第一章-涉外秘書概

第一章涉外秘書概論ABriefIntroductiontoForeign-orientedSecretary南職院

Stepone

Warm-up商務秘書和涉外秘書的區(qū)別

1、商務秘書就業(yè)特點：

適應性廣，市場需求量大。

缺點是工資待遇一般，而且要求較長的工作經驗。應屆生很難一次性找到理想的工作，大多轉行。

2、涉外秘書就業(yè)特點：

外語過硬，轉行幾率大，就業(yè)多元化。工資待遇相對較高，福利待遇好。

缺點是，很難找到專業(yè)對口的秘書職業(yè)。一般從事外企文員，或者外企領事的助理、翻譯等工作，自由時間有所限制。

綜合而言，個人比較偏向涉外秘書，做不了秘書還可以做翻譯。起碼就業(yè)不愁，而且待遇不會太低。SteptwoPresentationofNewMaterials

第一節(jié)涉外秘書與涉外秘書工作一、涉外秘書定義

涉外秘書，主要是指去政府涉外機構、外向型企業(yè)從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對語言有較高要求。在國外，涉外秘書一般是在出口企業(yè)、外國企業(yè)、私人企業(yè)或合資企業(yè)中工作，.他們要和全球范圍內的客戶聯(lián)絡和提供服務，他們的工作是國際化的，也是非常重要的。在中國，涉外秘書是指在“三資”企業(yè)，外國駐華機構，我國涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以后產生的新型的外向型、復合型秘書，他們掌握一門以上外語，能操作辦公自動化設備，懂經濟、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實施管理的專門人才。二、涉外秘書的特點

(1)角色雙重性

涉外秘書既是三資企業(yè)的員工又是中國的公民。如果不能處理好角色的雙重性，涉外秘書會陷入兩難境地。現實中，涉外秘書常處于外方雇主和中方雇員的矛盾夾縫之中，搞不好會兩頭受氣，難于處理。因此，秘書在協(xié)助上司管理、經營、運轉本企業(yè)之時，既不能為取悅外方而不顧國家民族的利益，又不能不顧商業(yè)信譽，為遷就中方落后的經營管理理念而損害外方的利益。角色出現沖突時，涉外秘書要能將原則性和靈活性很好地結合起來，有理有利有節(jié)地處理。所謂的角色沖突是指當個體面臨多種角色時，個體如果服從一種角色的要求，就有可能無法服從另一種角色的要求，個體面臨的兩個或更多的角色期待就會出現相互矛盾。因此，秘書在輔助上司與中方進行合作談判時，要切實保護中外各方的利益，在公司內部處理外企雇主和中方雇員的矛盾時，要多解釋多溝通，利用處理人際關系的技巧，充分考慮文化上的差異，做好關系的彌合工作。(2)文化沖突性在三資企業(yè)中，中外雙方的人員因為信仰、觀念、宗教、語言、習俗、傳統(tǒng)等許多方面的差異，常常對一些問題的做法和看法會產生差異和矛盾。例如，對守時的松緊度的看法，中外觀念差異較大。中國人常常會將三五分鐘忽略不計。如果開會或赴約，會認為遲到三二分鐘不算什么，是很守時的。下班時提前幾分鐘收拾一下自己的東西也是很正常的。上班塞車遲到幾分鐘沒什么樣大驚小怪的。而中國人的做法在日本、德國等作風嚴謹、嚴格守時的外籍雇主來看，就是嚴重地缺乏守時意識，工作疲沓、不投入和不努力的表現。另外，中方雇員在與外國人員交往的過程中，因不了解對方國家的宗教信仰、風俗習慣，可能會在饋贈對方禮物：宴請待客、聊天談話之時，產生誤會和矛盾。例如，依中國文化看來，荷花代表高雅，出污泥而不染，而菊花代表冷艷，傲霜雪而不衰；但是，如果秘書代表公司去購買禮品，買來裝飾有菊花或荷花圖案的物品送給法國、意大利、日本等國的朋友，就會引起對方的不快，因為在法國、意大利等國以菊花為喪花，在日本，以荷花為喪花。總之，在與外企雇主和外商的接觸交往中，要主動地去了解熟悉對方的文化，以期達到和睦共事。(3)管理廣泛性

