煤炭采購(gòu)部管理制度

．2．1第1階段燃煤采購(gòu)1）職能：通常在業(yè)務(wù)公司應(yīng)有負(fù)責(zé)燃煤采購(gòu)的購(gòu)煤組，根據(jù)業(yè)務(wù)公司的組織結(jié)構(gòu)的不同，它可以是供應(yīng)或資源部下的或其他適當(dāng)?shù)牟块T(mén)屬下的一個(gè)分組，由商務(wù)副總經(jīng)理負(fù)責(zé)，在特殊情況下，也可以由總經(jīng)理直接分管。購(gòu)煤組在燃煤采購(gòu)階段的活動(dòng)或職能主要是：?電廠(chǎng)購(gòu)煤地區(qū)煤炭供應(yīng)市場(chǎng)及趨勢(shì)的調(diào)查了解、信息收集和分析；?調(diào)查、發(fā)現(xiàn)和評(píng)估電廠(chǎng)所有潛在煤炭供應(yīng)來(lái)源；?編寫(xiě)和評(píng)價(jià)合格的供煤商名單；?編寫(xiě)滿(mǎn)足業(yè)務(wù)公司年度預(yù)算要求的年度購(gòu)煤計(jì)劃，該計(jì)劃應(yīng)獲得總經(jīng)理的批準(zhǔn)；?組織招標(biāo)，確保按照成本、質(zhì)量、到貨、可靠性做出最佳選擇，并與各潛在供煤商保持良好聯(lián)系，熟悉他們的情況及變動(dòng)；?談判和簽訂購(gòu)煤合同（合同范本見(jiàn)附錄1），合同應(yīng)由業(yè)務(wù)公司負(fù)責(zé)采購(gòu)的商務(wù)副總經(jīng)理和財(cái)務(wù)副總經(jīng)理(或財(cái)務(wù)主管)審核，最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)。任何購(gòu)煤合同的簽訂都必須按董事會(huì)授予的權(quán)限范圍進(jìn)行,須報(bào)總部批準(zhǔn)的,應(yīng)按程序報(bào)送,獲得相應(yīng)批復(fù)后方可簽訂合同。業(yè)務(wù)公司應(yīng)制訂本企業(yè)的購(gòu)煤合同簽訂及會(huì)審程序。?購(gòu)煤合同執(zhí)行過(guò)程管理，應(yīng)就每一個(gè)購(gòu)煤合同落實(shí)執(zhí)行負(fù)責(zé)人，并按業(yè)務(wù)公司的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真履行結(jié)算手續(xù)，明確結(jié)算重量、熱量、單價(jià)和總價(jià),以及發(fā)票和含稅情況,等等。?根據(jù)由總經(jīng)理批準(zhǔn)的月度供煤計(jì)劃安排合適的入廠(chǎng)煤詳細(xì)計(jì)劃；?入廠(chǎng)煤的付款手續(xù)必須應(yīng)由財(cái)務(wù)副總經(jīng)理（或財(cái)務(wù)主管）審核，并由總經(jīng)理批準(zhǔn)。任何購(gòu)煤合同的付款都必須按董事會(huì)授予的權(quán)限范圍進(jìn)行，并按XX公司的授權(quán)體系提出申請(qǐng)，以獲得批準(zhǔn)。付款批準(zhǔn)后，協(xié)調(diào)向供煤公司支付煤款。?與供煤商協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問(wèn)題和/或爭(zhēng)議；?其他有關(guān)的問(wèn)題2）文件和分析：已經(jīng)簽訂的購(gòu)煤合同原件應(yīng)在總經(jīng)理指定的部門(mén)存檔，一份副本(或復(fù)印件,下同)應(yīng)在購(gòu)煤組存檔，一份副本在財(cái)務(wù)部存檔，所有這些存檔工作應(yīng)在此購(gòu)煤合同簽訂后5日內(nèi)完成。建議就不同的煤種簽訂單獨(dú)的購(gòu)煤合同，即使它們來(lái)自同一供煤商。購(gòu)煤組還應(yīng)保存收到的報(bào)價(jià)和評(píng)價(jià)結(jié)果，這樣確保甄選供煤廠(chǎng)家進(jìn)而簽訂購(gòu)煤合同的依據(jù)可在將來(lái)查到。購(gòu)煤組還應(yīng)為各供煤廠(chǎng)家建檔，包括通信往來(lái)，實(shí)地考察報(bào)告，合同執(zhí)行記錄和文件，照片和月度入廠(chǎng)煤報(bào)告，和其他有關(guān)記錄。這些將幫助建立形成供煤廠(chǎng)家數(shù)據(jù)庫(kù)和評(píng)級(jí)系統(tǒng)。3）人員鑒于此階段工作的重要性和敏感性，負(fù)責(zé)采購(gòu)和生產(chǎn)的副總經(jīng)理和人事經(jīng)理應(yīng)特別注重對(duì)此購(gòu)煤階段員工的考察和監(jiān)督，保持有數(shù)量合適、且能勝任此崗位工作的員工用于替換。在這里，合適的員工不僅應(yīng)具備上崗的技術(shù)能力，還應(yīng)具備“軟能力”，如正直、對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)和自律性上都滿(mǎn)足此崗位要求。XX公司的原則是，所有與這個(gè)職能直接有關(guān)的人員應(yīng)該在每2至3年左右輪換到其他的崗位，除非有董事會(huì)特別同意的除外。3．2．2第2階段入廠(chǎng)煤檢斤、檢質(zhì)當(dāng)燃煤運(yùn)至電廠(chǎng)時(shí)，一般要求稱(chēng)重（確認(rèn)數(shù)量）和化驗(yàn)（確認(rèn)質(zhì)量），此類(lèi)活動(dòng)稱(chēng)為入廠(chǎng)煤的檢斤、檢質(zhì)、煤化驗(yàn)。