廣州龍湖地產(chǎn)費(fèi)用報銷制度(2023年9月版)

廣州龍湖費(fèi)用報銷管理辦法編制目的規(guī)范費(fèi)用報銷日常操作，有效控制費(fèi)用支出，提高費(fèi)用報銷的效率。適用范圍廣州龍湖地產(chǎn)費(fèi)用報銷日常費(fèi)用報銷及領(lǐng)借款，未盡事宜參照集團(tuán)《費(fèi)用管理實(shí)施細(xì)則》（最新版本）執(zhí)行。費(fèi)用定義本辦法主要指管理費(fèi)用，費(fèi)用科目明細(xì)及定義詳見以下附件本辦法管理費(fèi)用付款包括日常費(fèi)用報銷、無合同付款、合同付款、領(lǐng)借款四種付款方式。無論何種方式付款根據(jù)《龍湖集團(tuán)合同管理辦法》：金額在1萬元人民幣以上的經(jīng)濟(jì)事務(wù)（不包括行政稅費(fèi)）均應(yīng)簽署合同/協(xié)議或其它書面文本。3.1費(fèi)用管理框架費(fèi)用管理以年度預(yù)算總額和年度預(yù)算費(fèi)效比為考核依據(jù)，在管控過程中實(shí)施累計額度和累計費(fèi)效比雙重管控。3.2費(fèi)用審批環(huán)節(jié)各職能審核要點(diǎn)業(yè)務(wù)部門1）提報人是對業(yè)務(wù)發(fā)生真實(shí)性、合規(guī)性；提供附件明細(xì)完整及真實(shí)；票據(jù)真實(shí)合法性的第一責(zé)任人；2）業(yè)務(wù)部門審批人負(fù)責(zé)審核業(yè)務(wù)發(fā)生及員工行為真實(shí)且合理，同時對員工提交的附件明細(xì)完整及真實(shí)性負(fù)有審核責(zé)任；3）財務(wù)部門如發(fā)現(xiàn)有不合規(guī)的情況，有權(quán)駁回或協(xié)商，并不定期曬數(shù)據(jù)、評估各職能部門對本部門支出或報銷的審核質(zhì)量；財務(wù)部門1）財務(wù)部門審核審批附件是否形式完整、合規(guī)；2）報銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司制度；實(shí)際流程增加“票據(jù)審核人”崗位重點(diǎn)關(guān)注：1）票據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)對應(yīng)關(guān)系是否符合本辦法的相關(guān)規(guī)定；2）票據(jù)是否存在明顯的假票錯票、非正常連號地區(qū)公司總經(jīng)理整體把控大額支付是否合理真實(shí)3.3重點(diǎn)費(fèi)項(xiàng)的事前審批制度培訓(xùn)費(fèi)、部分差旅費(fèi)、部分團(tuán)建費(fèi)、會務(wù)費(fèi)、營銷調(diào)研推廣廣告費(fèi)&銷售代理費(fèi)等事項(xiàng)需進(jìn)行事前審批，否則財務(wù)有權(quán)拒絕付款。對于重點(diǎn)事項(xiàng)事前管控及審批流程詳見以下附件業(yè)務(wù)付款流程4.1一般付款流程日常費(fèi)用報銷，提交路徑：OA系統(tǒng)—費(fèi)用報銷—日常報銷申請—新增。無/合同付款申請，提交路徑：OA系統(tǒng)—合同付款—（無）合同付款申請—新增付款申請/新增無合同付款申請。付款申請審核通過后，由經(jīng)辦人打印該單據(jù)并粘貼好相關(guān)發(fā)票到財務(wù)部出納處，4.2領(lǐng)借款流程領(lǐng)借款提交路徑：OA系統(tǒng)—費(fèi)用報銷—領(lǐng)借款申請—新增原則上公司只支持業(yè)務(wù)類領(lǐng)借款，其他非業(yè)務(wù)類領(lǐng)借款需提請工作聯(lián)系單，說明事由，經(jīng)相關(guān)職能負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后方可提請領(lǐng)借款。領(lǐng)借款實(shí)行舊賬不清，新賬不借（指同類型的借款），借款人未對舊賬進(jìn)行歸還，不能申請領(lǐng)借款，領(lǐng)借款發(fā)起前需與財務(wù)部溝通方可進(jìn)行領(lǐng)借款，對公領(lǐng)借款收款人只能對公，不允許轉(zhuǎn)入個人賬戶。