合同管理管理程序

目錄CONTENTS05總則(zǒngzé)Part106~08合同分類(fēnlèi)及管理機構職責Part209~17合同的審批Part318~22合同的簽訂、履行、變更及解除Part423~24合同糾紛的處理及責任Part525合同的歸檔Part626附則Part7精品資料1、合同的定義：《中華人民共和國合同法》第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。2、一份合同的主要條款包括：（1）當事人的名稱或者姓名和住所（2）標的:合同當事人雙方權利和義務所共同指向的對象.（3）數(shù)量:當事人雙方對標的物數(shù)量的明確(míngquè)（4）質量：國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準（5）價款或者報酬（幣種、合同金額、付款條件和時間等）（6）履行期限、地點和方式（涉及到貨物所有權及風險轉移）精品資料（7）違約責任（條件、時間、方式）（8）解決爭議的方法（仲裁或起訴）審查示例：某A分公司與某集團公司簽訂(qiāndìng)的買賣合同。：該合同中某A分公司是否具有對外簽訂(qiāndìng)合同的資格？：當事人主體資格注意(zhùyì)點審查重點精品資料Part1:總則(zǒngzé)1、目的:規(guī)范公司合同管理工作，確保公司簽訂的合同合法、有效、降低或避免因合同風險帶來的經(jīng)濟損失.2、適用范圍：集團總部及旗下各子公司、辦事處、生產基地。3、"合同"定義:以明確雙方當事人之間民事權利義務關系為內容的法律文件（包括協(xié)議、訂單、契約、確認書等）4、合同正式文本應當打印或者(huòzhě)印刷成冊，合同文本原則上以中文為主。精品資料Part2:合同分類(fēnlèi)及管理機構職責1、合同分類：（1）采購類合同（如：辦公用品、設備采購等）（2）銷售類合同（如：產品銷售等，含經(jīng)銷商業(yè)務模式）（3）工程類合同（如：涂料工程、保溫工程等）（4）其他合同（除上述三類合同和勞動合同外的其他合同）如：酒店(jiǔdiàn)協(xié)議、租賃合同、知識產權類合同精品資料2、法務部管理職責（1）制定合同管理制度，并根據(jù)國家法律法規(guī)的修改或公司新政策要求對本制度加以修改、補充；（2）公司內部合同檔案的建立及合同原件的統(tǒng)一管理；（3）根據(jù)具體合同的實際情況和需要，提出增加參與合同審查會簽部門的建議(jiànyì)；（4）負責審核合同條款（包括合同簽訂的合法性、合理性等）；（5）配合法律顧問處理合同爭議或糾紛及仲裁、訴訟等法律事務性工作。精品資料3、合同執(zhí)行部門職責（1）負責對合同另一方當事人的調查，充分了解對方當事人的主體資格、信用狀況等有關情況，確保對方當事人具備履約能力：提供合同文本初稿，對合同基本的經(jīng)濟、技術、安全性條款提出具體的要求；（2）組織合同的談判并負責根據(jù)談判結果向法務部反饋是否對合同條款適當進行調整；（3）辦理合同審批流程、進行跟催并按照本制度規(guī)定時間向法務部提交合同原件進行歸檔、備案。4、公司各部門必須互相配合，切實(qièshí)執(zhí)行本制度，凡因違反規(guī)定操作造成公司損失的，追究當事人責任。精品資料Part3:合同(hétong)的審批1、合同的具體審批流程：經(jīng)辦人申報---合同執(zhí)行(zhíxíng)部門主管審查---財務部主管審查---法務部審查---總經(jīng)理審批注：個人：身份信息+親筆簽字+捺手印企業(yè)：經(jīng)辦人親筆簽字+公司印章+企業(yè)基本信息2、各部門的審批職責（1）合同執(zhí)行(zhíxíng)部門主管：精品資料a、合同的經(jīng)濟性：市場供應、需求調研、價格預測可靠性、合理性；b、合同的技術性：技術依據(jù)真實性、可靠性，技術措施是否完備、可行，技術標準和參數(shù)是否科學、真實、可行；c、合同的可行性：包括整體項目技術是否具有可靠性，經(jīng)濟效益或社會效益是否具有真實性以及是否具有可操作性；d、合同的安全性：包括涉及的知識產權是否已采取相應的保護或限制措施，是否存在損害本公司商譽、商業(yè)秘密及其他利益的情況以及合同執(zhí)行部門認為(rènwéi)必須審核的其他內容。精品資料（2）財務部門：a、合同涉及資金的使用是否滿足公司預算要求；b、資金、資產的合法性：包括資金來源是否合法，資產的所有權是否明確；資金使用的審批手續(xù)、資金、資產的用途及使用方式是否合法；c、價款、酬金和結算的合理、合法性：包括價款、酬金的確定是否正確合理、合法；資金結算、酬金支付方式是否明確、具體、合法；資產、資金使用效果是否具有財務可行性以及與資金、資產等有關(yǒuguān)的其他事項；精品資料