1）稱(chēng)重和外觀檢質(zhì)煤場(chǎng)組在購(gòu)煤組的見(jiàn)證和監(jiān)督下進(jìn)行稱(chēng)重，過(guò)磅單應(yīng)由購(gòu)煤組和煤場(chǎng)組共同簽字方為效。兩個(gè)組都有責(zé)任檢查來(lái)煤質(zhì)量存在的明顯的不足，例如：煤里過(guò)高的水分、石頭和雜物過(guò)高等等。若煤場(chǎng)組和購(gòu)煤組的見(jiàn)證人認(rèn)為入廠(chǎng)煤在外觀上不符合購(gòu)煤合同的要求，他們均有權(quán)利和責(zé)任拒絕稱(chēng)重和在過(guò)磅單上簽字。在此情況下，購(gòu)煤組應(yīng)拒絕稱(chēng)重，并由供貨商將煤拉走并不得存入煤場(chǎng)。2）檢質(zhì)取樣和化驗(yàn)在此步驟的活動(dòng)主要包括取樣、制樣和化驗(yàn)。技術(shù)方面，所有這些工作應(yīng)遵守相關(guān)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和方法。各業(yè)務(wù)公司應(yīng)根據(jù)其具體情況和設(shè)備條件等，制定具體的入廠(chǎng)煤采樣、制樣和化驗(yàn)規(guī)程和方法。建議取樣由煤場(chǎng)組負(fù)責(zé)執(zhí)行，購(gòu)煤組監(jiān)督，如有要求還應(yīng)在供煤商的目擊見(jiàn)證下進(jìn)行。煤樣應(yīng)認(rèn)真加以標(biāo)識(shí)，正確封裝后發(fā)送到煤化驗(yàn)組。制樣和化驗(yàn)應(yīng)由煤化驗(yàn)組以專(zhuān)業(yè)、規(guī)范的方式完成，收到的各樣品應(yīng)保留適當(dāng)數(shù)量以備日后校核。3）文件和分析：結(jié)合本階段各項(xiàng)活動(dòng)的特點(diǎn),各業(yè)務(wù)公司要制定其文件和統(tǒng)計(jì)分析的詳細(xì)實(shí)施辦法,保證數(shù)據(jù)產(chǎn)生、收集和匯報(bào)過(guò)程的真實(shí)準(zhǔn)確性。過(guò)磅單和煤化驗(yàn)單應(yīng)分別為一式五份,且應(yīng)由值班的高級(jí)人員簽字。五聯(lián)中，煤場(chǎng)組和購(gòu)煤組各留存一聯(lián)；如有要求還應(yīng)提供給供煤商一聯(lián)。其它兩聯(lián)應(yīng)在同一天或每?jī)商欤ü潭〞r(shí)間，如17:00點(diǎn)）交至：?財(cái)務(wù)部；?業(yè)務(wù)公司的企劃部或管理部，或總經(jīng)理指定的部門(mén)本階段的結(jié)果是證實(shí)入廠(chǎng)煤的量（數(shù)量和質(zhì)量）。每批入廠(chǎng)煤應(yīng)按其重量和熱值及其它質(zhì)量計(jì)量指標(biāo)，按合同約定逐一結(jié)算；還應(yīng)按天、按月計(jì)量入廠(chǎng)煤總重量和平均發(fā)熱量及折合標(biāo)煤量。不得在每個(gè)報(bào)告月的月底，購(gòu)煤組、煤場(chǎng)組和財(cái)務(wù)部應(yīng)共同完成并簽署月度入廠(chǎng)煤報(bào)告，該報(bào)告應(yīng)就本月入廠(chǎng)煤情況給出客觀記錄，但至少應(yīng)說(shuō)明：1）當(dāng)月按標(biāo)煤（噸）和普通煤（重量和平均熱值）表示的入廠(chǎng)煤情況（稱(chēng)重、減卡后），2）當(dāng)月入廠(chǎng)煤明細(xì)表，應(yīng)按購(gòu)煤合同分別列明當(dāng)月入廠(chǎng)煤統(tǒng)計(jì)，包括供煤商名稱(chēng)，3）任何與入廠(chǎng)煤接收和化驗(yàn)有關(guān)的特殊事宜或問(wèn)題。此月度入廠(chǎng)煤報(bào)告應(yīng)由購(gòu)煤組、煤場(chǎng)組和財(cái)務(wù)部的負(fù)責(zé)人共同簽字，由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，且此月度入廠(chǎng)煤報(bào)告應(yīng)在下列部門(mén)存檔：?購(gòu)煤組?煤場(chǎng)組?財(cái)務(wù)部?業(yè)務(wù)公司的企劃部或管理部，或總經(jīng)理指定的部門(mén)。3．2．3第3階段-煤場(chǎng)管理1）職能煤場(chǎng)管理是指緊跟在上述入廠(chǎng)煤檢斤、檢質(zhì)和化驗(yàn)后的在煤場(chǎng)發(fā)生的所有活動(dòng)，一般在稱(chēng)重和取樣后，從卸煤開(kāi)始直到上煤至鍋爐。煤場(chǎng)組是由生產(chǎn)副總負(fù)責(zé)的某一部門(mén)管理，負(fù)責(zé)煤場(chǎng)管理，主要活動(dòng)或職能如下：?按照有關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，和/或適宜的經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理煤場(chǎng)和儲(chǔ)煤；?精心保管好煤場(chǎng)的存煤，并確保煤的質(zhì)量和數(shù)量最小的損失。?采用合適的方法，如配煤等改進(jìn)效率；?完成煤置換目標(biāo)（按天數(shù)制定）；?