日常領(lǐng)借款范圍及限額詳見以下附件集團(tuán)關(guān)于報銷類領(lǐng)借款指導(dǎo)意見4.3業(yè)務(wù)付款的時間財務(wù)部收單日為每月25日之前（25日之后單據(jù)下月進(jìn)行處理）。無問題單據(jù)在收單后一周內(nèi)支付（集中支付時間為每周四，開箱處理單據(jù)時間為每周二下班前，之后收取單據(jù)下周處理），問題單據(jù)改正后按新單據(jù)處理。特殊款項(xiàng)需酌情靈活處理另外一事一議。4.4業(yè)務(wù)付款注意事項(xiàng)4.4.1日常費(fèi)用報銷及領(lǐng)借款類型選擇日常費(fèi)用報銷及領(lǐng)借款按照以下類型，根據(jù)不同業(yè)務(wù)進(jìn)行選擇。通用，行政費(fèi)用（辦公費(fèi)、交通費(fèi)、差旅費(fèi)等）等預(yù)算規(guī)定一般費(fèi)用科目。人工成本（工資、獎金），指員工薪資、社保類支出。人工成本（其它、福利），外派補(bǔ)貼、安家費(fèi)、成長基金等人工成本類支出招待費(fèi)類，用于招待性質(zhì)的費(fèi)用，(凡用于接待外部人員餐費(fèi)、禮品費(fèi)及煙酒等交際應(yīng)酬的報銷必須選擇此類別)。各職能負(fù)責(zé)/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人費(fèi)用，指地區(qū)公司各職能負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的日常通用報銷（包括招待費(fèi)等全部費(fèi)用），（凡各職能負(fù)責(zé)人/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的報銷必須選擇此類別）。地區(qū)公司總經(jīng)理報銷，指各地區(qū)公司總經(jīng)理的日常通用類型的報銷。特殊類，指由公司或項(xiàng)目承擔(dān)的違約金、滯納金、捐贈款、贊助款、罰款等例外支出的報銷。合同及無合同付款按照合同模塊要求進(jìn)行填列。4.4.2費(fèi)用發(fā)生的報銷時限費(fèi)用報銷應(yīng)在事項(xiàng)發(fā)生35天內(nèi)提交審批。(35天報銷時長指：每次報銷時首筆業(yè)務(wù)發(fā)生時間起到提交報銷審批止的時長)如少數(shù)特殊情況未按時提交審批，應(yīng)在審批時提交經(jīng)授權(quán)人簽字的超時報銷審批單，OA審批流程方可繼續(xù)流轉(zhuǎn)，對于小金額的發(fā)生頻繁的業(yè)務(wù)如市內(nèi)交通費(fèi)、停車費(fèi)、路橋費(fèi)等可適當(dāng)按次報銷4.4.3領(lǐng)借款沖賬時限領(lǐng)借款兩個月內(nèi)必須及時沖賬，否則系統(tǒng)將默認(rèn)經(jīng)辦人無法提交任何付款申請。4.4.4費(fèi)用報銷的提交人除集團(tuán)另有規(guī)定外，六級以下員工應(yīng)遵循“誰發(fā)生，誰提交報銷審批手續(xù)”的原則，不允許委托其他人代走報銷流程。領(lǐng)借款及費(fèi)用報銷收款人應(yīng)與提起申請保持一致。4.4.5填寫報銷及領(lǐng)借款申請時注意事項(xiàng)主題，盡量簡化寫為“日常報銷”，不要寫具體事項(xiàng)內(nèi)容，詳細(xì)事由在付款說明中描述。主題中不要出現(xiàn)人名、招待費(fèi)、補(bǔ)貼、福利、禮品、禮金、安家費(fèi)等字樣付款說明，需對本次報銷事項(xiàng)、原因進(jìn)行簡要說明（如差旅費(fèi)報銷應(yīng)說明出差期間、地點(diǎn)、事由、人數(shù)及住宿標(biāo)準(zhǔn)）；需要審批人知曉，但不便顯示在主題中的內(nèi)容，請只體現(xiàn)在付款說明中。(如外派補(bǔ)貼、成長基金等補(bǔ)貼性質(zhì)報銷)付款說明中不要出現(xiàn)招待事項(xiàng)具體人員和內(nèi)容。