公司會(huì)議團(tuán)體接待程序

會(huì)議團(tuán)體接待程序?qū)徍耍褐谱鳎壕幪?hào)版次生效日期第頁共頁一、目的:為更好地拓展客源，鞏固酒店的穩(wěn)定客戶群體，特制定本會(huì)議團(tuán)體接待程序，以作為酒店日常會(huì)議團(tuán)體接待的依據(jù)。二、范圍：凡任何客戶委托在酒店內(nèi)召開之會(huì)議，均依此程序執(zhí)行。三、權(quán)責(zé)：3.1接受會(huì)議預(yù)訂及報(bào)價(jià)：銷售代表3.2商定價(jià)格及訂立會(huì)議合同：銷售代表3.3會(huì)議價(jià)格及合同審核：銷售部經(jīng)理3.4會(huì)議合同條款實(shí)施通知：會(huì)議接待員3.5會(huì)議具體實(shí)施部門：酒店各有關(guān)部門3.6會(huì)議后信息反饋評(píng)估部門：銷售部四、定義：無五、作業(yè)流程圖（如附件一）六、作業(yè)內(nèi)容6.1酒店內(nèi)所有會(huì)議團(tuán)體接待均由銷售部負(fù)責(zé)接受預(yù)訂、接待，各部門若接受各類會(huì)議信息，應(yīng)及時(shí)告知銷售部。6.2銷售部制定各類房?jī)r(jià)、場(chǎng)租費(fèi)等相應(yīng)權(quán)限，并派銷售代表進(jìn)行各類會(huì)議信息收集，同時(shí)與各目標(biāo)客戶進(jìn)行聯(lián)系，了解其需求。6.3銷售代表根據(jù)其會(huì)議類型、規(guī)模、價(jià)格等要求迅速進(jìn)行可行性評(píng)估，與各相關(guān)部門進(jìn)行簡(jiǎn)單探討，確認(rèn)該會(huì)議是否予以接待，可行后即在所給予相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)報(bào)價(jià)，超過權(quán)限則請(qǐng)求部門經(jīng)理審核后再予報(bào)價(jià)。大型及重要會(huì)議可報(bào)總經(jīng)理審核，若審核不通過，則應(yīng)重新擬價(jià)。6.4銷售代表在確定各種價(jià)格、要求后，交與客戶確認(rèn)。6.5銷售代表根據(jù)客戶已接受的報(bào)價(jià)內(nèi)容及進(jìn)一步協(xié)商結(jié)果，與會(huì)務(wù)方訂立會(huì)議合同書（附件二）。6.7會(huì)議合同書中應(yīng)注明會(huì)議名稱、時(shí)間付款方式及用房、用餐、會(huì)場(chǎng)、宣傳品、娛樂等各項(xiàng)要求，要求較為復(fù)雜的，在備注上加以注明。6.8銷售代表擬好會(huì)議合同后，須經(jīng)銷售部經(jīng)理審核，當(dāng)銷售部經(jīng)理不核準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)修改其內(nèi)容，重新擬定合同6.9當(dāng)銷售部經(jīng)理核準(zhǔn)后，銷售人員方可將合同送交客戶。6.10當(dāng)客戶不接受合約中的所有條款時(shí)，銷售人員應(yīng)與客戶進(jìn)一步協(xié)商，重新擬定新的合約，依上述辦法辦理。6.11當(dāng)客戶接受合約中的條款時(shí)，雙方簽署合約，一式兩份，雙方各保存一份，合約簽署后，銷售代表應(yīng)對(duì)合約的執(zhí)行情況進(jìn)行追蹤，以確保合約的順利執(zhí)行。6.12銷售代表將會(huì)議要求、價(jià)格等事宜制作會(huì)議接待通知單（附件三），由銷售部經(jīng)理核準(zhǔn)簽字。6.13銷售部確立??會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待員，負(fù)責(zé)會(huì)議期間?切事宜，并由其將會(huì)議接待通知單發(fā)至?xí)h各相關(guān)部門，并由各部門經(jīng)理簽字收取，在必要時(shí)回復(fù)意見。6.14銷售部會(huì)議接待通知單須向各相關(guān)部門通知事宜（附件四）。6.15會(huì)議實(shí)施前若有變動(dòng)事項(xiàng)，會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待單上加蓋“變更章”，由銷售部經(jīng)理審核后通知各相關(guān)部門，并在會(huì)議召開前10小時(shí)準(zhǔn)備就緒。