外貿(mào)部建立與管理

外貿(mào)部建立與管理目錄三、外貿(mào)部門工作具體要求五、市場一、團隊的建立二、外貿(mào)工作主要工作流程四、外貿(mào)平臺的選擇和維護六、其他相關(guān)合作伙伴的選擇一、團隊的建立1、行政機關(guān)的注冊、登記。

3、崗位職責2、組織架構(gòu)一、團隊的建立1、行政機關(guān)的注冊、登記。包括工商、稅務、海關(guān)、外匯局、商檢局完成相關(guān)手續(xù)的辦理；使公司具備出口相關(guān)資質(zhì)。

一、團隊的建立2、部門組織架構(gòu)

基本要求：英語四級以上，無論口語還是書面，基本交流無障礙；一年以上外貿(mào)行業(yè)經(jīng)驗，了解外貿(mào)基本操作流程；勤奮主動，善于學習，有責任心，有團隊精神；勇于承擔責任，不推脫；同事之前做好團結(jié)，營造和諧氣氛。一、團隊的建立2、部門組織架構(gòu)

人員設(shè)定：除外貿(mào)經(jīng)理負責部門日常工作開展外，初步招聘業(yè)務人員2人，形成內(nèi)部合作和良性競爭。隨業(yè)務量的增加考慮增加業(yè)務人員的數(shù)量，并增加單證1名總經(jīng)理部門經(jīng)理主管主管單證業(yè)務員業(yè)務員業(yè)務員業(yè)務員一、團隊的建立外貿(mào)部經(jīng)理崗位職責：1、帶領(lǐng)外貿(mào)部積極開拓國際市場，聯(lián)系國外客戶，尋求訂單，并領(lǐng)導商務談判

與簽訂合同。2、制定相關(guān)的合同條款、支付方式。3、負責外貿(mào)定單的洽談、簽約、單證審核、定單管理、運輸、報關(guān)、收匯等。4、負責對外貿(mào)定單的評估、跟蹤、管理和風險控制。5、負責外貿(mào)業(yè)務流程管理和風險控制。6、負責所接定單的生產(chǎn)和貨源，貨物檢驗、商檢報關(guān)等過程的跟蹤，及時處理

各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。7、負責客戶資料的整理，做好客戶要求的及時反饋和處理。8、負責合同履行過程中緊急意外情況的妥善處理。9、負責下屬業(yè)務員的培養(yǎng)和指導。10、協(xié)助公司選擇良好的外貿(mào)平臺和貨運、船務、保險等合作伙伴。11、外貿(mào)部門費用的合理安排和使用。12、部門人員的績效考核。一、團隊的建立外貿(mào)主管崗位職責1.銷售管理職位，負責其領(lǐng)域內(nèi)主要目標和計劃，制定、參與或協(xié)助部門經(jīng)理執(zhí)行相關(guān)的政策和制度；2.負責日常管理工作及業(yè)務員的管理、指導、培訓及評估；3.建立、優(yōu)化公司貿(mào)易業(yè)務的操作流程及管理制度；4.制訂公司貿(mào)易業(yè)務的工作目標、工作計劃并主導實施；5.收集整理相關(guān)市場發(fā)展趨勢、需求變化和客戶反饋數(shù)據(jù)信息。一、團隊的建立外貿(mào)業(yè)務員崗位職責1、積極主動與客戶保持聯(lián)系。促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發(fā)信給客戶，非?？蜌獾卦儐柨蛻魧悠返脑u價，詢問客戶是否有下訂單的可能。2、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大貨訂單格式，即貨號-顏色-數(shù)量應列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后，方能安排打樣，外貿(mào)部經(jīng)理不在時，由外貿(mào)部經(jīng)理指定的人簽字。樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經(jīng)理，由經(jīng)理決定?？偟脑瓌t是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數(shù)量較多，應考慮樣品收費，運費到付。精確地報出美金銷售價格。嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。

