辦公室整理要領(lǐng)

辦公室整理要領(lǐng)依實(shí)際需求與擁有資源靈活運(yùn)用問(wèn)題：1.要作到甚么程度?

2.要怎么做?辦公室的基本要求一.效率化的觀念:為生產(chǎn)單位提供最快速有

效的服務(wù)(人員技能發(fā)揮,人員精簡(jiǎn)）

1.最快速找到所需的資料(目錄，編碼)

2.辦事快速、有效(技能教育訓(xùn)練)

3.整齊、清潔、舒適二.大地生輝、窗明幾凈、一塵不染

三.使用隱藏式標(biāo)示作業(yè)順序a.行政單位運(yùn)用提供的視頻與講義,對(duì)所屬人員進(jìn)行培訓(xùn);各

辦公室依5s的清潔要求(大地生輝,一塵不染,窗明幾凈,還我

本色)—朝效率化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化原則布局,進(jìn)行責(zé)任區(qū)

清掃擦拭與整頓作業(yè)(參照講義內(nèi)的照片)b.將各類(lèi)辦公文具,文卷,器械依效率化,美觀原則妥善統(tǒng)一配

置,經(jīng)該公室的負(fù)責(zé)人,辦公室主負(fù)責(zé)人認(rèn)同提交委員會(huì)審

查合格后申請(qǐng)高階診斷(自主診斷高階診斷)c.高階診斷合格后拍照,制成標(biāo)準(zhǔn)書(shū)-----標(biāo)準(zhǔn)化(公告張貼)

**.OO集團(tuán)辦公室5S視頻**設(shè)計(jì)高階診斷審核表

.辦公室5S講義**合格標(biāo)準(zhǔn)照片(塑封張貼)

.辦公室參考照片管理職責(zé)分配1.主任委員指定行政最高主管為間接部門(mén)執(zhí)行總負(fù)責(zé)人,2.各部門(mén)最高主管為部門(mén)主要負(fù)責(zé)人,3.部門(mén)主要負(fù)責(zé)人指定各辦公室的負(fù)責(zé)人,4.各辦公室的負(fù)責(zé)人分配該辦公室的個(gè)人責(zé)任區(qū)(繪制區(qū)域責(zé)任圖----責(zé)任到人)---下達(dá)辦公室5s的達(dá)標(biāo)完成時(shí)間5.下級(jí)沒(méi)有完成任務(wù),上一級(jí)主管須負(fù)責(zé)任區(qū)域(單位)職

稱(chēng)姓

名責(zé)任區(qū)域行政負(fù)責(zé)人部門(mén)負(fù)責(zé)人辦公室負(fù)責(zé)人區(qū)域責(zé)任人維持作業(yè)進(jìn)行”制度化”----制定辦公室員工一日作業(yè)守則如:穿工裝進(jìn)廠打卡班早會(huì)上班前3分鐘灰塵擦拭椅子離位歸位下班前3分鐘物品歸位打卡下班1.第一次作業(yè),將自己責(zé)任區(qū)內(nèi)的臟污,灰塵全面刷除干凈2.往后維持:上班前3分鐘擦除責(zé)任區(qū)內(nèi)灰塵,上班中離位需

將椅子歸位,長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)時(shí)物品需歸位---下班前3分鐘物

品歸位---最后一位離開(kāi)需做安全檢查,

關(guān)門(mén)窗并關(guān)燈3.辦公室所有人員排表,輪流查核,各辦公室負(fù)責(zé)人及辦公

室總負(fù)責(zé)人需負(fù)起督察與成敗責(zé)任溝通(查核與回報(bào))督導(dǎo)人員責(zé)任確定：

(監(jiān)督與檢察)

(監(jiān)督與檢察)

交辦交辦交辦行政責(zé)任人部門(mén)責(zé)任人辦公室責(zé)任人個(gè)人責(zé)任人

主動(dòng)回報(bào)主動(dòng)回報(bào)主動(dòng)回報(bào)1.被交辦人看到交辦人時(shí),應(yīng)主動(dòng)回報(bào)執(zhí)行進(jìn)度2.被交辦人沒(méi)有回報(bào)時(shí),交辦人應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督與檢察3.貫徹日常走動(dòng)管理,各主管可決定一日到現(xiàn)場(chǎng)巡查次數(shù),并將