按照有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)同生產(chǎn)部門(mén)（鍋爐車(chē)間）、財(cái)務(wù)部一起完成報(bào)告月盤(pán)煤任務(wù)（月度盤(pán)煤），盤(pán)煤結(jié)果形成月度盤(pán)煤報(bào)告，月度盤(pán)煤是電廠(chǎng)一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，它一方面要反映作為“煤實(shí)物”管理責(zé)任單位的煤場(chǎng)組,在燃煤入廠(chǎng)（入庫(kù)）、入爐（出庫(kù)）和庫(kù)存三個(gè)環(huán)節(jié)上煤在質(zhì)（熱值）和量（重量）上的變化關(guān)系和原因；另一方面它也要反映出作為“煤成本”管理責(zé)任單位的財(cái)務(wù)部門(mén),在成本賬面上燃煤在入庫(kù)、出庫(kù)和庫(kù)存煤成本方面的變化及關(guān)系，明確了解差異情況和分析原因。?保證輸煤設(shè)備維持在最佳和最可靠的運(yùn)行條件。?確保煤場(chǎng)管理以環(huán)保的方式進(jìn)行，煤塵和雨水溢流不會(huì)污染環(huán)境。2）文件和分析：業(yè)務(wù)公司要規(guī)范本階段的基礎(chǔ)文件和數(shù)據(jù)分析要求，確保有關(guān)數(shù)據(jù)、臺(tái)帳準(zhǔn)確、全面、真實(shí)，為燃煤能量分析做好基礎(chǔ)工作。月度盤(pán)煤報(bào)告是一個(gè)非常重要的文件，它全面地放映了電廠(chǎng)當(dāng)月入廠(chǎng)煤，入爐煤和期初和期末存煤量的動(dòng)態(tài)變化。報(bào)告必須包含如下數(shù)據(jù)：項(xiàng)目原煤標(biāo)煤費(fèi)用金額備注總重平均熱值單位噸Kcal/kg噸元煤場(chǎng)月初存煤*煤場(chǎng)當(dāng)月入廠(chǎng)煤（入庫(kù)煤）煤場(chǎng)當(dāng)月入爐煤（出庫(kù)煤）**煤場(chǎng)盤(pán)虧(盤(pán)盈)煤場(chǎng)月末存煤財(cái)務(wù)月初庫(kù)存煤財(cái)務(wù)當(dāng)月入庫(kù)煤財(cái)務(wù)當(dāng)月出庫(kù)煤財(cái)務(wù)當(dāng)月計(jì)提庫(kù)(盈)損煤財(cái)務(wù)月末庫(kù)存煤煤場(chǎng)月末存煤量與財(cái)務(wù)月末庫(kù)存量的差異及分析注：月初存煤量應(yīng)與上月的月末存煤量一致。注：當(dāng)月耗煤量指向鍋爐上煤的輸煤皮帶上的計(jì)量值或其他等同數(shù)據(jù)。月度盤(pán)煤報(bào)告還應(yīng)對(duì)以上數(shù)據(jù)及實(shí)際情況進(jìn)行分析研究，并提出建議等。此月度盤(pán)煤報(bào)告應(yīng)由生產(chǎn)部（鍋爐車(chē)間）、財(cái)務(wù)部、煤場(chǎng)組的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。月度盤(pán)煤報(bào)告應(yīng)在如下部門(mén)存檔：?購(gòu)煤組?煤場(chǎng)組?生產(chǎn)部（鍋爐車(chē)間）?財(cái)務(wù)部?業(yè)務(wù)公司的企劃部或管理部，或總經(jīng)理指定的部門(mén)內(nèi)部爭(zhēng)議解決假如在生產(chǎn)部（鍋爐車(chē)間）、煤場(chǎng)組和財(cái)務(wù)部之間就有關(guān)月度煤的消耗存在爭(zhēng)議，首先各方應(yīng)提供有關(guān)的事實(shí)和證據(jù)進(jìn)行商議，如果還是不能夠達(dá)成一致意見(jiàn)，那么，總經(jīng)理就有責(zé)任進(jìn)行確認(rèn)并召集有關(guān)的部門(mén)/人員達(dá)成相互一致的結(jié)果，完成月度盤(pán)煤報(bào)告。3．2．4第4階段–入爐煤計(jì)量入爐煤的稱(chēng)重以入爐煤皮帶稱(chēng)的計(jì)量數(shù)(重量)為準(zhǔn).入爐煤的稱(chēng)重可由煤場(chǎng)組負(fù)責(zé)、鍋爐車(chē)間負(fù)責(zé)監(jiān)督，或由鍋爐車(chē)間負(fù)責(zé)、煤場(chǎng)組負(fù)責(zé)監(jiān)督。入爐煤的取樣應(yīng)由鍋爐車(chē)間負(fù)責(zé),煤場(chǎng)組負(fù)責(zé)監(jiān)督,化驗(yàn)應(yīng)由電廠(chǎng)煤化驗(yàn)組負(fù)責(zé)執(zhí)行。電廠(chǎng)入爐煤的取樣、制樣和化驗(yàn)必須嚴(yán)格按照中國(guó)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行，并由業(yè)務(wù)企業(yè)制訂具體實(shí)施規(guī)程和細(xì)則。在該階段，業(yè)務(wù)公司也應(yīng)建立和執(zhí)行相應(yīng)的文件和統(tǒng)計(jì)管理制度和要求,明確檔案，資料管理、數(shù)據(jù)分析的機(jī)制。3．2．5第5階段-制樣和化驗(yàn)通常電廠(chǎng)在生產(chǎn)部門(mén)下的化水車(chē)間或其他機(jī)構(gòu)或某一獨(dú)立部門(mén)（如總經(jīng)理辦公室等）下設(shè)有中心化驗(yàn)室，負(fù)責(zé)全廠(chǎng)的各類(lèi)化驗(yàn)及相應(yīng)管理工作。