在三資企業(yè)中，層次越高的秘書其職責范圍越廣，對上司的“補償功能”越突出、越重要。所謂“經理補償功能”(Excecutive-extender)指在企業(yè)管理活動中，任何一級管理者即使其知識淵博、經驗豐富仍難免在某些方面因知識視野的制約、精力體力的局限、理性經驗的欠缺，而造成信息的“盲區(qū)”、決策的失誤和管理的缺失，這就需要秘書見微知著、拾遺補闕。秘書應從智力、精力、心理等多方面對上司構成補償。秘書的補償作用發(fā)揮得越好，上司工作的壓力就越小。涉外秘書應用技術工作的比例占得很高。其工作內容涉及財會管理、營銷清算、稅收繳納、外匯結算等許多方面，這就要求秘書要熟悉國際商法、金融管理、企業(yè)文化，有更強的協(xié)調能力。在三資企業(yè)中，無論是經理行政助理還是職能部門的秘書常常身兼多種瑣碎、具體的事務性、服務性工作，如接打電話，收發(fā)信函包裹，打字速記，接待來客，管理時間，收集信息，安排差旅，布置會場等。這些工作看似十分平凡，甚至單調枯燥，但微小的失誤就可能給公司造成巨大的損失和很壞的影響，如影響公司貿易的成交率，打亂了公司的銷售計劃，傷害了公司的客戶關系，損害了公司的良好形象。因此，涉外秘書更要處理好工作主動性和被動性的關系、經常性和突擊性的關系。這既要發(fā)揮主動積極的精神，做好參謀助手，發(fā)揮輔助、咨詢的作用，又做到不失職、不越權，嚴格按照上司的意圖辦事；既把常規(guī)日常性的工作安排得井井有條，又能預見到一些突發(fā)偶然的事情，做到有備無患，游刃有余，從容應對，及時應變。(4)工具雙語性由于涉外秘書工作的環(huán)境和服務對象的特殊性，要求其必須熟練地掌握一門以上的外語。涉外秘書工作以人際關系為核心，以人際傳播為手段，而傳播主要靠語言為媒介，語言的準確、簡潔、明晰、得體就成為涉外秘書工作提高效率的基本前提。三、涉外秘書的類型

涉外秘書可按其責任的大小和能力素質的高低分為助理文書級(或稱接待員、打字員)、文書級、執(zhí)行級、行政級(或稱高級行政助理、行政經理、辦公室經理)秘書等。1)助理文書級秘書也常被稱為見習秘書(reception)。其主要工作內容是：打字、接待、電傳；管理辦公用品；處理電話；分送信函；預定約會等。2)文書級秘書也常被稱為正式秘書(Secretary)。其主要工作內容是：起草打印文件，收發(fā)處理文書，完成上司臨時交辦的事項，筆錄口授文件，負責會議的記錄，為上司的報告文件收集組織材料，制定旅行計劃，管理檔案資料，輔助上司處理小額現金，兼做一些會計出納記賬的工作，保管保密文件等。正式秘書無論從職位的性質、技術的要求、涉及的方面和工作的責任都遠遠要高于助理文書級秘書。3)執(zhí)行級秘書包括業(yè)務秘書、行政秘書等其工作內容主要是協(xié)助上司做辦公室和業(yè)務部的有關工作，包括：處理信函，聯(lián)系電話，接待來訪，安排會議，收集資料，管理檔案，收發(fā)傳真、電話，計劃管理上司的時間，安排差旅，對外代表上司聯(lián)絡、處理事務，監(jiān)督檢查上司下達的工作，做信息收集工作，協(xié)調橫向、縱向的各種關系，輔助決策。4)行政級秘書包括辦公室經理、行政經理、秘書科長、經理私人助理等。其工作內容主要包括：參與決策，監(jiān)督檢查，輔助管理，幫助上司協(xié)調組織內部縱向橫向的關系和組織外部的各種關系，指導帶領秘書群體協(xié)同工作，知人善任，合理授權，合理分派工作。另外按照秘書自身的特長和能力分可分為參謀型、辦事型、秀才型、公關型、技術型諸種。按職務的性質劃分為行政秘書和專業(yè)秘書，按職位規(guī)定的時間長短分為專職秘書和兼職秘書。四、涉外秘書的工作內容與特點涉外秘書的工作內容：事務性工作、指派性工作、延伸性工作。涉外秘書的工作特點：中介性與獨立性并存、從屬性與輔助性相依、規(guī)范性與創(chuàng)新性并重、服務性與“補償性”結合。五、涉外秘書的人際關系（1）人際關系的含義（2）影響人際關系的因素（3）涉外秘書怎樣處理人際關系（1）人際關系的含義人際關系：社會關系的一種，是指人與人之間，在一段過程中，彼此借由思想、感情、行為所表現的吸引、排拒、合作、競爭、領導、服從等互動之關系，廣義的說亦包含文化制度模式與社會關系。人際關系本質上是人與人之間心理的距離。人們之間的關系、人們的社會行為是一種商品交換，這不僅是物質商品交換，人們也交換諸如贊許、尊重、聲望之類的非物質商品。——霍曼斯（2）影響人際關系的因素第一，個人因素。主要有：容貌儀表、文化因素、社會結構地位因素、個性特點因素。第二，交往因素。自然距離、交往頻率、態(tài)度相似性、互惠性條件。第三，信息失真。（3）涉外秘書怎樣處理人際關系第一，正確處理與雇主的關系第二，正確處理與其他職員的關系第三，正確處理與各種來訪者的關系第一，正確處理與雇主的關系雇主對秘書的期待：忠誠守密、自覺服從、主動學習、守時敬業(yè)。涉外秘書處理與上司關系的方法：深切理解上司、尊重每一位上司，維護和促進領導之間的團結合作、與上司要親密有度，保持距離、要正確對待上司的批評。第二，正確處理與其他職員的關系1、處理人際關系的兩大法則：黃金法則：你想刃甲怎樣待你，你也要怎樣代人（基督教《圣經·新約》);白金法則：別人希望你怎樣對待他們，你就怎樣對待他們（美國·亞歷山大博士和奧康納博士）方法：待人以誠，尊重他人，善解他人，善待他人；寬容和贊美他人；做一個忠實的聽眾；要融入群體，和同事打成一片；對待同事一視同仁，做好上司與同事之間的橋梁。第三，正確處理與各種來訪者的關系把握一個基點：具備形象窗口意識，提供優(yōu)質服務第二節(jié)、涉外秘書的素質思考：涉外秘書要具備怎樣的素質？明確：涉外秘書的素質一、身體素質：健康二、思想政治素質：堅定的政治立場和政治態(tài)度、較高的遵守紀律的自覺性愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。三、職業(yè)道德：熱愛祖國，為人忠誠、工作積極，求真務實四、知識結構：1、基礎知識：社會文化基礎知識（文史哲）、自然科學知識。王爾烈的招聘故事：江南千山千水千秀才，塞北一天一地一圣人。天下文章屬三江，三江文章屬吾鄉(xiāng)，吾鄉(xiāng)文章屬吾弟，吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。

