內(nèi)部控制合規(guī)流程-采購與應(yīng)付款

內(nèi)部控制合規(guī)工作文件業(yè)務(wù)流程：2.采購合規(guī)工作年度：截至［丫丫丫丫年］^月DD曰］目錄TOC\o"1-5"\h\zA.流程信息 3A1.流程概覽 3\o"CurrentDocument"A2.相關(guān)部門與責(zé)任 4A3.審批權(quán)限 5A4.關(guān)鍵文檔 5B.內(nèi)部控制政策及原則 6C.內(nèi)部控制程序C1.控制目標清單C2.控制程序供應(yīng)商管理預(yù)算編制請購與審批采購與驗收采購驗收入賬付款預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款管理A.流程信息A1,流程概覽A1.1目的加強對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，保證采購業(yè)務(wù)合法、合規(guī)、有序的開展及在財務(wù)報表中反映的完整性與準確性。A1.2適用范圍采購業(yè)務(wù)政策及原則適用于本公司集團內(nèi)部各公司，包括總部及各子公司；各公司可在此管理政策及原則下制訂各自具體的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制程序。A1.3定義與分類本文件中所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。外購商品包括原材料、包裝物、工程物資、低值易耗品等，但不包括固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資本性支出的采購。外購存貨按照采購成本進行初始計量，采購成本包括購買價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用。A1.4流程范圍本流程主要描述了本公司對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商的管理、請購與審批、采購、驗收、入賬、預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款管理等。由于工程物資、低值易耗品的采購流程與存貨非常類似。因此，本流程同樣適用于這些商品的對外采購業(yè)務(wù)。固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資本性支出的采購政策及原則請參見其對應(yīng)流程。公司外購服務(wù)并支付價款的控制，可以參照本流程的規(guī)定執(zhí)行。本流程所描述的供應(yīng)商管理的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，適用于公司所有的供應(yīng)商，包括存貨供應(yīng)商、固定資產(chǎn)供應(yīng)商、無形資產(chǎn)供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商等。以下與本流程相關(guān)的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，在以下相關(guān)流程中有詳盡的指引，本流程將不作詳細描述：子流程控制活動相關(guān)流程2.2預(yù)算編制P2.2.1編制采購預(yù)算0預(yù)算2.4采購與驗收P2.4.1.3簽訂采購合同1合同協(xié)議2.4采購與驗收P2.4.2.3存貨管理3存貨與成本2.4采購與驗收P2.4.3.1采購發(fā)票管理19稅項2.5付款P2.5.1采購付款申請、審批與支付20資金A2.相關(guān)部門與責(zé)任L采購部（采購管理與執(zhí)行部門）1）參與合格供應(yīng)商的評審、選擇和定期審查；2）編制采購預(yù)算和采購計劃。根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，編制與其相匹配的合理的采購計劃，統(tǒng)籌安排采購；3）進行采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對請購部門提出的采購申請進行審核，確保嚴格執(zhí)行采購預(yù)算。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，要求請購部門遵照預(yù)算外審批程序進行審批；4）執(zhí)行采購。嚴格按照公司的規(guī)定進行供應(yīng)商選擇、詢價議價定價、發(fā)出采購訂單、簽訂采購合同、跟蹤采購訂單執(zhí)行進度等；5）參與來貨驗收。確保來貨正確，及時處理驗收過程中出現(xiàn)的異常情況；6）辦理采購付款。