煤化驗(yàn)通常是該中心化驗(yàn)室的一項(xiàng)常規(guī)但重要的化驗(yàn)工作，煤化驗(yàn)組應(yīng)負(fù)責(zé)全廠(chǎng)煤的制樣和化驗(yàn)工作。煤制樣和煤化驗(yàn)必須嚴(yán)格按照有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求進(jìn)行。業(yè)務(wù)公司應(yīng)制訂具體方法和制度。化驗(yàn)室的校驗(yàn)應(yīng)由公司外部的適當(dāng)和有資質(zhì)單位通過(guò)定期校驗(yàn)和經(jīng)常性的隨機(jī)抽檢來(lái)完成校驗(yàn)，化驗(yàn)室職員的浮動(dòng)工資和獎(jiǎng)金嚴(yán)格取決于他們工作的精確性。對(duì)化驗(yàn)室的進(jìn)入權(quán)應(yīng)加以嚴(yán)格控制。未經(jīng)授權(quán)，不得入內(nèi)。此外總經(jīng)理應(yīng)注意化驗(yàn)室工作人員不得與購(gòu)煤組或煤場(chǎng)組有親屬關(guān)系或其他不適宜的關(guān)系。3．2．6第6階段-購(gòu)煤付款控制財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審查和檢查對(duì)所購(gòu)煤的付款，主要活動(dòng)或職能如下：?監(jiān)控已簽訂的購(gòu)煤合同，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和存在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)及時(shí)提醒總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)；?負(fù)責(zé)購(gòu)煤付款控制程序（如下）的實(shí)施，保證嚴(yán)格按程序付款；?加強(qiáng)和完善燃煤成本分析?實(shí)施有效的文檔和記錄系統(tǒng)，確保與購(gòu)煤有關(guān)的文件得以清晰和妥善記錄和保管。購(gòu)煤付款控制包括三個(gè)主要步驟：第1步煤炭采購(gòu)部提出購(gòu)煤付款申請(qǐng)根據(jù)各購(gòu)煤合同的條款，煤過(guò)磅單，煤化驗(yàn)單，以及其它與購(gòu)煤付款有關(guān)的證明文件，購(gòu)煤組應(yīng)編寫(xiě)購(gòu)煤付款申請(qǐng)，一般按報(bào)告月或周填寫(xiě)。申請(qǐng)的付款應(yīng)明確說(shuō)明相應(yīng)的購(gòu)煤合同依據(jù)，并隨申請(qǐng)附所有相關(guān)憑證。這一購(gòu)煤付款申請(qǐng)應(yīng)包括按購(gòu)煤合同分列的匯總表，清楚表明入廠(chǎng)煤情況（按普通煤和標(biāo)煤），及折噸、折卡或折價(jià)情況及依據(jù)，當(dāng)期申請(qǐng)付款煤的總計(jì)情況（按普通煤和標(biāo)煤）。假如煤的品質(zhì)雖然低于煤炭采購(gòu)合同的規(guī)格要求、但是可接受的，則需要對(duì)煤炭的重量和/或價(jià)格進(jìn)行修正，這需要在購(gòu)煤付款申請(qǐng)中詳細(xì)說(shuō)明。對(duì)不可接受的來(lái)煤，煤炭采購(gòu)部應(yīng)拒絕安排付款。第2步煤場(chǎng)組審查同意購(gòu)煤組應(yīng)隨后將購(gòu)煤付款申請(qǐng)報(bào)告交給煤場(chǎng)組審查驗(yàn)收（不是批準(zhǔn)）。如果煤場(chǎng)組同意報(bào)告所述入廠(chǎng)煤情況和申請(qǐng)的付款金額，其負(fù)責(zé)人應(yīng)在報(bào)告上簽字，并轉(zhuǎn)到第3步處理。如果煤場(chǎng)組不同意購(gòu)煤付款申請(qǐng)報(bào)告的內(nèi)容或部分，購(gòu)煤組和煤場(chǎng)組應(yīng)在事實(shí)和證據(jù)的基礎(chǔ)上相互協(xié)商以取得一致意見(jiàn)。若在此水平上未能達(dá)成一致，則報(bào)到上一級(jí)管理層，最終至總經(jīng)理。第3步財(cái)務(wù)部審核當(dāng)由煤場(chǎng)組簽字的購(gòu)煤付款申請(qǐng)送達(dá)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)核實(shí)該申請(qǐng)和其憑證，包括仔細(xì)檢查已交給財(cái)務(wù)部的每一簽訂的購(gòu)煤合同、入廠(chǎng)煤檢斤、檢質(zhì)的憑證，以及其他相關(guān)文件和憑證。如果財(cái)務(wù)部認(rèn)為申請(qǐng)的付款不符合簽訂的購(gòu)煤合同和/或其它文件及憑證，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕全部或部分購(gòu)煤付款申請(qǐng)，要求購(gòu)煤組重新核查并提出申請(qǐng)。在這種情況下，購(gòu)煤組應(yīng)重新申請(qǐng)，再次進(jìn)行如上兩個(gè)步驟。在財(cái)務(wù)部核實(shí)并同意購(gòu)煤付款申請(qǐng)后，無(wú)論全部或部分同意付款，財(cái)務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)按照適用的《太平洋XX業(yè)務(wù)公司支出權(quán)限規(guī)定》履行相應(yīng)審批手續(xù)，需報(bào)總部審批的，須報(bào)總部審批；只有在付款申請(qǐng)得到批復(fù)后再安排付款。