會議禮儀(實用版)

模塊一/商務(wù)會議禮儀

商務(wù)會議禮儀

知識點(diǎn)：職業(yè)素質(zhì)：

知識點(diǎn)掌握公司會議的工作流程了解會議準(zhǔn)備的內(nèi)容掌握會議座次安排的原則了解商務(wù)談的禮儀規(guī)范

職業(yè)素質(zhì)組織能力策劃能力協(xié)調(diào)能力溝通能力

任務(wù)

公司會議商務(wù)談判

公司會議端正會風(fēng)公司會議的工作流程會議的座次安排

任務(wù)描述商務(wù)談判

出席談判的儀態(tài)儀表禮儀商務(wù)談判的座次安排

會議會議是兩個以上的人,多人或多個組織團(tuán)體就事先商定的議題進(jìn)行商議的過程，是人際交往的一種常規(guī)形式。座談會、辦公會、報告會、博覽會、展示會。。。會議禮儀的內(nèi)容端正會風(fēng)會務(wù)工作排列會議的位次會議的作用討論問題弄清問題解決問題有關(guān)會議的悖論

據(jù)英國媒體報道，人力資源集團(tuán)羅博特·沃爾特最近對13個國家的數(shù)千名上班族進(jìn)行了一次國際調(diào)研，研究各公司為什么有那么多無聊會議。研究結(jié)果顯示，有八成的被訪者認(rèn)為，他們公司至少一半的會議是沒有意義的，純粹是在浪費(fèi)工作時間。沃爾特認(rèn)為，良好的日程安排和前期準(zhǔn)備可以降低員工的失望感。調(diào)查顯示，一個人對會議的喜好或厭惡，在很大程度取決于這個人想取得事業(yè)成功的愿望是否強(qiáng)烈。那些想有所作為的人，他們集中精力向目標(biāo)挺進(jìn)，每天都有自己要完成的階段目標(biāo)。如果會議的頻率高、時間長，這些人就對會議持有負(fù)面看法。換句話說，那些干實事的人不喜歡參加會議，而更愿意少說多做。那些不指望在工作中有所成就的人對會議則熱情有加。多開會對他們來說是一種打發(fā)時間的方法，還可以和人碰碰頭，編織關(guān)系網(wǎng)。不喜歡工作的人往往把開會看作是和同事一同休息的機(jī)會。根據(jù)研究，另一個產(chǎn)生無聊會議的原因是公司政治。在大多數(shù)情況下，即使上級對下級的工作很關(guān)注，也很難找到一個客觀、合理而明確的標(biāo)準(zhǔn)來衡量員工的工作成績。這時候，員工平時留給領(lǐng)導(dǎo)的印象就顯得異常重要。下班以后在辦公室加班以示勤奮，或者在會上積極發(fā)表自己的見解，也不失為“實干”之外的另一條成功之路。資料來源：《世界經(jīng)理人》，2008-5-20一、端正會風(fēng)會風(fēng)：有關(guān)會議的風(fēng)氣；開會開會，去了就睡開會開會，其實不累中央和地方黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況

開支項目中央黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況地方黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況接待開支117.6億（其中涉外開支86.7億）1366億（其中涉外開支172.5億）會議差旅費(fèi)42.7億1625億出國出境考察公干108.3億2531億（1271萬人次）公車開支及購換新車84.4億3281億現(xiàn)登記公車數(shù)量

5，174，700輛購買新車數(shù)量5580輛331，000輛（其中進(jìn)口車4270輛）開支總額353億8803億注：按國務(wù)院2005年公車使用規(guī)定，公車違規(guī)超額已達(dá)480余萬輛，僅保養(yǎng)、耗油等開支每年就達(dá)2500多億元，僅這兩項平均每輛車達(dá)52083元/年。

中央和地方黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況

開支項目中央黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況地方黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況接待開支117.6億（其中涉外開支86.7億）1366億（其中涉外開支172.5億）會議差旅費(fèi)42.7億1625億出國出境考察公干108.3億2531億（1271萬人次）公車開支及購換新車84.4億3281億現(xiàn)登記公車數(shù)量