2、相關知識：經濟學、統(tǒng)計學、法學、領導科學、社會學、心理學、傳播學、計算機科學等。3、專業(yè)知識：外語水平、語言文字知識；秘書專業(yè)知識（涉外秘書學、行政管理學、辦公室工作、社交禮儀、公關、會展實務、信息學、文書檔案管理等）五、能力素質：表達能力、辦事能力、輔助管理能力、交際公關能力、操作能力。六、心理素質：氣質（感覺敏銳、耐受性強、思維敏捷、記憶力好、精力旺盛、注意力適度、適應力強、較外向）、性格（豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣）心理障礙及心理調節(jié)七、法律素質：嚴謹

第三節(jié)、涉外企業(yè)的組織結構和涉外秘書的工作環(huán)境（一）西方企業(yè)組織的機構及職能1、傳統(tǒng)的組織結構形式（3種）：直線制、職能制、直線職能制。2、西方現代組織結構形式（4種）：事業(yè)部制（基隆模型）、矩陣制、網絡型組織結構、項目團隊結構。（二）組織結構中基本層次的主要職能：公司高級管理層、公司的主要業(yè)務部門（財務部、采購部、生產部、銷售部、人事部、辦公室）涉外秘書的工作環(huán)境設計秘書辦公室的設計秘書對辦公環(huán)境的管理和調整辦公用品準備觀看“辦公室事務”錄像小結本次課我們主要學習了第一章涉外秘書概述，課后加強復習與實踐。課堂討論案例分析：某醫(yī)院，由于經費使用混亂，財務制度不公開，至使職工意見很大，不安心工作，業(yè)務不思進取，凝聚力下降，單位效益滑坡。新領導上任后，下決心改變這種現狀，于是采取了多種措施，其中包括面向社會高薪招聘兩名兼做政工工作的公關文秘人員。經過多方努力，終于改變了原來的不利局面（1）如果你想去應聘，應如何做好求職中的自我推銷？（2）成功應聘以后，你將通過哪些途徑協(xié)助領導處理好員工關系？參考答案（1）①掌握信息：事先了解用人單位所需人才的標準和要求，看自己是否符合招聘條件；考慮好對應聘工作的認識，準備好相關材料（履歷、證書等），滿懷信心地去應聘；②服飾舉止：應聘時，服飾應莊重大方，舉止要彬彬有禮；③言談話語：求職過程中，