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文檔簡(jiǎn)介

公文處理與檔案管理培訓(xùn)發(fā)文處理擬稿紙文頭紙22021/2/24第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)文件青奧組委011〕7號(hào)青奧組委﹝﹞7號(hào)簽發(fā)人:╳╳委〔〕7號(hào)關(guān)于╳╳╳╳的請(qǐng)示中國(guó)奧委會(huì):經(jīng)╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……。

附:╳╳╳╳二〇二〇一一年六月九日二月十一日二第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)青奧組委函﹝﹞7號(hào)關(guān)于╳╳╳╳的函╳╳╳:一、小標(biāo)宋或黑體〔一〕3號(hào)楷體1.3號(hào)仿宋〔1〕二〇一一年七月四日

32021/2/24第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)文件青奧組委〔〕7號(hào)簽發(fā)人:組委會(huì)指導(dǎo)1、青奧組委的決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào);2、青奧組委給國(guó)務(wù)院及其部門(mén)的報(bào)告、請(qǐng)示;3、青奧組委與其它單位結(jié)合發(fā)文;4、青奧組委各部門(mén)部級(jí)以下指導(dǎo)職務(wù)的任免;5、以青奧組委名義批轉(zhuǎn)組委會(huì)各部門(mén)的文件;6、經(jīng)委指導(dǎo)同意的其它文件。2.1組委會(huì)行文42021/2/242.1組委會(huì)行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)1、函件青奧組委函〔〕7號(hào)2、批復(fù)青奧組委復(fù)〔〕8號(hào)52021/2/242.2青奧辦行文南京市青奧會(huì)工作指導(dǎo)小組辦公室文件寧青奧辦發(fā)〔〕2號(hào)給市委、市政府的請(qǐng)示、報(bào)告;與市有關(guān)部門(mén)結(jié)合發(fā)文;給市有關(guān)部門(mén)及各區(qū)縣青奧辦的通知、意見(jiàn)等;其他需要發(fā)文的事項(xiàng)南京市青奧會(huì)工作指導(dǎo)小組辦公室與市有關(guān)部門(mén)商洽工作的函件寧青奧辦函〔〕2號(hào)青奧辦的批復(fù)寧青奧辦復(fù)〔〕2號(hào)62021/2/242.3部門(mén)行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)××部〔廳〕文件青奧廳〔〕17號(hào)簽發(fā)人:部門(mén)指導(dǎo)1、青奧組委各部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知等2、兩個(gè)以上部門(mén)結(jié)合發(fā)文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)××部〔廳〕1、函件青奧策函〔〕7號(hào)2、批復(fù)青奧宣復(fù)〔〕8號(hào)72021/2/243.收文處理82021/2/243.1文件辦結(jié)已經(jīng)按照指導(dǎo)同志批示認(rèn)真承辦,履行了處理程序并有結(jié)果;上級(jí)機(jī)關(guān)公文,已經(jīng)通過(guò)行文或其他方式貫徹執(zhí)行;要求組委會(huì)〔或青奧辦〕答復(fù)問(wèn)題的來(lái)文已經(jīng)作出明確答復(fù);應(yīng)當(dāng)閱知文件的人員都已簽署意見(jiàn)或圈閱。92021/2/244.概念區(qū)分“請(qǐng)示〞與“報(bào)告〞。報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)?!罢?qǐng)示〞與“函〞〔商請(qǐng)函、詢(xún)答函、請(qǐng)批函、答批函〕“南京市青奧辦〞與“南京青奧組委〞“擬文〞與“辦文〞、“傳閱〞102021/2/24檔案管理什么是檔案文書(shū)檔案數(shù)碼照片檔案實(shí)物檔案重大活動(dòng)檔案的搜集文獻(xiàn)資料112021/2/241.什么是檔案

檔案是階級(jí)社會(huì)的產(chǎn)物。如:商代的殷墟、漢代的蘭臺(tái)、石渠閣、唐宋的架閣庫(kù)、明清的黃冊(cè)庫(kù)、皇史宬等。122021/2/241.什么是檔案——定義

