電子文件的整理

美國的未來學(xué)家約翰·奈斯比特:“大量但無序的信息,不是資源,而是災(zāi)難”。第五章電子文件整理工作———整理：整頓使有條理，有秩序；常用于表示去除不需要的東西。第一節(jié)電子文件整理概述一、電子文件整理前期準備工作學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)電子文件法律法規(guī)中有關(guān)電子文件整理工作的規(guī)定。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002）《電子文件管理暫行辦法》

(中辦國辦廳字〔2009〕39號)《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999）1.《電子檔案移交與接收辦法》

(檔發(fā)〔2012〕7號)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)———將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22-2000)正本與定稿為一件——正本在前，定稿在后正文與附件為一件——正文在前，附件在后原件與復(fù)制件為一件——原件在前，復(fù)制件在后轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件——轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后來文與復(fù)文為一件——復(fù)文在前，來文在后報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件一般以每份文件為一件：8.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進行8.2歸檔電子文件以件為單位整理8.3同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度-保管期限-機構(gòu)(問題)或保管期限-年度-機構(gòu)(問題)等分類方案進行分類。8.4按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體8.5電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18進行著錄，同時……補充電子文件特有的著錄項目和其他標識8.6將著錄結(jié)果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）電子文件管理的基本原則：統(tǒng)一管理全程管理規(guī)范標準便于利用安全保密《電子文件管理暫行辦法》

(中辦國辦廳字〔2009〕39號)購買計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備等；安裝并使用專門用于電子文件歸檔整理的軟件工具——各種ERKS軟件?！禛D2000綜合檔案管理系統(tǒng)V5.0》世紀科怡、清華紫光、南大之星、泰坦軟件等配備歸檔電子文件整理工作必需的軟硬件設(shè)施。2.二、電子文件整理的原則課堂討論5-1電子文件整理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理將有何不同？傳統(tǒng)意義上的文件整理是不能適應(yīng)現(xiàn)代化的信息檢索需要，只有現(xiàn)代化的文件整理方法才能適應(yīng)現(xiàn)代化信息檢索的需要。簡化整理、深化檢索（一）總指導(dǎo)思想在電子文件時代，檢索是計算機自動智能檢索，是“點”對“點”一步到位的全文檢索而傳統(tǒng)的檔案檢索是全宗—案卷目錄—卷內(nèi)目錄—文件—全文的層層檢索整理是檔案工作的基礎(chǔ)，檢索是檔案工作的目的，檢索決定整理，整理服務(wù)檢索，整理工作的重心要圍繞檢索需要而展開，是否有利于檢索則是檢驗整理工作的首要標準。檢索第一位、整理第二位整理是使檔案工作有序化的過程，檢索則是檔案工作的出發(fā)點和工作目的，只有在科學(xué)整理的基礎(chǔ)上，檢索的查準率、查全率才能接近100%，檔案工作的價值和作用才得以實現(xiàn)?！喕瘋鹘y(tǒng)整理工作中不適應(yīng)現(xiàn)代化檢索要求的方法，體現(xiàn)在整理的各個工作流程中即：減少、弱化，甚至消滅繁鎖、復(fù)雜的人工方式方法，逐步以簡化、實用的現(xiàn)代化的方式方法取而代之。1.簡化整理對于歸檔：只需要使用電子文件管理系統(tǒng)，以“確定”和“取消”的方式就能確定電子文件的歸檔與不歸檔對于收集：可以通過計算機以及電子文件管理系統(tǒng)即時采集到齊全而完整的電子文件；對于檢索：只需要在電子文件管理系統(tǒng)中按類目―年度―期限進行就可實現(xiàn)“點”到“點”的直接檢索對于分類：只需按照電子文件管理系統(tǒng)中著錄規(guī)則就可以輕松實現(xiàn)年度劃分、保管期限設(shè)定、組織機構(gòu)劃分等2.深化檢索———“深化檢索”則是電子文件現(xiàn)代化管理的前提，即為符合計算機電子文件管理系統(tǒng)的檢索功能需要，所有電子文件著錄要素項目必須全面、完整、準確。（二）基本要求電子文件的整理以單份文件為單位進行，最大限度地保持歷史原貌，便于計算機和電子文件管理系統(tǒng)的管理和應(yīng)用，并與辦公自動化相適應(yīng)，基本實現(xiàn)了與文檔一體化相適應(yīng)的新型整理方法。邏輯歸檔的電子文件一般不要求進行整理，而物理歸檔的電子文件必須進行整理。要注意的是：正確理解和把握電子文件整理工作中“件”的概念，要克服傳統(tǒng)意義上組“件”的人為觀念，樹立電子文件獨立而完全意義上的單“件”的觀念：“份”即“件”。第二節(jié)電子文件整理內(nèi)容與方法《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定檔案整理的基本步驟為：收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等七個環(huán)節(jié)。還適應(yīng)電子文件整理嗎？（一）電子文件的收集歸檔

