職位說明書編寫培訓(xùn)(講課版)-20130822

職位說明書編寫培訓(xùn)港口企業(yè)的管理伙伴培訓(xùn)內(nèi)容

職位說明書的作用與結(jié)構(gòu)職位說明書撰寫方法職位說明書撰寫的常見問題職位說明書的建立與維護(hù)職位說明書——使對職位的理解從偏差到認(rèn)同可能的偏差管理者角度任職者角度公司的要求個(gè)人的理解雙方同意職位說明書溝通承諾分配工作責(zé)任任務(wù)澄清一致的認(rèn)同認(rèn)同管理者角度任職者角度1、職位標(biāo)識（基本信息）2、職位綜述3、工作職責(zé)4、崗位權(quán)限5、任職要求6、工作時(shí)間和工作條件職位說明書結(jié)構(gòu)培訓(xùn)內(nèi)容

職位說明書的作用與結(jié)構(gòu)職位說明書撰寫方法職位說明書撰寫的常見問題職位說明書的建立與維護(hù)1、職位標(biāo)識－職位的基本信息職位：理貨班長 職級：Z6 部門：倉庫直接上級：庫長 直接下屬職位：理貨員將職位置于公司的大背景下進(jìn)行身份識別，同時(shí)也定義了公司等級的架構(gòu)、部門名稱、職位名稱ACDEB組織結(jié)構(gòu)圖2、職位綜述－－職位設(shè)置的目的職位綜述（職位存在的理由，限制和目標(biāo)“為了…在…做…”）

為了保證裝卸生產(chǎn)的順利進(jìn)行，依據(jù)公司的生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃、貨運(yùn)市場部門安排以及貨運(yùn)質(zhì)量要求，協(xié)助倉庫庫長、副庫長組織理貨工作，協(xié)調(diào)本組人員的工作任務(wù)安排。該職位為什么存在職責(zé)匹配圖部門職責(zé)/個(gè)人角色業(yè)務(wù)主管業(yè)務(wù)部經(jīng)理主管副總貨源開發(fā)計(jì)劃撰寫上年度貨源開發(fā)計(jì)劃完成結(jié)果報(bào)告，說明主要成功/問題因素分解年度開發(fā)計(jì)劃，以保證銷售任務(wù)的完成審核上年度貨源開發(fā)計(jì)劃完成結(jié)果報(bào)告提出并組織討論本年度貨源開發(fā)計(jì)劃與預(yù)算審批年度貨源開發(fā)計(jì)劃與預(yù)算，并建議調(diào)整，保證公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)職位綜述的撰寫思考以下問題有助于準(zhǔn)確描述職位綜述該職位對企業(yè)帶來的價(jià)值是什么？

