簽發(fā)人：

張三李四王五趙六簽發(fā)人：

張三李四王五

公文的主體，是公文最主要的部分。包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、印章和成文日期等要素。（二）主體部分

7.標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。標(biāo)題字體為2號小標(biāo)宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。多行標(biāo)題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。多個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。（二）主體部分梯形標(biāo)題中共××委員會關(guān)于××××請示××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××委〔2012〕x號簽發(fā)人：xxx（空二行）（空一行）

8.主送機(jī)關(guān)

主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)規(guī)范、穩(wěn)定。主送機(jī)關(guān)名稱位于正文左上方，與正文標(biāo)題空一行，頂格排印，用3號仿宋_GB2312。有多個主送機(jī)關(guān)的，各機(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（二）主體部分

9.正文

公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。正文一般用3號仿宋_GB2312。轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件類的通知，用3號楷體_GB2312。

（二）主體部分主體部分正文中的層次序數(shù)

文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、阿拉伯?dāng)?shù)字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。

層次序數(shù)：第一層“一、”（黑體）（作為小標(biāo)題時句尾無標(biāo)點(diǎn)）；第二層“（一）”（楷體）（作為小標(biāo)題時句尾標(biāo)點(diǎn)可有可無）；第三層“1.”（仿宋）（無論是否作為小標(biāo)題，要有標(biāo)點(diǎn)）；第四層“（1）”（仿宋）（必須有標(biāo)點(diǎn)）。（二）主體部分×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××

××××××××××2.×××××××

×××××2012年×月×日

10.附件說明

附件說明分別與正文和發(fā)文機(jī)關(guān)署名之間空一行，字體字號用3號仿宋_GB2312?！案郊骸鼻翱?個字，后接排附件名稱，名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號，附件序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，每行位置對齊，如“附件：1.×××”。有兩個以上附件時，應(yīng)注明順序并分別標(biāo)注于各附件首頁的左上方。（二）主體部分×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××

×××××

×××××2012年×月×日

11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名

應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱，字體字號用3號仿宋_GB2312，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字。兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上下并排，等距撐開，長度相同。（二）主體部分

12.成文日期一般署會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)日期。兩位以上領(lǐng)導(dǎo)人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的簽發(fā)日期。領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定或由發(fā)文機(jī)關(guān)秘書部門提出意見報領(lǐng)導(dǎo)確定。

成文日期應(yīng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，字體字號用3號仿宋_GB2312，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)首字右移2個字，如長于發(fā)文機(jī)關(guān)，居右排時后空2個字。（二）主體部分×××××

××××××××××××××。

XXXXXXXXX2012年X月X日

13.印章

除會議紀(jì)要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

用印頁（發(fā)文機(jī)關(guān)署名頁）至少應(yīng)有二行正文，不能采用頁首加圓括號標(biāo)注“此頁無正文”字樣。（二）主體部分

加蓋印章的公文：

成文日期一般右空四字編排。單一機(jī)關(guān)行文時，在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（二）主體部分

加蓋印章的公文：

聯(lián)合行文時，將發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，印章下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名。最后一個印章下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期。印章之間排列整齊，互不相交或相切。首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（二）主體部分

不加蓋印章的公文：

單一機(jī)關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字。如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使用成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。（二）主體部分

14.附注一般用于向下普發(fā)的公文，對印發(fā)、傳達(dá)范圍作說明，加圓括號標(biāo)注于成文日期左下方。字體字號用3號仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2個字，用小括號括起。如果表述中重復(fù)出現(xiàn)括號時，用中文六角括號套小括號。（二）主體部分

（二）主體部分附注↓

15.附件附件正文部分，用3號黑體在左上角頂格注明“附件”，有序號時應(yīng)加序號，序號后不再加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)排在版記之前。附件序號和附件標(biāo)題應(yīng)與附件說明表述一致，附件標(biāo)題與“附件”之間空兩行。被批準(zhǔn)的下級機(jī)關(guān)公文或被轉(zhuǎn)發(fā)的上級、同級機(jī)關(guān)公文，不屬于公文的附件，應(yīng)在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知”之后另頁排印。（二）主體部分

抄送：××××××××××，××××××，

×××××××××××。

××××辦公室2012年X月X日印發(fā)附件1XX市文件清退制度XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（第一行）（第二行）

包括版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。

（三）文尾部分

（三）文尾部分16.抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方，字體字號用4號仿宋_GB2312。（三）文尾部分

17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期組成。一般在公文末頁下部印兩條橫線，印發(fā)機(jī)關(guān)居左排，前空一字，印發(fā)日期居右排，后空一字，字體字號用4號仿宋_GB2312。翻印的文件，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期下標(biāo)注翻印機(jī)關(guān)和翻印日期，格式相同。（三）文尾部分

18.頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。（三）文尾部分

行文規(guī)則

行文關(guān)系是各級黨政機(jī)關(guān)、各個部門和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運(yùn)行中的體現(xiàn)。一般可分為相互隸屬關(guān)系，平行關(guān)系，不相隸屬關(guān)系。

上行文是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)的行文，如決定、公告、通告、通知、通報等。平行文指同級機(jī)關(guān)或不同隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函等。

一、行文總規(guī)則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。

2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被超過的機(jī)關(guān)。

3.一般不得越級行文。

越級行文的特殊情況：一是遇有重大突發(fā)事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故災(zāi)難、重大公共衛(wèi)生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。二是直接的上級機(jī)關(guān)亂作為，或者違法違紀(jì)的，對處分決定不服的，可以越級行文。

二、向上級機(jī)關(guān)行文的規(guī)則1.原則上主送一個上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，不抄送下級機(jī)關(guān)。

2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報送上級主管部門。

3.下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機(jī)關(guān)。

二、向上級機(jī)關(guān)行文的規(guī)則4.請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。

5.除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報送公文。

6.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個上級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機(jī)關(guān)。

三、向下級機(jī)關(guān)行文的規(guī)則1.主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。

2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。

三、向下級機(jī)關(guān)行文的規(guī)則3.黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。

4.涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。

5.上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個上級機(jī)關(guān)。

四、其他行文的規(guī)則

1.同級黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。

(1)聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦機(jī)關(guān)。

(2)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)一般排列在前。

2.黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。

過去只有政府的部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文。這樣體現(xiàn)了實(shí)事求是原則。

3.部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

四、其他行文的規(guī)則

4．縣域?qū)嶋H（辦文是為了辦事）（1）縣委編辦、人社局；請示、報告（2）縣長信箱各類答復(fù)函、報告、答復(fù)；公文、紙質(zhì)加公章

第二部分公文擬制

公文擬制包括公文起草、公文審核、公文簽發(fā)等程序。

1.內(nèi)容要求符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。文種正確，格式規(guī)范。

一、公文起草

2.文風(fēng)要求：

內(nèi)容簡潔主題突出觀點(diǎn)鮮明結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)表述準(zhǔn)確文字精煉

一、公文起草

3.方法要求深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致。

機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

一、公文起草

4.注重積累

平時對重要文件、重要講話精神、州、區(qū)級檢查反饋意見及縣域動態(tài)做好信息和材料的搜集儲備（縣委辦秘書、州委秘書）

5.不斷學(xué)習(xí)

通過修改公文的過程，調(diào)研的過程及各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)上級下發(fā)公文學(xué)習(xí)。早會記錄、金色輪臺、州政府網(wǎng)等關(guān)注一、公文起草

審核重點(diǎn)：

1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

二、公文審核

4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。

5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

二、公文審核

1.請示件、報告件沒有標(biāo)簽發(fā)人姓名或沒有簽署單位公章的；

2.請示件中