高效會(huì)議管理完整

高效會(huì)議管理0

1區(qū)區(qū)會(huì)議，還需管理？會(huì)議有什么作用？0

10

5決策分享政策宣貫表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣0

30

40

2集思廣益頭腦風(fēng)暴分配任務(wù)

聽(tīng)取匯報(bào)融合意見(jiàn)

達(dá)成共識(shí)www.islide.cc

你為什么討厭開(kāi)會(huì)？

討論低效會(huì)議選擇不當(dāng)；未能及時(shí)開(kāi)始；未能及時(shí)結(jié)束。時(shí)間無(wú)核心主題；議題不明確；議題繁多。議題選擇不當(dāng)?shù)攸c(diǎn)無(wú)明確議程；無(wú)時(shí)間分配。議程無(wú)主持人；缺乏氣氛調(diào)節(jié)能力；權(quán)威不足。主持人未做記錄（議而不決）；紀(jì)要不清晰，無(wú)時(shí)限及責(zé)任人。會(huì)后追蹤人數(shù)眾多，陪綁參會(huì)；該來(lái)的不來(lái)。參與人“文山會(huì)?！背杀九c會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間；與會(huì)者的行程時(shí)間；正式會(huì)議時(shí)間；會(huì)議休息及耽擱時(shí)間。時(shí)間成本與會(huì)人員平均小時(shí)工資；餐飲費(fèi)、交通住宿費(fèi)、場(chǎng)地費(fèi)。金錢成本參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，這段時(shí)間可以為公司帶來(lái)的收益。效益成本損失訂單；得罪客戶；突發(fā)事件。機(jī)會(huì)成本會(huì)議必要性會(huì)議的目的是什么？會(huì)議目的可行么？我們可能面臨怎樣的阻力問(wèn)題？會(huì)議真的

有必要舉行？有

必要進(jìn)行會(huì)議要素管理沒(méi)

必要尋求其他解決方式0

2會(huì)議要素管理會(huì)議要素合理的地點(diǎn)議程清晰議題明確會(huì)議紀(jì)要合理的時(shí)間精選參與人合適的時(shí)間08:30-09:00心緒尚且混亂

還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)

不太適合開(kāi)會(huì)09:00-10:00已進(jìn)入工作狀態(tài)

適合進(jìn)行一對(duì)一會(huì)談，或業(yè)務(wù)會(huì)談10:00-11:00

13:30-16:30最適合調(diào)動(dòng)員工

集思廣益、頭腦風(fēng)暴

不斷想出新點(diǎn)子，新方法17:00-17:30進(jìn)入一天中倦怠期

此時(shí)會(huì)議效果將事倍功半一個(gè)適宜的會(huì)議室將顯著增加會(huì)議成功的幾率隨著公司的發(fā)展，財(cái)務(wù)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)合作時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題，所以某財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在一個(gè)方便于業(yè)務(wù)部門(mén)的房間里臨時(shí)召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，討論一起工作的方法。然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。圖表正在翻動(dòng)，空調(diào)無(wú)效，窗也未開(kāi)，所以室內(nèi)悶熱。一扇門(mén)開(kāi)著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話叫走，然后幾個(gè)人生氣地走了。經(jīng)理回來(lái)詢問(wèn)建議，但幾乎沒(méi)有什么相應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)質(zhì)的解決辦法。一家廣告公司安排會(huì)見(jiàn)一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。這個(gè)客戶的工作場(chǎng)所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開(kāi)放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會(huì)議設(shè)備的飯店。會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來(lái)到飯店檢查會(huì)議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽(tīng)設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來(lái)準(zhǔn)備的。開(kāi)會(huì)那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來(lái)測(cè)試音響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會(huì)議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶。合適的地點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室可能會(huì)被電話打擾，或被人打斷。下級(jí)辦公室提高下級(jí)的士氣或地位，如討論對(duì)立性問(wèn)題則不夠中立。單位會(huì)議室避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的傾向問(wèn)題，同時(shí)避免被人打擾。外部會(huì)議室沒(méi)有一方占地主優(yōu)勢(shì)，且具有較高保密性。認(rèn)清會(huì)議需求；評(píng)估會(huì)議環(huán)境；避免會(huì)議地點(diǎn)選擇陷阱：大小、設(shè)備、周圍設(shè)施、交通情況等；提前進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)布置?！?/p>

……

…精選參與人—主持人會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)者（發(fā)起人）應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制。確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，按時(shí)結(jié)束。保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見(jiàn)，保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行?？刂茣?huì)議秩序，避免

過(guò)度爭(zhēng)吵或題外話，發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。營(yíng)造活躍的討論氣氛，維持開(kāi)放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