建議購(gòu)煤組負(fù)責(zé)聯(lián)系供煤廠(chǎng)家，取得財(cái)務(wù)部驗(yàn)證金額的增值稅發(fā)票，最后由總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。當(dāng)款付出后，財(cái)務(wù)部應(yīng)編寫(xiě)一個(gè)書(shū)面通知，內(nèi)容包括每次付款數(shù)額、日期及相對(duì)應(yīng)購(gòu)煤合同，收款單位等信息。此燃煤付款通知單應(yīng)發(fā)送至如下部門(mén)存檔：?購(gòu)煤組?煤場(chǎng)組?生產(chǎn)部?業(yè)務(wù)公司的企劃部或管理部，或總經(jīng)理指定的部門(mén)?總經(jīng)理4．審計(jì)對(duì)于任何重要事宜，審計(jì)都是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，目的是為了保護(hù)業(yè)務(wù)公司和所有有關(guān)人員的利益。煤炭采購(gòu)無(wú)疑是一個(gè)至關(guān)重要的事宜。4．1業(yè)務(wù)公司的內(nèi)部審計(jì)4．1．1應(yīng)在業(yè)務(wù)公司內(nèi)部建立并執(zhí)行一套恰當(dāng)?shù)娜济翰少?gòu)審計(jì)系統(tǒng)，覆蓋整個(gè)燃煤采購(gòu)流程。審核的目的是確保已制訂的燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理體系得到全面執(zhí)行，了解目前的執(zhí)行情況，和為改善和增強(qiáng)與購(gòu)煤有關(guān)的各種活動(dòng)的效果和效率提供建議。4．1．2由于總經(jīng)理最終負(fù)責(zé)燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理體系的功能和實(shí)施，鼓勵(lì)總經(jīng)理與太平洋XX公司業(yè)務(wù)管理部共同商討，但總經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)公司的燃煤管理審計(jì)系統(tǒng)并保證其全面實(shí)施。4．1．3總經(jīng)理應(yīng)在業(yè)務(wù)公司內(nèi)部確定3到5個(gè)來(lái)自不同部門(mén)的合格且獨(dú)立的人員組成審計(jì)小組，審計(jì)組應(yīng)定期進(jìn)行審計(jì)并發(fā)布審計(jì)報(bào)告，此報(bào)告應(yīng)提交總經(jīng)理、生產(chǎn)副總經(jīng)理、商務(wù)副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)副總經(jīng)理和XX公司業(yè)務(wù)管理部及財(cái)務(wù)部。報(bào)告至少要闡明如下問(wèn)題：?燃煤管理的整個(gè)流程系統(tǒng)要求和日常運(yùn)作；?文件的詳細(xì)審查是否所有文件都按要求記錄和存檔；?仔細(xì)核查能量平衡（按季或月）的開(kāi)展情況，發(fā)現(xiàn)入廠(chǎng)煤和入爐煤的差異情況；?分析各購(gòu)煤合同及供煤商的執(zhí)行記錄，如某供煤商經(jīng)常違約，則應(yīng)將其從供煤商清單中刪除；?對(duì)被審計(jì)的燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理體系及實(shí)施執(zhí)行情況，提出問(wèn)題、意見(jiàn)、建議等。4．2XX投資公司的審計(jì)XX投資公司業(yè)務(wù)管理部將建立一套審計(jì)系統(tǒng)，此系統(tǒng)將應(yīng)用于XX投資在中國(guó)投資管理的各電廠(chǎng)。4．2．1本審計(jì)系統(tǒng)的基本要求如下：完全獨(dú)立的審計(jì)，由XX投資公司自己的人員和/或外聘顧問(wèn)進(jìn)行；此審計(jì)必須至少每年進(jìn)行一次；每次審核應(yīng)由審計(jì)組編寫(xiě)審計(jì)報(bào)告，此報(bào)告應(yīng)提交至XX投資管理層和業(yè)務(wù)公司的總經(jīng)理。4.2.2業(yè)務(wù)公司燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理體系的建立根據(jù)燃煤采購(gòu)的性質(zhì)，要求按照如下方法在各業(yè)務(wù)公司建立各自的燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理體系。第1步：總經(jīng)理應(yīng)成立本業(yè)務(wù)公司的專(zhuān)門(mén)工作小組，按照本指南的要求和指導(dǎo)原則，在全面了解和研究本業(yè)務(wù)公司現(xiàn)有體系和流程的基礎(chǔ)上，建立本業(yè)務(wù)公司的燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理體系（討論稿），此討論稿（電子版）應(yīng)提交給XX投資公司業(yè)務(wù)管理部。第2步：XX投資公司業(yè)務(wù)管理部將就該討論稿提出意見(jiàn)、修正，并同總經(jīng)理協(xié)商討論，并最終由業(yè)務(wù)公司制定出一個(gè)燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理體系實(shí)施稿。