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。132021/2/241.什么是檔案——檔案的種類(lèi)142021/2/241.什么是檔案——檔案工作的內(nèi)容152021/2/242.文書(shū)檔案——?dú)w檔范圍1、工作方案、方案、總結(jié)、大事記、簡(jiǎn)報(bào)等。2、制發(fā)的各種文件及指導(dǎo)批示。3、工作中形成的部門(mén)職責(zé)、規(guī)章、守那么等。4、黨支部活動(dòng)形成的文件、總結(jié)、報(bào)告等。5、重要會(huì)議記錄、重要統(tǒng)計(jì)資料。6、人民群眾來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)及處理人民群眾來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)形成的記錄、處理意見(jiàn)、報(bào)告等有關(guān)材料。7、外出考察活動(dòng)資料、考察報(bào)告。8、與相關(guān)單位或國(guó)際奧委會(huì)等國(guó)際組織的往來(lái)信函、文件。9、以青奧組委名義簽署的各種合同、協(xié)議書(shū)、備忘錄等法律文本。162021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——辦公廳上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件,包括黨中央、國(guó)務(wù)院及中央、國(guó)家有關(guān)部門(mén)對(duì)青奧組委請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù);上級(jí)指導(dǎo)有關(guān)青奧組委工作的講話(huà)、指示、批示、信函;黨和國(guó)家指導(dǎo)人為青奧會(huì)所作的題詞、賀詞、講話(huà)和指示等。以青奧組委名義制發(fā)的文件材料青奧組委向上級(jí)部門(mén)提交的工作報(bào)告;青奧組委與中央、國(guó)家有關(guān)部委、各有關(guān)省市及有關(guān)單位商洽工作的函件。青奧組委黨組會(huì)、全會(huì)、執(zhí)委會(huì)、秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)、專(zhuān)題會(huì)及其他重要會(huì)議的文件材料。172021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——辦公廳青奧組委指導(dǎo)同志在國(guó)內(nèi)外重要活動(dòng)中的講話(huà)和陳述稿,開(kāi)幕詞、閉幕詞;收、發(fā)的各類(lèi)電報(bào)、、機(jī)密文件。青奧組委編印的大事記、簡(jiǎn)報(bào)等。后勤工作形成的文件材料,包括:后勤工作規(guī)章制度等;車(chē)輛安排、使用、調(diào)度方案;辦公用品、設(shè)備的購(gòu)置方案、請(qǐng)示、批示及與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。182021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——國(guó)際聯(lián)絡(luò)部接待國(guó)際奧委會(huì)、各國(guó)際單項(xiàng)體育組織成員形成的文件材料;與制證工作相關(guān)的報(bào)名表、證件格式及內(nèi)容等文件材料;青奧組委外事接待、出訪(fǎng)工作方案、安排及相關(guān)文件材料,包括請(qǐng)示、批件、登記表等;重要外事活動(dòng)方案,外賓、貴賓名單,邀請(qǐng)函,會(huì)談紀(jì)要,備忘錄等;大型宴會(huì)方案等。外交部及我駐外使(領(lǐng))館和駐外機(jī)構(gòu)發(fā)來(lái)的電報(bào)。192021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——總體籌劃部青奧組委向國(guó)際奧委會(huì)提交的工作報(bào)告;以青奧組委名義向國(guó)內(nèi)外媒體和社會(huì)各界發(fā)布的文稿;青奧組委年度工作報(bào)告、工作要點(diǎn)、工作總結(jié);青奧組委重點(diǎn)工作方案;編制?總體工作進(jìn)度表?及根底方案;有關(guān)青奧村的工作方案和施行方案;工程管理和風(fēng)險(xiǎn)管理工作中產(chǎn)生的文件材料。202021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——人力資源部青奧組委機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)支部、工會(huì)工作及活動(dòng)中形成的文件材料;青奧組委組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制方案,各部門(mén)、賽區(qū)工作職責(zé);與志愿者工作有關(guān)的文件材料;各部門(mén)、賽區(qū)?工作人員手冊(cè)?;干部任免及人員調(diào)配材料;各部門(mén)、賽區(qū)工作人員的工資福利、生活補(bǔ)貼方法;工作人員培訓(xùn)方案及施行細(xì)那么;年度考核方法及相關(guān)材料;面向社會(huì)公開(kāi)招聘形成的文件資料。212021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部各項(xiàng)執(zhí)行方案、贊助商識(shí)別方案、火炬接力活動(dòng)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)方案、文化活動(dòng)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)方案、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)預(yù)算等;青奧組委贊助商、供給商銷(xiāo)售方案;特許經(jīng)營(yíng)方案及郵品、紀(jì)念幣方案;對(duì)青奧組委潛在贊助領(lǐng)域和贊助企業(yè)進(jìn)展調(diào)研、分析的材料;對(duì)贊助商/轉(zhuǎn)播商的接待方案及提供效勞所產(chǎn)生的文件材料;贊助商參謀組會(huì)議、贊助商研討會(huì)等相關(guān)會(huì)議材料;青奧組委票務(wù)戰(zhàn)略方案和操作方案;青奧組委捐贈(zèng)登記及各類(lèi)統(tǒng)計(jì)資料等。222021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——文化教育部舉辦各種大型活動(dòng)、慶典儀式過(guò)程中形成的文件材料,包括會(huì)徽發(fā)布、開(kāi)、閉幕式、火炬?zhèn)鬟f等活動(dòng)方案等;籌劃、組織奧林匹克文化節(jié)工作中形成的文件材料;CEP、奧林匹克教育活動(dòng)、奧林匹克主題活動(dòng)形成的文件材料;會(huì)徽、桔祥物等的設(shè)計(jì)方案及相關(guān)文件材料;征集、評(píng)選會(huì)歌文件,會(huì)歌原稿及青奧會(huì)入選歌曲名錄等;城市景觀設(shè)計(jì)活動(dòng)的相關(guān)文件材料。