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word精選參與人—與會(huì)者角色主持人除了主持人之外，會(huì)議參與人還可能具有什么身份？提供必要的知識(shí)和信息；發(fā)表意見(jiàn)和建議；做到富有建設(shè)性和從效果出發(fā)。參會(huì)者跟蹤記錄要點(diǎn)、行動(dòng)計(jì)劃、負(fù)責(zé)人、時(shí)間；對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論；不做任何決定；記錄人讓利益相關(guān)者參與決策；傾聽(tīng)各方意見(jiàn)，做到耐心細(xì)致和善解人意；列出決定的標(biāo)準(zhǔn)及局限，歸納所做決定；必要時(shí)解決爭(zhēng)議和做出決策。決策者做受人歡迎的會(huì)議參與者大忙人型114接線員型沉默是金型反對(duì)者型時(shí)間殺手型喧鬧型教授型一無(wú)所知型NO就我所準(zhǔn)備的……再回顧一下……真是不錯(cuò)的想法！更進(jìn)一步講，就是……就外部環(huán)境方面……，就內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)方面……，就機(jī)會(huì)威脅方面……YES議程清晰“浪姐”后續(xù)發(fā)展問(wèn)題研討會(huì)，討論“浪姐”成團(tuán)出道后續(xù)發(fā)展安排。會(huì)議名稱、目的成團(tuán)綜藝《姐姐的愛(ài)樂(lè)之城》落地；團(tuán)員現(xiàn)有代言統(tǒng)計(jì)及后續(xù)代言推介。議題召開(kāi)日期：2020年10月1日

開(kāi)始時(shí)間：14:00

結(jié)束時(shí)間：16:00時(shí)間地址：湖南廣播電視臺(tái)1號(hào)會(huì)議室（湖南省長(zhǎng)沙市開(kāi)福區(qū)廣電路金鷹影視文化城附14樓）示意圖：地點(diǎn)杜華主持人寧?kù)o、孟佳、李斯丹妮、張雨綺、郁可唯、黃玲、黃曉明參與者名單《姐姐的愛(ài)樂(lè)之路》前期統(tǒng)籌計(jì)劃方案附加會(huì)議資料參會(huì)者事前準(zhǔn)備資料：各位姐姐現(xiàn)有代言清單其他議題明確簡(jiǎn)明扼要所有與會(huì)人員均可看懂、能理解盡量不超過(guò)3個(gè)議程清晰必須包括日期、時(shí)間、地點(diǎn)等細(xì)節(jié)全體與會(huì)者需要確切知道會(huì)議對(duì)他們的要求各項(xiàng)議題的順序及時(shí)間分配應(yīng)體現(xiàn)出優(yōu)先次序盡量避免會(huì)議超過(guò)預(yù)定時(shí)間培訓(xùn)教務(wù)中心20年下季度

培訓(xùn)工作安排會(huì)議議程日期：10月9日10:00-11:10地點(diǎn)：齊盛辦公區(qū)-912目的：下季度培訓(xùn)工作安排序號(hào)時(shí)間議程110:00簽到210:05討論解決上次會(huì)議

備忘錄310:15介紹本次會(huì)議議題、目的、參會(huì)人員410:20第一項(xiàng)議題：……510:35第二項(xiàng)議題：……610:50第三項(xiàng)議題：……711:00會(huì)議總結(jié)811:10會(huì)議結(jié)束會(huì)議紀(jì)要二將會(huì)議主要內(nèi)容分項(xiàng)敘述，另上標(biāo)號(hào)及小標(biāo)題√側(cè)重于橫向分析描述，內(nèi)容全面，可深入領(lǐng)悟及貫徹。分項(xiàng)敘述法一概括敘述會(huì)議基本情況+討論研究的主要問(wèn)題+與會(huì)人員的認(rèn)識(shí)+議定的有關(guān)事項(xiàng)（解決問(wèn)題的措施、辦法、要求）√適用于小型會(huì)議且討論問(wèn)題單一，意見(jiàn)統(tǒng)一。集中概述法三將會(huì)議典型代表性發(fā)言加以整理提煉，按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說(shuō)明?！塘私獠煌c會(huì)人員意見(jiàn)發(fā)言提要法結(jié)論先行將結(jié)論拆解為下一步執(zhí)行計(jì)劃表每項(xiàng)需有具體負(fù)責(zé)人、時(shí)間會(huì)議紀(jì)要會(huì)議是否形成了有效決策？會(huì)后決策能否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成？會(huì)議紀(jì)要感謝參與和付出的努力；討論了什么事情；達(dá)成了什么共識(shí)；后續(xù)的行動(dòng)安排。注意事項(xiàng)指定專人追蹤，明確追蹤及匯報(bào)頻率；公開(kāi)曬進(jìn)度。序號(hào)待完成事項(xiàng)內(nèi)容責(zé)任人時(shí)限資源要求備注會(huì)議紀(jì)要VS會(huì)議記錄會(huì)議記錄在一定范圍內(nèi)傳達(dá)傳閱，并貫徹執(zhí)行；屬正式公文文種。1當(dāng)需向上級(jí)匯報(bào)或下級(jí)傳達(dá)會(huì)議精神時(shí)，才有必要做紀(jì)要2須經(jīng)上級(jí)審批，對(duì)工作有指導(dǎo)作用3高度概括性和鮮明的政策性，集中反映會(huì)議精神實(shí)質(zhì)；可在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上加工整理而成，不一定包含會(huì)議所有內(nèi)容。4有會(huì)必錄，存檔備查12不具備指導(dǎo)工作的作用3越詳細(xì)越好，無(wú)選擇性、提要性4性質(zhì)對(duì)象作用寫(xiě)法會(huì)議紀(jì)要一般不公開(kāi)，無(wú)需傳達(dá)傳閱；會(huì)議原始記錄材料，不是正式公文。0

