檔案基本知識(shí)

檔案基本知識(shí)AMS產(chǎn)品張濟(jì)菊文書的基本概念

（一）文書的定義

（二）文書與公文、文件的之間的區(qū)別

（三）公文的定義

（四）公文的分類文書的定義文書是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中為處理各種事務(wù)而形成的、具有特定效用的信息記錄。

第一，文書是人類社會(huì)實(shí)踐中形成的。

第二，文書是出于人類主觀意圖而形成的。而不是隨意的客觀記錄。

第三，文書是用文字的形式表達(dá)并附著于一定載體的信息記錄。

文書與公文、文件的之間的區(qū)別

第一、文書和文件是兩個(gè)十分相近的概念。它們的形成主要源于歷史和習(xí)慣兩個(gè)因素。比如，我國(guó)清代以前沒有“文件”的概念，人們則把歷史上形成的文件稱為文書；而目前在國(guó)際上“文件”是一個(gè)通用的概念，因此，人們又把當(dāng)代的文書稱為文件。但文書和文件存在著一些細(xì)微的差別：比如，文書除了特指一種信息記錄外，還可以指從事此項(xiàng)工作的職業(yè)和人。第二、公文是文書（或文件）的一種類型。公文是指在公務(wù)活動(dòng)中形成的文書或文件。這一概念的提出，主要是為了區(qū)別于私人文書。公文的定義公務(wù)文書（簡(jiǎn)稱為公文）是社會(huì)組織中公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的信息記錄。

公文的分類

1、從物質(zhì)載體的角度分類

2、從公文內(nèi)容性質(zhì)的角度分類

3、從公文涉密程度的角度分類

4、從公文辦理時(shí)限的角度分類

5、從行文方向的角度分類6、從機(jī)關(guān)授受公文的角度分類7、從公文稿本的角度分類

從物質(zhì)載體的角度分類

1．紙質(zhì)文書：以紙張為物質(zhì)載體的文書。2．感光介質(zhì)文件：以感光膠片、像紙等感光材料；如照片文件、影片文件、縮微膠片文件、顯微膠片文件等。3．磁介質(zhì)文件：以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性文件；如錄音、錄像文件。4．電子文件：借助于電子計(jì)算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。從公文內(nèi)容性質(zhì)的角度分類

1．規(guī)范類文書：指以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文書，如條例、規(guī)定、辦法、章程等。2．領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類文書：由領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)人制發(fā)的用于頒布政令，部署工作，批復(fù)事項(xiàng)的文書。如命令、決定、指示、批復(fù)等。3．報(bào)請(qǐng)類文書：由被領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問，提出建議，請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)時(shí)使用的文書。如報(bào)告、請(qǐng)示、議案等。4．知照類文書：面向社會(huì)或特定范圍（各類社會(huì)組織之間或在其內(nèi)部范圍內(nèi)）公布、通知有關(guān)事項(xiàng)，通報(bào)情況，聯(lián)系工作，商洽事宜，交流信息而制發(fā)的文書。如通告、通知、通報(bào)、公函、介紹信、介紹信、簡(jiǎn)報(bào)等。5．契約類文書：由當(dāng)事雙方或數(shù)方為實(shí)現(xiàn)一定的目的、明確相互權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)而簽定的作為工作依據(jù)或法律憑證的文書。如合同、協(xié)議書等。6.會(huì)議文書：指在會(huì)議活動(dòng)中形成和使用的所有文件材料。如：會(huì)議紀(jì)要等。

從公文涉密程度的角度分類

根據(jù)內(nèi)容涉密程度，可將文書劃分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、限國(guó)內(nèi)公開和對(duì)外公開六個(gè)等級(jí)。

從公文辦理時(shí)限的角度分類

從辦理時(shí)限的角度劃分，可分為特急件、急件、平件三種。從行文方向的角度分類

按照文書的行文方向（即：文書的傳遞方向），有上行文、平行文與下行文之分。1、上行文：指下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文。例如，中國(guó)人民大學(xué)呈交給教育部的請(qǐng)示；2、平行文：指同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間往來的公文。如市政府所屬各局之間、政府系統(tǒng)和軍隊(duì)系統(tǒng)之間發(fā)送的公函。3、下行文：指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。如國(guó)務(wù)院向省政府下達(dá)的指示、通知、通知等。從機(jī)關(guān)授受公文的角度分類