費(fèi)項(xiàng)分?jǐn)傌?zé)任人：通常責(zé)任人為申請人，如代其他人提交報銷，責(zé)任人應(yīng)為此筆費(fèi)用的承擔(dān)人預(yù)算分?jǐn)偛块T：費(fèi)用具體分?jǐn)偛块T費(fèi)項(xiàng)：按照實(shí)際發(fā)生的費(fèi)項(xiàng)進(jìn)行選擇，不要按發(fā)票內(nèi)容選擇費(fèi)項(xiàng)分?jǐn)偨痤~：按照誰發(fā)生誰承擔(dān)的原則，將金額分?jǐn)傊粮鞑块T。5票據(jù)5.1費(fèi)用報銷發(fā)票注意事項(xiàng)發(fā)票抬頭為個人所在項(xiàng)目公司全稱：（例）佛山市順德區(qū)盛暉置業(yè)發(fā)票內(nèi)容完整、字跡清晰可辨。發(fā)票大小寫金額要一致，發(fā)票內(nèi)容與報銷內(nèi)容相符。發(fā)票內(nèi)容不能涂改，涂改處對方蓋財務(wù)章/公章均無效。開票日期為當(dāng)前年度，發(fā)票要加蓋發(fā)票專用章，且章上公司名與票面上打印的出票單位一致。A4粘貼單上寫清所粘票據(jù)的張數(shù)和總金額，不要另加任何說明的文字，尤其是人名，粘貼發(fā)票要用膠水或固體膠，不能使用訂書器。5.2費(fèi)用報銷發(fā)票范圍通用類發(fā)票包括：機(jī)票、大巴票、打車票、過路過橋票、機(jī)場大巴票、高速費(fèi)、船票、長途客運(yùn)票、住宿費(fèi)、辦公用品、耗材、圖書、會議、培訓(xùn)、咨詢。不可使用的發(fā)票包括：禮品、禮金、含煙酒等具體物品名稱的發(fā)票、物業(yè)費(fèi)、醫(yī)療費(fèi)、學(xué)費(fèi)、個人房租發(fā)票、購發(fā)票（所有金額超過1500的固定資產(chǎn)類發(fā)票）各費(fèi)項(xiàng)可用發(fā)票詳見附件：5.2抵票業(yè)務(wù)要求無發(fā)票或不合規(guī)發(fā)票替換為合規(guī)發(fā)票行為均為抵票業(yè)務(wù)。除車補(bǔ)、招待費(fèi)、誤餐費(fèi)等，原則上禁止用其他票據(jù)進(jìn)行“抵票”。如票據(jù)確實(shí)丟失或?qū)Ψ綗o法開具發(fā)票，應(yīng)在審批時提交經(jīng)授權(quán)人簽字后的票據(jù)抵用審批單并附上驗(yàn)收單、蓋章收據(jù)等佐證材料，審批級次詳見附件關(guān)于可抵票的費(fèi)項(xiàng)，請按照附件“抵票”可使用票據(jù)的指導(dǎo)建議的要求執(zhí)行，對大額的抵票或特殊非常規(guī)活動取得發(fā)票，需事先與財務(wù)部進(jìn)行協(xié)商，一事一議。6費(fèi)用付款附件規(guī)范費(fèi)用付款附件分為合同及非合同（報銷）兩類，發(fā)起業(yè)務(wù)付款，需提供相關(guān)業(yè)務(wù)的附件以便能更清晰地對付款申請進(jìn)行審核。提供附件分為線上提供和線下提供兩部分，線上附件指需在發(fā)起OA系統(tǒng)審批時同時提供，線下附件則在交單到財務(wù)部準(zhǔn)備付款時提供，線下附件提供時必須按照財務(wù)部相關(guān)票據(jù)粘貼要求整齊粘貼方可提供。具體要求詳見附件：對于合同類付款還需注意對于階段性付款應(yīng)提供合同工作量清單，對于結(jié)算付款應(yīng)提供合同結(jié)算單詳見附件：對于領(lǐng)借款附件除根據(jù)業(yè)務(wù)類型性質(zhì)參考合同及無合同附件，如是合同附件還需在OA系統(tǒng)上附上合同審批及其他相關(guān)審批鏈接，以明確相關(guān)流程已完成審批。7票據(jù)及附件粘貼要求粘貼單：A4單面紙，不需裁剪，用作粘貼發(fā)票的底單。費(fèi)用類型：與成本系統(tǒng)中費(fèi)項(xiàng)一致，如差旅費(fèi)、招待費(fèi)、辦公費(fèi)等發(fā)票類型：將發(fā)票按內(nèi)容分類，如市內(nèi)打車票、出租車燃油稅票、加油票、住宿票、餐票、辦公用品發(fā)票。