232021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等;對(duì)國(guó)內(nèi)、外宣傳工作的意見(jiàn);宣傳畫(huà)冊(cè)、折頁(yè)、宣傳畫(huà)等宣傳品的設(shè)計(jì)、評(píng)選方案及相關(guān)材料;參加國(guó)內(nèi)外有關(guān)展覽活動(dòng)的布展方案、圖片、預(yù)算等資料;青奧組委網(wǎng)站形成的各種材料;新聞發(fā)布會(huì)的材料及對(duì)國(guó)內(nèi)、外宣傳口徑、宣傳口號(hào)及標(biāo)語(yǔ);比賽場(chǎng)館、青奧村宣傳布置方案;接待境內(nèi)(外)記者的方案及相關(guān)材料;涉及奧林匹克出版物的相關(guān)材料242021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——體育與場(chǎng)館部競(jìng)賽規(guī)程總那么、總秩序冊(cè),各競(jìng)賽工程設(shè)置方案、競(jìng)賽日程表;確定比賽(訓(xùn)練)場(chǎng)地的文件材料;28個(gè)國(guó)際單項(xiàng)體育組織〔IF〕關(guān)于確認(rèn)奧運(yùn)會(huì)比賽場(chǎng)館、競(jìng)賽日程的文件材料;運(yùn)發(fā)動(dòng)資格審查方法;運(yùn)發(fā)動(dòng)報(bào)名手冊(cè),技術(shù)代表、技術(shù)官員、運(yùn)發(fā)動(dòng)名冊(cè);競(jìng)賽紀(jì)律的有關(guān)規(guī)定,抽簽方案等;編寫(xiě)的技術(shù)手冊(cè)、指南等252021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——體育與場(chǎng)館部頒獎(jiǎng)工作方案,獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌設(shè)計(jì)制作方案、合同書(shū)等;審定場(chǎng)地、器材、計(jì)時(shí)、記分設(shè)備的文件;選派培訓(xùn)裁判員,建立仲裁委員會(huì),確定裁判長(zhǎng)〔總裁判長(zhǎng)〕、副裁判長(zhǎng)〔副總裁判〕的文件;總成績(jī)冊(cè),每日成績(jī)公告。262021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——財(cái)務(wù)部青奧組委預(yù)算、決算;各部門(mén)年度預(yù)算草案、最終批復(fù)及相關(guān)文件;青奧組委經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定、施行細(xì)那么;青奧組委財(cái)務(wù)制度及管理方法;青奧組委物資需求方案,物資、采購(gòu)的管理制度及相關(guān)文件;青奧會(huì)財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中形成的文件;青奧組委外匯使用和管理方法;青奧組委出國(guó)人員用匯審核、批匯、結(jié)匯等工作中形成的文件材料。272021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——信息技術(shù)部“科技青奧〞總體方案、施行方案;計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、通信工程等工作的運(yùn)行、施行方案;辦公區(qū)局域網(wǎng)管理、設(shè)施布局、網(wǎng)絡(luò)效勞等文件材料;計(jì)算機(jī)效勞系統(tǒng)技術(shù)手冊(cè)、使用指南;青奧會(huì)期間的計(jì)時(shí)記分、成績(jī)處理、運(yùn)動(dòng)會(huì)管理、青奧組委網(wǎng)站等信息系統(tǒng)所形成的文件材料;青奧會(huì)場(chǎng)館電信和電子技術(shù)系統(tǒng)的規(guī)劃、施行監(jiān)視、驗(yàn)收、運(yùn)行及組織、培訓(xùn)、分配場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)隊(duì)伍中形成的文件材料。282021/2/242.1文書(shū)檔案歸檔范圍——后勤保障部安保工作規(guī)劃,比賽場(chǎng)館建立中安保工作要求的相關(guān)文件材料及各類(lèi)安保工作信息資料;設(shè)計(jì)、制作、審核、發(fā)放及管理各類(lèi)證件的文件材料;青奧會(huì)醫(yī)療效勞工作規(guī)劃;各項(xiàng)醫(yī)療準(zhǔn)備工作的相關(guān)文件材料;配合有關(guān)部門(mén)推動(dòng)開(kāi)展疾病防疫、監(jiān)測(cè)等工作的相關(guān)文件材料;有關(guān)醫(yī)療培訓(xùn)和興奮劑檢測(cè)前期準(zhǔn)備工作形成的文件材料;與動(dòng)物檢驗(yàn)檢疫工作相關(guān)的文件材料。青奧會(huì)期間住宿、交通、餐飲戰(zhàn)略方案、運(yùn)行方案及相關(guān)文件材料292021/2/242.2文書(shū)檔案的歸檔要求歸檔文件應(yīng)為原件歸檔文件使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求每年二月底前,將部門(mén)檔案向辦公廳檔案室移交,六月前完成組委會(huì)前一年檔案歸檔跨年度文件歸檔年度確實(shí)定★302021/2/242.3文書(shū)檔案的整理312021/2/242.3.1件確實(shí)定文件正本與不同稿本正文與附件正文與文件處理單等原件與復(fù)制件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等來(lái)文與復(fù)文未裝訂的式樣同一的表格不便拆開(kāi)整理的會(huì)議記錄類(lèi)材料322021/2/242.3.2裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文與來(lái)文為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后;計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件,定稿無(wú)須保存的,正文在前,發(fā)文稿紙?jiān)诤蟆h文本在前,少數(shù)民族文字文本在后;不同文字的文本,無(wú)特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;有文件處理單的,文件處理單在前,正文在后。