對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并提交付款申請。2.倉庫（存貨實物管理部門）1）參與合格供應(yīng)商的定期審查；2）實物管理。按照存貨類別分別設(shè)立倉庫和倉庫保管員進行管理，確保實物安全；2/^L_L"、p必［人o'lPvJ/口 必［人 匹 T^'l-ILJI/J^v^T/l、八P^^ll，山㈡/十|小|=t4LJ其他驗收人員對采購存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具檢驗報告、計量報告和驗收證明；4）臺賬記錄。按照存貨類別，建立存貨臺賬，及時、準確地進行存貨的采購入庫記錄。3.財務(wù)部1）參與合格供應(yīng)商的評審、選擇和定期審查；2）對采購合同中關(guān)于付款、結(jié)算、發(fā)票等財務(wù)條款進行審核；3）與倉庫核對采購到貨情況，確保采購到貨完整、準確入賬；4）審核、辦理采購付款。對采購部門提出的采購申請進行審核，確保其審批手續(xù)齊全、付款申請真實合理，避免重復(fù)付款；5）采購業(yè)務(wù)的財務(wù)核算工作。確保采購業(yè)務(wù)相關(guān)賬務(wù)的完整性、準確性和及時性；6）定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。如有不符，查明原因，及時處理；7）定期對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款進行賬齡分析，對異常情況做進一步的調(diào)查和處理。4.質(zhì)量部1）合格供應(yīng)商的管理。編制并更新合格供應(yīng)商清單，保管合格供應(yīng)商資料；2）組織各部門進行合格供應(yīng)商的評審、選擇和定期審查；3）對采購合同中的質(zhì)量、售后等條款進行審核；4）按照公司規(guī)定對采購商品的質(zhì)量進行檢查和化驗，確保其符合公司的質(zhì)量要求。A3.審批權(quán)限采購流程各環(huán)節(jié)的審批權(quán)限如下:類別權(quán)限范圍審批人合格供應(yīng)商的選擇n/a采購部經(jīng)理-＞質(zhì)量部經(jīng)理-＞財務(wù)部經(jīng)理-＞采購副總合格供應(yīng)商審查與評估的結(jié)果n/a采購副總-＞生產(chǎn)副總-＞財務(wù)總監(jiān)-＞總經(jīng)理采購計劃n/a采購副總-＞生產(chǎn)副總-＞財務(wù)總監(jiān)-＞總經(jīng)理采購申請（計劃內(nèi)）n/a請購部門經(jīng)理-＞采購部經(jīng)理采購申請（計劃外）n/a采購部經(jīng)理-＞采購副總-＞生產(chǎn)副總-＞總經(jīng)理采購價格（采購限價以內(nèi)）n/a采購部經(jīng)理采購價格（超出采購限價）超出采購限價［］%超出采購限價［］%采購部經(jīng)理采購部經(jīng)理-＞采購副總采購訂單n/a采購部經(jīng)理A4.關(guān)鍵文檔文檔名編制者關(guān)鍵內(nèi)容單據(jù)聯(lián)次《合格供應(yīng)商評審表》采購員備選供應(yīng)商的基本信息、合格供應(yīng)商的審批意見一份，質(zhì)量部保管《合格供應(yīng)商清單》供應(yīng)商管理員經(jīng)過評審被納入合格供應(yīng)商的供應(yīng)商信息以及對應(yīng)的采購物品的名稱和采購限價一份，質(zhì)量部保管《供應(yīng)商考核表》（季度）采購部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理合格供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)、付款條件、提供發(fā)票、信用等級、企業(yè)經(jīng)營狀況等方面考核情況記錄一份，質(zhì)量部保管《供應(yīng)商審查報告》（年度）采購部經(jīng)理、質(zhì)量部對合格供應(yīng)商進行年度綜合評價結(jié)果以及審批意見一份，質(zhì)量部保管