備注：利潤=美金賣價X匯率X0.96-成本

銷售利潤率=利潤÷(美金賣價X匯率)X100%美金賣價確定后，原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業(yè)務員必須把事情的來龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報清楚，由經(jīng)理決定如何操作。一、團隊的建立3、現(xiàn)有客戶的維護1)處理好定單和索賠問題，保證交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系2)適時對重點客戶制定相應的促銷和優(yōu)惠政策，并提供一定程度的廣宣支持，塑造良好的企業(yè)和品牌形象。3)在國外的重要節(jié)假日里，需發(fā)送電子賀卡以示問候。4)及時向客戶提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄。4、新客戶的開發(fā)通過展會、網(wǎng)絡、走訪市場及其他途徑努力開拓市場，尋找新的客源。5、其他相關(guān)職責：1)外事接待2)建立客戶檔案，產(chǎn)品檔案，質(zhì)量信息反饋表和制定出口貨物統(tǒng)計臺帳。并對每筆定單的技術(shù)狀態(tài)表、形式*、銷售合同及附件進行備份，以備查用。3)留意市場動態(tài)并收集相關(guān)產(chǎn)品和市場信息，統(tǒng)計、整理、歸檔。4)提交月/季度報表和年度總結(jié)。5)不斷提高業(yè)務員自身知識和素養(yǎng)。一、團隊的建立單證崗位職責：1、負責電子口岸網(wǎng)上申領(lǐng)核銷單，并到外匯管理局申領(lǐng)。2、根據(jù)訂單或是合同，編制合同號，建立客戶資料檔案，包括客戶名稱、品名、數(shù)量、金額、付款方式、起運港、目的港、嘜頭、聯(lián)系電話等。3、根據(jù)生產(chǎn)通知單和業(yè)務員確定的貨代，負責聯(lián)系貨代并確認費用，同時建立貨代資料檔案，包括貨代營業(yè)執(zhí)照，負責人身份證復印件，地址，聯(lián)系電話等。4、根據(jù)進倉通知，告知業(yè)務員通知生產(chǎn)部門準備發(fā)貨，同時做好電子口岸網(wǎng)上核銷單備案，準備報關(guān)資料寄給貨代，并進行提單確認。5、根據(jù)信用證的要求，準備相應的單據(jù)寄給銀行結(jié)匯，或是將商業(yè)發(fā)票，裝箱單，提單等寄給客戶清關(guān)。6、根據(jù)貨代退回的核銷單，負責電子口岸網(wǎng)上企業(yè)交單，出口退稅，報審系統(tǒng)網(wǎng)上申報，并到外管局核銷。7、負責準備退稅單據(jù)，包括開立六聯(lián)發(fā)票，場站收據(jù)，提單復印件，出口貨物明細表等，并將上述單證交給財務部門進行退稅。8、根據(jù)各業(yè)務員的業(yè)務情況建立相應的臺帳。一、團隊的建立單證崗位職責：1、負責電子口岸網(wǎng)上申領(lǐng)核銷單，并到外匯管理局申領(lǐng)。2、根據(jù)訂單或是合同，編制合同號，建立客戶資料檔案，包括客戶名稱、品名、數(shù)量、金額、付款方式、起運港、目的港、嘜頭、聯(lián)系電話等。3、根據(jù)生產(chǎn)通知單和業(yè)務員確定的貨代，負責聯(lián)系貨代并確認費用，同時建立貨代資料檔案，包括貨代營業(yè)執(zhí)照，負責人身份證復印件，地址，聯(lián)系電話等。4、根據(jù)進倉通知，告知業(yè)務員通知生產(chǎn)部門準備發(fā)貨，同時做好電子口岸網(wǎng)上核銷單備案，準備報關(guān)資料寄給貨代，并進行提單確認。5、根據(jù)信用證的要求，準備相應的單據(jù)寄給銀行結(jié)匯，或是將商業(yè)發(fā)票，裝箱單，提單等寄給客戶清關(guān)。6、根據(jù)貨代退回的核銷單，負責電子口岸網(wǎng)上企業(yè)交單，出口退稅，報審系統(tǒng)網(wǎng)上申報，并到外管局核銷。7、負責準備退稅單據(jù)，包括開立六聯(lián)發(fā)票，場站收據(jù)，提單復印件，出口貨物明細表等，并將上述單證交給財務部門進行退稅。8、根據(jù)各業(yè)務員的業(yè)務情況建立相應的臺帳。二、外貿(mào)工作主要工作流程1、客戶詢盤：一般在客戶下訂單之前，都會有相關(guān)的詢價，業(yè)務人員接收后，做一些細節(jié)上的了解。2、報價：業(yè)務員應及時回復客人詢盤，確定貨物品名，型號，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，給客戶做正式報價。3、從報價到最終得到訂單可能會需要一個時間長短不等的過程，中間需要業(yè)務員跟客戶不斷的溝通和確認。最終得到客戶的基本確認后，做形式發(fā)票給客戶，主要內(nèi)容是涉及到的產(chǎn)品所有信息。4、得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單。5、下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。二、外貿(mào)工作主要工作流程6、業(yè)務審批：業(yè)務部收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按"出口合同審核表"的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件。審核表要由業(yè)務員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。7、下達生產(chǎn)通知：業(yè)務部在確定交貨期后，通知工廠按時生產(chǎn)，并跟蹤生產(chǎn)進度，及時反饋給客戶。備注：不同的付款方式與生產(chǎn)和交貨的關(guān)系如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。如果是T/T付款的客戶（通常采取30%定金和70%尾款，而T/T也是目前最通用的付款方式），要確認定金已經(jīng)到賬。裝運后，把相關(guān)海運單據(jù)寄給客戶。船到港后，通知客戶付余款，公司收到款后，通知海運放行，將貨物交給客戶。除以上2種付款方式外，其他外貿(mào)付款方式不建議使用，除非長期可靠的老客戶，并由經(jīng)理確認。二、外貿(mào)工作主要工作流程8、驗貨在交貨期前一周，需由業(yè)務員或驗貨員驗貨，貨物裝運時，拍照發(fā)給客戶（一般分3組圖片：裝運前的貨物情況和空的集裝箱；裝運時的情況，包括貨物擺放等；裝運完畢封箱的照片，需記錄集裝箱號和鎖號）。