——收集本單位在職能活動中產(chǎn)生的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，包括文件內(nèi)容、背景信息和元數(shù)據(jù)。一是處理完畢的文件材料要隨時收；二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收；

三是本單位發(fā)文，在蓋章時當時收；四是會議材料，要事先做好工作及時收；五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地收；六是常規(guī)性的文件材料，要逐項收；七是在機構(gòu)人員變動時，要提前收；八是結(jié)合年終檢查，集中收；九是年末立卷需要全面收；十是在立卷過程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收。（二）電子文件的分類（1）檔案類別―年度―保管期限（2）檔案類別―保管期限―年度（3）檔案類別―年度―保管期限―機構(gòu)（問題）（4）檔案類別―保管期限―年度―機構(gòu)（問題）同一單位的電子文件應(yīng)在其全宗內(nèi)按分類方案中的一種進行分類，而同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。1、電子文件分類的方式———電子文件按檔案類別分為電子的文書檔案、專門檔案、會計檔案、科技檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案、錄音檔案、錄像檔案、照片檔案等門類。區(qū)分檔案類目區(qū)分年度劃分保管期限區(qū)分機構(gòu)（問題）2、電子文件分類的內(nèi)容（1）區(qū)分檔案類別傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的類別大致可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、專門檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案、音像檔案、實物檔案等。（2）區(qū)分年度按電子文件的成文時間直接劃分年度，不存在文件的針對年度和生效年度。（4）區(qū)分機構(gòu)（問題）電子文件按其形成或承辦機構(gòu)（問題）分類。（3）劃分保管期限按現(xiàn)行國家、行業(yè)、部門或本單位制定的文件材料的保管期限的規(guī)定執(zhí)行。例外原則二：有檔案工作行業(yè)標準的單位可按行業(yè)標準執(zhí)行。例外原則一：自治區(qū)各級黨委、政府、人大、政協(xié)辦公廳（室）可按自治區(qū)檔案局制定的分類方案進行分類。（三）電子文件的排列編號電子文件的排列，在分類方案最低一級類目內(nèi)，按其成文時間先后順序排列。傳統(tǒng)檔號的編制：由全宗號—年度號—類別號—保管期限—件號組成。如“013—2009—W01—Y—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件（四）著錄標引在相應(yīng)的電子文件管理系統(tǒng)中按照《檔案著錄規(guī)則》著錄標引，著錄項目依照DA/T18：檔案著錄規(guī)則(DA/T18-1999）的要求盡可能全面、準確、完整。（五）建立電子文件目錄歸檔電子文件應(yīng)依據(jù)分類方案和件號順序建立歸檔電子文件機讀目錄。電子文件機讀目錄包括目錄封面和內(nèi)容兩部分，應(yīng)在電子文件管理系統(tǒng)中逐件進行。課堂討論5-2雙軌制下電子文件編目與紙質(zhì)文件編目的關(guān)系？紙質(zhì)檔案整理：一般是對立卷歸檔后的案卷進行排列、編號以及分類等系統(tǒng)化的整理，并將其結(jié)果用編制案卷目錄的方式固定下來。紙質(zhì)檔案經(jīng)整理后形成的實體分類系統(tǒng)能夠為查找檔案提供一條線索。電子檔案整理：電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度整序，并可以根據(jù)不同需要，利用自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類，所以其整理在歸檔前就由各機關(guān)單位將雜亂的電子文件磁性載體分類、標引、組合，并對電子文件進行分類、編號和組建數(shù)據(jù)庫。為此，應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補?！娮游募?、紙質(zhì)文件一般采取不同的編目方法。一、電子文件著錄的概念第三節(jié)電子文件的著錄國際檔案理事會《國際檔案著錄（通則）》［ISAD（G）］(第2版)1999年