（3）法務部門：a、合法性b、嚴密性c、合同經(jīng)辦形式審核3、無論合同是否訂立，凡是在起草、簽訂合同過程中獲悉的所有商業(yè)秘密，經(jīng)辦人都不得泄漏或不正當使用。4、審核意見應當明確、清晰，不得使用模糊性語言，一旦使用，視為合同未經(jīng)過審核。5、合同審批表上對合同批示意見不齊全(qíquán)的，公司法定代表人或授權代表可不予簽署，未經(jīng)授權人簽署的合同，印章管理員不得加蓋公司印章。精品資料6、合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人向有關部門提交合同草案時，原則上應預留1~2個工作日供其審核，同時審批人必須在接到合同草案后1~2個工作日內回復意見。各審核部門遇特殊情況需延長審核時間時，應向合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人說明情況后可以適當延長，延長時間視具體情況而定。7、各審核部門在審核合同草案時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審核意見中予以明確并提出修改意見，連同全部文件資料退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦人修改之后應重新提請(tíqǐnɡ)審核，審核期限重新計算。各審核部門須及時地提出審核意見，不得拖延。精品資料合同(hétong)審批流程圖：合同(hétong)執(zhí)行部門經(jīng)辦人申報執(zhí)行部門主管審查財務部審核法務部審核總經(jīng)理或授權代表簽批加蓋印章（公章或合同章）1-2個工作日1-2個工作日1-2個工作日精品資料合同執(zhí)行部門審查要點：1、合同內容與談判結果的一致性2、技術性標準和參數(shù)的可行性3、簽訂合同時所配備的資料是否(shìfǒu)齊全，如：檢測報告4、其他執(zhí)行部門認為需要審查的要點財務部審查要點：1、付款條件2、發(fā)票3、跟進對方當事人回款情況4、評估客戶資信狀況5、其他財務部認為需要審查的要點精品資料法務部審查要點：主要包括形式審查和實質審查（1）形式審查要點：1、當事人基本信息是否正確2、審查內容是否列明了附件清單，是否與實際送審附件內容一致3、審查簽字人是否為法定代表人或授權代表4、審查對方當事人的法定代表人或負責人的簽字是否與營業(yè)執(zhí)照上的名字(míngzi)一致5、審查自然人對方的簽字是否與身份證上的名字(míngzi)一致6、審核對方當事人蓋章是否正確等精品資料（2）實質審查要點：1、合同主體審查2、合同具體條款審查3、合法合規(guī)性審查：如，審查合同主體是否合法，合同中免責條款是否合法等4、合同條款的完備性、明確性、嚴謹性：如，合同條款是否完備、用語是否清楚、完整(wánzhěng)、準確無誤、是否會產生歧義。精品資料Part4:合同(hétong)的簽訂、履行、變更及解除1、合同的簽訂（1）公司法定代表人具有合同的簽署權。（2）公司法定代表人因客觀原因無法行使合同簽署權時，可由其指定的授權代表代為行使。授權代表因客觀原因無法行使合同簽署權時，應當(yīngdāng)事先向公司法定代表人提議由相關人員代為行使，并經(jīng)法定代表人同意后，相關人員方可行使簽署權。（3）公司法定代表人指定授權代表行使簽署權的，須簽署書面授權委托書，授權委托書應載明授權代表姓名、授權權限和授權期限，并由公司法定代表人簽字或蓋章方可生效。在無明確書面授權的情況下，任何人不得擅自對外簽署合同，否則將承擔全部責任。精品資料（4）授權代表應按照授權人的意圖和公司相關制度的規(guī)定行使合同簽署權，不得超越權限。（5）任何以個人名義對外簽訂的合同或其他具有履約性質的任何書面文件均無效，公司均不予以承認。2、合同的履行（1）合同依法成立，即具有法律約束力。合同執(zhí)行部門必須嚴格履行合同所規(guī)定的義務，積極(jījí)行使合同賦予的權利。（2）合同履行涉及公司多個部門的，合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人應當及時、準確地向有關部門發(fā)出合同履行協(xié)助通知，告知合同履行時需要協(xié)助的內容，有關部門應予以積極(jījí)配合。精品資料3、合同依法簽訂生效后，合同執(zhí)行部門應及時檢查、了解履行情況。（1）如遇對方原因導致合同不能履行或不能完全履行的，合同執(zhí)行部門應在法定、約定或合理期限內以書面方式向對方提出異議，并將有關情況及時向上級領導匯報，積極采取措施避免公司利益受損。（2）若因我方原因導致合同不能履行或不能完全履行的，合同執(zhí)行部門應當(yīngdāng)將有關情況及時向上級領導匯報，并及時采取補救措施防止損失擴大。收到對方履行異議時，合同執(zhí)行部門亦應在法定、約定或合理期限內以書面方式予以答復。4、向對方提出異議的文件和答復須經(jīng)法務部審核后報公司領導審批通過后方可發(fā)出。