從一個(gè)機(jī)關(guān)授受公文的角度出發(fā)，有發(fā)文與收文之分。

從公文稿本的角度分類

根據(jù)一份文書在形成和完善過程中的不同稿本（文稿與文本的統(tǒng)稱）形式進(jìn)行分類，可劃分為草稿、定稿、正本（包括試行本、暫行文、修訂本）副本、不同文字的稿本。其中，草稿和定稿通稱為文稿，正本和副本通稱為文本。公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)及其編排規(guī)范

公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)目分為指定性項(xiàng)目和選擇性項(xiàng)目?jī)纱箢?。指定性?xiàng)目是指所有通用文種均必須具備的項(xiàng)目，包括發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、正文、生效標(biāo)識(shí)、成文日期等。選擇性項(xiàng)目是指視每份文件的具體情況可供選擇使用的數(shù)據(jù)項(xiàng)目，通常根據(jù)文種、行文目的、閱讀對(duì)象以及版面編排的具體需要進(jìn)行取舍。選擇性項(xiàng)目主要包括：發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人標(biāo)識(shí)、題注、受文者、附件說明、無正文件說明、注釋、主題詞、印發(fā)說明、公文格式分類代碼、份號(hào)、密級(jí)標(biāo)識(shí)、緊急程度標(biāo)識(shí)等。

公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)及其編排規(guī)范

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：這是表明公文作者的標(biāo)志。其作用在于表明公文的責(zé)任者，顯示公文的權(quán)威性與鄭重性。發(fā)文字號(hào)：又稱發(fā)文編號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度（外加方括號(hào)）和發(fā)文順序號(hào)構(gòu)成，如國(guó)辦發(fā)[1998]28號(hào)，意為該文件系國(guó)務(wù)院辦公廳1998年所制發(fā)的第28份文件。簽發(fā)人標(biāo)識(shí)：指代表機(jī)關(guān)最后核查并批準(zhǔn)公文向外發(fā)出的領(lǐng)導(dǎo)人性名，只用于上行文。標(biāo)題：指標(biāo)明某一文件主要內(nèi)容的概括性名稱。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種三療分構(gòu)成，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于職工工作時(shí)間的規(guī)定》。題注：用于對(duì)標(biāo)題進(jìn)行注解或說明。受文者：指收受公文的機(jī)關(guān)名稱。通常分為兩種：一種是主送機(jī)關(guān)，即對(duì)公文負(fù)辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)；另一種是抄送機(jī)關(guān)，即只需了解公文內(nèi)容而不承擔(dān)辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。通常一份公文（特別是上行文）只能選擇一個(gè)機(jī)關(guān)作為主送機(jī)關(guān)，且一般不要報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人；抄送機(jī)關(guān)也必須嚴(yán)格控制在一定范圍之內(nèi)，僅限于確需了解公文內(nèi)容或需得到其協(xié)助的單位，以免助長(zhǎng)文牘主義。

公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)及其編排規(guī)范

正文：指公文的主體部分，用于闡述具體內(nèi)容，表達(dá)發(fā)文意圖，使受文者對(duì)文件所傳遞的信息獲得具體、明確的認(rèn)識(shí)。附件說明：附件指附屬于公文正件的其他公文或材料，可分為兩類：一種是與公文正件具有同等效力的附件，其作用在于進(jìn)一步補(bǔ)充和完善公文正件的內(nèi)容；另一種是在公文正件中已申明僅供參考而不具備現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用的附件，其作用在于為受文者正確理解和執(zhí)行公文件提供參考數(shù)據(jù)。注釋：指對(duì)文件內(nèi)容或有關(guān)事項(xiàng)、要求的注解與說明。為使正文集中表述主要內(nèi)容，一些不便在正文中直接解釋、說明的名詞術(shù)語或公文的閱讀范圍、使用方法等，通常置于注釋中加以注解。其作用在于簡(jiǎn)化公文，方便受文者閱讀、理解。

成文日期：指形成文件的確切日期。通常以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為公文的成文日期；聯(lián)合行文時(shí)，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討倫通過的公文以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)及其編排規(guī)范