具體要求詳見8主要費(fèi)用管理細(xì)則8.1差旅費(fèi)指員工因公務(wù)需要（含公司安排的培訓(xùn)）外出離開公司所在城市進(jìn)行公務(wù)活動發(fā)生出差費(fèi)用。1、4級及以下員工出差前必須提交出差申請，申請通過后攜程方可出票（含火車票）；對于PMO團(tuán)隊成員（5級以上）出差無需進(jìn)行OA出差申請，但需在出差前在地區(qū)PMO團(tuán)隊微信群向地區(qū)總經(jīng)理報備報銷時除不須提交出差審批人員外一律附出差審批鏈接及出差模板，出差申請模板詳見附件：2、以職能部門、管理層、集團(tuán)縱向業(yè)務(wù)條線等名義集體赴境外或境內(nèi)未開展業(yè)務(wù)的其他城市考察，需發(fā)起工作聯(lián)系單，提交部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、地區(qū)總經(jīng)理及集團(tuán)CEO審批（如赴境外，須經(jīng)集團(tuán)董事長審批），同時抄送財務(wù)費(fèi)用管理專員，工作聯(lián)系單應(yīng)說明考察內(nèi)容及行程、擬達(dá)成的效果、費(fèi)用預(yù)算、人員名單等。此類團(tuán)隊名義赴境（內(nèi)）外的出差報銷務(wù)必提供事前管控審批單，否則不予付款。3、員工出差報銷標(biāo)準(zhǔn)參照集團(tuán)頒布出差管理辦法執(zhí)行；對于出差住宿超標(biāo)，需事前審批，填列“差旅特殊情況說明單”并上傳OA，連同發(fā)票一同提交財務(wù)部。4、六級以下人員差旅費(fèi)由本人自行提報，出差人員同住的也需自行提報出差報銷申請；5、出差報銷時需提供附件參照本辦法第6條規(guī)定執(zhí)行，報銷人提供水單信息與發(fā)票信息一需一致，報銷人應(yīng)按照集團(tuán)統(tǒng)一模板填寫差旅費(fèi)報銷明細(xì)，并按照貼票模板分類貼票。報銷人除集團(tuán)規(guī)定可抵票費(fèi)項(xiàng)外，相關(guān)費(fèi)項(xiàng)需提供原始報銷票據(jù)，如遺失發(fā)票則進(jìn)行抵票審批流程。6、對于需OA審批的出差申請，審批通過后方可出票，但對于特殊情況需提前訂票或更改行程，機(jī)票特殊授權(quán)人需看到相關(guān)審批人短信授權(quán)方能出票。8.2招待費(fèi)參照《廣州龍湖招待費(fèi)管理辦法》，8.3交通費(fèi)交通費(fèi)指因公或加班發(fā)生交通費(fèi)（差旅期間發(fā)生交通費(fèi)計入差旅費(fèi)），享有車補(bǔ)的同事不能報銷市內(nèi)交通費(fèi)。1.交通費(fèi)報銷原則上禁止抵票。報銷時填制報銷模板列明事由\地點(diǎn)\時間上傳OA，票據(jù)必須與報銷單明細(xì)一一對應(yīng)，報銷單不允許只填寫總額。報銷模板詳見附件：2.員工工作日加班到晚上9點(diǎn)后，可報銷回家打的費(fèi)用。8.4團(tuán)建費(fèi)團(tuán)建費(fèi)指培訓(xùn)及會務(wù)中發(fā)生的公司內(nèi)部組織安排的餐飲、娛樂費(fèi)用。公司內(nèi)部招待屬于團(tuán)建費(fèi)用不屬于招待費(fèi)范疇。不允許境外團(tuán)建，針對各地區(qū)公司（集團(tuán)本部）俱樂部費(fèi)用（每人100元）使用前須由人力資源部提起工作聯(lián)系單，審批至財務(wù)部費(fèi)用管理專員、財務(wù)負(fù)責(zé)人、地區(qū)總經(jīng)理，同時抄送財務(wù)費(fèi)用管理專員。對部門大型出外聯(lián)誼活動如外出游玩、住宿等需通過工作聯(lián)系單作事前審批。3、團(tuán)隊建設(shè)費(fèi)原則不允許抵票。針對需事前審批的團(tuán)建報銷，報銷時須附相關(guān)審批鏈接。團(tuán)建費(fèi)工作聯(lián)系單屬部門層面由部門發(fā)起，公司層面（包括俱樂部費(fèi)用）行政部發(fā)起，審批至財務(wù)部費(fèi)用管理專員、財務(wù)負(fù)責(zé)人、地區(qū)總經(jīng)理。