文檔名編制者天鍵內(nèi)容單據(jù)聯(lián)次經(jīng)理《采購預(yù)算》采購部經(jīng)理年度采購總體預(yù)算，含各類貨物的采購數(shù)量、金額等數(shù)份，相關(guān)人員保管《采購計劃》采購部經(jīng)理每月計劃對外采購的物料數(shù)量、品種等信息數(shù)份，采購部、各請購部門等各保管一份《采購申請表》請購部門請購部門的采購需求，含名稱、數(shù)規(guī)格等信息兩聯(lián)，請購部門、采購部各留存一聯(lián)《詢價單》采購員采購貨物名稱、數(shù)量、備選供應(yīng)商、供應(yīng)商報價等一聯(lián)，采購部留存《采購訂單》采購員供應(yīng)商名稱、采購貨物名稱、數(shù)量、單價、交貨日期、質(zhì)量條款、付款條款等兩聯(lián)，采購部、倉庫各留存一聯(lián)《采購合同》采購員與供應(yīng)商就采購相關(guān)事宜簽訂的書面協(xié)議采購貨物名稱、數(shù)量、單價、交貨日期、質(zhì)量條款、付款條款等一份，原件由行政部保管。采購部、財務(wù)部保管復(fù)印件?！恫少徲唵胃櫛怼凡少彶恐聿少徲唵位拘畔?、采購驗收、采購付款、采購發(fā)票等信息兩份，采購部、財務(wù)各保管一份《送貨清單》或《驗收單》驗收人采購貨物名稱、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗收日期、驗收人、驗收情況說明等兩聯(lián)，供應(yīng)商、倉庫各留存一聯(lián)《計量報告》計量人員使用計量工具進行貨物數(shù)量計量的書面記錄，含貨物的名稱、數(shù)量等兩份，供應(yīng)商、倉庫各保管一份《抽樣檢驗報告》質(zhì)量部貨物名稱、供應(yīng)商名稱、檢驗項目、檢驗結(jié)果、檢驗日期等兩聯(lián)，倉庫、質(zhì)量部各留存一聯(lián)《材料入庫單》倉庫保管員貨物名稱、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等三聯(lián)，采購部、財務(wù)部、倉庫各留存一聯(lián)《倉庫臺賬》倉庫保管員倉庫登記的存貨收、發(fā)、存明細賬，按存貨類別分別建賬一份，倉庫保管《對賬單》材料成本會計供應(yīng)商名稱、核對項目（應(yīng)付賬款/預(yù)付賬款/應(yīng)付票據(jù)）、對賬日期等兩份，財務(wù)部、供應(yīng)商各保管一份《應(yīng)付賬款賬齡分析表》材料成本會計應(yīng)付賬款余額、應(yīng)付賬款賬齡、特殊情況說明等一份，財務(wù)部保管《預(yù)付賬款賬齡分析表》材料成本會計預(yù)付賬款余額、預(yù)付賬款賬齡、特殊情況說明等一份，財務(wù)部保管B.內(nèi)部控制政策及原則.供應(yīng)商管理公司所有的供應(yīng)商必須通過公司供應(yīng)商評審，獲得合格供應(yīng)商資格。特殊情況下需要與非合格供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)，必須經(jīng)過總經(jīng)理書面批準。長期、大額采購，原則上必須有三家及以上的合格供應(yīng)商作為備選。公司應(yīng)對緊急、小額零星采購的范圍和供應(yīng)商選擇做出明確規(guī)定，可指定固定供應(yīng)商。公司客戶對產(chǎn)品原料的質(zhì)量、產(chǎn)地、廠家有特定要求的，可進行定向采購。和年度綜合評估。關(guān)注商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級等，及時發(fā)現(xiàn)與供應(yīng)商合作中的問題。合格供應(yīng)商清單應(yīng)根據(jù)考核評估結(jié)果進行更新。質(zhì)量部應(yīng)指定專人進行供應(yīng)商資料的保管和合格供應(yīng)商清單的更新。.預(yù)算編制采購部門年末根據(jù)下一年的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、倉儲計劃、銷售計劃等進行采購預(yù)算的編制；預(yù)算需經(jīng)過公司的預(yù)算審批程序；采購預(yù)算包含在公司整體財務(wù)預(yù)算中。采購執(zhí)行事前預(yù)算控制原則，各部門應(yīng)按照審批后的預(yù)算提出采購需求，預(yù)算外的采購需求必須嚴格按照預(yù)算外審批權(quán)限和程序進行審批。.請購與審批公司采購實行歸口管理，指定采購部為統(tǒng)一采購部門，明確采購業(yè)務(wù)的審核批準制度，辦理采購業(yè)務(wù)必須按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行。采購職責(zé)權(quán)限應(yīng)當盡量集中，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。公司采購部門應(yīng)考慮到企業(yè)需求、市場狀況、行業(yè)特征、實際情況等因素。在年度采購預(yù)算的指導(dǎo)下，合理的統(tǒng)籌安排每月的采購計劃。