文書檔案整理辦法

文書檔案整理方法第一部分、概述

一、公文處理的環(huán)節(jié)二、檔案的概念、作用二、文書檔案的概念第二部分、具體內(nèi)容一、特點、原則、概念二、歸檔文件的整理方法（1）整理單位與裝訂;（4）編號與歸檔章;

（2）分類;（5）編目;

（3）排列;（6）裝盒第一部分：概述一、公文處理的環(huán)節(jié)規(guī)范公文處理工作，提高公文處理的質(zhì)量和效率。一是抓好登記環(huán)節(jié)，防止文件“沒有戶口”。把每天收發(fā)文的收（發(fā)）文日期、來（發(fā)）文機關(guān)、文件字號、文件標(biāo)題、密級、份數(shù)等信息逐一登記，按照來文的單位分門別類形成流水號，確保各級各類文件都有“戶口”。二是抓好傳閱環(huán)節(jié)，防止文件漏傳誤傳。收到來文登記以后，先交辦公室主任簽批擬辦意見，然后送局長批示，批示后由公文處理人員送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱辦。三是抓好催辦環(huán)節(jié)，防止文件延誤漏辦。在收到有時限要求的公文或會議通知時，提醒領(lǐng)導(dǎo)及時批示。領(lǐng)導(dǎo)批示后及時轉(zhuǎn)出，由公文處理人員送交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，同時提醒受文部門按照文件要求及時辦理。四是抓好歸檔環(huán)節(jié)，保證文件齊全完整。注意將局領(lǐng)導(dǎo)閱完的文件及時收回，經(jīng)常到各部門收集處理完畢的文件，定期跟蹤，及時收集歸檔并熟記文件來龍去脈，確保文件及時歸檔，多余份數(shù)及時銷毀。二、檔案的概念一、概念、作用

檔案：《檔案法》第二條規(guī)定：是指過去和現(xiàn)在的國家和機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、形成者的廣泛：機構(gòu)、組織、個人等。

2、來源的廣泛：政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)等。

3、檔案是文件材料有條件的轉(zhuǎn)化而來的：（1）辦理完畢的（2）有查考價值的（3）按照一定規(guī)律集中保存的。（文件是檔案的因素，檔案是文件的組合）。

4、檔案形式多種多樣：載體形式：紙質(zhì)的、磁帶等。表達(dá)方式：文字、聲像、圖表等。作用1、檔案價值與作用概述：兩者既有區(qū)別又有聯(lián)系。檔案價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性，是主體需要和客體屬性的統(tǒng)一和結(jié)合。檔案價值關(guān)系在社會活動中的具體體現(xiàn)就是檔案的作用。檔案的作用通常是指檔案對人們所從事的社會實踐活動的影響。價值具有較高的抽象性，作用則是比較具體的。

2、檔案的作用：（1）行政作用，檔案是行政工具之一；（2）業(yè)務(wù)作用，檔案記載了各行各業(yè)運營、發(fā)展的有關(guān)情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，是以業(yè)務(wù)活動的記錄和繼續(xù)開展業(yè)務(wù)活動的條件；（3）文化作用，檔案是人類文明的產(chǎn)物，是民族文化的集中體現(xiàn)，是歷史文化的積累，是歷史文化傳承的手段，是文化創(chuàng)新的基礎(chǔ)。（4）法律作用，一方面，在政治斗爭、軍事斗爭、經(jīng)濟斗爭、外交斗爭，解決領(lǐng)土爭端等方面，檔案的法律作用表現(xiàn)得十分突出，另一方面，檔案在維護國家、集體、個人合法權(quán)益方面的法律作用也十分突出；（5）教育作用，檔案是一種重要的教育資源，在我國，檔案的教育作用大多通過展覽的形式發(fā)揮出來。

檔案分為文書檔案、科技檔案（基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、照片檔案、音像檔案等等，不同門類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