3會(huì)議過(guò)程管理會(huì)議通知會(huì)議通知：議題明確合適的地點(diǎn)合適的時(shí)間精選參與人議程清晰5W1H:不開(kāi)無(wú)準(zhǔn)備之會(huì)為什么必須召開(kāi)這個(gè)會(huì)議？是否還有別的解決方法？WHY議題是否符合會(huì)議目的？WHAT會(huì)議地點(diǎn)是否合適？WHERE會(huì)議時(shí)間安排是否合適？WHEN哪些是該會(huì)議合適的參與人?WHO會(huì)議流程安排，議題討論順序？HOW會(huì)前準(zhǔn)備即使是再細(xì)小的事情請(qǐng)毫無(wú)遺漏的做好準(zhǔn)備會(huì)議通知下發(fā)確保全體與會(huì)者收到且知悉01視會(huì)議具體情況準(zhǔn)備PlanB02會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備（會(huì)議室預(yù)約、現(xiàn)場(chǎng)布置）；設(shè)備準(zhǔn)備（電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、激光筆）；其他準(zhǔn)備：會(huì)議討論材料、簽到表、茶歇。03會(huì)中控制之主持人引導(dǎo)式溝通棘手情況處理把別人對(duì)你提出的問(wèn)題反問(wèn)給所有與會(huì)者棱鏡型問(wèn)題向全體與會(huì)者提出問(wèn)題，然后每人輪流回答。環(huán)形問(wèn)題向全體與會(huì)者提出一個(gè)問(wèn)題，然后等待一個(gè)人回答。廣播型問(wèn)題向全體提出問(wèn)題，然后指定一人回答。定向型問(wèn)題下級(jí)先發(fā)言，上級(jí)不做結(jié)論性意見(jiàn)；指名詢問(wèn)他比較專長(zhǎng)的問(wèn)題；你是否同意XX的看法，解釋下為什么。與會(huì)者不主動(dòng)發(fā)表意見(jiàn)詢問(wèn)：此內(nèi)容與主題有何聯(lián)系；打斷，要求回到主題；休會(huì)，繼續(xù)時(shí)強(qiáng)調(diào)主題。與會(huì)者發(fā)言脫離主題制造片刻沉寂，眼神制止；請(qǐng)他們站起來(lái)大聲發(fā)言。與會(huì)者私下交談爭(zhēng)執(zhí)雙方分別發(fā)表意見(jiàn)，比較兩者異同，征詢其他人意見(jiàn)。與會(huì)者發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)會(huì)中控制之與會(huì)者守則26與主持人密切配合以達(dá)成會(huì)議目的會(huì)前充分準(zhǔn)備以解決問(wèn)題為己任會(huì)中全情投入貢獻(xiàn)自己的意見(jiàn)開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn)盡可能多的獲取信息耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)不隱惡揚(yáng)善，不人身攻擊勇于發(fā)言，言之有物避免不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后自我總結(jié)會(huì)后追蹤會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定負(fù)責(zé)人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議幾乎毫無(wú)意義！書(shū)籍推薦三種思考思考會(huì)議的必要性；最大限度的減少會(huì)議；是否有能夠與其他會(huì)議合并或委托的方法。3個(gè)原則確定不召開(kāi)會(huì)議的工作日；會(huì)議時(shí)間