為達(dá)到有效的溝通與理解，可能會(huì)安排面對(duì)面的會(huì)談。在此過(guò)程中，建議并鼓勵(lì)XX投資公司業(yè)務(wù)管理部和總經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)進(jìn)行有效溝通。應(yīng)認(rèn)識(shí)到如上步驟僅僅是為改善各業(yè)務(wù)公司購(gòu)煤情況的一種努力。而改進(jìn)總是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，需要我們大家在XX投資公司的四個(gè)核心價(jià)值觀的指引下精誠(chéng)合作，努力追求卓越。審計(jì)的核心是旨在積極促進(jìn)燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理體系的不斷改進(jìn)。四、<燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理指南>－補(bǔ)充規(guī)定一頒布日期：2006年12月18日生效時(shí)期：2007年01月01日關(guān)于燃煤管理有關(guān)概念及其定義和儲(chǔ)煤損耗的計(jì)提及分析方法的管理規(guī)定總則本規(guī)定是XX公司２００５年４月頒布的‘燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理指南“的補(bǔ)充文件，本文件應(yīng)和‘燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理指南“一同使用。本文件為太平洋XX投資有限公司的內(nèi)部管理規(guī)定，僅供內(nèi)部執(zhí)行和使用，注意保密。為明確燃煤采購(gòu)、煤場(chǎng)管理及相關(guān)財(cái)務(wù)管理中有關(guān)煤和儲(chǔ)煤損耗的各類(lèi)定義、統(tǒng)計(jì)、計(jì)提方法、分析方法及管理要求，特制定本補(bǔ)充規(guī)定。本補(bǔ)充規(guī)定提供了太平洋XX燃煤采購(gòu)和煤場(chǎng)管理系統(tǒng)中與煤、儲(chǔ)煤損耗有關(guān)的名詞術(shù)語(yǔ)的定義、解釋?zhuān)约皩?duì)儲(chǔ)煤損耗的計(jì)提進(jìn)行分類(lèi)、分級(jí)管理的要求，明確了需報(bào)總部審批的事項(xiàng)和方法，同時(shí)要求業(yè)務(wù)公司內(nèi)部采取行動(dòng)，按本補(bǔ)充規(guī)定中的原則和方法完善內(nèi)部管理和分析工作，不斷提升工作質(zhì)量和效果。一、定義及說(shuō)明1.入廠(chǎng)煤（入庫(kù)煤）通過(guò)廠(chǎng)內(nèi)燃料計(jì)量點(diǎn)（地磅、軌道衡等）進(jìn)入廠(chǎng)內(nèi)的煤，其數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格經(jīng)電廠(chǎng)審核認(rèn)可后作為燃煤結(jié)算的依據(jù)。除與供煤方有特殊合同約定，入廠(chǎng)煤均以實(shí)際收到的數(shù)量（地磅計(jì)量值）、質(zhì)量（化驗(yàn)值）為參照基礎(chǔ)、根據(jù)合同條款進(jìn)行調(diào)整，入廠(chǎng)煤的數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格最終作為結(jié)算依據(jù)計(jì)算燃煤成本。2.耗用煤（出庫(kù)煤）為進(jìn)行熱電生產(chǎn)，進(jìn)入鍋爐燃燒的、符合細(xì)度要求的煤。以入爐煤皮帶秤計(jì)量重量、皮帶上取樣化驗(yàn)測(cè)得熱值、水分等。2.2非生產(chǎn)出庫(kù)為滿(mǎn)足非生產(chǎn)需要，從煤場(chǎng)領(lǐng)用的燃煤。在多數(shù)情況下，并不存在。不計(jì)入“燃煤成本”和電廠(chǎng)發(fā)電、供電、供熱的煤耗統(tǒng)計(jì)。2.3儲(chǔ)煤損耗（簡(jiǎn)稱(chēng)“儲(chǔ)損”）受外界環(huán)境和煤自身特性的影響，煤場(chǎng)客觀存在儲(chǔ)煤損失。為達(dá)到即能客觀反映煤場(chǎng)實(shí)際的儲(chǔ)煤損失又避免各月間儲(chǔ)煤損失的大幅度波動(dòng)，需要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候計(jì)提一定數(shù)量、熱量、金額的儲(chǔ)煤損耗。本管理規(guī)定中將計(jì)提儲(chǔ)煤損耗分為三類(lèi)：定額計(jì)提儲(chǔ)損、臨時(shí)計(jì)提儲(chǔ)損、年末盤(pán)煤儲(chǔ)損：2.3.1定額計(jì)提儲(chǔ)損每月固定計(jì)提的儲(chǔ)損，業(yè)務(wù)公司應(yīng)按當(dāng)月日均存煤量的5‰計(jì)提；2.3.2臨時(shí)計(jì)提儲(chǔ)損R由業(yè)務(wù)公司根據(jù)當(dāng)月煤場(chǎng)庫(kù)存統(tǒng)計(jì)中的月末賬面庫(kù)存與當(dāng)月盤(pán)煤結(jié)果的差異程度對(duì)儲(chǔ)煤損失確定合理、適宜的計(jì)提數(shù)量、熱量、金額。