———檔案著錄是通過獲取、核對分析、組織和記錄有助于確認、管理、查詢和解釋檔案材料、背景及其生成時的文件系統(tǒng)的信息，以形成對所描述對象及其構(gòu)成部分的準確表述的過程及成果?！浭侵浮霸诰幹茩n案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程”?！稒n案著錄規(guī)則》（GB/T18—1999）認為著錄作用不限于編制檢索工具，而在于確認、管理、查詢和解釋檔案材料、背景及其生成時的文件系統(tǒng)，指向編制檢索工具背后的一些內(nèi)容；認為著錄內(nèi)容不僅包括檔案本身的特征，而且還包括檔案的背景、文件系統(tǒng)等；認為著錄不僅是一項在文件歸檔之后分析、選擇和記錄信息的工作，而且還是對著錄信息主動“獲取”過程；肯定著錄不僅是“過程”，而且是該過程的“成果”?！秶H檔案著錄（通則）》中的著錄概念比《檔案著錄規(guī)則》中的著錄概念要寬泛，所蘊涵的管理思想更深刻。全要素:

描述對象包括電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景所有要素。全過程

著錄貫穿電子文件編制、處理、歸檔、利用整個生命周期。綜合性

著錄手段演變?yōu)橄到y(tǒng)自動著錄和人工控制相結(jié)。多級性

針對不同級別的文件集合或文件，著錄結(jié)果是不同。二、電子文件著錄的特點與重要性當利用者查考的電子文件曾經(jīng)歷了若干次復(fù)制和遷移，其物理格式較原始文件基本上面目全非，而負責復(fù)制和遷移的工作人員已經(jīng)故去，無法出面擔保文件的可靠性之時，最終要依靠檔案目錄來評定該信息源是否可信。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)露西安娜·杜蘭蒂只有檔案著錄工作才能證明電子文件的長期真實性，通過對檔案全宗的信息整理和描述，文件編制和管理過程中的各種聯(lián)系得以永久保存?！拔唇?jīng)恰當著錄過的電子文件系統(tǒng)即使保存下來，也不會有證據(jù)作用”。著錄涉及文件形成過程中的各個要素，包括文件形成背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，而且著錄的重點也從文件內(nèi)容轉(zhuǎn)移到文件的形成背景上。美國電子文件研究專家戴維·比爾曼在手工環(huán)境下，文件管理的主要難點在于以保存場所為代表的物質(zhì)資源匾乏，高密度存儲技術(shù)的出現(xiàn)使得保存場所的難點問題得到有效的控制?！獙⒐芾砣藛T從物質(zhì)資源匱乏的窘境中解放出來，把注意力集中到管理思路、理念上來。電子計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用引發(fā)了新的瓶頸——如何保證文件的長期真實性、完整性為代表，在更大程度上表現(xiàn)為智力控制問題。存在于文件形成時所在系統(tǒng)（如業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)）中的關(guān)于文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、文件系統(tǒng)及其相互關(guān)系的著錄信息；存儲于電子文件管理系統(tǒng)中關(guān)于案卷級以上的文件集合、系統(tǒng)，歸檔后管理活動及其相互關(guān)系的著錄信息；以紙質(zhì)形式存在的著錄信息，主要包括電子文件積累登記表、歸檔電子文件登記表、文件更改登記表、電子文件接收檢驗登記表、電子文件使用權(quán)限保護登記表以及物理載體整理結(jié)果的登記表等。三、電子文件著錄的內(nèi)容《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）中規(guī)定7項，每項分若干個著錄單元(小項)，包括：1．題名與責任說明項2．稿本與文種項3．密級與保管期限項4．時間項5．載體形態(tài)項6．附注與提要項7．排檢與編號項———著錄項目是指描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及文件系統(tǒng)信息的記錄事項。

