項(xiàng)目部資料室管理制度

項(xiàng)目部資料室管理制度河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星?美景花園項(xiàng)目部資料室管理制度為了做好工程及設(shè)施檔案資料的管理工作，參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求,聯(lián)合本項(xiàng)目實(shí)質(zhì)狀況和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的有關(guān)要求特制定本管理制度。一、工程資料歸檔范圍主要為工程和設(shè)施檔案資料:1。工程檔案是指各種報(bào)批文件(對政府各行政部門的各種報(bào)批文件、答復(fù)的批改文件、對外發(fā)文、對外接收的文件）、各種合同（所有合作合同、供應(yīng)合同、工程合同以及各合同的附件、增補(bǔ)合同，供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報(bào)價資質(zhì)資料、報(bào)價商務(wù)資料及報(bào)價匯總表說明文件，比價的觀察調(diào)研報(bào)告，觀察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)更改與工程洽談資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各樣查收證件、檢測報(bào)告、用于工程上的各樣資料合格證明證明(公司資質(zhì)、產(chǎn)品認(rèn)證、型式查驗(yàn)報(bào)告、出廠合格證等）設(shè)施隨機(jī)資料（生產(chǎn)資質(zhì)、合格證、說明書、安裝施工圖）及其余需要存檔的文件等。2。設(shè)施檔案是判定評論(儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障（儀器）設(shè)施正常運(yùn)行并處于良好狀態(tài)的重要依照。檔案員接收歸檔本公司的各種設(shè)施資料。主要包含計(jì)劃、選購階段的儀器設(shè)施購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往信函、電文;開箱查收階段的裝箱單、開箱查收單、出廠合格證書、出廠精度查驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護(hù)手冊、說明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊、軟件、硬件部分的文件資料、開箱檢驗(yàn)記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗(yàn)記錄、安裝查收單、存在問題及辦理建議;運(yùn)行及保護(hù)維修階段的設(shè)施儀器移交使用部門1河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星?美景花園項(xiàng)目部的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)施儀器保護(hù)養(yǎng)護(hù)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)施儀器使用記錄、設(shè)施儀器養(yǎng)護(hù)狀況記錄、設(shè)施儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及辦理結(jié)果、設(shè)施儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、改良、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)施儀器報(bào)廢技術(shù)判定書、請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成就申報(bào)獎賞等各種文件.二、檔案保密制度1。檔案工作人員一定建立高度的保密觀點(diǎn)，恪守公司的各項(xiàng)保密制度。2.凡波及不宜公然的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作奧密保留并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)贊同.3。凡作奧密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批手續(xù)，禁止私自攝影和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格恪守保密規(guī)定，不得泄漏公司奧密.4(對確已無保留價值的建設(shè)工程和設(shè)施檔案,列出銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并署名注銷.三、資料員崗位職責(zé)1。熱愛檔案事業(yè),忠于職責(zé)，遵紀(jì)守紀(jì)，勤勞學(xué)習(xí)，具備檔案采集管理、承做工程資料專業(yè)知識。2。負(fù)責(zé)本項(xiàng)目建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)施資料的采集、整理、立卷、歸檔工作,踴躍供應(yīng)利用，為各項(xiàng)工作服務(wù).3。常常深入現(xiàn)場，認(rèn)識施工進(jìn)度及質(zhì)量狀況，保證資料的真切性，做到資料與工程同步。踴躍開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以知足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。2河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星？美景花園項(xiàng)目部做好檔案、資料的統(tǒng)計(jì)工作,成立統(tǒng)計(jì)臺帳，實(shí)時、正確地向有關(guān)管理部門填報(bào)其余檢查統(tǒng)計(jì)表。6。在做好資料室內(nèi)部檔案管理的同時，還要對項(xiàng)目內(nèi)部各科室檔案工作進(jìn)行監(jiān)察、檢查和指導(dǎo).按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。8。踴躍主動地向上司主管部門報(bào)告檔案、工程資料工作狀況，接受其監(jiān)察、檢查和指導(dǎo).9。辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其余檔案業(yè)務(wù)工作.四、檔案管理制度非檔案管理人員不得私自查閱檔案柜里的模卷，確因工作需要,須經(jīng)本項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)贊同贊同后方可查閱。2。檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)擺列寄存，禁止堆放與檔案沒關(guān)的東西，做到完好安全，寄存有序，查找方便3。做好檔案柜內(nèi)“六防”(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平常要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整齊、安全。4。對檔案柜所藏檔案要進(jìn)行常常檢查，發(fā)現(xiàn)問題實(shí)時采納有效舉措.5。凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)施的全套隨機(jī)技術(shù)文件，儀器設(shè)施說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等資料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機(jī)使用。