如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前（貨物生產(chǎn)完畢，未包裝前）約客戶查貨并將查貨日期告知單證員。單證員準備出貨事宜。如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約時間確，保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。9、制備基本文件。提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應由業(yè)務跟單員制作，交給單證員）。10、商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。11、報關(guān)

12、出口收匯三、外貿(mào)部門工作具體要求

外貿(mào)部門不是一個獨立的部門它是基于生產(chǎn)部之上的一個協(xié)助溝通的部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。

在客戶問價格時，常規(guī)性產(chǎn)品是比較熟悉的，而有些定制產(chǎn)品則不能一時通知價格，這時要同技術(shù)和生產(chǎn)部門多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，這時要同主管或經(jīng)理講明后同生產(chǎn)聯(lián)系看能否有所降件（指成本方面）。故外貿(mào)部門的人員要能與各部門相處融洽。

同生產(chǎn)部要及時了解生產(chǎn)安排情況。如有新訂單要及時同生產(chǎn)部溝通。以便安排訂單生產(chǎn)，在特殊情況下，比如客貨較急的情況下，同生產(chǎn)部協(xié)同操作訂單安排。生產(chǎn)也要即使與外貿(mào)部溝通，產(chǎn)品生產(chǎn)情況等事宜。一般情況下外貿(mào)部門無需過問干涉生產(chǎn)的安排。添加文本3、上班時間：9：00-6：00，可以靈活支配，一般情況下無需加班。2、內(nèi)部要與工廠溝通，公司給一定的自由度。比如可能外出會客，接客，到工廠看貨等，外出需向主管報備。1．外貿(mào)業(yè)務周期長，工作隱性。4．公司給外貿(mào)部門經(jīng)理一定的處理事情的特權(quán)。比如價格方面在利潤允許范圍內(nèi)可以當機立斷，交貨期方面可以根據(jù)當時情況通知客人等，這樣才能更有效率地去解決問題。三、外貿(mào)部門工作具體要求添加文本7、外貿(mào)部門在傳達有關(guān)訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。6、公司給外貿(mào)部門車輛使用，可以方便及時的完成工作。5、外貿(mào)經(jīng)理可以有相應的活動經(jīng)費，比如出差費用標準、客戶招待、業(yè)務獎勵等。三、外貿(mào)部門工作具體要求添加文本9、網(wǎng)站內(nèi)容和產(chǎn)品要及時更新。8、每期新產(chǎn)品一定要拍照外理存檔。圖象大小統(tǒng)一，格式統(tǒng)一，能直接上傳網(wǎng)上使用，必要時需加水印。11、外貿(mào)部需有單獨電話線及傳真線給外貿(mào)部門，可使用分機。10、要整理一份產(chǎn)品目錄和報價單，以便能隨情況掌握，快速回答客戶的問題。三、外貿(mào)部門工作具體要求添加文本13、確保按照合同上要求，按質(zhì)，按量交貨。15、部門內(nèi)部要溝通和協(xié)調(diào)。12、信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢，當天詢價要當天回給客人。三、外貿(mào)部門工作具體要求14、在同客戶溝通每一環(huán)節(jié)中，要把服務做到前面。添加文本四、外貿(mào)平臺的選擇和維護