332021/2/242.3.3編目件號(hào)責(zé)任者題名日期保管期限頁(yè)數(shù)備注36新聞宣傳組關(guān)于國(guó)際奧委會(huì)主席羅格在寧訪(fǎng)問(wèn)的新聞宣傳實(shí)施方案永久837市委書(shū)記信箱來(lái)信交辦單[關(guān)于李劍飛關(guān)于建議引進(jìn)水上自行車(chē)項(xiàng)目的來(lái)信的答復(fù)](附來(lái)信)永久338體育與場(chǎng)館部關(guān)于赴新加坡青奧會(huì)、廣州亞運(yùn)會(huì)實(shí)習(xí)考察情況的報(bào)告永久7342021/2/243.數(shù)碼照片檔案照片號(hào):題名:在國(guó)際奧委會(huì)122次全會(huì)上國(guó)際奧委會(huì)主席羅格宣布南京獲得年青奧會(huì)主辦權(quán)責(zé)任者:南京市青奧辦拍攝時(shí)間:攝影者:國(guó)際奧委會(huì)352021/2/243.1歸檔范圍指導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。記錄本單位重大事件、活動(dòng)的照片。其他具有保存價(jià)值的照片。362021/2/243.2歸檔要求數(shù)碼照片及其文字說(shuō)明應(yīng)同時(shí)歸檔歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為T(mén)IFF、JPEG格式對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片,歸檔時(shí)必須沖印出紙質(zhì)照片,按雙套制要求保存歸檔的數(shù)碼照片原那么上應(yīng)為原件372021/2/243.3著錄工程照片號(hào)責(zé)任者照片題名拍攝時(shí)間類(lèi)別攝影者密級(jí)備注南京市青奧辦南京申辦代表團(tuán)參加瑞士洛桑舉行的國(guó)際奧委會(huì)青奧會(huì)申辦工作會(huì)議,圖為代表在現(xiàn)場(chǎng)研究工作,左一國(guó)家體育總局外聯(lián)司司長(zhǎng)宋魯增,左三王詠紅副市長(zhǎng)數(shù)碼件蔣平