5，174，700輛購買新車數(shù)量5580輛331，000輛（其中進(jìn)口車4270輛）開支總額353億8803億注：按國務(wù)院2005年公車使用規(guī)定，公車違規(guī)超額已達(dá)480余萬輛，僅保養(yǎng)、耗油等開支每年就達(dá)2500多億元，僅這兩項平均每輛車達(dá)52083元/年。

中央和地方黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況

開支項目中央黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況地方黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況接待開支117.6億（其中涉外開支86.7億）1366億（其中涉外開支172.5億）會議差旅費(fèi)42.7億1625億出國出境考察公干108.3億2531億（1271萬人次）公車開支及購換新車84.4億3281億現(xiàn)登記公車數(shù)量

5，174，700輛購買新車數(shù)量5580輛331，000輛（其中進(jìn)口車4270輛）開支總額353億8803億注：按國務(wù)院2005年公車使用規(guī)定，公車違規(guī)超額已達(dá)480余萬輛，僅保養(yǎng)、耗油等開支每年就達(dá)2500多億元，僅這兩項平均每輛車達(dá)52083元/年。

數(shù)據(jù)中央和地方黨政國家機(jī)關(guān)部門開支狀況（２００８年）

中央黨政國家機(jī)關(guān)部門會議差旅費(fèi)42.7億地方黨政國家機(jī)關(guān)部門會議差旅費(fèi)1625億１、避免形式主義議而不決，決而不行；２、嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模、地點(diǎn)、時間、經(jīng)費(fèi)會議小調(diào)侃第一天：簽到——見面有禮第二天：表彰會——人人拿獎第三天：慶功會——滿漢全席第四天：現(xiàn)場會議——各取所需第五天：總結(jié)會——打包發(fā)貨第六天：返程——周游列國３、提高會議效率集中主題壓縮會議的內(nèi)容對于會議材料已經(jīng)發(fā)放的，可不必再照本宣科限時發(fā)言４、按時到會，專心參會，維持秩序按時到會：準(zhǔn)時赴會，不得遲到、早退專心參會：不得交頭接耳，四處走動，接聽電話維持秩序：不得憤然告退、打斷、譴責(zé)或是當(dāng)眾爭論二、會務(wù)工作會務(wù)工作：指作為會議的主辦者、召集者或工作人員在會議的召開過程當(dāng)中，自始至終需要注意的相關(guān)的細(xì)節(jié)。

會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱

確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會議證件

會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)確定與會者名單

會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作

報到及接待工作做好后勤保障工作

編寫會議簡報或快報做好會議保密工作

會議信息工作

會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要

催辦與反饋工作

安排與會人員離會

會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道

會議準(zhǔn)備工作

指導(dǎo)會務(wù)工作的原則

準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密服務(wù)周到確保安全1、２、３、４、2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。

會前準(zhǔn)備工作1、確定會議主題與議題要有切實的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實際；要有明確的目的。

4、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格

本著精簡效能的原則會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。5、確定會議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。6、建立會議組織機(jī)構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。9、安排會議議程與日程會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。

8、確定會議地點(diǎn)

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。

關(guān)于計算機(jī)學(xué)習(xí)的會議通知各有關(guān)學(xué)校：經(jīng)研究，定于8月31日上午9：00在新北區(qū)軟件園三樓（北大眾志網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)有限公司）召開NC網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)試點(diǎn)學(xué)校計算機(jī)教師會議，時間半天。請下列學(xué)校有關(guān)計算機(jī)教師安排好工作準(zhǔn)時參加。（市二十六中、北環(huán)中學(xué)、翠竹中學(xué)、藍(lán)天實驗學(xué)校、市聾啞學(xué)校，天寧區(qū)紅梅小學(xué)、延陵小學(xué)、青龍中心小學(xué)、解放路小學(xué)、朝陽小學(xué)、翠竹新村小學(xué)，鐘樓區(qū)勤業(yè)二小，新北區(qū)圩塘中學(xué)、圩塘中心小學(xué)、呂墅小學(xué)、薛家中心小學(xué)）