-職位包括什么工作？

-這個(gè)職位對公司有什么貢獻(xiàn)？結(jié)果是如何完成的？

-結(jié)果是如何實(shí)現(xiàn)的？

-通過完成哪些事情或流程得到這些結(jié)果？有什么限制條件？

-這些目的和工作是在什么條件下完成的？

-工作需要遵循什么樣的限制？為了保證裝卸生產(chǎn)的順利進(jìn)行，依據(jù)公司的生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃、貨運(yùn)市場部門安排以及貨運(yùn)質(zhì)量要求，協(xié)助倉庫庫長、副庫長組織理貨工作，協(xié)調(diào)本組人員的工作任務(wù)安排。職位綜述和工作職責(zé)的一般描述方法為了─結(jié)果─市場份額─利潤─銷售─數(shù)量─素質(zhì)─服務(wù)為了……，根據(jù)……，做……。目的？在─政策─原則─方針─監(jiān)督限制條件？做什么─組織─指導(dǎo)─推薦─計(jì)劃─操作做什么？3、工作職責(zé)－－職位的工作內(nèi)容職責(zé)范圍職責(zé)名稱、工作內(nèi)容概括主要工作內(nèi)容該職責(zé)所要達(dá)到的結(jié)果職責(zé)匹配圖部門職責(zé)/個(gè)人角色業(yè)務(wù)主管業(yè)務(wù)部經(jīng)理主管副總貨源開發(fā)計(jì)劃撰寫上年度貨源開發(fā)計(jì)劃完成結(jié)果報(bào)告，說明主要成功/問題因素分解年度開發(fā)計(jì)劃，以保證銷售任務(wù)的完成審核上年度貨源開發(fā)計(jì)劃完成結(jié)果報(bào)告提出并組織討論本年度貨源開發(fā)計(jì)劃與預(yù)算審批年度貨源開發(fā)計(jì)劃與預(yù)算，并建議調(diào)整，保證公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)工作職責(zé)的書寫標(biāo)準(zhǔn)每一句話只完整表達(dá)一項(xiàng)基本職責(zé)：（語言要求規(guī)范、準(zhǔn)確，不模棱兩可）職責(zé)要根據(jù)職能分解配置到本職位的工作要求來制定，不能根據(jù)現(xiàn)在本職位任職者的工作內(nèi)容，或該任職者能不能完成來制定列出的職責(zé)一般4至10項(xiàng)職責(zé)中不應(yīng)包含模糊、不確定的內(nèi)容（如領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作等）條理清晰，層次分明每項(xiàng)職責(zé)是相對獨(dú)立的，按照職責(zé)的重要性進(jìn)行排列職責(zé)是工作的成果而不是過程，是職位的主要產(chǎn)出相對獨(dú)立職責(zé)描述工作過程職責(zé)描述為了保持辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，依據(jù)清潔衛(wèi)生制度要求，清掃辦公樓道，整理會議室。準(zhǔn)備打掃工具使用工具操作垃圾處理收存工具填寫工作日記防止將“相對獨(dú)立職責(zé)”描述為“工作過程職責(zé)”示例招聘為什么（目的）？為了在時(shí)間、成本和素質(zhì)上滿足用人部門的要求做什么（活動）？辨別、選擇、面試、推薦、聘請合格的人選為什么（目的）？為了保持足夠的流動資金并獲得理想的回報(bào)做什么（活動）？預(yù)測和估計(jì)短期和長期的資本需求，債務(wù)和債權(quán)人流動資金管理工作職責(zé)描述舉例職位：部門經(jīng)理職責(zé)范圍：下屬管理為了：增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，全面實(shí)現(xiàn)部門工作目標(biāo)依據(jù)：公司人力資源管理制度規(guī)定做：？工作職責(zé)描述舉例職位：部門經(jīng)理職責(zé)范圍：下屬管理為了：增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，全面實(shí)現(xiàn)部門工作目標(biāo)依據(jù)：公司人力資源管理制度規(guī)定做：進(jìn)行部門人員選聘、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、績效考核、獎(jiǎng)懲晉升、團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作，激發(fā)下屬的積極主動性和創(chuàng)造性。工作職責(zé)描述舉例職位：培訓(xùn)主管職責(zé)范圍：培訓(xùn)需求收集為了：編制公司年度培訓(xùn)大綱提供決策依據(jù)。依據(jù)：公司部門及員工技能狀況，結(jié)合職位說明書要求做：？工作職責(zé)描述舉例職位：培訓(xùn)主管職責(zé)范圍：培訓(xùn)需求收集為了：編制公司年度培訓(xùn)大綱提供決策依據(jù)。依據(jù)：公司部門及員工技能狀況，結(jié)合職位說明書要求做：設(shè)計(jì)調(diào)查表，組織實(shí)施培訓(xùn)需求調(diào)查和統(tǒng)計(jì)分析，審核確認(rèn)各部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)需求和員工技能培訓(xùn)需求。工作職責(zé)描述舉例職位：庫房管理員職責(zé)范圍：庫房管理為了：保證庫存?zhèn)淦放浼_(dá)到出廠時(shí)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)：公司庫房管理制度做：？工作職責(zé)描述舉例職位：庫房管理員職責(zé)范圍：庫房管理為了：保證庫存?zhèn)淦放浼_(dá)到出廠時(shí)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)：公司庫房管理制度做：對入庫備品配件按其特點(diǎn)和技術(shù)要求，分區(qū)分類，注明標(biāo)識，登記入帳，歸類存放，采取安全防范措施，維護(hù)存儲質(zhì)量，防止損壞丟失。工作職責(zé)描述的用詞舉例法律Laws做法Practices價(jià)值觀Values習(xí)慣Customs原則Principles程序Procedures政策Policies條件Conditions策略Strategies模式Models方針Guidelines規(guī)定Rules模型Patterns常規(guī)Routines方法Methods指示Instructions技術(shù)Techniques規(guī)則Regulations體系Systems準(zhǔn)則Criteria“為了……（目的）”“在……（限制條件）”市場Market業(yè)績Performance利潤Profitability效率Efficiency生產(chǎn)率Productivity質(zhì)量Quality服務(wù)Service期限D(zhuǎn)eadlines安全Safety持續(xù)性Continuity行為動詞參考決策或設(shè)定目標(biāo)批準(zhǔn)

指導(dǎo)

授權(quán)

建立

制訂 規(guī)劃

決定

準(zhǔn)備 預(yù)備

發(fā)展執(zhí)行管理達(dá)成

增進(jìn)