精品資料5、遇有不可抗力事件影響合同履行時，合同執(zhí)行部門應當及時將有關情況向部門主管領導報告，并于不可抗力事件發(fā)生當日(dàngrì)或3日內以書面形式通知對方，并收集有關證據(jù)。6、合同訂立后，不得因合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人的變動而影響合同履行。在合同履行過程中，合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人變更時，應辦理交接手續(xù)。7、合同履行完畢后，合同執(zhí)行部門務必及時將完成情況報法務部備案。8、合同的變更及解除（1）合同在履行過程中，需要進行變更或解除時，應與對方協(xié)商一致進行變更或解除。法律有特別規(guī)定或合同有特別約定的，依據(jù)法律規(guī)定或合同約定。精品資料（2）變更、解除合同的審批權限和程序，與合同訂立的審批權限和程序相同。（3）變更、解除合同時，應在法律規(guī)定、合同約定或合理期限內與對方當事人進行協(xié)商，書面函告并限期答復。9、合同執(zhí)行(zhíxíng)部門經(jīng)辦人在收到對方要求變更或解除合同的通知后，應及時提請所在部門領導、法務部。變更、解除合同應當采用書面形式。10、變更、解除合同的協(xié)議在達成之前，應根據(jù)實際情況采取繼續(xù)履行、補救或中止履行等措施。精品資料Part5:合同糾紛的處理(chǔlǐ)及責任1、合同在履行(lǚxíng)過程中發(fā)生糾紛的，應按《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民事訴訟法》等有關法律、法規(guī)和本制度處理。2、處理合同糾紛的原則（1）及時處理的原則；（2）雙方協(xié)商解決的原則；（3）護公司合法權益的原則。。精品資料3、糾紛發(fā)生后，經(jīng)辦人應及時向所在部門領導及法務部遞交合同糾紛說明(shuōmíng)，法務部收到后與各相關部門、法律顧問共同商討應對方案，同時報送公司領導審批精品資料Part6:合同(hétong)的歸檔1、合同簽訂后，合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人應將合同履行過程中形成的各種單據(jù)、憑證和其他相關材料向法務部歸檔，不得私自存放。法務部應建立合同臺賬，便于查尋、管理，并統(tǒng)一保存。2、合同執(zhí)行部門應及時將完成簽章手續(xù)的合同原件交法務部存檔（原則上每月15日），交接雙方(shuāngfāng)需及時履行簽收手續(xù)。精品資料Part7:附則(fùzé)1、本制度如有未盡事宜，由法務部另行(lìnɡxínɡ)補充、修改，最終解釋權歸屬法務部。2、本制度自總經(jīng)理批準之日起施行，補充修改亦同。表單：《合同審批表》精品資料案例分析一：甲商場3月份欲從乙冰箱廠購進冰箱50臺，每臺2800元，共計14萬元。雙方約定4月份貨到后先付4萬元，其余(qíyú)待銷售后付清余下的10萬元貨款。后乙冰箱廠想在甲商場開設銷售專柜，打開銷路。雙方遂簽訂租賃場地合同，約定租賃期為1年，自同年4月起至次年4月止，月租金2萬元，共計24萬元。由乙冰箱廠3個月付1次，分4次付清。7月份乙冰箱廠通知甲商場，稱用應收甲商場的10萬元冰箱貨款中的6萬元抵銷其4月至7月的租金。

試分析：乙冰箱廠的做法是否合法？為什么？精品資料

解析：乙冰箱廠的做法符合我國合同法的有關規(guī)定。我國《合同法》第99條規(guī)定，當事人互負到期債務，該債務的標的物種類、品質相同的，任何一方可以將自己的債務與對方的債務抵銷，……當事人主張抵銷的，應當通知對方。通知自到達對方時生效(shēngxiào)。本案中，甲商場與乙冰箱廠互負債務，互享債權，彼此的合同標的物又屬于種類和品質相同的貨幣，也到了履行期，因此，乙冰箱廠可以根據(jù)我國合同法的有關同類債務相互抵銷的規(guī)定，通知甲商場對6萬元債務予以抵銷。法條援引--《合同法》第99條當事人互負到期債務，該債務的標的物種類、品質相同的，任何一方可以將自己的債務與對方的債務抵銷，但依照法律規(guī)定或者按照合同性質不得抵銷的除外。當事人主張抵銷的，應當通知對方。通知自到達對方時生效(shēngxiào)。抵銷不得附條件或者附期限。精品資料案例分析二：某市玻璃制品廠（以下簡稱甲方）與某市天然氣供應公司（以下簡稱乙方）簽訂了常年供氣合同。合同規(guī)定，乙方每天向甲方供應生產用氣4000立方，如減少或停供須提前五天(wǔtiān)通知甲方做好準備。甲方按月結清天然氣款。雙方約定，甲方向乙方交付定金5萬元。合同簽訂后不久，隨著用氣單位的增多，天然氣供應日趨緊張，有些用氣單位向乙方許諾可以購買高價氣。乙方為追求本單位的經(jīng)濟效益，要求甲方減少用氣2000立方，甲方不同意。乙方在未提