上海市教育局職業(yè)教育處

2005年10月3日10、制發(fā)會議通知

會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。

11、制作會議證件

代表證出席證

會議正式證件列席證來賓證

會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證

會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

12、準(zhǔn)備會議文件資料議程表和日程表會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、開幕詞和閉幕詞其他會議材料等。

三、公司大小型會議中尊位及位次排序方法

小型會議的兩種尊位及位次排序的方法

大型會議中主席臺排座、發(fā)言者座席、主持人席位、群眾席安排小型會議小型會議：本系統(tǒng)內(nèi)的會議會場布置:圓桌型、方桌型特點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)和會議成員可以互相看得見大家可以無拘無束的自由交談適于召開15人至20人左右的小型會議全體與會者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺任務(wù)訓(xùn)練1．面門設(shè)座2．依景設(shè)座指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺等。

小型會議室

橢圓形回字形Ｔ字型長方形

中型會議室半圓型、課堂型。

大型會議室眾星拱月型禮堂型半圓型大型會議特點(diǎn)：與會者眾多、規(guī)模較大的會議企業(yè)職工代表大會報告會經(jīng)驗交流會新聞發(fā)布會會場上應(yīng)分設(shè)主席臺與群眾席主席臺必須認(rèn)真排座群眾席的座次可排可不排1．主席臺排座面對會場主入口在主席臺上的就座之人，通常應(yīng)當(dāng)與在群眾席上的就座之人呈面對面之勢每一名成員面前的桌上，均應(yīng)放置雙向的桌簽主席臺排座，具體又可分作主席團(tuán)排座、主持人座席、發(fā)言者席位等三個不同方面的問題。

（1）主席團(tuán)排座：主席團(tuán)：是指在主席臺上正式就座的全體人員?；疽?guī)則：一是前排高于后排，二是中央高于兩側(cè)，三是右側(cè)高于左側(cè)。（政務(wù)禮儀中左高右低）（2）主持人座席會議主持人，又稱大會主席。具體位置：一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但不宜令其就座于后排。

（3）發(fā)言者席位起立發(fā)言發(fā)言者席位，又叫做發(fā)言席。在正式會議上，發(fā)言者發(fā)言時不宜就座于原處發(fā)言。發(fā)言席的常規(guī)位置：一是主席團(tuán)的正前方（我國的慣例）；二是主席臺的右前方（國際慣例）

⑩⑧⑥⑦⑨⑤③①②④群眾席⑧⑥⑤⑦④②①③群眾席10864213579主席臺尊位發(fā)言席群眾席2．群眾席排座：在大型會議上，主席臺之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。（1）自由式擇座：即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。

（2）按單位就座：它指的是與會者在群眾席上按單位、部門或者地位、行業(yè)就座。若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。在同一樓層排座時，又有兩種普遍通行的方式一是以面對主席臺為基準(zhǔn)，自前往后進(jìn)行橫排；二是以面對主席臺為基準(zhǔn)，自左而右進(jìn)行豎排。主方談判的接待準(zhǔn)備

（1）主座談判的接待準(zhǔn)備主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。①成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。②了解客方基本情況，收集有關(guān)信息可向客方索要談判代表團(tuán)成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時間、地點(diǎn)、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購返程車船票或飛機(jī)票。③擬訂接待方案根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待計劃和日程安排表。日程安排還要注意時間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無異議確定以后，即可打印。如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達(dá)后交由客方副領(lǐng)隊分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時，東道主可根據(jù)實際情況舉行接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間的費(fèi)用通常都是由其自理的。（2）主座談判迎送工作主方應(yīng)確定與客方談判代表團(tuán)的身份、職位對等。準(zhǔn)確掌握對方抵離的時間，主方所有迎送人員都應(yīng)先于客方到達(dá)指定地點(diǎn)迎候。主方應(yīng)主動到機(jī)場、車站、碼頭迎接，在到達(dá)前15分鐘趕到。對于客方身份特殊或尊貴的領(lǐng)導(dǎo)，還可以安排獻(xiàn)花。

迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。如果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，應(yīng)該請客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門上車，主人從左側(cè)門上車，避免從客人座前穿過。Nicetoseeyou!（3）談判室的布置與座次安排①談判室的選擇與布置小規(guī)模談判還可在會客室，有條件的話最好安排二三個房間，一間作為主要談判室外，另一間作為雙方進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商的密談室，再配一個休息室。談判室布置以高雅、寧靜、和諧為宜，環(huán)境安靜，沒有外人和電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設(shè)簡潔、實用、美觀。②談判桌擺放及座次安排長方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對門為上座，應(yīng)屬于客方，背背對門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應(yīng)以進(jìn)門方向為準(zhǔn)，右側(cè)為上，屬客方，左側(cè)為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，譯員安排在主談人右側(cè)，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而而遠(yuǎn)地分布在主談人兩側(cè)就坐。

會談桌主方人員1客方人員523445321會談桌客方人員1244213535門主方人員門

豎式橫式圓形多邊談判一般采用圓形談判桌(見圖9—3)，國際慣例上稱為“圓桌會議”。馬蹄形小型的談判，也可不設(shè)談判桌，直接在會客室沙發(fā)上進(jìn)行，雙方主談人在中間長沙發(fā)就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人正門客方主方（4）客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”，對一些非原則性問題采取寬容的態(tài)度，以保證談判的順利進(jìn)行。明確告訴主方自己代表團(tuán)的來意目的、成員人數(shù)、成員組成、抵離的具體時間、航班車次、食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便主方的接待安排?？膳c主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、游覽觀光等活動要求，但應(yīng)尊重主方安排。談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加，通常應(yīng)在約定時間的5分鐘之前到達(dá)約定地點(diǎn)。到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問要先預(yù)約。對主方的接待，在適當(dāng)?shù)臅r間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎靖兄x?？妥勁杏袝r也可視雙方的情況，除談判的日程外，自行安排食宿、交通、訪問、游覽等活動。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求（1）整潔的儀容儀容是指一個人的身體不著裝的部位，主要是頭發(fā)、面部和手部。商界人士儀容的要求是干凈整齊，端莊大方。①男性頭發(fā)：發(fā)型簡單大方，長短適當(dāng)，干凈整齊，不準(zhǔn)留新潮、怪異的發(fā)型，不準(zhǔn)蓬頭亂發(fā)，亦不準(zhǔn)染發(fā)，最好也不要燙發(fā)。手：談判時，握手問候、交換名片和遞送文件等都會將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈整齊也是必要的?！?/p>

面部：保持干凈清爽，養(yǎng)成每天上班前必剃須的習(xí)慣，不準(zhǔn)留胡子，也不能留大鬢角。談判前，不要進(jìn)食大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳之類的食物，保持牙齒清潔，沒有食品殘留物，也沒有異味。②女性♀

出席商務(wù)談判的女性，應(yīng)選擇端莊大方的發(fā)型，過于時髦、怪異的發(fā)型，染發(fā)和不加以固定的長發(fā)，都不適合出現(xiàn)在這種場合，選用的發(fā)卡、發(fā)箍以樸實素雅為佳。臉部應(yīng)化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協(xié)調(diào)。可適當(dāng)使用清新的淡香水，但香氣不可過于濃烈。女性手部除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油美飾一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。（2）規(guī)范的服飾①男性：應(yīng)穿深色(藍(lán)、黑、灰、棕)的三件套或兩件套西裝，白色(或與西裝同色系)襯衣、打素色或條紋領(lǐng)帶，配深色襪子和黑色皮鞋。除結(jié)婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握時間，又是最好的裝飾品。在商務(wù)談判場合，男性不應(yīng)穿著茄克衫、牛仔褲、T恤衫、旅游鞋、涼鞋等休閑服裝出席。

②女性：端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場合的最佳選擇。以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重、端莊，配上肉色的長筒或連褲絲襪和黑色的高(中)跟鞋。與服飾配搭，適當(dāng)點(diǎn)綴一兩件首飾或胸針(花