公文生效標(biāo)識(shí)：指證實(shí)公文作者的合法性、使公文生效的憑據(jù)。分為兩種形式：其一是印章，其二是簽署。無正文說明：指公文生效標(biāo)志未與正文同處一頁時(shí)所作的說明。在載有生效標(biāo)志的頁面左上角標(biāo)寫“此頁無正文”（外加圓括號(hào)），其作用在于維護(hù)公文的完整性和有效性，以防偽造或添加內(nèi)容。主題詞：指用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組。如：《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知》，其主題詞為：“公文管理辦法通知”。印發(fā)說明：又稱版記。指對(duì)公文件印制發(fā)出情況的介紹與解說。其作用是明確公文印制質(zhì)量、時(shí)限的責(zé)任歸屬，使受文者了解公文制發(fā)過程，為其直接與承印、承發(fā)單位聯(lián)系提供便利。印發(fā)說明的內(nèi)容主要包括：承印單位、印制日期等。公文格式分類代碼：指表明每份公文格式在整個(gè)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件格式系統(tǒng)中的類別歸屬及注冊(cè)順序的代碼，由九位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。其作用在于反映公文性質(zhì)，為高效、高質(zhì)地撰制、處理和管理公文提供依據(jù)和便利。

公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)及其編排規(guī)范

份號(hào)：指對(duì)根據(jù)一同件定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼。其作用在于為分發(fā)、清退、查找公文提供依據(jù)，便于對(duì)公文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理，明確交接責(zé)任。適用于密件。密級(jí)標(biāo)識(shí)：指表明公文保密等級(jí)的標(biāo)識(shí)符號(hào)。按涉密程度分別用漢字標(biāo)明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”等字樣。緊急程度標(biāo)識(shí)：指表明對(duì)公文（包括電報(bào)）送達(dá)和辦理的時(shí)限要求的標(biāo)識(shí)符號(hào)。依緊急程度分別用漢字標(biāo)明“急件”、“特急”；緊急電報(bào)分別標(biāo)明“平急”、“加急”、“特急”等字樣。其作用在于揭示公文、電報(bào)傳遞、處理的時(shí)限，引起重視，并為催辦公文提供依據(jù)，確保緊急公文得以優(yōu)先處理，避免延誤。收文章：指收文機(jī)關(guān)為便于管理，收到公文后在首頁右上端加蓋的戳記。具體包括：收文機(jī)關(guān)全稱、（收文）編號(hào)和日期、存檔號(hào)。收發(fā)文管理1、收文處理程序

2、發(fā)文處理程序

3、辦畢文書的處置

收文處理程序

收文接收：包括簽收、收文登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)收文的辦理：包括擬辦、批辦、承辦、注辦等環(huán)節(jié)收文的管理：包括登記、加工、組織傳閱、對(duì)內(nèi)催辦等環(huán)節(jié)

收文管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿在整個(gè)收文程序中，包括登記、組織傳閱、收文的加工、催辦等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)的安排雖然并非前后銜接，但都通過共同的管理功能，對(duì)整個(gè)程序?qū)嵭斜O(jiān)督控制，溝通協(xié)調(diào)，辦準(zhǔn)確、及時(shí)、優(yōu)質(zhì)地處理收文提供有效的保證。收文登記：是對(duì)收進(jìn)、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理的公文的完整數(shù)據(jù)進(jìn)行登錄的活動(dòng)，是貫穿整個(gè)收文處理程序的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。其主要作用，一是便于管理；二是便于利用；三是便于催辦；四是便于統(tǒng)計(jì)。1、登記的范圍：凡屬機(jī)關(guān)正式來往行文，組織內(nèi)部文字、會(huì)議文書等均應(yīng)逐件登記；特別要注意對(duì)“賬外文書”的登記，如外出開會(huì)、出差等帶回的公務(wù)文書，以免散失；登記范圍可與本單位文書立卷歸檔的范圍結(jié)合起來考慮，將登記重點(diǎn)入在屬于本單位立卷歸檔范圍的公務(wù)文書上。2、登記的主要形成：（1）簿冊(cè)式登記：即使用裝訂成冊(cè)的登記簿，在一頁紙上登記若干份文書的登記形成。（2）卡片式登記：即用單張卡片進(jìn)行登記的形式。（3）聯(lián)單式登記：即采用一次復(fù)寫二聯(lián)或多聯(lián)單據(jù)的登記形式。（4）電腦登記：即將公文主要標(biāo)志輸入電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行登錄的現(xiàn)代化的登記方式。其優(yōu)點(diǎn)是綜合了上述三種形式的主要長(zhǎng)處，避免了它們的短處，簡(jiǎn)便易行，便于檢索、存儲(chǔ)；除有密級(jí)的文書外，輸入公用文件夾的文書可根據(jù)需要供各單位通過終端調(diào)閱文件目錄，減少查閱覽室環(huán)節(jié)，提高機(jī)關(guān)工作作效率；而且，電腦登記也是收文處理程序的其他環(huán)節(jié)實(shí)行計(jì)算機(jī)處理的第一步。