與工程有關(guān)的任何資料不得歸個人所用。資料員負(fù)責(zé)儀器設(shè)施檔案的采集、整理、保留、利用和統(tǒng)計(jì)工作.儀器設(shè)施3河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星？美景花園項(xiàng)目部檔案內(nèi)的文件資料，要準(zhǔn)時間先后擺列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號，正面編在右上角，反面寫在左上角，而后填寫好卷內(nèi)目錄。五、檔案安全制度1。嚴(yán)格執(zhí)行按期檢查和出入檔案盤點(diǎn)制度，檔案柜推行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥當(dāng)保留,若有丟掉應(yīng)實(shí)時報(bào)告并采納舉措，非管理人員不得任意翻閱檔案柜里的檔案。每次長假前應(yīng)付檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條,確實(shí)除去安全隱患。六、檔案資料查閱利用制度1。本項(xiàng)目人員借閱檔案、資料須登記,未執(zhí)行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予供應(yīng)檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超出半個月，確需持續(xù)借閱，一定辦理續(xù)借手續(xù)。關(guān)于重點(diǎn)性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。檔案、資料的原件一般不外借給其余單位人員,特別狀況需要外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)贊同，辦理外借手續(xù)并限時送還。借出的檔案資料的原件,借用人要妥當(dāng)保留,不得破壞和丟失，如期送還，若有破壞、丟失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)贊同后方可進(jìn)行。3。檔案柜里有檔案、資料需交給其余單位時應(yīng)填交接單方可交托。4。查閱檔案時,禁止抽煙,嚴(yán)禁在文件資料上劃線、打勾、作記號、折角等,禁止涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的,依法追查當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。查閱檔案者有義務(wù)將利用成效反應(yīng)給檔案管理人員，以利探究和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。4河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星?美景花園項(xiàng)目部七、檔案立卷歸檔制度1、本部門在工作活動中形成和使用的各樣有保留價值的文件以及其余有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。2、一定按本部門立卷歸檔分類方案，將各樣有保留價值的文件資料采集齊備完好,由檔案人員和各室分別立卷。3、每年將有保留價值的文件資料,依照“年度”和文件形成規(guī)律和特色,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類正確,合理組卷。4、立卷要做到書面資料規(guī)范,擺列次序正確,目錄、頁碼清楚，標(biāo)量切實(shí)簡明，保留限時區(qū)分正確，模卷裝訂齊整雅觀。5、各分包單位歸檔的模卷一定編制移交目錄,向資料室移交,交接兩方按移交目錄盤點(diǎn)查對，并執(zhí)行署名手續(xù)。資料室對接帳的模卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，實(shí)時登記，編目上架。7、檔案室對文書檔案和其余門類檔案的立卷工作進(jìn)行敦促檢查與指導(dǎo)幫助。八、檔案的采集1。檔案管理人員收到項(xiàng)目內(nèi)部人員或有關(guān)單位人員賜予的資料應(yīng)實(shí)時登記.2。工程檔案資料按項(xiàng)目采集，檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類一致寄存檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便往后檢索。3。設(shè)施檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上擁有有機(jī)聯(lián)系的資料組合成一個保留單位.卷內(nèi)文件擺列,依照設(shè)施資料的自然形成過程擺列并做電子目錄方便往后檢索。4。應(yīng)妥當(dāng)保留各種檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師批閱確定用途.5河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星?美景花園項(xiàng)目部勘探、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時，應(yīng)編制移交清單,雙方署名、蓋印后方可交接。6。項(xiàng)目簽署承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)施資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、模卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)實(shí)時間要求.勞務(wù)隊(duì)禁止時提交合格完工文件的不算達(dá)成施工任務(wù)。7。本項(xiàng)目購買的設(shè)施儀器的隨機(jī)全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人采集齊備,實(shí)時移交資料員一致累積和集中保留。8。本著誰施工誰負(fù)責(zé)的原則，特?cái)M訂以下規(guī)定：由項(xiàng)目部采買的用于工程上的各樣資料,由項(xiàng)目采買員向資料員供應(yīng)資料合格的有關(guān)文件；2）合同商定中分包單位自購的資料，由分包單位向資料員供應(yīng)資料合格的相關(guān)文件，供應(yīng)文件合格、齊備程度，做為項(xiàng)目與分包單位的結(jié)算依照之一.3）誰攪拌的砼誰做試塊，如發(fā)生試塊抗壓強(qiáng)度不合格或無試塊的狀況，由攪拌方出頭解決，直至出具合格文件為止。如所以給項(xiàng)目造成危害者,項(xiàng)目部將對有關(guān)責(zé)任方進(jìn)行處分。未盡事項(xiàng)按此項(xiàng)執(zhí)行（如鋼筋試件不合格者，由鋼筋試焊方出頭解決等）?，F(xiàn)場資料取樣程序：資料員通知工長取樣品種、數(shù)目、規(guī)格？工長通知有關(guān)施工隊(duì)進(jìn)行取樣？施工隊(duì)把樣品送到資料室.九(檔案統(tǒng)計(jì)制度：1（成立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作,正確地反應(yīng)本單位檔案數(shù)目質(zhì)量及其管理狀況。6河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星？美景花園項(xiàng)目部2(成立檔案、資料、設(shè)施等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺帳，做到數(shù)字正確。3(堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做好平常原始數(shù)據(jù)登記工作，注意累積統(tǒng)計(jì)資料。4（每年對所有檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳盡記