電子文件的整理

美國(guó)的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特:“大量但無(wú)序的信息,不是資源,而是災(zāi)難”。第五章電子文件整理工作———整理：整頓使有條理，有秩序；常用于表示去除不需要的東西。第一節(jié)電子文件整理概述一、電子文件整理前期準(zhǔn)備工作學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)電子文件法律法規(guī)中有關(guān)電子文件整理工作的規(guī)定。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002）《電子文件管理暫行辦法》

(中辦國(guó)辦廳字〔2009〕39號(hào))《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999）1.《電子檔案移交與接收辦法》

(檔發(fā)〔2012〕7號(hào))《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)———將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22-2000)正本與定稿為一件——正本在前，定稿在后正文與附件為一件——正文在前，附件在后原件與復(fù)制件為一件——原件在前，復(fù)制件在后轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件——轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后來(lái)文與復(fù)文為一件——復(fù)文在前，來(lái)文在后報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件一般以每份文件為一件：8.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進(jìn)行8.2歸檔電子文件以件為單位整理8.3同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。8.4按電子文件類(lèi)別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體8.5電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18進(jìn)行著錄，同時(shí)……補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)8.6將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）電子文件管理的基本原則：統(tǒng)一管理全程管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)便于利用安全保密《電子文件管理暫行辦法》

(中辦國(guó)辦廳字〔2009〕39號(hào))購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備等；安裝并使用專(zhuān)門(mén)用于電子文件歸檔整理的軟件工具——各種ERKS軟件?！禛D2000綜合檔案管理系統(tǒng)V5.0》世紀(jì)科怡、清華紫光、南大之星、泰坦軟件等配備歸檔電子文件整理工作必需的軟硬件設(shè)施。2.二、電子文件整理的原則課堂討論5-1電子文件整理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理將有何不同？傳統(tǒng)意義上的文件整理是不能適應(yīng)現(xiàn)代化的信息檢索需要，只有現(xiàn)代化的文件整理方法才能適應(yīng)現(xiàn)代化信息檢索的需要。簡(jiǎn)化整理、深化檢索（一）總指導(dǎo)思想在電子文件時(shí)代，檢索是計(jì)算機(jī)自動(dòng)智能檢索，是“點(diǎn)”對(duì)“點(diǎn)”一步到位的全文檢索而傳統(tǒng)的檔案檢索是全宗—案卷目錄—卷內(nèi)目錄—文件—全文的層層檢索整理是檔案工作的基礎(chǔ)，檢索是檔案工作的目的，檢索決定整理，整理服務(wù)檢索，整理工作的重心要圍繞檢索需要而展開(kāi)，是否有利于檢索則是檢驗(yàn)整理工作的首要標(biāo)準(zhǔn)。檢索第一位、整理第二位整理是使檔案工作有序化的過(guò)程，檢索則是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和工作目的，只有在科學(xué)整理的基礎(chǔ)上，檢索的查準(zhǔn)率、查全率才能接近100%，檔案工作的價(jià)值和作用才得以實(shí)現(xiàn)?！?jiǎn)化傳統(tǒng)整理工作中不適應(yīng)現(xiàn)代化檢索要求的方法，體現(xiàn)在整理的各個(gè)工作流程中即：減少、弱化，甚至消滅繁鎖、復(fù)雜的人工方式方法，逐步以簡(jiǎn)化、實(shí)用的現(xiàn)代化的方式方法取而代之。1.簡(jiǎn)化整理對(duì)于歸檔：只需要使用電子文件管理系統(tǒng)，以“確定”和“取消”的方式就能確定電子文件的歸檔與不歸檔對(duì)于收集：可以通過(guò)計(jì)算機(jī)以及電子文件管理系統(tǒng)即時(shí)采集到齊全而完整的電子文件；對(duì)于檢索：只需要在電子文件管理系統(tǒng)中按類(lèi)目―年度―期限進(jìn)行就可實(shí)現(xiàn)“點(diǎn)”到“點(diǎn)”的直接檢索對(duì)于分類(lèi)：只需按照電子文件管理系統(tǒng)中著錄規(guī)則就可以輕松實(shí)現(xiàn)年度劃分、保管期限設(shè)定、組織機(jī)構(gòu)劃分等2.深化檢索———“深化檢索”則是電子文件現(xiàn)代化管理的前提，即為符合計(jì)算機(jī)電子文件管理系統(tǒng)的檢索功能需要，所有電子文件著錄要素項(xiàng)目必須全面、完整、準(zhǔn)確。（二）基本要求電子文件的整理以單份文件為單位進(jìn)行，最大限度地保持歷史原貌，便于計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)的管理和應(yīng)用，并與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)，基本實(shí)現(xiàn)了與文檔一體化相適應(yīng)的新型整理方法。邏輯歸檔的電子文件一般不要求進(jìn)行整理，而物理歸檔的電子文件必須進(jìn)行整理。要注意的是：正確理解和把握電子文件整理工作中“件”的概念，要克服傳統(tǒng)意義上組“件”的人為觀念，樹(shù)立電子文件獨(dú)立而完全意義上的單“件”的觀念：“份”即“件”。第二節(jié)電子文件整理內(nèi)容與方法《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定檔案整理的基本步驟為：收集、裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒等七個(gè)環(huán)節(jié)。還適應(yīng)電子文件整理嗎？（一）電子文件的收集歸檔

——收集本單位在職能活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件，包括文件內(nèi)容、背景信息和元數(shù)據(jù)。一是處理完畢的文件材料要隨時(shí)收；二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收；

三是本單位發(fā)文，在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收；四是會(huì)議材料，要事先做好工作及時(shí)收；五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對(duì)性地收；六是常規(guī)性的文件材料，要逐項(xiàng)收；七是在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)，要提前收；八是結(jié)合年終檢查，集中收；九是年末立卷需要全面收；十是在立卷過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收。（二）電子文件的分類(lèi)（1）檔案類(lèi)別―年度―保管期限（2）檔案類(lèi)別―保管期限―年度（3）檔案類(lèi)別―年度―保管期限―機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）（4）檔案類(lèi)別―保管期限―年度―機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）同一單位的電子文件應(yīng)在其全宗內(nèi)按分類(lèi)方案中的一種進(jìn)行分類(lèi)，而同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。1、電子文件分類(lèi)的方式———電子文件按檔案類(lèi)別分為電子的文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、錄音檔案、錄像檔案、照片檔案等門(mén)類(lèi)。區(qū)分檔案類(lèi)目區(qū)分年度劃分保管期限區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）2、電子文件分類(lèi)的內(nèi)容（1）區(qū)分檔案類(lèi)別傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的類(lèi)別大致可分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等。（2）區(qū)分年度按電子文件的成文時(shí)間直接劃分年度，不存在文件的針對(duì)年度和生效年度。（4）區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）電子文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。（3）劃分保管期限按現(xiàn)行國(guó)家、行業(yè)、部門(mén)或本單位制定的文件材料的保管期限的規(guī)定執(zhí)行。例外原則二：有檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的單位可按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。例外原則一：自治區(qū)各級(jí)黨委、政府、人大、政協(xié)辦公廳（室）可按自治區(qū)檔案局制定的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。（三）電子文件的排列編號(hào)電子文件的排列，在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按其成文時(shí)間先后順序排列。傳統(tǒng)檔號(hào)的編制：由全宗號(hào)—年度號(hào)—類(lèi)別號(hào)—保管期限—件號(hào)組成。如“013—2009—W01—Y—001”表示13號(hào)全宗2009年文書(shū)檔案綜合類(lèi)（或辦公室）永久保管期限的第1件（四）著錄標(biāo)引在相應(yīng)的電子文件管理系統(tǒng)中按照《檔案著錄規(guī)則》著錄標(biāo)引，著錄項(xiàng)目依照DA/T18：檔案著錄規(guī)則(DA/T18-1999）的要求盡可能全面、準(zhǔn)確、完整。（五）建立電子文件目錄歸檔電子文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和件號(hào)順序建立歸檔電子文件機(jī)讀目錄。電子文件機(jī)讀目錄包括目錄封面和內(nèi)容兩部分，應(yīng)在電子文件管理系統(tǒng)中逐件進(jìn)行。課堂討論5-2雙軌制下電子文件編目與紙質(zhì)文件編目的關(guān)系？紙質(zhì)檔案整理：一般是對(duì)立卷歸檔后的案卷進(jìn)行排列、編號(hào)以及分類(lèi)等系統(tǒng)化的整理，并將其結(jié)果用編制案卷目錄的方式固定下來(lái)。紙質(zhì)檔案經(jīng)整理后形成的實(shí)體分類(lèi)系統(tǒng)能夠?yàn)椴檎覚n案提供一條線索。電子檔案整理：電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度整序，并可以根據(jù)不同需要，利用自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)，所以其整理在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將雜亂的電子文件磁性載體分類(lèi)、標(biāo)引、組合，并對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和組建數(shù)據(jù)庫(kù)。為此，應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)?！娮游募?、紙質(zhì)文件一般采取不同的編目方法。一、電子文件著錄的概念第三節(jié)電子文件的著錄國(guó)際檔案理事會(huì)《國(guó)際檔案著錄（通則）》［ISAD（G）］(第2版)1999年

———檔案著錄是通過(guò)獲取、核對(duì)分析、組織和記錄有助于確認(rèn)、管理、查詢(xún)和解釋檔案材料、背景及其生成時(shí)的文件系統(tǒng)的信息，以形成對(duì)所描述對(duì)象及其構(gòu)成部分的準(zhǔn)確表述的過(guò)程及成果?！浭侵浮霸诰幹茩n案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程”?！稒n案著錄規(guī)則》（GB/T18—1999）認(rèn)為著錄作用不限于編制檢索工具，而在于確認(rèn)、管理、查詢(xún)和解釋檔案材料、背景及其生成時(shí)的文件系統(tǒng)，指向編制檢索工具背后的一些內(nèi)容；認(rèn)為著錄內(nèi)容不僅包括檔案本身的特征，而且還包括檔案的背景、文件系統(tǒng)等；認(rèn)為著錄不僅是一項(xiàng)在文件歸檔之后分析、選擇和記錄信息的工作，而且還是對(duì)著錄信息主動(dòng)“獲取”過(guò)程；肯定著錄不僅是“過(guò)程”，而且是該過(guò)程的“成果”?！秶?guó)際檔案著錄（通則）》中的著錄概念比《檔案著錄規(guī)則》中的著錄概念要寬泛，所蘊(yùn)涵的管理思想更深刻。全要素:

描述對(duì)象包括電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景所有要素。全過(guò)程

著錄貫穿電子文件編制、處理、歸檔、利用整個(gè)生命周期。綜合性

著錄手段演變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)著錄和人工控制相結(jié)。多級(jí)性

針對(duì)不同級(jí)別的文件集合或文件，著錄結(jié)果是不同。二、電子文件著錄的特點(diǎn)與重要性當(dāng)利用者查考的電子文件曾經(jīng)歷了若干次復(fù)制和遷移，其物理格式較原始文件基本上面目全非，而負(fù)責(zé)復(fù)制和遷移的工作人員已經(jīng)故去，無(wú)法出面擔(dān)保文件的可靠性之時(shí)，最終要依靠檔案目錄來(lái)評(píng)定該信息源是否可信。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)露西安娜·杜蘭蒂只有檔案著錄工作才能證明電子文件的長(zhǎng)期真實(shí)性，通過(guò)對(duì)檔案全宗的信息整理和描述，文件編制和管理過(guò)程中的各種聯(lián)系得以永久保存。“未經(jīng)恰當(dāng)著錄過(guò)的電子文件系統(tǒng)即使保存下來(lái)，也不會(huì)有證據(jù)作用”。著錄涉及文件形成過(guò)程中的各個(gè)要素，包括文件形成背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，而且著錄的重點(diǎn)也從文件內(nèi)容轉(zhuǎn)移到文件的形成背景上。美國(guó)電子文件研究專(zhuān)家戴維·比爾曼在手工環(huán)境下，文件管理的主要難點(diǎn)在于以保存場(chǎng)所為代表的物質(zhì)資源匾乏，高密度存儲(chǔ)技術(shù)的出現(xiàn)使得保存場(chǎng)所的難點(diǎn)問(wèn)題得到有效的控制。———將管理人員從物質(zhì)資源匱乏的窘境中解放出來(lái)，把注意力集中到管理思路、理念上來(lái)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用引發(fā)了新的瓶頸——如何保證文件的長(zhǎng)期真實(shí)性、完整性為代表，在更大程度上表現(xiàn)為智力控制問(wèn)題。存在于文件形成時(shí)所在系統(tǒng)（如業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)）中的關(guān)于文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、文件系統(tǒng)及其相互關(guān)系的著錄信息；存儲(chǔ)于電子文件管理系統(tǒng)中關(guān)于案卷級(jí)以上的文件集合、系統(tǒng)，歸檔后管理活動(dòng)及其相互關(guān)系的著錄信息；以紙質(zhì)形式存在的著錄信息，主要包括電子文件積累登記表、歸檔電子文件登記表、文件更改登記表、電子文件接收檢驗(yàn)登記表、電子文件使用權(quán)限保護(hù)登記表以及物理載體整理結(jié)果的登記表等。三、電子文件著錄的內(nèi)容《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）中規(guī)定7項(xiàng)，每項(xiàng)分若干個(gè)著錄單元(小項(xiàng))，包括：1．題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)2．稿本與文種項(xiàng)3．密級(jí)與保管期限項(xiàng)4．時(shí)間項(xiàng)5．載體形態(tài)項(xiàng)6．附注與提要項(xiàng)7．排檢與編號(hào)項(xiàng)———著錄項(xiàng)目是指描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及文件系統(tǒng)信息的記錄事項(xiàng)。

1題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)

1.1正題名

1.2并列題名＊

1.3副題名及說(shuō)明題名文字＊

1.4文件編號(hào)＊

1.5責(zé)任者

1.6附件＊

2稿本與文種項(xiàng)

2.1稿本＊

2.2文種＊

6附注與提要項(xiàng)

6.1附注＊

6.2提要＊

7排檢與編號(hào)項(xiàng)

7.1分類(lèi)號(hào)

7.2檔案館代號(hào)＊

7.3檔號(hào)

7.4電子文檔號(hào)

7.5縮微號(hào)

7.6主題詞或關(guān)鍵詞3密級(jí)與保管期限項(xiàng)

3.1密級(jí)＊

3.2保管期限＊

4時(shí)間項(xiàng)

5載體形態(tài)項(xiàng)

5.1載體類(lèi)型＊

5.2數(shù)量及單位＊

5.3規(guī)格＊l．題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)l．1正題名1．2并列題名1．3副題名及說(shuō)明題名文字1．4責(zé)任者1．5鑒定者1．6歸檔者1．7接收歸檔者1．8著錄者1．9遷移者1．10附件2．稿本與文種項(xiàng)2．1稿本2．2文種2．3版本及版本說(shuō)明3．密級(jí)與保管期限項(xiàng)3．1密級(jí)3．2文件緩急程度3．3保管期限《國(guó)際檔案著錄（通則）》國(guó)家檔案局研究課題“電子文件著錄標(biāo)準(zhǔn)”5.載體形態(tài)項(xiàng)5.1載體類(lèi)型5.2數(shù)量5.3規(guī)格5.4盤(pán)帶號(hào)5.5遷移前載體類(lèi)型5.6遷移前盤(pán)帶號(hào)4.時(shí)間項(xiàng)4.1形成時(shí)間或文件起止時(shí)間4.2歸檔或銷(xiāo)毀時(shí)間4.3遷移時(shí)間6.附注與提要項(xiàng)6.1附注6.2提要6.3機(jī)構(gòu)史或傳記6.4保存史8.排檢與編號(hào)項(xiàng)8.1分類(lèi)號(hào)8.2檔案館代號(hào)8.3檔號(hào)8.4電子文件名8.5遷移前電子文件名8.6路徑名8.7遷移前路徑名8.8電子文件編號(hào)8.9縮微號(hào)8.10主題詞或關(guān)鍵詞7．軟硬件平臺(tái)項(xiàng)7．1機(jī)器名稱(chēng)及型號(hào)7．2網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境7．3網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)名稱(chēng)及版本7．4操作系統(tǒng)名稱(chēng)及版本7．5應(yīng)用軟件名稱(chēng)及版本7、6遷移前硬件環(huán)境7．7遷移前軟件環(huán)境7．8文件類(lèi)型7．9遷移前文件類(lèi)型7．10文件簽署所用技術(shù)9.檢索與利用項(xiàng)9.1檢索條件9.2版權(quán)/限制復(fù)制－置于下列各著錄項(xiàng)目之前：

稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)。＝

置于并列題名之前。：置于下列各著錄單元之前：

副題名及說(shuō)明題名文字，文件編號(hào)、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。／置于第一個(gè)責(zé)任者之前。；置干多個(gè)文件編號(hào)之間、多個(gè)責(zé)任者之間。，用于相同職責(zé)、身份省略時(shí)的責(zé)任者之間或同一責(zé)任者的不同職責(zé)、身份之間。＋置于每一個(gè)附件之前。《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）：著錄標(biāo)記符[]置于下列著錄內(nèi)容的兩端：

自擬著錄內(nèi)容、文件編號(hào)中的年度、責(zé)任者省略時(shí)的“等”字。()置于下列著錄內(nèi)容的兩端：

責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文、中國(guó)責(zé)任者時(shí)代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。？用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號(hào)配合使用。

-用于下列著錄內(nèi)容之間：

日期起止和檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)各層次之間?！?/p>

用于節(jié)略?xún)?nèi)容。

□用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“□”號(hào)?！芗?jí)按GB/T7156一1987第4章文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)級(jí)別。四．電子文件著錄的組織文件級(jí)以及案卷級(jí)的著錄工作一般應(yīng)由電子文件形成部門(mén)完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔。

在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)人員必須完成由檔案部門(mén)設(shè)計(jì)的著錄單（記錄設(shè)計(jì)項(xiàng)目的名稱(chēng)、時(shí)間、來(lái)源、責(zé)任者、設(shè)計(jì)者等），方可進(jìn)入設(shè)計(jì)系統(tǒng)的界面開(kāi)始設(shè)計(jì)工作。五、電子文件的標(biāo)引電子文件的著錄是對(duì)文件全方位的描述，而標(biāo)引僅是對(duì)電子文件內(nèi)容的描述，即分析電子文件的內(nèi)容并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程?！獦?biāo)引是著錄的一部分，是著錄工作中最需要發(fā)揮工作人員智慧的一個(gè)環(huán)節(jié)，由于標(biāo)引需要從全面分析文件內(nèi)容，提煉出最能反映文件主題的概念。全文自動(dòng)標(biāo)引主要有單詞標(biāo)引、短語(yǔ)標(biāo)引及語(yǔ)義標(biāo)引三種類(lèi)型。題名關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引從題名中自動(dòng)抽取關(guān)鍵詞的方法主要有詞典匹配法和分詞抽詞標(biāo)引法。我國(guó)檔案部門(mén)主要采用的自動(dòng)標(biāo)引方法。分類(lèi)號(hào)自動(dòng)標(biāo)引基本算法是基于對(duì)分類(lèi)號(hào)人工標(biāo)引思維方式和思維過(guò)程的分析和模擬。電子文件標(biāo)引的主要內(nèi)容第四節(jié)電子文件整理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)歸檔電子文件在：遵循電子文件的自然形成規(guī)律；保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分不同年度和價(jià)值；便于保管和利用；之基礎(chǔ)上，整理時(shí)要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：1、歸檔電子文件齊全完整立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢，應(yīng)作為電子檔案保存的電子文件的齊全完整，特別是相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的齊全完整。2、歸檔電子文件真實(shí)有效歸檔的電子文件應(yīng)真實(shí)有效，歸檔電子文件的文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件應(yīng)包括形成記錄和最新版本，各種文件的草稿、定稿依據(jù)需要?dú)w檔。有條件的單位應(yīng)采用電子文件簽章技術(shù)或認(rèn)證體系等以確認(rèn)電子文件的有效性。