收文處理程序發(fā)文處理程序其一：發(fā)文文稿的形成：包括擬稿、會(huì)商、核稿和簽發(fā)等環(huán)節(jié)其二：發(fā)文的制作：包括注發(fā)、繕印、校對(duì)、用印與簽署等環(huán)節(jié)其三：發(fā)文的傳遞、公布與督促實(shí)施：包括傳遞、公布、對(duì)外催辦及查辦等環(huán)節(jié)辦畢文書的處置辦畢文書，亦稱辦結(jié)文件，指完成了收文或發(fā)文處理程序，業(yè)經(jīng)發(fā)出或承辦完畢的公務(wù)文書。辦畢文書的處置，指根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實(shí)際工作情況，對(duì)辦畢文書予以定期清理檢查，確定價(jià)值，分門別類，決定并實(shí)現(xiàn)其“去”、“留”、“存”、“亡”的活動(dòng)。其具體內(nèi)容包括：立卷歸檔、清退、銷毀以及暫存處理等。

1．

立卷歸檔：文書立卷，是整理與保存公務(wù)文書的一種方法。即將辦理完畢、具有查考、保存價(jià)值的公務(wù)文書按其在形成過程中的有機(jī)聯(lián)系組成案卷，以便于保管、檢索和利用。歸檔，是與立卷密切關(guān)聯(lián)的一個(gè)概念，即將辦理完畢的公務(wù)文書整理立卷，移交給檔案部門保存的過程。立卷文件的范圍：（1）上級(jí)來文（2）本機(jī)關(guān)文件（3）下級(jí)機(jī)關(guān)來文（4）同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的來文。2．

清退：根據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，將部分辦畢文書經(jīng)過清理，定期或不定期地退還原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的專部門的活動(dòng)。3．

銷毀：指按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)失去留存價(jià)值或留存條件的公文做毀滅性的活動(dòng)。4．

暫存：指將既不應(yīng)立卷歸檔或清退，又不宜銷毀的辦畢文書暫存在辦公部門，以供日常查考和日后重新判定其價(jià)值的活動(dòng)。案卷整理規(guī)范（一）卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范1、排列卷內(nèi)文件2、編頁（件）號(hào)3、填寫卷內(nèi)文件目錄4、填寫卷內(nèi)備考表5、擬寫案卷題名6、填寫案卷封面7、裝訂案卷（二）案卷的排列與編目規(guī)范1、排列案卷2、編制案卷號(hào)3、編制案卷目錄卷

內(nèi)

文

件

的

排

列

與

編

目

規(guī)范

是指通過對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行認(rèn)真分析，仔細(xì)研究，尋找出它們之間的主要聯(lián)系，并按照其主要聯(lián)系排序，從而固定每份文件在卷內(nèi)文件中的位置。排列卷內(nèi)文件卷

內(nèi)

文

件

的

排

列

與

編

目

規(guī)范

編頁（件）號(hào)卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)化排列之后，為了固定其順序，便于文件的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢索，應(yīng)按排定順序依編寫頁（或件）號(hào)。卷內(nèi)文件凡以“卷”為單位裝訂成冊(cè)的均需編寫頁號(hào)，統(tǒng)一編寫在每頁文件的正面的右上角。卷內(nèi)文件目錄，是揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件。卷內(nèi)文件目錄主要包括以下項(xiàng)目：順序號(hào)：指每件文件在卷內(nèi)文件系統(tǒng)中的排列順序號(hào)，即件號(hào)（序號(hào)）。有多少件文件就編至多少號(hào)，編一條流水號(hào)。文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，如國(guó)辦發(fā)[1996]5號(hào)。責(zé)任者：又稱作者，即對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人，亦即文件的署名者。文件的責(zé)任者標(biāo)識(shí)于文頭、落款。題名：即文件的標(biāo)題。日期：即文件的形成時(shí)間。頁號(hào)：指卷內(nèi)文件所在頁的編號(hào)，是立卷人為案卷中所有文件編寫的統(tǒng)一大流水號(hào)。備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說明之用。填寫卷內(nèi)文件目錄卷

內(nèi)

文

件

的

排

列

與

編

目

規(guī)范

卷內(nèi)備考表，置于卷內(nèi)文件之后，用以注明卷內(nèi)文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。

本卷情況說明：用以填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、移出、銷毀等情況。立卷后在管理過程中如有變動(dòng)也應(yīng)由文書人員（歸檔后由檔案人員）填寫，并簽名、標(biāo)主時(shí)間。

立卷人：立卷者簽名。

檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。

立卷時(shí)間：完成立卷的時(shí)間。填寫卷內(nèi)備考表卷

內(nèi)

文

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規(guī)范

擬寫案卷題名

案卷題名，又稱案卷標(biāo)題，用以概括揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容與成分，是檢索文件的重要標(biāo)記，也是案卷編目和編制各種檢索工具的重要依據(jù)。

案卷題名的基本結(jié)構(gòu)是：作者（責(zé)任者）--------內(nèi)容（問題）--------名稱（文種）（1）責(zé)任者：標(biāo)明作者旨在說明文件由誰制成。（2）內(nèi)容：用于標(biāo)明卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容，是案卷題名的核心部分。對(duì)卷內(nèi)文件內(nèi)容的概括要全面、確切、具體、簡(jiǎn)潔。（3）名稱：文件的名稱即文種，通常反映出文件的性質(zhì)和價(jià)值，正確地標(biāo)明文件的名稱很重要。

卷

內(nèi)

文

件

的

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目

規(guī)范

填寫案卷封面

包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件（頁）數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。其填寫方法如下：全宗名稱，即立檔單位名稱。類目名稱，指全宗內(nèi)立卷類目（或文件分類表）的第一級(jí)類目名稱。案卷題名，填寫在案卷封面的中間位置，回行頂格書寫。時(shí)間，指卷內(nèi)文件的起止年月。保管期限，即立卷時(shí)劃定的案卷的保管期限，一般由立卷人填寫。分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

件（頁）數(shù)，卷內(nèi)文件裝訂成卷的填寫總頁數(shù)，不裝訂的填寫本卷（盒）的總件數(shù)。歸檔號(hào)，即立卷計(jì)劃中的條款順序號(hào)或類號(hào)，又稱文書處理號(hào)，由立卷人填寫。檔號(hào)，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。全宗號(hào)是檔案館給予立檔單位的編號(hào)。目錄號(hào)是全宗內(nèi)案卷目錄的編號(hào)，同一個(gè)立檔單位不能有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。案卷號(hào)，即目錄中案卷順序的編號(hào)，同一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不能有重復(fù)的案卷號(hào)。卷

內(nèi)

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目

規(guī)范

裝訂案卷目錄

裝訂案卷，是為了使卷內(nèi)文件避免散失和損壞，對(duì)文件起到固定和保護(hù)作用。文件裝訂，有按卷裝訂的，也有按件裝訂的。卷

內(nèi)

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規(guī)范

排列案卷

排列案卷，就是根據(jù)一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化地排列成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。

案卷

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規(guī)范

編制案卷號(hào)，就是按照案卷的排列順序給每個(gè)案卷分別編號(hào)，用以固定案卷的位置。按保管期排列的案卷，可以按三種保管期限限分別編流水號(hào)，例如：永久遠(yuǎn)1992年月日1-30號(hào)1993年31-60號(hào)…….

長(zhǎng)期同上短期同上按年度編排的案卷,先按年度排列,然后每一年度斷開編號(hào)或打通編流水號(hào),例如:1990年永久1-20長(zhǎng)期21-40短期41-N

1991年永久1-30長(zhǎng)期31-40短期41-N…….或者1990年永久1-20長(zhǎng)期21-40短期41-50

1991年永久51-60長(zhǎng)期61-70短期71-N…….按組織機(jī)構(gòu)排列的案卷,也可以打通編號(hào),或者每一個(gè)機(jī)構(gòu)自編一個(gè)流水號(hào),例如:辦公室1-30或者辦公室1-N

組織部31-40組織部1-N…………

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規(guī)范

編制案卷號(hào)編制案卷目錄

案卷目錄,即案卷的名冊(cè),在案卷經(jīng)過系統(tǒng)化排列后,對(duì)其逐一編號(hào)登記成冊(cè).案卷目錄的基本結(jié)構(gòu),包括目錄說明、案卷?xiàng)l目、分類體系與類號(hào)、封皮與備考表。目錄說明是對(duì)案卷目錄所做的總說明案卷?xiàng)l目即著錄于案卷目錄之上的案卷?xiàng)l款，它是案卷目錄的核心部分。包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、頁數(shù)、保管期限和備注等案卷封面上著錄的基本項(xiàng)目。封皮即為了保證使用過程中案卷目錄不被磨損而加上的封面?zhèn)淇急碇饕脕碚f明目錄內(nèi)案卷總數(shù)量狀況、立卷狀況和保管狀況等。案卷

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規(guī)范

歸檔制度

所謂歸檔，就是指各類社會(huì)組織在其工作活動(dòng)中形成的文件材料，待處理完畢之后，將其中有一定保存價(jià)值者，由文書處理部門或承辦部門按照立卷的原則和方法整理立卷。定期向機(jī)關(guān)檔案室移交，并由檔案室集中統(tǒng)一保管。

歸檔是文書工作的終結(jié)點(diǎn)，又是檔案工作的起始點(diǎn)，歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。歸檔制度的內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求。1、歸檔范圍：是指需要轉(zhuǎn)化為檔案文件的范圍2、歸檔時(shí)間：歸檔時(shí)間，指文書處理部門向檔案部門移交應(yīng)歸檔案卷的時(shí)間。

3、歸檔要求：（1）歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整（2）文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，應(yīng)合并整理、立卷（3）歸檔的文件材料，必須保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用文件的基本概念（一）

文件的定義（二）

文件材料（三）

文件和種類（簡(jiǎn)稱文種、文件名稱）（四）

文件格式（五）

文件的稿本（六）

文件分類（七）

文件特征文件的定義包括國(guó)家機(jī)構(gòu)與其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成與使用的公務(wù)文件（公文），也包括個(gè)人、家庭（家族）為處理自身事務(wù)而形成與使用的個(gè)人文件（私人文件）。

從廣義上解釋，它是人類社會(huì)活動(dòng)中，為處理各種事務(wù)的需要而直接形成的具有規(guī)范格式和法定效用的信息記錄。

文件材料是記錄和反映企事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)的文字、圖樣、圖表、聲像等不同形式和載體的文件的總稱。公務(wù)文書（簡(jiǎn)稱為公文）是社會(huì)組織中公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的信息記錄。

文件和種類

（簡(jiǎn)稱文種、文件名稱）

它是用以表時(shí)文件的性質(zhì)、功能與制發(fā)文件的目的以及作者的職權(quán)范圍。通用文件的主要種類有：1．規(guī)定性文件：條例、規(guī)定、辦法、決定、訣議。2．呈請(qǐng)性文件：議案、請(qǐng)示、報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)報(bào)告。3．商洽性文件：函4．會(huì)議文件：會(huì)議紀(jì)要5．證明文件：合同、證明材料。6、公布性文件：布告、公告、通告。

文件格式

包括標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、附件、公文編號(hào)、密級(jí)標(biāo)志、緩急程度標(biāo)志、主題詞、印單、抄送單位。

文件的稿本文件在形成中產(chǎn)生不同的稿本（草稿、定稿、正本、副本）。1．草稿：文件的原始稿件。2．定稿：經(jīng)過修改審閱，由負(fù)責(zé)人簽發(fā)或會(huì)議正式通過的最后完成稿。它具備正式文件的法定效用，是印制文件正式文本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。3．正本（打印稿）：要據(jù)定稿，接照標(biāo)準(zhǔn)格式抄寫或印制的正式文件。具有法定效用的正式文本。4、副本（抄本）：根據(jù)正本另行復(fù)制的稿件。