評估

建立

贏得 評定

吸引

限制 確保

維護(hù) 評估衡量

監(jiān)控

取得 認(rèn)同

審核

找出 設(shè)定

執(zhí)行

指明

改善

標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)與支援分析

辨明

界定

建議 提議

促使 建議

預(yù)測

協(xié)調(diào)

解釋

支援特定性或基層工作檢查 檢驗(yàn)

執(zhí)行 履行

對照

提出

分配 處理

收集 匯集

生產(chǎn)制造

分發(fā)

進(jìn)行 提供

獲得

提交

操作 執(zhí)行

供應(yīng)一般性管理

聯(lián)系

協(xié)助

控制

監(jiān)督 協(xié)調(diào)4、崗位權(quán)限可以自主決定的職權(quán)范圍：需要上級主管批準(zhǔn)的范圍：與其他員工協(xié)作的工作范圍：序號動詞1建議2提案3審核4審批5審議6決議7備案8執(zhí)行9監(jiān)控崗位權(quán)限動詞表思考5、任職要求－－知識、技能、體能、素質(zhì)要求教育背景為了勝任該職位，任職者必須具備的最低的教育水平。包含學(xué)歷和專業(yè)兩方面z為正確完成本職位職責(zé)所應(yīng)必須具備的專業(yè)資格（如：財(cái)務(wù)人員的會計(jì)師或注冊會計(jì)師資格等）Eg.法律專業(yè)本科及以上學(xué)歷，律師執(zhí)業(yè)資格工作經(jīng)驗(yàn)說明為了勝任該職位，任職者必須具備的最低的工作經(jīng)驗(yàn)。通常從工作年限、行業(yè)、相關(guān)職位、工作經(jīng)驗(yàn)等方面描述Eg.５年以上房地產(chǎn)行業(yè)法律事務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，其中２年以上部門管理經(jīng)驗(yàn)專業(yè)知識與技能為了勝任該職位，任職者必須具備的專業(yè)知識和技能，通常知識的掌握程度可分為四個(gè)級別：了解、掌握、熟練、精通；通常技能需要從兩個(gè)方面進(jìn)行描述：需要什么樣的技能，及技能的等級或水平。?Eg.例如精通辦公軟件操作，英語聽說讀寫熟練。英語四級以上，聽說讀寫熟練；每分鐘打字150個(gè)能力素質(zhì)對于特殊類型職位，在品德、特殊能力等方面的特殊要求。常用的形容詞：良好、優(yōu)秀、卓越。Eg.如對財(cái)務(wù)人員的操守要求；對工程人員的吃苦耐勞精神的要求等任職要求：

教育背景、上崗資格要求、工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識與技能、培訓(xùn)要求

其它（生理、個(gè)性特質(zhì)等）職位勝任的最低能力要求6、工作時(shí)間和工作條件工作時(shí)間1、四班三運(yùn)轉(zhuǎn)2、偶爾加班工作條件1、工作地點(diǎn)：理貨室、庫場2、工具和設(shè)備：計(jì)算器及辦公文具3、工作環(huán)境：露天作業(yè)、庫場作業(yè)受天氣、粉塵、噪音或危險(xiǎn)品影響培訓(xùn)內(nèi)容

職位說明書的作用與結(jié)構(gòu)職位說明書撰寫方法職位說明書撰寫的常見問題職位說明書的建立與維護(hù)職位說明書中常見的問題基本信息 職位名稱的填寫較為隨意、不規(guī)范。應(yīng)與人力資源管理部門最近一次定編時(shí)的名稱一致。如果屬于新增職位，則應(yīng)得到人力資源部的實(shí)現(xiàn)確認(rèn)職位概述 填寫未按照“為了……，在……下，做……”的格式填寫，無法準(zhǔn)確了解職位存在的價(jià)值 填寫內(nèi)容空泛，與職位聯(lián)系不大 內(nèi)容不準(zhǔn)確，不能站在應(yīng)有的高度職位說明書中常見的問題（續(xù)）任職要求描述的常見問題

-過于泛泛，不能準(zhǔn)確反映職位的特性

-條件明顯過高或過低

-往往不夠清晰、準(zhǔn)確，沒有等級或水平的描述工作職責(zé)描述的常見問題

-存在“不同職位，職責(zé)相同”的現(xiàn)象。如：將工程師與資深工程師的職位職責(zé)填寫成基本一樣。實(shí)際，他們在責(zé)任范圍和工作性質(zhì)上有很大差別。

-包含模糊不清的內(nèi)容

-職