英語商務(wù)信函寫作的構(gòu)思工具 3800字

英語商務(wù)信函寫作的構(gòu)思工具3800字[摘要]隨著我國國際貿(mào)易的開展，各種涉外合同、協(xié)議、通知等英語商務(wù)信函日益增多。無論對個人還是企業(yè)來說，一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會給您的同事、供給商和客戶留下良好的第一印象，有助于商務(wù)活動的成功進行。本文提出一個英語商務(wù)信函構(gòu)思工具來輔助寫信者對信函進行構(gòu)思，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。并結(jié)合范例進行分析。

一、引言

英語作為國際通用的商務(wù)語言，對其溝通交流技巧的掌握程度逐漸成為體現(xiàn)企業(yè)文化和素質(zhì)的前沿準(zhǔn)繩。無論對個人還是企業(yè)來說，一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會給您的同事、供給商和客戶留下良好的第一印象。隨著全球經(jīng)濟一體化進程的不斷開展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易搭檔一一親自會面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易搭檔做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時商務(wù)信函就成了取代親自拜會的一種廉價有效的溝通媒介。我們給貿(mào)易搭檔的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力。“一封好的商務(wù)信函有助于促進和開展同客戶的關(guān)系，在促進達成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用。〞〔摘自?丹尼爾·肯尼迪辦法：推銷信發(fā)明的奇跡》〕

二、英語商務(wù)信函構(gòu)思工具

在書寫信函之前，列出一份清單或者劃出一個提綱將有助于筆者完成一份有效成功的商務(wù)英語信函。先構(gòu)想一下你的讀者對你寫的內(nèi)容有何反饋，這將影響到如何組織你的行文。在此，筆者提出下列一個英語商務(wù)信函構(gòu)思工具來構(gòu)思寫信者的文章。該構(gòu)思工具包括下列7點：

1.Whatdoyouknowaboutthereader《(hisorherbackground)你對讀者了解多少？〔她或他的背景〕

2.Howmanytimeshaveyoualreadydiscussedthistopicwiththereader《這個話題你已經(jīng)和讀者討論過多少次了？

A.Never從未B.Once一次C.Morethanonce屢次

3.Whatdoesthereaderwanttoknow《讀者希望了解什么？

4.Whatdoyouwantthereadertoknow《你希望讀者了解什么？

5.Whatwillthereader’sreactionbetothepoints《讀者對這些問題會作出什么反饋？

A.GoodNews好消息B.Mildlyinterested略感興趣

C.Indifferent無動于衷D.BadNews壞消息

6.Basedonthereader’sreaction,whattypeofletterwillyousend《根據(jù)讀者的反饋，你會寄出什么樣的信函？

A.Information信息B.BadNews壞消息C.Persuasion勸說

7.Whatdoyouwantthereadertodoafterheorsheisfinishedreading《你希望讀者讀完信后做些什么？

根據(jù)以上7個方面，仔細考慮寫信的目的和寫這份信件應(yīng)該合乎的考前須知和要求。然后，列出逐個考慮后應(yīng)對的計劃和措施內(nèi)容。接著，針對所列出的要求尋找到答案或者對象，確認自己是否有足夠的條件和能力來達成。努力做到信函的精確度，清晰度，防止使用模棱兩可，可能導(dǎo)致歧義的詞句，禁忌使用陳詞濫調(diào)。這個構(gòu)思工具可以視為一份引導(dǎo)性的提綱，輔助其書寫商務(wù)信函，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。

三、范例分析

下面筆者以英語商務(wù)信函中最常見的訂貨信及其相應(yīng)的回復(fù)為例，來進行范例分析。

范例1：訂貨信AnOrderLetter

若A公司看過B公司的樣品后，很稱心，打算訂購一批B公司生產(chǎn)的商品。這封訂購信的構(gòu)思如下：

1.先表述感謝之意后再訂購。

2.看了對方樣品之后認為皮鞋的質(zhì)量和工藝都合乎要求，因此樂于訂購。

3.確認訂購之后對數(shù)量、規(guī)格、價錢等都要有詳細表明。

4.向供貨商索取促銷資料(salespromotionalliterature)，這也是訂貨方通常的做法，尤其在貨品不被當(dāng)?shù)厥袌鏊煜r。

5.要求對方接受他們通常的付款方式(usualtermsofpayment)，即見票后30天付款。并告知對方假設(shè)首批訂購令人稱心，可望繼續(xù)訂貨。

根據(jù)構(gòu)思，寫出如下的訂貨信：

DearSirs,

Thankyouforyourspeedyquotationforwomen’sleathershoes，andalsoforthesamplesofOctober5．

Havinglookedoveryoursamples，wefoundboththequalityoftheleatherusedandworkmanshipareuptoourrequirementandwewouldlikeyoutosendusthefollowingquantitiesatonce：

400pairsofwomen’sleathershoesinblackcolor

Size：No.28eachpairatUS$10CIFJakarta

300pairsofwomen’sleathershoesinredcolor

Size：No.30eachpairatUS$12CIFJakarta

Asyourmakesarecomparativelyunknownhere，wehopeyouwillsendussomesalespromotionalliteratures，whichwillcertainlyassistoursales．

OurorderissubjecttoyouracceptanceofOurusualtermsofpaymentdaysaftersight．Ifthisfirstorderprovessatisfactory,weshallbehappytoplacefurtherorderswithyou．

Yoursfaithfully,

(Signature)

JackSmith

范例2:訂貨確認函AnAcknowledgementLetter

作為賣方，能收到對方的訂貨信，心情是十分喜悅。如果賣方同意訂貨信中的具體規(guī)格并認為能夠履行其中的各項條款，那么可向買方發(fā)出一封書面的訂貨確認函(aletterofconfirmation)。這封訂貨確認函的構(gòu)思如下：

1.這是上封訂貨信的復(fù)信，通知對方收到訂貨信并表示謝意。在此用簡單的一句話具體表達了對方訂購的時間及內(nèi)容。

2.如果對方能如期開出信用證，同意發(fā)貨，并保證對貨物進行妥善包裝。

3.表明已收到許多訂單，免去買方對貨品銷售的擔(dān)憂，并容許寄出有關(guān)促銷資料。

4.同意對方所要求的付款條件，說明及時處理訂單。

根據(jù)構(gòu)思，寫出如下的訂貨信：

DearSirs,

ThankyouverymuchforyouorderdatedOctober8forourwomen’sleathershoes．

WeareshippingthecaptionedshoestoyouwellbeforeNovember,providedyourL/Cinourfavourreachesusintime．Theshoeshavebeencarefullypackagedinstrongcartonboxestopreventdamageintransit．

Youwillbepleasedtohearthatordersalreadyreceivedfromyourcountryhavebeenmoreencouraging，andwearesendingyouunderseparatecoverbyairmailsomesalespromotionalliteratures．

Thetermsofpaymentyousuggestedareacceptable，andyoumayrelyonustogiveallyourorderspromptattention．

Yoursfaithfully,

(Signature)

M