1題名與責任說明項

1.1正題名

1.2并列題名＊

1.3副題名及說明題名文字＊

1.4文件編號＊

1.5責任者

1.6附件＊

2稿本與文種項

2.1稿本＊

2.2文種＊

6附注與提要項

6.1附注＊

6.2提要＊

7排檢與編號項

7.1分類號

7.2檔案館代號＊

7.3檔號

7.4電子文檔號

7.5縮微號

7.6主題詞或關(guān)鍵詞3密級與保管期限項

3.1密級＊

3.2保管期限＊

4時間項

5載體形態(tài)項

5.1載體類型＊

5.2數(shù)量及單位＊

5.3規(guī)格＊l．題名與責任說明項l．1正題名1．2并列題名1．3副題名及說明題名文字1．4責任者1．5鑒定者1．6歸檔者1．7接收歸檔者1．8著錄者1．9遷移者1．10附件2．稿本與文種項2．1稿本2．2文種2．3版本及版本說明3．密級與保管期限項3．1密級3．2文件緩急程度3．3保管期限《國際檔案著錄（通則）》國家檔案局研究課題“電子文件著錄標準”5.載體形態(tài)項5.1載體類型5.2數(shù)量5.3規(guī)格5.4盤帶號5.5遷移前載體類型5.6遷移前盤帶號4.時間項4.1形成時間或文件起止時間4.2歸檔或銷毀時間4.3遷移時間6.附注與提要項6.1附注6.2提要6.3機構(gòu)史或傳記6.4保存史8.排檢與編號項8.1分類號8.2檔案館代號8.3檔號8.4電子文件名8.5遷移前電子文件名8.6路徑名8.7遷移前路徑名8.8電子文件編號8.9縮微號8.10主題詞或關(guān)鍵詞7．軟硬件平臺項7．1機器名稱及型號7．2網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境7．3網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)名稱及版本7．4操作系統(tǒng)名稱及版本7．5應(yīng)用軟件名稱及版本7、6遷移前硬件環(huán)境7．7遷移前軟件環(huán)境7．8文件類型7．9遷移前文件類型7．10文件簽署所用技術(shù)9.檢索與利用項9.1檢索條件9.2版權(quán)/限制復(fù)制－置于下列各著錄項目之前：

稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注項。＝

置于并列題名之前。：置于下列各著錄單元之前：

副題名及說明題名文字，文件編號、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。／置于第一個責任者之前。；置干多個文件編號之間、多個責任者之間。，用于相同職責、身份省略時的責任者之間或同一責任者的不同職責、身份之間。＋置于每一個附件之前?！稒n案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）：著錄標記符[]置于下列著錄內(nèi)容的兩端：

自擬著錄內(nèi)容、文件編號中的年度、責任者省略時的“等”字。()置于下列著錄內(nèi)容的兩端：

責任者所屬機構(gòu)名稱、責任者真實姓名、責任者職責或身份、外國責任者國別及姓名原文、中國責任者時代、歷史檔案中的朝代紀年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀年。？用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號配合使用。

-用于下列著錄內(nèi)容之間：

日期起止和檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間?！?/p>

用于節(jié)略內(nèi)容。

□用于每一個殘缺文字和未考證出時間的每一數(shù)字。未考證出的責任者及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“□”號?！芗壈碐B/T7156一1987第4章文獻保管等級代碼表劃分為六個級別。四．電子文件著錄的組織文件級以及案卷級的著錄工作一般應(yīng)由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時歸檔。

在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段，設(shè)計人員必須完成由檔案部門設(shè)計的著錄單（記錄設(shè)計項目的名稱、時間、來源、責任者、設(shè)計者等），方可進入設(shè)計系統(tǒng)的界面開始設(shè)計工作。五、電子文件的標引電子文件的著錄是對文件全方位的描述，而標引僅是對電子文件內(nèi)容的描述，即分析電子文件的內(nèi)容并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程?！獦艘侵浀囊徊糠?，是著錄工作中最需要發(fā)揮工作人員智慧的一個環(huán)節(jié)，由于標引需要從全面分析文件內(nèi)容，提煉出最能反映文件主題的概念。全文自動標引主要有單詞標引、短語標引及語義標引三種類型。題名關(guān)鍵詞自動標引從題名中自動抽取關(guān)鍵詞的方法主要有詞典匹配法和分詞抽詞標引法。我國檔案部門主要采用的自動標引方法。分類號自動標引基本算法是基于對分類號人工標引思維方式和思維過程的分析和模擬。電子文件標引的主要內(nèi)容第四節(jié)電子文件整理的質(zhì)量標準歸檔電子文件在：遵循電子文件的自然形成規(guī)律；保持電子文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分不同年度和價值；便于保管和利用；之基礎(chǔ)上，整理時要達到以下質(zhì)量標準：1、歸檔電子文件齊全完整立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢，應(yīng)作為電子檔案保存的電子文件的齊全完整，特別是相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的齊全完整。2、歸檔電子文件真實有效歸檔的電子文件應(yīng)真實有效，歸檔電子文件的文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件應(yīng)包括形成記錄和最新版本，各種文件的草稿、定稿依據(jù)需要歸檔。有條件的單位應(yīng)采用電子文件簽章技術(shù)或認證體系等以確認電子文件的有效性。

