建筑工程公司行政辦公管理制度

建筑工程公司行政辦公管理制度第一節(jié)會(huì)議管理制度一、會(huì)議管理規(guī)定1、總則為加強(qiáng)對(duì)會(huì)議時(shí)間的控制，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度2、范圍本會(huì)議管理制度適用于公司主辦的各種行政辦公會(huì)議會(huì)議分類及組織（1）公司級(jí)會(huì)議：參加人員為公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，每周召開一次。會(huì)議由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理主持⑶部門會(huì)議：系公司各部門、各所屬企業(yè)組織召開的工作例會(huì)，每周一召開。會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人或企業(yè)經(jīng)理主持⑷專業(yè)會(huì)議：系公司內(nèi)部的技術(shù)、銷售業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)技術(shù)會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)和安全工作會(huì)等），根據(jù)需要不定期召開。總部由分管副總經(jīng)理或總工程師主持，所屬企業(yè)由分管副總經(jīng)理或總工程師主持。⑸臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，為解決某些重要問題而臨時(shí)召開的會(huì)議（如公司職工大會(huì)和公司黨、團(tuán)員大會(huì)，以及各種代表大會(huì)等）⑹定期匯報(bào)：公司各部門和各所屬企業(yè)負(fù)責(zé)人，每月以書面形式向主管副經(jīng)理或總經(jīng)理匯報(bào)一次工作。4、例會(huì)執(zhí)行與安排⑴公司原則上每周召開工作例會(huì)一次。工作例會(huì)是各部門溝通信息的主要渠道之一，也是公司管理決策和實(shí)施工作指導(dǎo)的重要形式。為增強(qiáng)公司各部門管理人員的管理角色意識(shí)，發(fā)展管理人員的交流、溝通能力，每?jī)芍芄ぷ骼龝?huì)實(shí)行“輪值主席制”，即每次工作例會(huì)由公司各部門負(fù)責(zé)人輪流出任會(huì)議主席，負(fù)責(zé)會(huì)議召集和主持。⑵會(huì)議主席制要求輪值主席在會(huì)前做好充分的準(zhǔn)備，了解本次會(huì)議各部門需要匯報(bào)或討論的重要問題，形成書面的主持提綱。5、會(huì)議主持人職責(zé)⑴會(huì)議主持人應(yīng)預(yù)先將會(huì)議內(nèi)容通知與會(huì)者使會(huì)議討論有的放矢⑵會(huì)議開始后就議題的要旨必須做簡(jiǎn)潔說明⑶引導(dǎo)討論并在預(yù)定時(shí)間內(nèi)作出結(jié)論⑷就會(huì)議討論整理出的結(jié)論交全體與會(huì)人員確認(rèn)，需表決的應(yīng)通過表決確認(rèn)⑸確定專人做好會(huì)議記錄，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要、編號(hào)、下發(fā)及歸檔管理6、會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定1）會(huì)議紀(jì)要的形式與簽發(fā)⑴公司辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，由行政管理部整理成文⑵行政管理部根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的需要在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作⑶會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)⑷會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫（會(huì)議紀(jì)要發(fā)放審批單）。審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號(hào)=發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)）審批意見⑸會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號(hào)，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫〈文件簽收記錄表〉，并由接收人簽收⑹會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確保保存期限2）會(huì)議紀(jì)要的備忘會(huì)議紀(jì)要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，發(fā)至參加會(huì)議全體人員，以便對(duì)照核查落實(shí)7、會(huì)議注意事項(xiàng)⑴要求參加會(huì)議人員提前5分鐘到場(chǎng)⑵實(shí)行會(huì)議人員簽到制度⑶做好會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)備，并做好會(huì)議記錄⑷會(huì)議期間會(huì)議人員注意力集中，禁止打瞌睡或做與會(huì)議無關(guān)的事情⑸會(huì)議期間將通訊器材設(shè)定在靜音狀態(tài)或關(guān)機(jī)，非緊急事件應(yīng)盡量避免接電話。附表：附表11-1會(huì)議計(jì)劃表會(huì)議名稱開會(huì)次數(shù)開會(huì)日期開會(huì)時(shí)間會(huì)議目的及宗旨與會(huì)人員司儀主席會(huì)議召集單位會(huì)議記錄總務(wù)與會(huì)者應(yīng)備資料會(huì)場(chǎng)標(biāo)示資料日前或事前的分發(fā)資料附表11-2會(huì)議審核表注意要點(diǎn)查核欄開會(huì)的目的本次的會(huì)議是否實(shí)際需要？（是否只是流于形式的例行會(huì)議？有沒有其他更好的解決方法？）開會(huì)的目的是否正確？設(shè)定要項(xiàng)方面開會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否妥當(dāng)？