巡查時(shí)間錯(cuò)開(kāi)。并對(duì)直屬部屬作業(yè)進(jìn)行抽查驗(yàn)證。

(可設(shè)計(jì)主管巡查紀(jì)錄簿)目標(biāo)貫徹與工作安排會(huì)議類(lèi)型主持人參加人員會(huì)議頻率行政部門(mén)會(huì)議行政最高主管部門(mén)會(huì)議部門(mén)最高主管辦公室會(huì)議辦公室管理主管1.辦公室作業(yè)由行政部門(mén)最高主管召集所屬部門(mén)主管,

對(duì)委員會(huì)下達(dá)的管理要項(xiàng)、管理指標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃、執(zhí)行。2.部門(mén)主管召集所屬單位主管或人員,依部門(mén)特性規(guī)畫(huà)執(zhí)性事項(xiàng)與完成時(shí)間。3.辦公室負(fù)責(zé)人召集所屬人員,劃分區(qū)域責(zé)任圖,對(duì)作業(yè)目

標(biāo)與內(nèi)容詳細(xì)教導(dǎo)后,依所需執(zhí)行事編制”執(zhí)行一覽表”。4.各級(jí)主管每日追蹤執(zhí)行成果,并進(jìn)行矯正作業(yè)。行政區(qū)及辦公室查核體系一.由查核組組長(zhǎng)主導(dǎo)編組所有行政人員(含主管)輪流查核。

(查核時(shí)間在上班中或下班后?查核內(nèi)容?由委員會(huì)討論決議)目的:1.藉由檢查對(duì)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行充分教育訓(xùn)練。

2.個(gè)人所花時(shí)間不多,較不影響工作。3.相互警惕與觀摩(好與壞的借鏡)。

4.制約主管(主管仍須列入備查檢的對(duì)象)。1.查核完畢后,將查核表與待改善照片繳交給查核組長(zhǎng)進(jìn)行處理

2.副本依次送交上二級(jí)主管簽核后存檔,主管可對(duì)部屬執(zhí)行

狀況進(jìn)行抽查,若有鄉(xiāng)愿或虛偽造假,主管需負(fù)連帶責(zé)任。二.查核組依實(shí)際需求,自定義查核時(shí)間,并對(duì)日常查核結(jié)果進(jìn)行

抽查與驗(yàn)證。成果要求

A.自己的責(zé)任區(qū)一塵不染，物品依標(biāo)準(zhǔn)放置。B.所需文件可快速找到（整理、整頓后,運(yùn)用編碼與目錄)。C.計(jì)算機(jī)文文件定時(shí)整理，需用文件可快速

找到。

(參考旺旺辦公室5S要求)1.整理:區(qū)分要與不要的物品,文件,不要的清除,騰出空間,防止誤用2.清掃:將作業(yè)空間,設(shè)備清掃得一塵不染,確保質(zhì)量3.整頓:將要的東西做好三定家標(biāo)示,(定品,定位,定量),節(jié)省時(shí)間整頓口訣:有物必見(jiàn)區(qū),有區(qū)必標(biāo)示,無(wú)區(qū)部擺放現(xiàn)況作業(yè)1.墻面,墻角,天花板(屋頂）,地板灰塵,污跡清理干凈。2.桌椅,櫥柜,辦公設(shè)備

污漬、灰塵刷洗干凈。3.與辦公無(wú)關(guān)或過(guò)期資料清除。4.將日常辦公用品依序擺回辦公桌面（計(jì)算機(jī)、屏幕、鍵

盤(pán)、鼠標(biāo)

、電話、茶杯、臺(tái)歷、文件架、文件盤(pán)）易操

作的位置,并做好隱藏式標(biāo)示。

5.辦公桌抽屜、物品依類(lèi)存放,標(biāo)示。

6.文卷做好分類(lèi),編碼,目錄后,依類(lèi)存入文件柜,柜外明確分

類(lèi)標(biāo)示(并有責(zé)任人,查核人)。

7.事務(wù)機(jī)器做好清潔保養(yǎng)后,貼上保潔責(zé)任卡列管。

8.其余物品與設(shè)施,依需求按5s規(guī)則處置。處置范例