目前，國內(nèi)外平臺很多，公司選擇的時候，一方面看平臺的綜合影響力，另一方面看平臺的專業(yè)性。建議選擇阿里巴巴和中國制造網(wǎng)。另外，光有好的平臺也不行，更要把產(chǎn)品陳列展示好，這代表公司的形象。公司形象是開拓外貿(mào)業(yè)務時公司的“名片”，客戶主要是通過企業(yè)形象來逐漸了解其未來合作伙伴的。一個有實力，讓客戶感覺可信賴的公司，不僅可以加快合作的進程，而且也有利于將來業(yè)務量的不斷拓展。當然公司外貿(mào)形象的建設(shè)，也是逐步發(fā)展，不斷完善的。添加文本綜合性平臺，國外影響力比較強，進口商60%以上會通過阿里巴巴來尋找國內(nèi)供應商?；A(chǔ)費用29800/年，建議做5—10萬左右的會員，效果會好。四、外貿(mào)平臺的選擇和維護1、阿里巴巴在國外也有比較高的影響力，偏機械類，考慮到激光打標機這個產(chǎn)品，適合在該平臺上推廣?；A(chǔ)費用31100/年，建議做5—10萬左右的會員，效果會好。2、中國制造網(wǎng)3、Google推廣

主要針對公司網(wǎng)站的優(yōu)化和推廣。首先網(wǎng)站本身不要用flash和占內(nèi)存較大的圖片，除圖片外，一律使用文本形式，其次增加關(guān)鍵字在首頁和內(nèi)頁的使用頻率，再次做好網(wǎng)站整體架構(gòu)和新聞頁面的編輯。既要美觀、方便用戶體驗和瀏覽，也要利于優(yōu)化。不建議使用第三方做優(yōu)化，一方面費用較高，另一方面目前還沒有好的平臺能實際做出效果。像ETW這樣的公司，行業(yè)評價并不好。除英文版，可以另設(shè)法語版（法國、瑞士、比利時、盧森堡、摩納哥和非洲大多數(shù)國家）和西班牙語版（西班牙、除巴西外的南美所有國家），使用這兩個語言的國家地區(qū)和人口較多。4、國外平臺

目前很多國家和地區(qū)也致力于外貿(mào)平臺的推廣，如歐洲黃頁、北美進口商等，客戶名單基本有效、真實。后期可以考慮。

添加文本四、外貿(mào)平臺的選擇和維護展會面對的是直接客戶，可以做到現(xiàn)場面對面的交流，是得到訂單最直接有效的方式。除產(chǎn)品現(xiàn)場展示外，參展人員也要具備較高的素質(zhì)，給客戶留下良好印象，還要做好客戶記錄，方便后期溝通。一般情況下，可通過協(xié)會和展覽公司參加，都有一定補貼。

5、展會的參加和拓展

外貿(mào)協(xié)會的主要功能是為企業(yè)提供市場最新動態(tài)，包括國外進口商的資料。邀請相關(guān)主管部門，如海關(guān)、稅務、商檢、外匯局主管領(lǐng)導為企業(yè)進行培訓、講座，內(nèi)容涉及國家最新外貿(mào)政策變化以及進出口操作實際注意事項等。由于外貿(mào)協(xié)會和政府的關(guān)系密切，在企業(yè)遭受困難，由協(xié)會出面，有利于困難順利解決；另外，隨著國際貿(mào)易爭端紛起，反傾銷案件的增多，在外貿(mào)協(xié)會的組織下的積極應訴，據(jù)統(tǒng)計獲勝的案件很多。6、參加外貿(mào)行業(yè)協(xié)會，成為會員