8.5會務(wù)費(fèi)1、包含會議期間的場地、耗材、設(shè)備租賃等。會議期間的會務(wù)用餐、娛樂聯(lián)歡等應(yīng)計入團(tuán)隊建設(shè)費(fèi)用；會議期間茶歇和會場工作盒飯可計入會務(wù)費(fèi)。半年會/年會的特殊處理：除火車/船/機(jī)票（差旅費(fèi)）、培訓(xùn)（培訓(xùn)費(fèi)）以外的所有費(fèi)用都包括在會務(wù)費(fèi)中（其中包括:住宿、會場、第三方服務(wù)、禮品、餐飲、娛樂費(fèi)）。2、會務(wù)費(fèi)報銷需公司層面(不含部門內(nèi)及部門間日常溝通會議)會議方可報銷,重大會議如年會需發(fā)起工作聯(lián)系單，提交部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、費(fèi)用管理專員、財務(wù)負(fù)責(zé)人及地區(qū)總經(jīng)理進(jìn)行事前審批并報銷時一并提供。報銷金額與審批金額差異過大，則業(yè)務(wù)部門須在報銷審批時在系統(tǒng)中注明差異原因。3、年會類報銷如禮品發(fā)放等須注明發(fā)放清單，耗材類須提供詳細(xì)清單等證明文件，年會酒店住宿提供水單和住宿名單，餐飲提供酒水清單。8.5培訓(xùn)費(fèi)1、培訓(xùn)費(fèi)范圍：僅包含培訓(xùn)期間發(fā)生的外部講師費(fèi)用（含講師食宿費(fèi)）、場地費(fèi)用以及培訓(xùn)資料費(fèi)用。內(nèi)部員工培訓(xùn)期間的食宿費(fèi)用等均不得計入培訓(xùn)費(fèi)用（計入差旅費(fèi)）；仕官生集中培訓(xùn)時的住宿和團(tuán)隊聚餐特例可計入培訓(xùn)費(fèi)。2、培訓(xùn)費(fèi)按照重點(diǎn)費(fèi)項(xiàng)事前管控的原則，應(yīng)按實(shí)際需求編制培訓(xùn)方案，列明培訓(xùn)課程的名稱、內(nèi)容、培訓(xùn)名單和費(fèi)用預(yù)算等。并發(fā)起工作聯(lián)系單，提交部門負(fù)責(zé)人及人力資源部培訓(xùn)專員及人力負(fù)責(zé)人審批，同時抄送財務(wù)費(fèi)用管理專員。3、培訓(xùn)費(fèi)報銷分為日常報銷類和合同類兩種，日常報銷類：1、報銷人務(wù)必提供培訓(xùn)明細(xì)，列明講師費(fèi)用（含食宿）、場地費(fèi)用、資料費(fèi)用。2、如含仕官生培訓(xùn)須列明住宿名單和水單明細(xì)、團(tuán)隊就餐的酒水清單等附件。合同類：1、預(yù)付款須提供發(fā)票，財務(wù)復(fù)核比例和金額以及付款日期是否與合同相符。2、階段性付款及結(jié)算尾款須提供工作量確認(rèn)單和結(jié)算單。同時附上培訓(xùn)詳細(xì)日常安排和相應(yīng)項(xiàng)目。8.6招聘費(fèi)1、招聘費(fèi)范圍：包含因招聘發(fā)生的獵頭費(fèi)、展會費(fèi)、支付給高校的招聘費(fèi)用以及部分候選人、獵頭面試往返機(jī)票等。內(nèi)部人員因招聘事項(xiàng)發(fā)生的食宿費(fèi)等均不得計入招聘費(fèi)（計入差旅費(fèi)）；2、預(yù)付款：審核有無發(fā)票、付款時間和比例是否與合同吻合，獵頭類合同嚴(yán)禁預(yù)付。3、階段性付款：提供招聘人員人數(shù)、部門（如較為敏感，可提前與財務(wù)溝通）、工作量確認(rèn)單（主要是指非獵頭形式的招聘費(fèi)支出，比如招聘廣告、相關(guān)宣傳片制作等）。結(jié)算尾款：合同結(jié)算單。8.7資本性支出資本性支出主要包括：房屋裝修、車輛運(yùn)輸設(shè)備、辦公設(shè)備（電腦）、家具用品、軟件等，物品申購報銷參照《龍湖集團(tuán)資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)》，其中單件物品價值超過1500元物品需錄入資產(chǎn)管理平臺，報銷時應(yīng)將錄入資產(chǎn)管理平臺的資產(chǎn)在付款說明