3、歸檔電子文件格式規(guī)范歸檔的電子文件應(yīng)采用國家規(guī)定的規(guī)范格式，以保證電子文件的長期可讀性。4、電子文件歸檔范圍準確按照國家和自治區(qū)有關(guān)檔案的歸檔范圍的規(guī)定，應(yīng)歸檔的電子文件都要進行歸檔，不應(yīng)歸檔的電子文件不能歸檔。5、電子文件分類合理電子文件按其形成的年度分類立檔單位要制定電子文件分類方案，并按照分類方案分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。保管期限按其規(guī)定進行劃分，劃分務(wù)必準確。6、電子文件排列有序歸檔電子文件應(yīng)在其分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間先后順序排列。7、電子文件編號科學(xué)歸檔電子文件依分類方案和排列順序逐件進行流水編號。8、電子文件著錄項目完整準確

歸檔電子文件使用《GD2000綜合檔案管理系統(tǒng)V5.0》，按照《檔案著錄規(guī)則》著錄標引，著錄項目依照《GD2000綜合檔案管理系統(tǒng)V5.0》設(shè)置項目進行。9、已建立電子文件機讀目錄歸檔電子文件需要依據(jù)分類方案和排列編號，建立機讀目錄。本章知識拓展條形碼技術(shù)在紙質(zhì)檔案與電子文件整理中的應(yīng)用條形碼技術(shù)最早產(chǎn)生在二十世紀二十年代，最早被打上條形碼的產(chǎn)品是箭牌口香糖?！獥l形碼是迄今為止最經(jīng)濟、實用的一種自動識別技術(shù)。1988年我國成立了“中國物品編碼中心”，并于1991年正式加入國際物品編碼協(xié)會(EAN)。條形碼技術(shù)在我國的應(yīng)用是從80年代開始的，1985年北京市郵政局首先建立條形碼掛號函件自動登錄處理系統(tǒng)。上海船舶研究設(shè)計院、勝利油田地質(zhì)科學(xué)研究院、西北勘測設(shè)計研究院、外交部檔案館、中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院阜外心血管病醫(yī)院、江西洪都航空工業(yè)集團、上海第二醫(yī)科大學(xué)、廣東省廣州市自來水公司檔案館和廣東省檔案館等。河南省檔案局2004年度科研計劃項目《綜合檔案館條形碼文件級檔案管理系統(tǒng)》——從2001年起，檔案以“件”為整理與保管單位普遍實施。2006年4月14日,上海市檔案局在閔行區(qū)檔案館召開“檔案條形碼管理系統(tǒng)”應(yīng)用。一維條形碼一般僅在水平方向表達信息，而在垂直方向則不表達任何信息，其一定的高度通常是為了便于閱讀器的對準。其優(yōu)勢在于提高信息錄入速度、減少差錯，但也存在一些不足之處：數(shù)據(jù)容量較?。?0個字符左右只能包含字母和數(shù)字條形碼尺寸相對較大（空間利用率較低）條形碼遭到損壞后便不能閱讀——以條形碼6936983800013為例，此條形碼分為4個部分，從左到右分別為：1-3位：共3位，對應(yīng)該條碼的693，是中國的國家代碼之一。（690--695都是中國大陸的代碼，由國際上分配）4-8位：共5位，對應(yīng)該條碼的69838，代表著生產(chǎn)廠商代碼，由廠商申請，國家分配9-12位：共4位，對應(yīng)該條碼的0001，代表著廠內(nèi)商品代碼，由廠商自行確定第13位：共1位，對應(yīng)該條碼的3，是校驗碼，依據(jù)一定的算法，由前面12位數(shù)字計算而得到?！降?3位算法：1：取出該數(shù)的奇數(shù)位的和，

c1=6+3+9+3+0+0=21