6.16會(huì)議實(shí)施過程中若有變動(dòng)，應(yīng)與會(huì)務(wù)方確定雙方責(zé)任，若屬會(huì)務(wù)方責(zé)任，應(yīng)秉著為客人著想的原則，盡力為其提供方便，若酒店方責(zé)任，則承擔(dān)一切后果。6.17若遇預(yù)訂會(huì)議取消，會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待單上加蓋“取消章”，由銷售部經(jīng)理審核后通知各相關(guān)部門。6.18若因會(huì)務(wù)方之故，會(huì)議變動(dòng)或會(huì)議取消而產(chǎn)生相應(yīng)之費(fèi)用，由會(huì)議接洽之銷售代表與會(huì)務(wù)方聯(lián)系酌情給予賠償。6.19銷售部負(fù)責(zé)接待會(huì)議期間會(huì)議客人之投訴，并匯同各被投訴相關(guān)部門及時(shí)將各處理意見回復(fù)客人。6.2（）銷售部會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待員負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束同時(shí)，評(píng)估會(huì)議運(yùn)作情況，必要時(shí)請(qǐng)會(huì)務(wù)方填寫建議、意見，同時(shí)將會(huì)議資料收集歸類，交銷售部文員存檔，以作為相應(yīng)作業(yè)對(duì)象選擇參考之依據(jù)。七、相關(guān)文件、資料7.1銷售部銷售手冊(cè)2銷售部關(guān)于協(xié)調(diào)會(huì)議團(tuán)體、旅游團(tuán)隊(duì)的接待事宜之會(huì)議文件3銷售部銷售主管級(jí)、銷售代表級(jí)房?jī)r(jià)操作權(quán)限八、表單1會(huì)議合同書（附件二）2會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待單（附件三）3團(tuán)隊(duì)確認(rèn)單（附件四）4客戶信息反饋表（附件五）6客戶資料一覽表（附件六）會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待單預(yù)訂號(hào)：ConventionGroupReservationFormRSVNNO.口新預(yù)訂口變更□取消口新預(yù)訂NEWRSVNAMENDMENT會(huì)議名稱：會(huì)議日期：人數(shù)：GroupnameDate主辦單位：聯(lián)系人：電話：NEWRSVNAMENDMENT會(huì)議名稱：會(huì)議日期：人數(shù)：GroupnameDate主辦單位：聯(lián)系人：電話：CompanyContactpersonTel會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人：電話：簽單人：PersoninchargeTel結(jié)算方式：Payment三、房間安排：CANCELLATIONNo.ofPaxAuthorizedPerson客房類型RoomType標(biāo)準(zhǔn)間StandardRoom豪華間DeluxeRoom豪華套間Deluxesuite備注Remarks數(shù)量Quantity價(jià)格RoomRate房間鑰匙R(shí)oomKey房間泗水MiniBar房間洗衣

Laundry備注：Remarks四、餐飲安排:MealArrangement用餐保證人數(shù)：早餐人午餐人晚餐人Fl期Date早餐Breakfast午餐Lunch晚餐Dinner其它Othei's時(shí)間Time地點(diǎn)Venue人數(shù)Pax價(jià)格Rate時(shí)間Time地點(diǎn)Place人數(shù)Pax價(jià)格Rate時(shí)間Time地點(diǎn)Place人數(shù)Pax價(jià)格RateGuaranteedNo.ofPaxBreakfastPaxLunchPaxDinnerPax備注：Remarks五、會(huì)場(chǎng)安排：Meetingroomarranged1.橫幅：不需要□需要口價(jià)格RMB元日期Date時(shí)間Time地點(diǎn)Venue人數(shù)Pax價(jià)格Rate擺臺(tái)Decorate會(huì)場(chǎng)布置Fixupformeeting上午Am下午Pm

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