基本要求：

要整理好文書檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。國家檔案局8號令

三、文書檔案的概念文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義確定檔案保管期限的主要環(huán)節(jié)在于歸檔文件的價值鑒定或價值分析。目前，各級機關(guān)確定文書檔案保管期限應(yīng)依據(jù)國家檔案局8號令。然而，再詳細(xì)的保管期限表也不能窮盡所有檔案文件材料，因此，確定某份文件保管期限必須對文件材料進行價值分析。

分析歸檔文件的責(zé)任者

文件材料保管期限的劃分應(yīng)“以我為主”，即“我”形成的歸檔文件的保管期限相對較長。這里的“我”，一是指本機關(guān)，包括本機關(guān)各部門、直屬機關(guān)等；二是指本系統(tǒng)，指本機關(guān)同一系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的上級機關(guān)，尤其指具有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)。三是指與本機關(guān)密切相關(guān)的機關(guān)。

1．分析歸檔文件是本機關(guān)責(zé)任者還是外機關(guān)責(zé)任者。外機關(guān)形成的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料不歸檔；外機關(guān)形成的屬本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料，應(yīng)在本機關(guān)歸檔，但保管期限短。在相同內(nèi)容、相同文種的情況下，本機關(guān)責(zé)任者形成的本專業(yè)文件材料比外機關(guān)責(zé)任者形成的本專業(yè)文件材料至少要長一個檔次。

2．分析歸檔文件是本系統(tǒng)責(zé)任者還是外系統(tǒng)責(zé)任者。外系統(tǒng)形成的非本專業(yè)文件材料在本機關(guān)不歸檔；外系統(tǒng)形成的本專業(yè)文件材料在本機關(guān)可歸檔，但其文件材料的保管期限較短。在相同內(nèi)容、相同文種情況下，本系統(tǒng)責(zé)任者形成的本專業(yè)文件材料比外系統(tǒng)責(zé)任者形成的本專業(yè)文件材料至少長一個檔次。

3．分析歸檔文件是本級責(zé)任者還是上級、下級責(zé)任者。本級責(zé)任者形成的文件材料，其保管期限相對較長。上級形成的文件材料比下級的要長。發(fā)文機關(guān)的級別還需考慮是本系統(tǒng)還是外系統(tǒng)，是黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)還是其他機關(guān)等情況。

4．分析歸檔文件是多個責(zé)任者還是單個責(zé)任者。劃分保管期限時，無論是單個責(zé)任者還是多個責(zé)任者，只要有本機關(guān)責(zé)任者其保管期限就相對較長。應(yīng)注意的是，多個責(zé)任者中要區(qū)分本機關(guān)是主辦機關(guān)還是協(xié)辦機關(guān)。如本機關(guān)是主辦機關(guān)則視作本機關(guān)的單獨發(fā)文來劃分保管期限，如本機關(guān)是協(xié)辦機關(guān)，則比本機關(guān)單獨發(fā)文的保管期限稍短一點。

5．分析歸檔文件在運轉(zhuǎn)過程中的責(zé)任者。文件材料在主送、抄報、送閱等運轉(zhuǎn)過程中，可能會出現(xiàn)上級批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)簽署意見等情況。此時保管期限應(yīng)從長。如有批復(fù)的請示一般保存30年以上；無批復(fù)的請示一般僅保存10年。

第二部分、具體內(nèi)容一、整理原則

1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

2、區(qū)分不同價值。

3、便于保管和利用。文書檔案整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確。2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料必須符合檔案保護的要求（1）書寫材料：應(yīng)使用耐久的書寫材料，不要使用：鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、印臺油等（2）裝訂材料：使用線或不銹鋼訂書釘?shù)扔欣诒Ｗo檔案的材料作為檔案整理的裝訂材料3.對已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進行字跡加固處理。4.文書檔案整理應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上，運用計算機及檔案管理軟件輔助整理工作。