7、除以上付費平臺外，業(yè)務人員需通過免費的google和當?shù)厥褂寐瘦^高的搜索引擎，還有國外客戶使用率較高的facebook，twitter，linkedin等社交網(wǎng)站尋找客戶，技巧要培訓和不斷總結(jié)。實際也有一定效果。

根據(jù)目前國內(nèi)政策，公司網(wǎng)絡需要翻墻才能尋找客戶和方便使用某些網(wǎng)絡，但這不是很大的問題。添加文本五、市場1、歐洲區(qū)客戶群

激光打標機不受市場劃分限制，只要有消費需求和能力的市場均可開發(fā)。從地理位置上看，客戶分布其基帶上可以分為7個大區(qū)域。在對外業(yè)務的接觸過程中，要對每個區(qū)的客人有所了解，以助于業(yè)務的開展。（下列情況只是作為參考，以實際情況而訂）2、美洲區(qū)客戶

主要包括歐洲經(jīng)濟共同體在內(nèi)及其它的一些國家和地區(qū)。其中有，英國，法國，意大利，德國，瑞士，西班牙等國。這些國家及地區(qū)經(jīng)濟較發(fā)達，人們生活水平較高，對物品質(zhì)量要求也高?？腿溯^守信譽。付款及時，但對貿(mào)易條件要求較嚴。同此區(qū)客人做生意一定要注意產(chǎn)品質(zhì)量及交貨時間。一定要以確認的樣辦或所簽合同為準。（作為公司重點開發(fā)市場）分為南北兩大客戶群：主要指包括北美的美國，加拿大，和南美各國家。北美地區(qū)經(jīng)濟較發(fā)達，人們生活生平較高，對物品質(zhì)量要求也高。客人較守信譽。付款及時，但對貿(mào)易條件要求較嚴。同歐洲區(qū)客戶類似。注意事項同歐洲區(qū)客戶。南美洲經(jīng)濟一般，對物品要求一般。對貿(mào)易條件限制不是很嚴。一般根據(jù)合同要求做貨即可，但有些地區(qū)政治不穩(wěn)。一定要注意貨款問題。及在出口前了解一些當?shù)卣畬Q(mào)易的一些要求及限制。（作為公司重點開發(fā)市場）添加文本五、市場3、中東區(qū)客戶

4、亞洲區(qū)

這些地區(qū)主要是一個貨物中轉(zhuǎn)地。貨物到此后輻射到的地區(qū)有非洲及歐洲的一部分地區(qū)。有好多客人從非洲及歐洲到此采購貨物。需求大，要求出貨快。此地客戶的訂單較大，要求不高，做貨以所提供樣辦為準。但一定要注意出貨時間。一定要在客人規(guī)定的時間出貨?；蛉缈赡鼙M量提前出貨。也要注意貨款回收。要求在貨款到后再發(fā)貨。

阿拉伯人從商精明，他們對于任何客戶都表現(xiàn)出他們的友好熱情，待人熱忱，不會流露出蔑視，但是通常他們言語夸夸其談，涉及到價格等關(guān)鍵因數(shù)，如果你拿不出來信服的理由說服他，價格上一點一滴都不會退讓。阿拉伯人與朋友的交往看的比較重，良好的關(guān)系可以對生意的成功有至關(guān)重要的影響，所有日常友好的禮尚往來必不可少。（該地區(qū)客戶要求比較多和細致，需要業(yè)務員有良好的耐心和細心）主要包括日本，韓國，新加坡，馬來西亞，泰國，印度，印尼，國內(nèi)外貿(mào)公司等國家及地區(qū)。這些地區(qū)有一部分國家經(jīng)濟發(fā)達，對產(chǎn)品要求高，也有一些國家對產(chǎn)品要求不是很嚴。其中東南亞市場需開發(fā)，但南亞及其它市場視情況而定。（比如日本客戶要求和溝通明顯比歐美國家多，也需要一定的耐心，印度客戶在禮儀上與我們存在很大差別，需要理解和尊重。）添加文本五、市場5、非洲區(qū)6、大洋洲區(qū)

非洲地區(qū)政局不穩(wěn)，語言障礙，及其它一系列因素。如要開展也要注意下列問題：特別要注意尼日利亞等地的客戶（騙子最多