開會(huì)的場(chǎng)所是否恰當(dāng)？所邀請(qǐng)的與會(huì)人員是否恰當(dāng)？開會(huì)通知方面是否對(duì)于與會(huì)人員確實(shí)通知妥當(dāng)了？對(duì)于開會(huì)的主旨、議題是否確實(shí)通知與會(huì)人員？是否事先通知與會(huì)人員應(yīng)當(dāng)事先就議題做好準(zhǔn)備呢？是否通知與會(huì)人員事先備妥有關(guān)資料呢？會(huì)議的準(zhǔn)備方面是否事先擬就議題進(jìn)行順序及時(shí)間的分配呢？事前是否應(yīng)當(dāng)分發(fā)參考資料呢？是否已經(jīng)做了應(yīng)變的準(zhǔn)備呢？是否安排好會(huì)議記錄呢？是否必須用到幻燈機(jī)或錄象機(jī)等的機(jī)械設(shè)備呢？附表11-3會(huì)議議程表會(huì)議議程年月日序號(hào)程序主持人時(shí)間分配備注123456789101112131415附表11-4會(huì)議通知單被通知人發(fā)文文號(hào)附件日期議題開始時(shí)間開會(huì)地點(diǎn)主持人聯(lián)絡(luò)人（或單位）電話擬聘請(qǐng)出（列）席單位及人員備注發(fā)文單位回執(zhí)月日寄來關(guān)于月日召開會(huì)議的通知單收悉，本人屆時(shí)將到會(huì)。擬出席人：月日附表11-5會(huì)議記錄表年月日編號(hào)時(shí)間月日時(shí)至月日時(shí)地點(diǎn)主持人記錄人會(huì)議名稱參加會(huì)議議題實(shí)施要點(diǎn)期限負(fù)責(zé)人追蹤情況（時(shí)間）審核附表11-6會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)記錄表會(huì)議時(shí)間月日會(huì)議名稱[]會(huì)議地點(diǎn)[]發(fā)言者主旨發(fā)言要點(diǎn)重要程度主要反對(duì)意見檢討事項(xiàng)二、會(huì)議室使用管理制度會(huì)議室是公司舉行會(huì)議、接待外賓和客戶的場(chǎng)所，為加強(qiáng)其使用管理，特制定本制度⑴會(huì)議室由行政部歸口管理⑵各部門需要使用會(huì)議室須事先向綜合辦公室提出使用申請(qǐng)。會(huì)議室拘役申請(qǐng)方法如下：①各部門有重要會(huì)議需要使用大會(huì)議室時(shí)，需由會(huì)議主管部門事先填寫〈會(huì)議申請(qǐng)單〉經(jīng)綜合辦公室主管批準(zhǔn)方可使用②審核之后的申請(qǐng)單需貼于會(huì)議室門口，會(huì)議完畢后由綜合辦公室人員將此單收走③其他部門如有重要會(huì)議與此預(yù)約相沖突時(shí)，由綜合辦公室協(xié)調(diào)解決⑶會(huì)議室只限公司內(nèi)部各部門和子公司使用，外單位借用會(huì)議室需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并到綜合辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門和子公司無權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用⑷各部門和子公司使用會(huì)議室需經(jīng)綜合辦公室同意，領(lǐng)取會(huì)議嗣后要鑰匙⑸會(huì)議室布置前必須考慮周詳，根據(jù)布置任務(wù)來確定執(zhí)行人員，并做好明確分工⑹會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)要做好清潔保護(hù)工作⑺會(huì)議室一切公物未經(jīng)綜合辦公室主管許可，不得隨意搬離辦公室⑻愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持會(huì)議室清潔附表：附表11-7會(huì)議室使用申請(qǐng)表年月日日期時(shí)間會(huì)議名稱主持人地點(diǎn)人數(shù)備注————申請(qǐng)使用單位管理單位名稱填表人主管管理人事務(wù)科長(zhǎng)副經(jīng)理附表11-8會(huì)議室使用登記簿時(shí)刻日期7891011121314151617181920備注1日2日3日4日5日第二節(jié)印章管理制度一、印章管理制度1、總則為保證公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本制度2、印章的刻制、該刻和廢止⑴公司印章的刻制、該刻與廢止的方案由總經(jīng)理辦公室和總經(jīng)理審批。其他單位或人員未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁私自刻制印章⑵公司各單位內(nèi)部印章，必須持公司證明，到公安部門指定的刻字單位制作。并由公司總經(jīng)理辦公室備案⑶廢止的印章應(yīng)交總經(jīng)理辦公室保存，保存期限一般為三年⑷公司的印章在遇到散失、損毀或被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向總經(jīng)理提交說明原因的報(bào)告書，由總經(jīng)理根據(jù)具體情況做出處理決定3、印章的保管與使用⑴工程項(xiàng)目部實(shí)行印章保管、使用登記制度⑵印章要指定專人負(fù)責(zé)保管，并存柜加鎖，要建立印章保管登記冊(cè)，載明什么印章、印文、印模和保管人姓名等項(xiàng)⑶印章保管人員要明確責(zé)任，保證印章的正常使用和絕對(duì)安全，防止印章被濫用或盜用。印章保管人員不得委托他人代取代用⑷一旦發(fā)現(xiàn)保管的印章有異常情況或丟失，印章保管人員應(yīng)及時(shí)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)并報(bào)告有關(guān)部門⑸用印時(shí)，印章保管人員首先應(yīng)檢查是否有部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的用印章批單，再審閱了解用印內(nèi)容，杜絕未經(jīng)審閱其內(nèi)容盲目蓋印的現(xiàn)象。每次蓋印都應(yīng)進(jìn)行登記。