文件分類

1．內(nèi)部文件：用做安排與組織管理本機(jī)關(guān)工作的文件。

2．發(fā)文：對(duì)外發(fā)送的文件。3、收文：其他機(jī)關(guān)發(fā)送來的文件。

文件特征

包括作者、問題、名稱、時(shí)間、通訊者、地區(qū)特征。1．作者特征：指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的特征。2．問題特征：文件內(nèi)容所反映的問題（事件、事物、某項(xiàng)業(yè)務(wù)等）。3．名稱特征：文件種類特征（請(qǐng)示、批復(fù)、通知等）。4．時(shí)間特征：一種是指文件內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間另一種是指文件形成的時(shí)間。5、通訊者特征：指文件的收文、發(fā)文機(jī)關(guān)共同構(gòu)成的特征。即一個(gè)機(jī)關(guān)和另一個(gè)機(jī)關(guān)互相往來問、復(fù)的文件，這樣雙方作者構(gòu)成一對(duì)通訊者。

檔案的基本概念

（一）檔案的定義（二）檔案定義的基本含義與檔案的本質(zhì)屬性

（三）檔案的形式和載體

（四）

檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)成檔案的定義

檔案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料。檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄。檔案也是一種信息資源。

檔案定義的基本含義

與檔案的本質(zhì)屬性

(一)檔案是各種機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在特定的社會(huì)活動(dòng)中形成的第一，

在廣闊的社會(huì)領(lǐng)域中，檔案總是按照一定的來源有規(guī)律形成的。第二，

檔案是各個(gè)機(jī)關(guān)單位和個(gè)人在其具體的活動(dòng)中，記載和反映著一定的內(nèi)容而逐漸形成的。

（二）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件

文件轉(zhuǎn)化為檔案一般須具備三個(gè)條件：第一，

現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案。正在承辦中的文件，仍具有現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用和直接使用的材料，均不屬于檔案。第二，

對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存。第三，

按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件，才能最后成為檔案?？傊?，檔案和文件既有聯(lián)系又有區(qū)別，檔案是處理完畢的歷史文件，是備留查考的有價(jià)值的文件，是集中保存的系統(tǒng)的文件。了解檔案的這一含義具有實(shí)際的指導(dǎo)意義。檔案和現(xiàn)行文件，它們的社會(huì)職能各不相同，而它們的內(nèi)容和單體形式則是同一的。因此檔案管理的許多原則和方法，都同文件的形成、文件本身的各種因素以及文件向檔案轉(zhuǎn)化的過程緊密相關(guān)。(三)檔案的形式是多種多樣的檔案的形式，基本上包括兩個(gè)方面：一方面指檔案信息的載體形式，一方面指信息內(nèi)容的記錄方式。從檔案的載體形式來看，即從承載信息、記錄事物內(nèi)容的物質(zhì)形態(tài)來看，我國(guó)既有龜甲獸骨、竹木板片、青銅鐘鼎、金冊(cè)鐵券、縑帛、石碑、銀片、貝葉等古老的檔案，或少數(shù)民族地區(qū)近世紀(jì)沿用古代形式的檔案；也有以紙張為主的書面文電等傳統(tǒng)形式的檔案；還有膠片、磁帶、磁盤、磁鼓等現(xiàn)代形式的檔案。外國(guó)還有紙草檔案、泥板檔案以及羊皮檔案等各種形式的古代檔案。從檔案信息的記錄方式來看，它大致分為兩個(gè)層次：1.記錄信息內(nèi)容的方式和方法很多。就其基本方式可歸納為三種類型，即文字的、圖形的、和聲音的；其具體的記錄方法，又有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄象、錄音等多種。2.文件內(nèi)容的表達(dá)方式也相當(dāng)繁多。如管理性文件中有訓(xùn)令、指令、手諭、簽呈、法律、宣言、條例、章程、決定、決議、命令、指示、通知、通報(bào)、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、條約、協(xié)議和合同等各種形式?？萍嘉募杏辛慵D、總圖、平面圖、剖面圖、竣工圖、設(shè)計(jì)任務(wù)書、技術(shù)任務(wù)書等多種類型。（四）檔案是歷史的原始記錄歷史的原始記錄是檔案的本質(zhì)屬性。

