機關檔案管理制度范文5篇

機關檔案管理制度范文5篇【篇一】機關檔案管理制度一、檔案的收集要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。2、應有積極態(tài)度和主動精神，不能坐門等客。3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。二、校舍檔案管理1、邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，利用原有基礎，便于保管和利用。3、檔案整理要充分利用原有的基礎。4、檔案的整理必須便于保管和利用。三、檔案的保管按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數(shù)量、名稱。四、檔案的移交交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點核對，并在交接收據(jù)上簽名蓋章，其收據(jù)一式三份，交接雙方各一份，會計一份。五、查閱和借閱1、首先辦理查閱或借閱手續(xù)，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續(xù)。2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規(guī)定，歸還時清點清楚。4、查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。六、檔案保密檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批后，二人以上人員監(jiān)銷。七、清銷1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統(tǒng)計，如發(fā)現(xiàn)確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。2、清銷應有二人以上人員監(jiān)銷，以防失泄機密。3、要遵守保密規(guī)定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站?！酒繖C關檔案管理制度一、目的健全完善安全檔案，規(guī)范檔案的管理。二、責任2.1.人事負責執(zhí)行本制度;2.2.安委會履行本制度。三、內容3.1.安全檔案的建立要秉著規(guī)范、嚴格分類的`原則進行;3.2.安全檔案必須依據(jù)資料來源的時間先后順序來進行;3.3.安全檔案內資料保存時間視資料的重要性而定，一般性安全資料至少要保存一年時間，重要資料至少要保存二年以上;3.4.安全檔案必須定期處理;3.5.安全檔案內有關安全資料，依據(jù)公司有關制度，每半年更新一次;3.6.安全檔案必須保持清潔干凈;3.7.安全檔案借閱時，必須辦理借閱手續(xù)，原則上不得借出安全組;3.8.安全檔案內保存的資料，一般要求是原始資料，盡量不保存復印資料?！酒繖C關檔案管理制度第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條檔案管理機構及其職責1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。第三條歸檔制度1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。第四條檔案保管制度1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。第五條檔案借閱制度1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。第六條二級檔案應根據(jù)資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存?！酒摹繖C關檔案管理制度一、檔案工作專（兼）職人員崗位責任制度

（一）嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》以及黨和國家有關檔案工作的方針、政策及法規(guī)，增強檔案意識，模范執(zhí)行檔案管理工作各項規(guī)章制度?？炭嚆@研業(yè)務，以適應新形勢檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

（二）樹立優(yōu)質服務理念，做好檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管和利用等各項工作。

（三）忠于職守，認真履行檔案業(yè)務工作的監(jiān)督、檢查和指導職責，提高機關內部各委、各科室和工會系統(tǒng)的檔案管理水平。

（四）做好檔案庫房管理工作，定期對檔案庫房、設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，妥善處理。

（五）認真做好檔案管理中的日常工作，嚴格執(zhí)行各項管理制度，切實做好檔案保密工作及“八防”工作，確保檔案資料的完整與安全。

（六）檔案工作人員變動工作時，必須辦好檔案的交接手續(xù)，否則不得離崗。

（七）負責完成領導交辦的其它檔案業(yè)務工作。二、檔案安全保管制度

（一）嚴格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責任制。本單位各種類型和載體的檔案由本單位綜合檔案室集中負責保存和管理，各科室不得分散保管。

（二）按規(guī)定確定歸檔和不歸檔范圍，做好應歸檔的檔案資料的收集、整理工作。

（三）檔案實行專室、專架、專人管理；檔案庫房內框架排放整齊、美觀、科學、規(guī)范,嚴格執(zhí)行檔案保密、利用制度，重點檔案重點保管。

（四）禁止擅自抄錄、復印或涂改檔案。

（五）禁止出賣、倒賣或攜帶、郵寄檔案出境。

（六）禁止擅自銷毀。檔案保管期限已滿按規(guī)定應銷毀的，由辦公室檔案鑒定小組鑒定，主管領導審查后，登記注冊、專人監(jiān)銷。

（七）定期對庫房內檔案進行清理核對，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。

（八）按照規(guī)定，定期向縣檔案館移交檔案。

（九）利用電子計算機等設備逐步對檔案進行現(xiàn)代化管理。

（十）檔案室嚴格按照“三鐵”裝備，并做好庫房溫濕度控制，做到防火、防蟲、防盜及定期搞好清潔衛(wèi)生，創(chuàng)造良好的保管條件。三、檔案保密制度

（一）嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》，保證黨和國家的秘密（包括絕密、機密、秘密，下同）不泄露。