5.文書檔案的整理歸檔工作一般應(yīng)在下一年度的6月底前完成

文書檔案整理的步驟第一步：收集文件第二步：鑒定包括：1、資格的鑒定（就是歸檔與不歸檔的區(qū)別）。2、生存期的鑒定（就是保管期限的劃分；永久、30年、10年）第三步：開始進入具體整理文書檔案的環(huán)節(jié)。件的確定－裝訂－分類－排列－編號－編目－裝盒－排架第一步：收集（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施：

1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

2.檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結(jié)、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關(guān)系、干部調(diào)動、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。第二步：鑒定以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

基本概念1、歸檔文件；即立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2、歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

國家檔案局

第8號

《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會議審議通過，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。

局長

楊冬權(quán)

二○○六年十二月十八日

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案

保管期限規(guī)定

第一條

為便于各級黨政機關(guān)和人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關(guān)主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》制定本規(guī)定

第二條

本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄

第三條

機關(guān)文件材料歸檔范圍是（資格鑒定）

（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料

（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

第四條

機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

第五條

凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔

第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。（生存期的鑒定）

第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料

(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料

(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機

關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總

結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等

(五)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料

(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的

合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材

料；

(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)

的重要文件材料；

(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的

來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件

材料。

第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文

件材料；

（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一

般性文件材料；

（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件

材料；

（四）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

第九條

機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十條

機關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應(yīng)歸檔。機關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

第十一條

機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

第十二條

各機關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際，編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。

第十三條

在編制本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十四條

本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

第十五條

本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

附件：《文書檔案保管期限表》

附件:

文書檔案保管期限表

1

本級黨的代表大會、人民代表大會、政治

協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會

的文件材料

1.1

請示、批復(fù)、通知、名單、議程、報告、

領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、

決議、紀(jì)要、公報、主席團會議記錄等文

件材

永久

1.2

大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議

案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡報

快報

永久

1.3

重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程

中形成的文件，小組會議記錄、會議服務(wù)機

構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料

30年

1.4

討論未通過的文件

10年

2.本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、

紀(jì)律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常

委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，

政府常務(wù)會、辦公會議的文件材料

2.1

公報、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、

領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件、參加人員名

冊永久

2.2

討論未通過的文件

10年

3.本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會議

和行政辦公會的紀(jì)要、會議記錄永久

4.本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料

4.1

請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、

講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要

永久

4.2

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡

報

30年

5機關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材料

5.1

本機關(guān)為主辦的

5.1.1

請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告

講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久

5.1.2

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、

簡報

30年

5.2

本機關(guān)為協(xié)辦的

5.2.1

請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告

講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或

副本

30年

5.2.2

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、

簡報的復(fù)制件或副本

10年

6.本機關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽

會的文件材料

6.1

請示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會主要活動

安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）輔

助報告（原文及譯文），上級領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、

題詞、講話，會徽設(shè)計永久

6.2

代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道

30年

6.3

委員會、分會會議和學(xué)術(shù)會的討論記錄，

會議代表登記表、接待安排10年

7.

上級機關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本

機關(guān)工作時形成的文件材料

7.1

重要的

永久

7.2

一般的

30年

7.3

本地區(qū)、本機關(guān)工作匯報材料

30年

8.本機關(guān)業(yè)務(wù)文件材料

8.1

本機關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)