檔案的形式和載體一提檔案人們就會(huì)想到文件，其實(shí)檔案還包括圖表、聲像等很多形式。存放檔案的載體有紙張、磁記錄介質(zhì)、物品(如獎(jiǎng)杯、錦旗)等。檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)成檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)成從兩個(gè)方面來說明：檔案本身的管理工作–收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等。檔案信息的管理工作–信息的分析、檢索、編研、提供利用等。

檔案業(yè)務(wù)（一）分類（二）立卷（組卷）（三）移交進(jìn)館（四）檔案檢索（五）檔案編目及報(bào)表（六）檔案利用

分類分類是檔案管理工作的重要部分。一個(gè)單位的檔案如何才能管理得完整、條理，這就必須很好地解決分類問題。一個(gè)單位的檔案管理一般有一個(gè)分類方案，也叫分類大綱或分類主題詞表?！奥毮芊诸惙ā笔菣n案實(shí)體分類的重要方法之一，很多單位采用這種分類方法來制定自己?jiǎn)挝坏姆诸惙桨?。將一個(gè)單位全部檔案按其內(nèi)容所涉及的職能分工進(jìn)行分類，在大類內(nèi)再按照文件的特征、職能層次分為一級(jí)分類、二級(jí)分類，一級(jí)類目包括“黨群工作類”，“行政管理類”、“會(huì)計(jì)檔案類”，“基建檔案類”等，一級(jí)類目“黨群工作類”可包括“黨務(wù)工作”、“組織工作”、“宣傳工作”、“紀(jì)檢工作”等二級(jí)類目，所有的這些分類分屬文書、科技、會(huì)計(jì)等檔案類別。不同業(yè)務(wù)性質(zhì)的單位還有一些專業(yè)的檔案分類。立卷（組卷）

1、什么是立卷

立卷，就是對(duì)單份文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理，將已經(jīng)辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件材料，按照它們的形成和處理過程中的聯(lián)系，組合成案卷。案卷是檔案的基本保管單位。2、立卷的過程

傳統(tǒng)的立卷實(shí)際上是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類是按照單位的實(shí)體分類方案，對(duì)文件夾材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合是將經(jīng)過分類的文件材料，按一定的形式組合起來；編目是將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

以文書檔案為例，檔案的最小組成單位是文件(圖紙、資料)，需要對(duì)文件題名、文件字號(hào)、圖紙?zhí)?、合同?hào)等進(jìn)行組合，形成文件目錄(卷內(nèi)目錄)。同一類的若干份文件可以裝訂或放在同一個(gè)案卷盒中，形成一個(gè)案卷，并形成案卷目錄。文件與案卷是多對(duì)一的關(guān)系。檔案以案卷為單位，就可以按順序放入檔案柜或檔案架上存放起來，供日后利用。編目是立卷的中心工作，包括給卷內(nèi)文件編號(hào)，編制卷內(nèi)文件目錄，擬寫案卷題名和填寫案卷封面，案卷裝訂，案卷排列、編號(hào)和編制案卷目錄等工作。這些過程在本檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)起來很方便，可自動(dòng)組卷或手工組卷。手工組卷輸入手工組好的案卷號(hào)、卷內(nèi)頁號(hào)，順序號(hào)、文件級(jí)檔號(hào)及案卷級(jí)檔號(hào)可自動(dòng)產(chǎn)生。自動(dòng)組卷不需要手工編寫的案卷號(hào)、卷內(nèi)頁號(hào)，案卷號(hào)、卷內(nèi)頁號(hào)、順序號(hào)、文件級(jí)檔號(hào)及案卷級(jí)檔號(hào)可自動(dòng)產(chǎn)生。對(duì)于組卷后仍需改動(dòng)的案卷，本檔案管理系統(tǒng)也支持案卷調(diào)整。3、立卷項(xiàng)目的概念下面我們就立卷工作的不同環(huán)節(jié)介紹一些立卷項(xiàng)目的基本概念。卷內(nèi)順序號(hào)：按卷內(nèi)文件排列的先后次序給出的序號(hào)。文號(hào)：填寫卷內(nèi)文件形成單位的發(fā)文字號(hào)。責(zé)任者：填寫卷內(nèi)文件的形成單位或個(gè)人。文件標(biāo)題