技術(shù)檔案管理制度

技術(shù)檔案管理制度1總則：技術(shù)檔案管理制度（適合于公司、工廠、研究院等）1為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務。特制訂本管理制度。2本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門（包括車間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。3公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。4按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達到全公司技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2技術(shù)文件資料的歸檔：2.1每一個技術(shù)工程完成或告一段落后，都要有完整、準確、體系的技術(shù)文件資料，并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔規(guī)模和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以體系的收拾整頓，組成保管單元（卷、代、冊、盒），由技術(shù)主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。2各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)（參見PD423《文件控制程序》表PD423-02）,簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。3凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。4凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)責任簽字后，向檔案室移交歸檔。5凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3綜合檔案室的任務和管理人員的職責：3.1綜合檔案室的任務：3.1.1集中、統(tǒng)1、科學地管理好技術(shù)檔案，維護技術(shù)檔案的完整、體系、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、罅漏、污損破壞至沒法使用、借出沒法收回等，管理人員應負主要義務，嚴重者調(diào)離崗位。1.2輔佐各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和精確地收拾整頓、立卷歸檔工作。1.3承擔技術(shù)文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務。2技術(shù)檔案管理人員的職責：2.1認真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務的完成。主動自動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。2.2科學地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。3.2.3遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。3.2.4嚴格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。2.5保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復制。4技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：1認真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管限期的鑒定工作。因破損或蛻變的檔案，復制后，原檔案保管限期為半年。因點竄內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管限期為一年。2凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。5技術(shù)檔案的保管和借閱：1對接收來的技術(shù)檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。2認真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管搜檢制度，每一年年末全面搜檢、清理一次，做到帳檔同等。并于12月30日以前收拾整頓出搜檢敷陳，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管按照搜檢敷陳的結(jié)果，對出現(xiàn)的題目迫令檔案管理員舉行整改，并對搜檢敷陳的真實性舉行復查。3做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。5.4技術(shù)檔案的保密4.1全公司職工必須嚴守機密，維護技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。4.2技術(shù)檔案若有丟失、被盜、泄密等情形，應立刻上報并采取措施作妥帖處理。4.3非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。5技術(shù)檔案的借閱：5.1凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5.2技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術(shù)主管批準方能借出。5.5.3經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能a5.4借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。6技術(shù)檔案的復制和技術(shù)資料的發(fā)放：1凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。2需加工制造的工裝類圖紙文件，應曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購部備料，和轉(zhuǎn)交質(zhì)量部舉行木模、坯料搜檢，其中裝配圖發(fā)放于模具保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。3用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應曬制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會簽后的鑄件圖還應至少發(fā)放一份至顧客處，其中，重油廠需發(fā)放三份。4用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的泥芯圖，應曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。5用作指導生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)功課指導書等，應曬制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。6作為驗收依據(jù)的檢驗卡片，應曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。7因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未劃定發(fā)放場所的文件應體例《文件發(fā)放清單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-01）,發(fā)放清單由文件體例部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有吸收人員簽字。其它需要文件的單元或個人，應提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-06）,經(jīng)主管領(lǐng)導審查、文件體例部門主管批準后，可署名領(lǐng)取。a8發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準后，送交公司財務部。7技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：7.1當文件體例部門需對技術(shù)檔案施行更改或彌補時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料舉行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員按照通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案施行更改。點竄時統(tǒng)一做好點竄標志，堅持技術(shù)義務簽字，標明日期。同時點竄清單中的更改級別，并將點竄通知保留備查。7.2技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。3為防止各使用場所的受控文件失控，各種受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用限期為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經(jīng)文件歸管理部門審查后，蓋上確認”印章，審查人員簽字認可前方可再次使用。工程技術(shù)檔案管理制度?目的：標準工程資料的編寫、收集、收拾整頓、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿意工程施工和移交、歸檔要求。2.名詞解釋各專業(yè)指：鍋爐專業(yè)、汽機專業(yè)、電氣專業(yè)、熱控專業(yè)、焊接專業(yè)。3.歸管理和劃分3.1工程部為項目部工程資料歸管理部門。工程部各部門為各自本能機能規(guī)模內(nèi)的資料管理對義務部門，負責本能機能規(guī)模內(nèi)的工程資料分階段或竣工時向資料管理人員提交歸檔，由資料管理人員統(tǒng)一向業(yè)主移交和向公司檔案室歸檔。3.2工程資料的存檔分別：3.2.工程管理文件資料：1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；3）行政文件，歸綜合管理部；4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部；3.3工程資料管理網(wǎng)絡(luò)和人員網(wǎng)絡(luò)工程項目中標后一個月內(nèi)由項目總工組織，建立項目工程資料管理網(wǎng)絡(luò)（應包括各部、室、專業(yè)組、專業(yè)公司等），明確負責人（負責人應為本現(xiàn)場技術(shù)負責人）、管理人員和各單位資料管理員。4.文件的編寫文件資料的編寫按以下規(guī)定執(zhí)行