為此，業(yè)務(wù)公司應(yīng)向總部業(yè)務(wù)管理部門(mén)提出專(zhuān)項(xiàng)申請(qǐng)，說(shuō)明擬在定額計(jì)提儲(chǔ)損的基礎(chǔ)上提取的臨時(shí)計(jì)提儲(chǔ)損的具體數(shù)量、熱值和金額等具體情況和依據(jù)，在得到批準(zhǔn)后方可將此儲(chǔ)損計(jì)提到次月出庫(kù)量中；2.3.3年末盤(pán)煤儲(chǔ)損為便于煤場(chǎng)清庫(kù)盤(pán)點(diǎn)，特規(guī)定煤場(chǎng)考核年度（可不同于日歷年度）為當(dāng)年的５月至次年的４月。即在每一年的４月，業(yè)務(wù)公司應(yīng)對(duì)煤場(chǎng)進(jìn)行徹底清庫(kù)盤(pán)點(diǎn)。當(dāng)業(yè)務(wù)公司進(jìn)行該年度煤場(chǎng)平衡盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)將實(shí)際盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存量的結(jié)果作為“期（月）末賬面庫(kù)存”，并據(jù)此反推出“當(dāng)月應(yīng)提取的儲(chǔ)煤損耗”――我們特將這個(gè)月（４月）的“當(dāng)月應(yīng)提取的儲(chǔ)煤損耗”稱(chēng)為“年末盤(pán)煤儲(chǔ)損”；也就是說(shuō)在４月，業(yè)務(wù)公司不應(yīng)提取“定額計(jì)提儲(chǔ)損”，也不應(yīng)提取“臨時(shí)計(jì)提儲(chǔ)損”，僅提取“年末盤(pán)煤儲(chǔ)損”。業(yè)務(wù)公司應(yīng)將擬提取的““年末盤(pán)煤儲(chǔ)損”建議連同年度煤場(chǎng)盤(pán)煤結(jié)果、考核年度內(nèi)儲(chǔ)煤損耗分析形成專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告上報(bào)總部業(yè)務(wù)管理部門(mén)，待批準(zhǔn)后，才能辦理計(jì)提出庫(kù)手續(xù)。特別注意：本部分所說(shuō)的儲(chǔ)煤損耗，通常情況下是損耗（統(tǒng)計(jì)時(shí)用正數(shù)表示），但個(gè)別時(shí)候也可能時(shí)盤(pán)盈，也就是說(shuō)“臨時(shí)計(jì)提儲(chǔ)損”和“年末盤(pán)煤儲(chǔ)損”有盤(pán)盈的可能（統(tǒng)計(jì)時(shí)用負(fù)數(shù)表示）。各種儲(chǔ)煤損耗的計(jì)提方法和要求參見(jiàn)第2部分。3.煤場(chǎng)賬面庫(kù)存指煤場(chǎng)在統(tǒng)計(jì)期初或期末煤場(chǎng)結(jié)存的數(shù)量期末賬面庫(kù)存量＝期初賬面庫(kù)存量＋本期入庫(kù)量－本期出庫(kù)量（含生產(chǎn)出庫(kù)、非生產(chǎn)出庫(kù)、計(jì)提各種儲(chǔ)損總量）4.煤場(chǎng)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)指在一定時(shí)點(diǎn)對(duì)煤場(chǎng)進(jìn)行實(shí)際測(cè)量盤(pán)點(diǎn)獲得的燃煤庫(kù)存。測(cè)量的項(xiàng)目包括體積、堆積密度、熱值，具體按業(yè)務(wù)公司煤場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)管理辦法執(zhí)行。4.1月度盤(pán)點(diǎn)每月結(jié)賬日進(jìn)行。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果作為（下月）提出臨時(shí)計(jì)提儲(chǔ)損提取數(shù)量等建議的依據(jù)。4.2年度煤場(chǎng)平衡盤(pán)點(diǎn)在煤場(chǎng)考核年度末（4月的某一時(shí)點(diǎn)），對(duì)煤場(chǎng)存煤進(jìn)行精細(xì)的整理和測(cè)量，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果作為年末盤(pán)煤儲(chǔ)損計(jì)提的依據(jù)，也是下個(gè)月煤場(chǎng)期初賬面庫(kù)存的依據(jù)。5.年度儲(chǔ)損煤場(chǎng)考核年度內(nèi)各月計(jì)提的各種儲(chǔ)損（含定額計(jì)提儲(chǔ)損、臨時(shí)計(jì)提儲(chǔ)損、年末盤(pán)煤儲(chǔ)損）的總和。年度儲(chǔ)煤損耗＝定額計(jì)提儲(chǔ)損＋臨時(shí)計(jì)提儲(chǔ)損＋年末盤(pán)煤儲(chǔ)損該指標(biāo)應(yīng)是考核和評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)公司燃煤采購(gòu)管理、入廠(chǎng)煤管理和煤場(chǎng)管理工作的重要指標(biāo)。6.日均存煤量統(tǒng)計(jì)期間每天的存煤量的平均值，通常以月為統(tǒng)計(jì)期。為簡(jiǎn)便起見(jiàn)，日均存煤量按下式計(jì)算：日均存煤量＝(月初帳面庫(kù)存煤量+月末帳面庫(kù)存煤量)/2燃煤數(shù)量、質(zhì)量、成本費(fèi)用指標(biāo)：7.原煤煤礦生產(chǎn)出的未經(jīng)任何加工處理的毛煤，挑出規(guī)定粒度的矸石和鐵雜質(zhì)后的煤。