采購計劃應(yīng)具有經(jīng)濟性和科學(xué)性，一方面滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，一方面盡可能降低庫存或?qū)崿F(xiàn)零庫存。采購計劃由公司采購部統(tǒng)一編制，經(jīng)管理層審批后執(zhí)行。請購部門提出采購需求應(yīng)當與公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟性。請購部門提出的采購需求，應(yīng)當明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標準、到貨時間等。公司嚴格按照經(jīng)管理層批準的采購計劃和采購申請的審批權(quán)限規(guī)定進行采購申請的審批。計劃內(nèi)采購申請經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，即可由采購員進行采購。計劃外采購申請應(yīng)按照公司規(guī)定執(zhí)行嚴格的審批程序。.采購與驗收企業(yè)應(yīng)建立明確的采購方式確定、供應(yīng)商選擇、采購價格確定、驗收程序及計量方法確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。采購采購部采購員應(yīng)從合格供應(yīng)商清單中選擇供應(yīng)商，并進行充分的比質(zhì)比價。采購部經(jīng)理根據(jù)詢價結(jié)果確定供應(yīng)商。采購部經(jīng)理應(yīng)從公司利益出發(fā)，選擇出最適合的供應(yīng)商。采購價格不得高于合同供應(yīng)商清單中規(guī)定的采購限價。若確實需要以高于采購限價的價格采購，則根據(jù)漲價的幅度，由采購部經(jīng)理及采購副總進行審查批準。超出采購限價[]%以內(nèi)（含），由采購部經(jīng)理批準。超出采購限價[]%以上，由采購副總批準。采購員及時、正確發(fā)出采購訂單，進行采購。采購部經(jīng)理需對此過程嚴格管理和監(jiān)控。采購業(yè)務(wù)簽訂采購合同的，應(yīng)嚴格按照公司合同協(xié)議編制、審核和簽訂的程序進行。公司應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風(fēng)險。驗收供應(yīng)商送交的貨物，倉庫應(yīng)會同采購部、請購部、質(zhì)量部等人員對貨物的數(shù)量和質(zhì)量進行嚴格的驗收，確保貨物的完整、正確無損失。避免出現(xiàn)貨物短缺，殘破，質(zhì)量不合格等情況出現(xiàn)。倉庫應(yīng)對入庫做及時、正確的記錄。倉庫經(jīng)理需定期審核確保記錄的完整性和正確性。入賬采購人員應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門及時取得采購發(fā)票。采購發(fā)票直接郵寄到財務(wù)部；采購發(fā)票信息必須與采購訂單、入庫單相符，三單匹配以避免供應(yīng)商開出的發(fā)票與實際采購不符。財務(wù)部及時、正確地進行采購入賬。貨到票未到的存貨，應(yīng)在貨物收到的當期暫估入賬。.付款采購部應(yīng)按照采購訂單，采購合同以及采購執(zhí)行的進度，提出采購付款申請。采購部在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務(wù)部依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進行復(fù)核后，提交公司規(guī)定的采購付款審批人進行審批，審批完成后方能辦理付款。原則上，公司不鼓勵采用預(yù)付款方式進行貨物結(jié)算。財務(wù)部應(yīng)加強對預(yù)付賬款的控制，預(yù)付賬款支付必須按照公司規(guī)定經(jīng)過嚴格的審批程序。財務(wù)部和采購部應(yīng)確保預(yù)付貨款的及時清理，減少預(yù)付貨款對公司資金的占用，加強預(yù)付貨款的安全性。.預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款管理應(yīng)付賬款余額、預(yù)付賬款余額、應(yīng)付票據(jù)余額的核對：內(nèi)部核對：財務(wù)部應(yīng)確保應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)余額的完整、正確，每月與采購部進行適當?shù)膶~。外部核對：對主要供應(yīng)商、大額交易或頻繁交易供應(yīng)商，通過發(fā)送對賬單的方式來核對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款