性業(yè)務(wù)文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料

永久

8.2

本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示

8.2.1

重要業(yè)務(wù)問題的

永久

8.2.2

一般業(yè)務(wù)問題的

30年

8.3

同級機關(guān)、下級機關(guān)的來函、請示與本

機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

8.3.1

重要業(yè)務(wù)問題的

永久

8.3.2

一般業(yè)務(wù)問題的

30年

8.4

本機關(guān)代上級機關(guān)起草并被采用的重要法

規(guī)性文件、專項業(yè)務(wù)文件的最后草稿

30年

8.5

機關(guān)聯(lián)合行文的文件材料

8.5.1

本機關(guān)為主辦的

8.5.1.1

重要業(yè)務(wù)問題的

永久

8.5.1.2

一般業(yè)務(wù)問題的

30年

8.5.2

本機關(guān)為協(xié)辦的

8.5.2.1

重要業(yè)務(wù)問題的

30年

8.5.2.2

一般業(yè)務(wù)問題的

10年

8.6

本機關(guān)編輯、編寫的文件材料

8.6.1

大事記、組織沿革等

永久

8.6.2

簡報、情況反映、工作信息等10年

8.7

行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料

8.7.1

行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件

材料永久

8.7.2

執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等

永久

8.7.3

行政管理工作中形成的審批、審查、核

準(zhǔn)等文件材料

8.7.3.1

固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審

批（核準(zhǔn)）、管理、驗收（評估）等文件材料

永久

8.7.3.2

不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)

確認(rèn)的文件材料

永久

8.7.3.3

20年（含）以上有效或未注明有效期

的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、

管理文件材料永久

8.7.3.4

20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)

證、資格證等的審批、管理文件材料

30年

8.7.4

行政管理工作中形成的備案文件材料

10年

8.7.5

行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙?/p>

作中形成的文件材料

8.7.5.1

重要的

永久

8.7.5.2

一般的

30年

8.8

計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料

8.8.1

年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料

永久

8.8.2

年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料

10年

8.8.3

重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研

材料

永久

8.8.4

一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料

10年

8.9

出國或出境訪問考察、參加國際會議，接

待來訪等外事活動形成的文件材料

8.9.1

發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘

錄，重要的會談記錄、紀(jì)要等永久

8.9.2

出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、

一般性會談記錄

30年

9本機關(guān)機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀(jì)檢、

工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料

9.1

機構(gòu)設(shè)置、機構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡

則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料

永久

9.2

人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件

30年

9.3

人事任免文件

永久

9.4

先進單位、勞動模范、先進工作者文件材料

9.4.1

受縣級（含）以上表彰、獎勵的

永久

9.4.2

受縣級以下表彰、獎勵的

30年

9.5

對本機關(guān)有關(guān)人員的處分材料

9.5.1

受到警告（不含）以上處分的

永久

9.5.2

受到警告處分的

30年

9.6

職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停

薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材

料

永久

9.7

人事考核、職稱評審工作文件材料

永久

9.8

職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)

系的介紹信及存

永久

9.9

職工名冊

永久

9.10

黨、團、工會工作活動中形成的文件材料

9.10.1

工作報告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果

永久

9.10.2

重要專項活動的報告、總結(jié)等

永久

9.10.3

黨團員、工會會員名冊，批準(zhǔn)加入黨團

工會組織的文件材料

永久

9.10.4

情況反映、工作簡報

10年

9.11

紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)

查材料

9.11.1

重要的

永久

9.11.2

一般的

30年

9.12

保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄

10年

9.13

本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料

9.13.1

有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的

永久

9.13.2

其他有處理結(jié)果的

30年

10.本機關(guān)事務(wù)管理文件材料

10.1

房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料

永久

10.2

與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議

定書等文件材料

10.2.1

重要的

永久

10.2.2

一般的

10年

10.3

接待工作的計劃、方案

10.3.1

重要的

30年

10.3.2

一般的

10年

10.4

機關(guān)財務(wù)預(yù)算

30年

10.5

機關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機動車等）

采購計劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件

材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件

材料

30年

10.6

國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、

交接等）文件材料

10.6.1

重要的

永久

10.6.2

一般的

10年

10.7

職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議

和有關(guān)手續(xù)