附表：附表11-9印章使用申請(qǐng)單單位申請(qǐng)日期年月日用印類別份數(shù)文件名稱及說明印鑒留存核準(zhǔn)申請(qǐng)人附表11-10使用印章審批表用印單位用印人姓名用印時(shí)間用何印章用印事由領(lǐng)導(dǎo)批示 簽名：印章使用記錄填表人：填表日期：年月日月/日編號(hào)內(nèi)容摘要批準(zhǔn)人用印單位承辦人監(jiān)印人用印數(shù)保留材料歸存處所注：除了單位介紹信有存根，發(fā)文有發(fā)文登記簿而不用登記外，其他每次用印，不論大事或小事都應(yīng)進(jìn)行登記。二、委托證明管理制度⑴公司職員出差或到外單位辦事，一律持公司委托證明并加蓋公司印章⑵開具單位委托證明要先填寫簽批單，經(jīng)部門批準(zhǔn)后，由綜合辦公室據(jù)此單填寫委托證明，蓋章后交給需用人⑶委托證明要編號(hào)和存根，存根和發(fā)出的證明要一致⑷對(duì)未使用的委托證明要及時(shí)收回第三節(jié)辦公室管理制度一、文件資料管理制度1、總則為保證項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)使用的文件和資料得到有效管理，特制定本制度2、適用范圍本制度適用于對(duì)公司實(shí)施項(xiàng)目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當(dāng)范圍的外來文件和資料的管理3、職責(zé)⑴綜合辦公室負(fù)責(zé)組織貫徹實(shí)施本制度⑵綜合辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目掛你文件的收發(fā)，文件和資料的貯存和管理⑶各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作業(yè)指導(dǎo)書的編制、發(fā)放、更改的控制和管理⑷項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對(duì)接收的文件、資料和施工過程中形成記錄的控制和管理4、文件資料的編制與審批⑴各職能部門按項(xiàng)目管理職責(zé)編制相應(yīng)文件⑵文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，字跡清楚⑶文件底稿應(yīng)保留，并附在一份印制的文件后面由綜合辦公室存檔備查⑷項(xiàng)目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項(xiàng)目管理體系支持性文件范圍的國(guó)家法律以及上級(jí)部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦法、文件等，由各職能部門領(lǐng)導(dǎo)確定⑸文件和資料內(nèi)容需進(jìn)行更改，由制定該文件的部門負(fù)責(zé)實(shí)施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制⑹文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進(jìn)行。若指定其他部門或人員審批時(shí)，該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改⑺文件更改時(shí)，與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時(shí)修改，以保證相關(guān)文件的有效性⑻各職能部門編制〈文件修改記錄〉，記錄文件的修改情況⑼對(duì)項(xiàng)目管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)工作場(chǎng)所，都得使用相應(yīng)文件的有效版本，及時(shí)撤出作廢文件5、文件資料登記、發(fā)放和回收1）文件和資料登記項(xiàng)目管理職能部門、項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員按文件編號(hào)、文件名稱等項(xiàng)目，填寫〈受控文件清單〉。項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項(xiàng)目的來往函件也要進(jìn)行登記，按本單位實(shí)際情況對(duì)文件、資料分門別類進(jìn)行登記2）文件的收發(fā)⑴文件餓發(fā)放范圍，由該文件的批準(zhǔn)人決定。資料員按規(guī)定發(fā)放，收文人員必須在〈發(fā)放回收登記表〉上簽字，以便備查⑵項(xiàng)目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料，如目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案等，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，資料員負(fù)責(zé)發(fā)放，并填寫〈發(fā)放回收登記表〉⑶各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時(shí)通知公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室3）文件資料的回收⑴資料員對(duì)被替代或作廢、失效文件和資料，按發(fā)放范圍及時(shí)回收，并在〈發(fā)放回收登記表〉上注明回收日期⑵資料員對(duì)調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收⑶項(xiàng)目經(jīng)理部解體時(shí)，各職能部門對(duì)其領(lǐng)用的文件和資料予以回收6、文件和資料的存檔⑴項(xiàng)目管理職能部門和項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，并將檢查結(jié)果報(bào)送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室⑵作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將其及時(shí)交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關(guān)表格上標(biāo)識(shí)出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀⑶經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料⑷綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫〈文件銷毀（留用）申請(qǐng)表〉，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。