（二）保密檔案要專人管理，妥善存放，嚴格控制查閱范圍。

（三）查閱保密檔案，必須出具有效證明，經主管領導審查同意后，按規(guī)定查閱。

（四）檔案工作人員和查閱檔案者，不得有下列行為：

1、擅自提供、抄錄、公布保密檔案。

2、涂改、偽造保密檔案。

3、損毀、丟失、出賣、倒賣保密檔案。

4、擅自銷毀保密檔案。

5、加強檔案庫房安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜造成泄露。四、檔案查閱利用制度

（一）嚴格執(zhí)行保密制度，積極搞好檔案利用查閱或借閱服務。

（二）工作需要查閱和借閱檔案時，須辦理有關借閱手續(xù)后方可查閱或借閱，查閱人應對檔案負安全、保密責任，按時歸還；外單位查閱檔案資料，必須持有單位正式介紹信，經批準后方可查閱，并不得將檔案借出檔案室。

（三）檔案工作人員應熟悉庫藏情況，了解客觀要求，做好主動服務和檔案利用的預測工作。

（四）檔案工作人員應編制有效的檢索工具，不斷提高檔案的查全率和查準率。

（五）檔案工作人員在搞好檔案利用服務時，應注意做好查閱或借閱的登記統(tǒng)計工作，收集利用效果。

（六）檔案管理人員應仔細檢查查閱或借閱歸還的檔案是否完好，如有破損、丟失、涂改等情況，應寫出書面報告，由本單位檔案工作領導小組根據(jù)不同情況，追究責任，按規(guī)定嚴肅處理。

（七）檔案管理人員提供證明材料，應以引述或節(jié)錄檔案原文為主要方法，并仔細校對、審查、加蓋公章，確保證明材料的準確性和真實性。五、檔案統(tǒng)計工作制度

（一）機關綜合檔案室要對本室檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行全面統(tǒng)計，并按要求填報縣檔案局及其上級主管部門印發(fā)的檔案工作情況統(tǒng)計表。

（二）統(tǒng)計工作按規(guī)定進行，統(tǒng)計數(shù)字要力求準確。要保持連續(xù)性。做到室藏數(shù)據(jù)清楚，賬目與實物相符，以提高機關檔案工作的管理水平。

（三）本室應建立以下統(tǒng)計登記?。?/p>

1、檔案收進、移送登記簿。記載保管檔案的總數(shù)和變化情況。

2、檔案工作基本情況統(tǒng)計表。對本機關每年檔案工作基本情況進行綜合統(tǒng)計。

3、檔案借閱登記簿。統(tǒng)計本室檔案的利用人次、卷數(shù)等情況。

4、檔案利用效果登記簿。收集反饋信息，積累利用工作經驗，更好地為機關工作服務。

5、庫房溫濕度登記簿。記載檔案庫房溫濕變化及其調節(jié)控制情況。六、檔案鑒定銷毀制度

（一）檔案工作人員應遵守鑒定銷毀規(guī)章制度。

（二）檔案的鑒定、銷毀工作必須由檔案鑒定小組負責。

（三）銷毀檔案必須編冊，并經檔案鑒定小組審核，報請分管領導批準后銷毀。

（四）檔案的銷毀，必須按照“慎重穩(wěn)妥”的原則，將銷毀的檔案存放一段時間后，再行銷毀。

（五）銷毀檔案時，必須指派專人（兩人以上）監(jiān)銷，必須在銷毀清冊上簽名或蓋章。

【篇五】機關檔案管理制度一、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。二、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工的個人檔案、勞動合同、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。三、歸檔要求1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。四、檔案管理人員職責1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。4、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。5、結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。五、檔案的利用1、公司檔案借閱。（1