永久

10.8

職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則

職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請

30年

11.上級機關(guān)制發(fā)的文件材料

11.1

上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文

件材料

11.1.1

重要的

永久

11.1.2

一般的

10年

11.2

上級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

10年

11.3

上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料永久

12.同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

10年

13.下級機關(guān)報送的文件材料

13.1

重大問題的專題報告

30年

13.2

年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料

10年第三步：具體整理基本步驟：第一步：確定件的概念第二步：排列件前后的順序第三步：裝訂第四步：分類第五步：排列件的先后順序第六步：編寫檔案室的順序號第七步：抄寫歸檔文件目錄第八步：裝入文書檔案盒內(nèi)第九步：排列上架

二、歸檔文件的整理方法

第一步;件的確定

1、整理單位

件:即歸檔文件的整理單位，文件正本與

不同稿本；正文與附件；正文與文件

處理單等；原件與復(fù)制件；轉(zhuǎn)發(fā)文與

被轉(zhuǎn)發(fā)文；報表、名冊、圖冊等；來

文與復(fù)文.

為一件：指實體裝訂在一起，編目時也體現(xiàn)為一條條目。件的確定：一般以每份文件為一件幾種特殊情況如下：一是有些文種的文件，如正文與附文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，各部分獨立性較強，易被分散使用，造成歸檔不全或歸檔后查不到，應(yīng)此作為一件處理二是在實際工作中，有些種類的文件，如正本與其它稿本、原件與復(fù)制件等，如果彼此間相互脫離，其中之一在檢索上往往沒有太大價值，而且會增加不必要的編目工作，因此明確其為一件三是還有一些文件，如單一的請示與批復(fù)、報告與批示等，關(guān)聯(lián)性強，利用時需要相互查證，因此也作為一件四是有些文件如會議記錄、介紹信存根、式樣同一的表格，不便拆散整理，或無每張作為一件歸檔的必要，可作為一件對上述情況具體的“件”的確認(rèn);（1）文件正本與不同稿本（2）正文與附件（3）正文與文件處理單等（4）原件與復(fù)制件（5）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文（6）報表、名冊、圖冊（7）來文與復(fù)文（8）沒裝訂的式樣同一的表格（9）不便拆開整理的會議記錄要注意成套的會議材料要各為一件，一個會議的材料不能簡單作為一件來處理，要分別以件歸檔。2.文件的修整主要包括修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物及折疊（1）對破損文件進行修裱（2）對字跡模糊或易退變的文件材料進行復(fù)制（3）去除文件上易腐蝕的金屬物（4）對過大的文件進行折疊第二步：排列前后順序

（1）文件正本在前、定稿在后；

（2）正文在前、附件在后；

（3）文件處理單在前、文件在后；

（4）原件在前、復(fù)制件在后；

（5）轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

（6）漢文在前、少數(shù)民族文字在后

（7）復(fù)文在前、來文在后第三步：文件的裝訂裝訂方式及用品①采用不銹鋼釘在左上角或左側(cè)進行裝訂（推薦）②采用縫紉機在左上角或左側(cè)進行裝訂③采用“三孔一線”左側(cè)線裝方式進行裝訂（用于裝訂較厚的文件）裝訂時紙張要對齊裝訂的一邊

第四步：歸檔文件的分類

分類是歸檔文件整理工作的基本步驟，是將歸檔文件按來源、時間、內(nèi)容等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機聯(lián)系的過程它主要包括選擇分類層次、制定分類方案、文件的歸類等具體內(nèi)容（1）選擇分類層次：按整理規(guī)則規(guī)定歸檔文件可以按年度、保管期限、機構(gòu)或問題來進行分類①按年度分類②按保管期限分類③按機構(gòu)或問題分類上面三種分類方法，年度和保管期限是必選項，分類層次最多三層，最少二層小單位選擇二層大單位選擇三層（2）制定分類方案分類方案是在確定分類方法后，標(biāo)列各級類目名稱，固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要。①確定分類法在機關(guān)宜采用年度－－機構(gòu)（問題）－－保管期限年度－－保管期限（小單位采用）在企業(yè)宜采用問題－年度－保管期限②制定分類方案按年度和保管期限分類時，其類目名稱是固定的“××年”和“永久”、“30年”、“10年”按機構(gòu)（問題）分類，類目名稱應(yīng)根據(jù)單位的實際情況來設(shè)定按機構(gòu)設(shè)置類目，有一個機構(gòu)就設(shè)置一個類目，機構(gòu)名稱就是類目名稱按問題設(shè)置類目，要注意按本單位基本職能設(shè)置，力爭簡明、符合邏輯

