從訴訟角度談健全物業(yè)公司制度建設(shè)

從訴訟角度談健全物業(yè)公司制度建設(shè)_物業(yè)經(jīng)理人從訴訟角度談健全物業(yè)公司制度建立

作為新興進(jìn)展起來(lái)的物業(yè)公司，一般起點(diǎn)相對(duì)較高，不少公司實(shí)行了現(xiàn)代化的治理模式，一些大型的物業(yè)公司，更是通過(guò)了嚴(yán)格的質(zhì)量體系認(rèn)證，建立了一套標(biāo)準(zhǔn)化治理規(guī)章制度。但另一方面，我們也不難看到，隨著有關(guān)物業(yè)效勞方面的民事訴訟的增多，也暴露出了一些新的問(wèn)題，如治理規(guī)章制度在法律方面存在肯定的欠缺。如何躲避這方面的問(wèn)題呢?

一、建立完善的業(yè)主檔案資料

業(yè)主資料的重要性，對(duì)物業(yè)公司來(lái)說(shuō)是不言而喻的，但是在實(shí)際工作中，特殊是在前期物業(yè)效勞工作中，大局部物業(yè)公司的業(yè)主資料直接來(lái)源于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商，因此很不完善。從法律意義上來(lái)講，如何健全業(yè)主檔案資料呢?筆者認(rèn)為，著重要留意如下幾項(xiàng)資料的核實(shí)和登記：

1.業(yè)主為自然人的，留意其業(yè)主及家庭各成員身份證件資料、工作單位資料的核實(shí)和登記。從開(kāi)發(fā)商手中接收相應(yīng)資料的，肯定要留意業(yè)主相關(guān)資料的完整性，假如內(nèi)容不完整的，應(yīng)在接收之際準(zhǔn)時(shí)要求開(kāi)發(fā)商協(xié)作，將資料補(bǔ)充完整。

2.業(yè)主為公司法人的，留意公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照各項(xiàng)登記內(nèi)容、公司財(cái)務(wù)賬號(hào)及法人身份證件資料的核實(shí)和登記。

3.業(yè)主將住房出租的，在留意業(yè)主資料登記的同時(shí)，還要留意租住人身份證件及工作單位資料或者是公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)賬號(hào)及公司法人身份資料的核實(shí)和登記。

以上各項(xiàng)證件資料，留意盡量要核實(shí)，并應(yīng)盡量取得原始件的復(fù)印件。從效勞的角度動(dòng)身，這些資料的取得，不僅對(duì)物業(yè)公司全面地了解業(yè)主，以便為業(yè)主供應(yīng)人性化的效勞，提升物業(yè)公司的治理水平和效勞質(zhì)量有著重要意義，同時(shí)站在法律角度來(lái)說(shuō)，還有著特別的意義。

如：某物業(yè)公司接手了某小區(qū)的前期物業(yè)效勞，在業(yè)主委員會(huì)選聘了新的物業(yè)公司后，對(duì)該小區(qū)局部購(gòu)置了住房但始終沒(méi)有入住，也沒(méi)有交納物業(yè)效勞費(fèi)的業(yè)主，依法向人民法院提出起訴。人民法院要求該公司補(bǔ)充業(yè)主除住址外的具體資料。由于接手該物業(yè)時(shí)，開(kāi)發(fā)商只向該物業(yè)公司供應(yīng)了簡(jiǎn)潔的業(yè)主姓名及房間號(hào)資料，而物業(yè)公司在治理過(guò)程中對(duì)此沒(méi)有引起足夠的留意，后來(lái)在履行合同過(guò)程中又與開(kāi)發(fā)商引發(fā)一系列糾紛，開(kāi)發(fā)商對(duì)物業(yè)公司的訴訟根本不予協(xié)作，導(dǎo)致該物業(yè)公司不能供應(yīng)相應(yīng)資料，因此人民法院駁回了該公司的起訴。

二、標(biāo)準(zhǔn)前期物業(yè)效勞合同

1.簽訂前期物業(yè)效勞合同時(shí)，留意要對(duì)物業(yè)效勞費(fèi)開(kāi)頭收取時(shí)間作明確商定。

《物業(yè)效勞條例》公布實(shí)施后，為了標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)效勞行業(yè)，國(guó)家建立部公布了前期物業(yè)效勞合同和物業(yè)效勞合同的格式范本，有不少物業(yè)公司簽訂合同時(shí)直接選用了格式合同，筆者以為，各個(gè)業(yè)的詳細(xì)狀況并不一樣，合同還是應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際狀況對(duì)范本的局部條款進(jìn)展補(bǔ)充完善。例如，在簽訂前期物業(yè)效勞合同時(shí)，就應(yīng)特殊留意對(duì)物業(yè)效勞費(fèi)開(kāi)頭收取的時(shí)間作一個(gè)明確的商定。特殊是物業(yè)效勞費(fèi)由開(kāi)發(fā)商擔(dān)當(dāng)轉(zhuǎn)到由業(yè)主擔(dān)當(dāng)，這個(gè)時(shí)間的劃分應(yīng)當(dāng)有明確的商定。在實(shí)際中，這個(gè)時(shí)間往往是由開(kāi)發(fā)商單方面下發(fā)一個(gè)入伙通知書(shū)給物業(yè)公司，物業(yè)公司以此為依據(jù)開(kāi)頭收取物業(yè)效勞費(fèi)，這在現(xiàn)實(shí)中引發(fā)了諸多糾紛。筆者以為，從法律角度動(dòng)身，對(duì)這個(gè)時(shí)間的劃分，應(yīng)有三方簽字的書(shū)面認(rèn)可手續(xù)，在入伙通知書(shū)中既要有開(kāi)發(fā)商簽字和蓋章，同時(shí)也要有業(yè)主的簽字認(rèn)可，及辦理入伙手續(xù)的物業(yè)公司的簽字蓋章，這樣就是一個(gè)較好的方式。