南京市青奧辦季建業(yè)市長(zhǎng)到青奧辦調(diào)研工作,圖為季建業(yè)市長(zhǎng)(左四)講話(huà)數(shù)碼件蔣平

南京市青奧辦國(guó)際奧委會(huì)第122次全會(huì)青奧會(huì)申辦城市陳述會(huì)議會(huì)場(chǎng)數(shù)碼件楊磊

382021/2/244.實(shí)物檔案392021/2/244.1實(shí)物檔案——?dú)w檔范圍青奧會(huì)會(huì)徽、桔祥物、會(huì)歌、火炬等青奧產(chǎn)物及相關(guān)紀(jì)念品、旗幟等實(shí)物青奧會(huì)開(kāi)閉幕式及各比賽場(chǎng)館舉行的半決賽、決賽等重大活動(dòng)、會(huì)議的門(mén)票,以及相關(guān)標(biāo)志、宣傳冊(cè)、紀(jì)念品、證件和獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)實(shí)物的樣品、模具等由青奧組委指定企業(yè)設(shè)計(jì)的各類(lèi)特許產(chǎn)品,如鑰匙鏈、紀(jì)念章、紀(jì)念郵票、紀(jì)念幣、郵折等國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人舉辦的各類(lèi)活動(dòng)中,與青奧相關(guān)的,并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物和文獻(xiàn)資料402021/2/244.1實(shí)物檔案——?dú)w檔范圍國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人為青奧會(huì)制作并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物及其背景資料,包括工藝品、橫幅等上級(jí)指導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等青奧組委對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品青奧組委成立以來(lái)使用過(guò)的牌、匾、印章等其它有保存價(jià)值的實(shí)物412021/2/244.2實(shí)物檔案——?dú)w檔要求應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門(mén)移交由于特殊原因,應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門(mén)暫時(shí)保存的,應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案管理部門(mén)拍照登記,再辦理借用手續(xù)歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔,所拍照片納入本單位照片檔案的管理,兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)

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