按照年度分類法：將文件按期形成年度分類

（1）文件有多個時間特征。一般應(yīng)該以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。例如：2012年形成的《2011年的工作總結(jié)》，應(yīng)該歸入2012年。2011年形成的《2012年的工作計劃》應(yīng)該歸入2011年。

（2）跨年度形成的文件例如；2011、2012年兩個年度的會議形成的文件材料，統(tǒng)一在閉幕年，即2012年。下級單位的2011年12月的請示，上級在2012年1月收到，則該請示應(yīng)該連同辦理過程中形成的其他文件一起歸入2012年。

（3）幾份文件作為一件時，“件”的日期。應(yīng)該以裝訂在前的文件日期為準(zhǔn)。

（4）文件沒有標(biāo)注日期。通過對照手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。（5）有專門年度的分類方法。按照專門年度進行分類。如：教學(xué)檔案。

2、機構(gòu)（問題）分類法；機構(gòu)分類法：根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件分類。

問題分類法：按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件分類。

3、保管期限分類法：根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。

歸檔文件屬于永久、30年、10年中的哪個保管期限就歸入哪個保管期限類中。二、復(fù)式分類法與分類方案：

1、保管期限－年度－機構(gòu)分類法

即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構(gòu)分類。

分類方案：

永久：2009辦公室、業(yè)務(wù)科、法規(guī)科

30年：2009辦公室、業(yè)務(wù)科、法規(guī)科

內(nèi)部機構(gòu)較健全。職能分工明確。文件材料較多。2、保管期限－年度分類法

即先將歸檔文件按保管期限分類，再在保管期限下面按年度分類。

分類方案：永久：2008年、2009年、

30年：2008年、2009年、

內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較簡單或不便按機構(gòu)分類的。形成歸檔文件數(shù)量少。

第五步：件的先后順序排列

1、歸檔文件在分類方案的最后一級類目內(nèi)，依據(jù)歸檔文件整理規(guī)則，按件的時間先后順序排列。

2、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可以集中排列。

因故未及時歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構(gòu)（問題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應(yīng)盡量避免。第六步：歸檔文件的編號與歸檔章

1、件號：室編件號；館編件號

2、編號項目：

必備項目：全宗號；年度；保管期限；件號

選擇項目：機構(gòu)；

3、蓋章：歸檔章的項目及填寫方法；

歸檔章的格式；

蓋章的位置；

歸檔章的項目全宗號68年度2008室編件號2機構(gòu)業(yè)務(wù)科保管期限永久館編件號歸檔章必備項目

必備項目包括全宗號、年度、保管期限和件號。

全宗號：檔案館給立檔單位的代號。新組建的單位或暫未列入檔案館接收計劃的單位，可將此空不填寫，留待同級檔案館給定全宗號后再行填寫。

年度：填寫此項時一律采用公元紀(jì)念，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2009。

保管期限：仍按照現(xiàn)行的國家檔案局《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行，保管期限為永久、30年、10年、3種。

件號：歸檔文件的排列順序號，包括館編件號和室編號。

室編件號

室編件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按件的排列順序編制校流水號。

館編件號

館編件號主要出于館室銜接的需要。如果檔案室編號符合檔案館的要求，保管期限劃分較為準(zhǔn)確，且整理基礎(chǔ)較好，進館時檔案變動不大，則檔案館可直接以室編件號作為進館后使用的件號，只在目錄相應(yīng)處注明斷號、跳號等情況，無需重編的件號定位“館編件號”。歸檔章的選擇項目