本規(guī)定中為滿(mǎn)足鍋爐燃燒而采購(gòu)和燃用的矸石、煤泥、煤渣等視同原煤。8.原煤量原煤以各種測(cè)量手段（地磅、電子皮帶稱(chēng)等）、或在此基礎(chǔ)上簡(jiǎn)單加減計(jì)算得到的重量，未經(jīng)任何熱值換算。9.原煤熱值：即原煤的（恒容）低位發(fā)熱量，由化驗(yàn)室測(cè)得，通常以表示。10.標(biāo)煤即標(biāo)準(zhǔn)煤，又稱(chēng)煤當(dāng)量。凡能產(chǎn)生29.27MJ/kg低位發(fā)熱量的任何能源均可折算為1kg煤當(dāng)量值，即標(biāo)煤的熱值為29.27MJ/kg，或7000kcal/kg。11.標(biāo)煤量將原煤量按煤當(dāng)量，也就是按標(biāo)煤熱值折算后的數(shù)量。標(biāo)煤量＝原煤量X原煤熱值/標(biāo)煤熱值12.原煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（含稅）單位原煤的費(fèi)用。13.原煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（不含稅）14.標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（含稅）將原煤?jiǎn)蝺r(jià)（含稅）折算為標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)：標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)＝原煤?jiǎn)蝺r(jià)/原煤熱值×標(biāo)煤熱值15.標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（不含稅）將原煤?jiǎn)蝺r(jià)（不含稅）折算為標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)：標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)＝原煤?jiǎn)蝺r(jià)/原煤熱值×標(biāo)煤熱值16.采購(gòu)燃煤成本（費(fèi)用）指采購(gòu)燃煤發(fā)生的所有費(fèi)用，按分類(lèi)可分為某一結(jié)算批次或某一采購(gòu)合同或某一定時(shí)間段（日、月、年）的采購(gòu)燃煤（指入廠(chǎng)煤，含運(yùn)費(fèi)、各種雜費(fèi)等（如果有））發(fā)生的總費(fèi)用。按含稅與否，可又分為含稅、不含稅兩種。采購(gòu)燃煤成本（含稅）＝原煤量ｘ原煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（含稅）＝標(biāo)煤量ｘ標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（含稅）采購(gòu)燃煤成本（不含稅）＝原煤量ｘ原煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（不含稅）＝標(biāo)煤量ｘ標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（不含稅）17.耗用燃煤成本（費(fèi)用）指耗用煤發(fā)生的所有費(fèi)用，按分類(lèi)，可以分為某一定時(shí)間段（班、值、日、月、年）、或入爐煤和/或儲(chǔ)煤損耗耗用燃煤的總費(fèi)用。按含稅與否，可又分為含稅、不含稅兩種。耗用燃煤成本（含稅）＝原煤量ｘ原煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（含稅）＝標(biāo)煤量ｘ標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（含稅）耗用燃煤成本（不含稅）＝原煤量ｘ原煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（不含稅）＝標(biāo)煤量ｘ標(biāo)煤?jiǎn)蝺r(jià)含運(yùn)費(fèi)（不含稅）特別注意：就燃煤采購(gòu)和耗用而言，燃煤的數(shù)量、質(zhì)量和成本費(fèi)用（費(fèi)用又分含稅，不含稅）必須明確清晰，總量和單位數(shù)量應(yīng)相互一致；從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)到匯總數(shù)據(jù)，應(yīng)有明確的業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部審計(jì)流程；二、儲(chǔ)煤損耗的計(jì)提方法為避免出現(xiàn)賬面存煤量和實(shí)際存煤量在短期內(nèi)出現(xiàn)較大差異，需要將儲(chǔ)煤損耗按發(fā)生的實(shí)際情況盡可能均勻地計(jì)入各個(gè)運(yùn)營(yíng)期間(月)，具體由計(jì)提以下三種儲(chǔ)損實(shí)現(xiàn)：1.定額計(jì)提儲(chǔ)損每月根據(jù)當(dāng)月日均存煤量的5‰計(jì)提定額計(jì)提儲(chǔ)損，計(jì)入當(dāng)月燃煤成本，計(jì)提熱值、單價(jià)與當(dāng)月入爐煤一致。2.臨時(shí)計(jì)提儲(chǔ)損當(dāng)某月計(jì)提了定額計(jì)提儲(chǔ)損后，如月末賬面庫(kù)存和盤(pán)煤結(jié)果仍可能有較大差異，則業(yè)務(wù)公司也允許在計(jì)提