3、歸檔電子文件格式規(guī)范歸檔的電子文件應(yīng)采用國(guó)家規(guī)定的規(guī)范格式，以保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性。4、電子文件歸檔范圍準(zhǔn)確按照國(guó)家和自治區(qū)有關(guān)檔案的歸檔范圍的規(guī)定，應(yīng)歸檔的電子文件都要進(jìn)行歸檔，不應(yīng)歸檔的電子文件不能歸檔。5、電子文件分類(lèi)合理電子文件按其形成的年度分類(lèi)立檔單位要制定電子文件分類(lèi)方案，并按照分類(lèi)方案分類(lèi)。同一全宗只能選擇一種分類(lèi)方案并保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。保管期限按其規(guī)定進(jìn)行劃分，劃分務(wù)必準(zhǔn)確。6、電子文件排列有序歸檔電子文件應(yīng)在其分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間先后順序排列。7、電子文件編號(hào)科學(xué)歸檔電子文件依分類(lèi)方案和排列順序逐件進(jìn)行流水編號(hào)。8、電子文件著錄項(xiàng)目完整準(zhǔn)確

歸檔電子文件使用《GD2000綜合檔案管理系統(tǒng)V5.0》，按照《檔案著錄規(guī)則》著錄標(biāo)引，著錄項(xiàng)目依照《GD2000綜合檔案管理系統(tǒng)V5.0》設(shè)置項(xiàng)目進(jìn)行。9、已建立電子文件機(jī)讀目錄歸檔電子文件需要依據(jù)分類(lèi)方案和排列編號(hào)，建立機(jī)讀目錄。本章知識(shí)拓展條形碼技術(shù)在紙質(zhì)檔案與電子文件整理中的應(yīng)用條形碼技術(shù)最早產(chǎn)生在二十世紀(jì)二十年代，最早被打上條形碼的產(chǎn)品是箭牌口香糖?！獥l形碼是迄今為止最經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。1988年我國(guó)成立了“中國(guó)物品編碼中心”，并于1991年正式加入國(guó)際物品編碼協(xié)會(huì)(EAN)。條形碼技術(shù)在我國(guó)的應(yīng)用是從80年代開(kāi)始的，1985年北京市郵政局首先建立條形碼掛號(hào)函件自動(dòng)登錄處理系統(tǒng)。上海船舶研究設(shè)計(jì)院、勝利油田地質(zhì)科學(xué)研究院、西北勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院、外交部檔案館、中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院阜外心血管病醫(yī)院、江西洪都航空工業(yè)集團(tuán)、上海第二醫(yī)科大學(xué)、廣東省廣州市自來(lái)水公司檔案館和廣東省檔案館等。河南省檔案局2004年度科研計(jì)劃項(xiàng)目《綜合檔案館條形碼文件級(jí)檔案管理系統(tǒng)》——從2001年起，檔案以“件”為整理與保管單位普遍實(shí)施。2006年4月14日,上海市檔案局在閔行區(qū)檔案館召開(kāi)“檔案條形碼管理系統(tǒng)”應(yīng)用。一維條形碼一般僅在水平方向表達(dá)信息，而在垂直方向則不表達(dá)任何信息，其一定的高度通常是為了便于閱讀器的對(duì)準(zhǔn)。其優(yōu)勢(shì)在于提高信息錄入速度、減少差錯(cuò)，但也存在一些不足之處：數(shù)據(jù)容量較?。?0個(gè)字符左右只能包含字母和數(shù)字條形碼尺寸相對(duì)較大（空間利用率較低）條形碼遭到損壞后便不能閱讀——以條形碼6936983800013為例，此條形碼分為4個(gè)部分，從左到右分別為：1-3位：共3位，對(duì)應(yīng)該條碼的693，是中國(guó)的國(guó)家代碼之一。（690--695都是中國(guó)大陸的代碼，由國(guó)際上分配）4-8位：共5位，對(duì)應(yīng)該條碼的69838，代表著生產(chǎn)廠商代碼，由廠商申請(qǐng)，國(guó)家分配9-12位：共4位，對(duì)應(yīng)該條碼的0001，代表著廠內(nèi)商品代碼，由廠商自行確定第13位：共1位，對(duì)應(yīng)該條碼的3，是校驗(yàn)碼，依據(jù)一定的算法，由前面12位數(shù)字計(jì)算而得到?！降?3位算法：1：取出該數(shù)的奇數(shù)位的和，

c1=6+3+9+3+0+0=21