附表：附表11-13資料管理清單類別目錄資料盒設(shè)立備注文件收文規(guī)范性文件項(xiàng)目部發(fā)文部門聯(lián)系單（函）外來文件發(fā)文對(duì)外報(bào)告對(duì)內(nèi)報(bào)告申請(qǐng)部門事項(xiàng)聯(lián)系單資料ISO9002宣傳資料宣傳資料采購(gòu)資料采購(gòu)資料合同資料合同資料供應(yīng)商資料供應(yīng)商資料對(duì)供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)質(zhì)量資料材質(zhì)書各類質(zhì)量記錄表往來帳戶往來帳戶報(bào)表報(bào)表其他資料其他資料附表11-14發(fā)放回收登記表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱接收人簽字接收日期回收日期備注附表11-16文件修改記錄序號(hào)文件編號(hào)文件名稱修改時(shí)間修改性質(zhì)備注附表11-17文件銷毀（留用）審批表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱批準(zhǔn)人批準(zhǔn)時(shí)間原因份數(shù)備注附表11-18文件和資料借閱登記表序號(hào)名稱及編號(hào)領(lǐng)導(dǎo)簽批借閱者借閱日期歸還時(shí)間備注附表11-19外來文件管制表序號(hào)文件名稱文件編號(hào)份數(shù)版本持有部門登記日期二、文印管理制度⑴文件資料的復(fù)印、打印須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理。部門經(jīng)理不在時(shí)，可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理（機(jī)密件除外）⑵私人資料不得在公司打印、復(fù)?、俏挠∈夜ぷ魅藛T應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，文印室工作人員應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤⑷文印室工作人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件⑸對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，文印室工作人員應(yīng)做好登記，并在月終統(tǒng)計(jì)核算。涉密文件的復(fù)印廢件應(yīng)及時(shí)銷毀⑹不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人資料。復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)⑺復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)⑻文印室工作人員應(yīng)按規(guī)程操作文印設(shè)備，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、檢測(cè)、保養(yǎng)，下班時(shí)注意檢查設(shè)備電源的關(guān)閉情況，斷開電源三、辦公用品管理制度為規(guī)范辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度⑴公司辦公用品采用定額預(yù)算管理制⑵公司各部門必須將所需辦公用品提前半個(gè)月報(bào)至綜合辦公室，綜合辦公室根據(jù)實(shí)際用量和庫(kù)存情況制定購(gòu)置計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購(gòu)置⑶每月月底前，物資部統(tǒng)計(jì)各部門的辦公用品清單報(bào)綜合辦公室⑷對(duì)于預(yù)算限額內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用，職員須填寫〈辦公用品申領(lǐng)單〉，經(jīng)部門經(jīng)理根據(jù)預(yù)算審核簽字后，直接到物資采購(gòu)中心領(lǐng)?、蓚淦钒l(fā)放采取定期發(fā)放制度，每月的1日和15日辦理，其他時(shí)間不予辦理⑹備品倉(cāng)庫(kù)設(shè)專人負(fù)責(zé)。備品入庫(kù)需根據(jù)〈入庫(kù)單〉嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)是否與〈進(jìn)貨單〉相符，按手續(xù)驗(yàn)收入庫(kù)，登記入帳。為辦入庫(kù)手續(xù)，財(cái)務(wù)一律不予報(bào)銷⑺備品保管要材料清、帳目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫(kù)房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結(jié)。⑻做好出庫(kù)管理。在日清月結(jié)的條件下，倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人月末必須對(duì)所有單據(jù)按部門統(tǒng)計(jì)，及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算⑼各部門設(shè)立耐用辦公用品檔案卡，由綜合辦公室定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償⑽公司員工離職時(shí)，須如數(shù)退還辦公用品（易耗品除外）。如有遺失按公司規(guī)定賠償，否則，不予辦理離職手續(xù)附表：附表11-20辦公用品采購(gòu)計(jì)劃表填表日期：年月日采購(gòu)辦公用品明細(xì)辦公用品名稱規(guī)格使用目的備注領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：附表11-21辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)?zhí)畋砣掌冢耗暝氯丈暾?qǐng)人姓名工作崗位職稱領(lǐng)用辦公用品明細(xì)辦公用品名稱規(guī)格領(lǐng)用目的備注領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：