如：在某物業(yè)公司提起訴訟，要求某業(yè)主交納欠交的物業(yè)效勞費(fèi)時(shí)，該業(yè)主認(rèn)為自己并未辦理入伙手續(xù)，作為證據(jù)的入伙通知書(shū)只是開(kāi)發(fā)商與物業(yè)公司的商定。由于是前期物業(yè)效勞，該業(yè)主也沒(méi)有與物業(yè)公司簽訂直接的物業(yè)效勞效勞協(xié)議，物業(yè)公司不能供應(yīng)其他證據(jù)證明業(yè)主與物業(yè)公司之間治理關(guān)系的成立，因此物業(yè)公司的訴訟懇求最終沒(méi)有得到法院的支持。

2.前期物業(yè)效勞完畢，業(yè)主委員會(huì)選聘了新的物業(yè)效勞公司的，留意交接工作中法律手續(xù)的連續(xù)性和完整性

在實(shí)際中，不少物業(yè)公司撤出小區(qū)的物業(yè)效勞時(shí)，都有一個(gè)時(shí)間過(guò)程，短則一兩個(gè)月，長(zhǎng)則半年不等，在這期間，物業(yè)公司實(shí)際上仍在履行效勞合同，但是往往與開(kāi)發(fā)商，特殊是業(yè)主委員會(huì)之間，只有一個(gè)口頭協(xié)議，或者雖然有一個(gè)書(shū)面協(xié)議，但是在超過(guò)了協(xié)議的商定時(shí)間后就不再依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)展補(bǔ)充。筆者認(rèn)為，在完成前期物業(yè)效勞后，最終撤出治理的小區(qū)時(shí)，物業(yè)公司肯定要和業(yè)主委員會(huì)對(duì)此時(shí)間有一個(gè)明確的書(shū)面商定。

如：某物業(yè)公司撤出某小區(qū)的物業(yè)效勞，與業(yè)主委員會(huì)的最初協(xié)議商定時(shí)間是在2023年1月，但是由于業(yè)主委員會(huì)選聘新物業(yè)公司工作的延遲，正式退出小區(qū)是在6月以后，在該物業(yè)公司提起訴訟，要求某業(yè)主交納物業(yè)效勞費(fèi)，法院要求該物業(yè)公司供應(yīng)在2023年1月后的證據(jù)，該物業(yè)公司供應(yīng)了補(bǔ)充協(xié)議及撤管公告，補(bǔ)充協(xié)議是2OO4年3月簽訂，商定撤出時(shí)間為2023年5月，撤管公告是2023年6月物業(yè)公司正式撤管時(shí)貼出的，法院對(duì)補(bǔ)充協(xié)議予以采信，而對(duì)物業(yè)公司單方面貼出的撤管公告不予采信。最終法院支持了該物業(yè)公司收取至2023年5月的物業(yè)效勞費(fèi)。

三、在實(shí)際治理工作中，留意采納相關(guān)法律形式

在實(shí)際治理工作中，特殊是在辦理一些于續(xù)的過(guò)程中，物業(yè)公司同樣應(yīng)當(dāng)留意實(shí)行一些法律形式，例如：

1.在前期物業(yè)效勞工作中，業(yè)主來(lái)物業(yè)公司拿鑰匙看房，筆者建議物業(yè)公司實(shí)行由業(yè)主簽字的書(shū)面登記手續(xù)。在業(yè)主的租住人來(lái)看房時(shí)，筆者建議由看房人供應(yīng)由業(yè)主簽字的相關(guān)書(shū)面許可證明后，方可進(jìn)展，以避開(kāi)些糾紛的產(chǎn)生。

2、在催繳物業(yè)效勞費(fèi)過(guò)程中，留意實(shí)行書(shū)面的催繳形式，如發(fā)出催繳通知書(shū)等等。

3.留意做好相關(guān)值班記錄及值班資料的保存，如空調(diào)運(yùn)行的修理登記、貨物出行的登記、來(lái)客來(lái)訪的登記、業(yè)主領(lǐng)取郵件報(bào)刊的登記等等。

總之，完善治理制度，提高物業(yè)效勞效勞水平，對(duì)物業(yè)公司來(lái)說(shuō)，是一個(gè)漸漸的過(guò)程。筆者參加了數(shù)十起物業(yè)效勞費(fèi)糾紛訴訟，更感覺(jué)到，訴訟是一種解決糾