機構(gòu)為選擇項目。

機構(gòu)；按照分類方案，填寫作為分類方案類目名稱的機構(gòu)名稱。機構(gòu)名稱太長，可使用規(guī)范的簡稱。歸檔章的填寫方法：填寫歸檔章項目時，應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料。歸檔章中有些項目比較固定，如全宗號、保管期限、機構(gòu)等，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進行加蓋。

歸檔章的格式

歸檔章的格式，長45mm，寬16mm，分為均勻的6格，各項在歸檔章的位置不得打亂蓋歸檔章的位置

歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。機關(guān)收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，在其上加蓋歸檔章。文件首頁確無蓋章位置或重要文件必須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章以不壓文件字跡為宜，也不宜與批示文字或收文章交叉第七步：編寫歸檔文件目錄歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

編目應(yīng)以“件”為單位進行，在目錄中一件也體現(xiàn)為一條條目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。多機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只對本機關(guān)編目，無本機關(guān)的只對第一責(zé)任者編目。

歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注頁

件號：在機關(guān)檔案部門整理歸檔編制目錄時，件號是指室編件號，室編件號以求與檔案室整理體系相吻合。

責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人。責(zé)任者可以是一個機關(guān)或機關(guān)內(nèi)部的一個機構(gòu)，也可以是幾個機關(guān)，或者是一個人或若干人。填寫此項時一般應(yīng)用全稱或通用的簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的簡稱。

文號：文件的發(fā)文字號。填寫時照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略。如填寫不下可回行填寫。

題名：文件標(biāo)題。文件一般只有一個題名（正題名），填寫目錄題名時應(yīng)照實抄錄。在正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無須抄錄。沒有題名，或題名含義不清時，可根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充標(biāo)題，并在新擬或補充標(biāo)題之外加“[]”

號填寫在目錄中。

日期：文件的形成日期。具體填寫日期項時應(yīng)以8為阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。為避免日期項占用的列寬過長，影響其他項目的填寫，可將表示月日的數(shù)字回行填寫，即填寫為兩行，如20090805。

頁數(shù)。頁數(shù)填寫一件文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。大張的文件或圖表所疊后，仍按未折疊前的頁面計算頁數(shù)。

備注：注釋文件需說明的情況。

歸檔文件目錄的格式，按《實施細(xì)則》規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬297mm×210mm）歸檔文件目錄一律打印一式兩份。分別單獨裝訂成冊，形成歸檔文件目錄，以便移交檔案館和留存辦單位檔案部門查閱使用。

歸檔文件目錄應(yīng)單獨裝訂成冊并編制封面。目錄編制成冊的方式，按保管期限分別裝訂成冊，每本目錄中用口取紙來區(qū)分不同年度或機構(gòu)，或者在目錄表格的右肩上標(biāo)注年度或機構(gòu)名稱來加以區(qū)分。歸檔文件目錄的封面格式：目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)等項。其中全宗名稱欄填寫立檔單位的全稱或規(guī)范化的簡稱。封面用紙幅面尺寸統(tǒng)一為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。注意：▲文號要用半角中括號▲責(zé)任者稱呼前后要統(tǒng)一▲批復(fù)后要標(biāo)注（附請示）▲按時間排序▲任免中如本單位同志未在題名中，應(yīng)用（）標(biāo)出▲會議材料各為一件，不能合訂成一件▲報表要標(biāo)識所屬年度▲標(biāo)題重擬要用[]▲責(zé)任書、合同、協(xié)議的責(zé)任者應(yīng)兩個以上▲責(zé)任者要填寫正確▲不屬于歸檔年度的應(yīng)歸入相應(yīng)的歸檔年度

歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1昌吉州檔案局昌檔發(fā)[2005]1號關(guān)于下達(dá)2005年工作任務(wù)的通知20050112826歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄*全宗名稱*年度*保管期限*機構(gòu)（問題）第八步：歸檔文件的裝盒將歸檔文件按照室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及