公文管理工作學(xué)習(xí)與交流

蒙東能源辦公室二○一二年四月二十四日公文管理工作學(xué)習(xí)與交流第一部分公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)第二部分常見(jiàn)問(wèn)題分析第一部分公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)一、公文的定義、原則、作用、特點(diǎn)

定義：

公司公文（包括電報(bào)），是公司在管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布規(guī)章和措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，安排生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，布置和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。原則：1.公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。2.公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。作用：指揮策令、行為規(guī)范、宣傳教育、傳遞信息、聯(lián)系公務(wù)、憑證記載。特點(diǎn)：具有法定的作者；有法定的權(quán)威性和約束力；具有較強(qiáng)的政治性和政策性；具有很強(qiáng)的針對(duì)性和時(shí)效性；具有規(guī)范的體例格式；具有特定的處理程序。二、行政公文版式

（一）A4型公文用紙頁(yè)邊距及版心的尺寸

（二）下行文的標(biāo)準(zhǔn)版式

（三）上行文的標(biāo)準(zhǔn)版式

（四）聯(lián)合行文公文的末頁(yè)版式

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文單位簡(jiǎn)稱(chēng)和業(yè)務(wù)部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)組成。附件：1.×××××××××××

×××

2.×××××××××××

×××

注：正文中標(biāo)識(shí)附件的名稱(chēng)一定要與附件中的標(biāo)題完全一致、一字不差。

成文日期右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

（聯(lián)系人及電話：姓名×××

）聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。主題詞：為黑體三號(hào)；詞目為宋體三號(hào)，詞目間空1字，即兩個(gè)空格。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)（可用簡(jiǎn)稱(chēng)）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超過(guò)版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。三、公文的寫(xiě)作（一）文種（二）標(biāo)題（三）主送單位、抄送單位（四）正文（五）版記（一）文種1.按照國(guó)務(wù)院辦公廳2000年印發(fā)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，行政機(jī)關(guān)公文種類(lèi)具體包括命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13類(lèi)。2.按照中共中央辦公廳1996年印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)公文種類(lèi)具體包括決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要14類(lèi)。3.我們經(jīng)常用的有9種，即決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。同級(jí)單位、不相隸屬單位平行文蒙東能源公司所屬單位所屬單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、下屬單位上行文下行文請(qǐng)示報(bào)告決定批復(fù)通知意見(jiàn)通報(bào)會(huì)議紀(jì)要函如何按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定文種（二）標(biāo)題發(fā)文單位+事由+文種發(fā)文單位可以省略，但以下兩種情況不可以省略1.黨的機(jī)關(guān)發(fā)文單位不省略2.重要文件發(fā)文單位不省略例如：

《蒙東能源關(guān)于×××的通知》，蒙東能源是可以省略的，但經(jīng)常有單位標(biāo)題為《關(guān)于××公司（發(fā)文單位）×××的請(qǐng)示》，這是不規(guī)范的，不能把關(guān)于放到公司的前面。標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。特殊情況：1.具有特定含義的，比如“六五普法”等用引號(hào)；2.公文標(biāo)題中某一部分內(nèi)容需要注釋或說(shuō)明的可以用小括號(hào)，用的比較多的像（征求意見(jiàn)稿）、（試行）、（草案）等；3.姓名或單位之間可以用頓號(hào)“、”，也可以用空格。多層轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題寫(xiě)法省略法、替代法、直轉(zhuǎn)法1.省略法即把所有的書(shū)名號(hào)打開(kāi)，把關(guān)于、轉(zhuǎn)發(fā)、通知等進(jìn)行刪減，行成邏輯通順的標(biāo)題。例如：

《××集團(tuán)公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)資委〈關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈財(cái)政部關(guān)于2004年×××工作有關(guān)問(wèn)題的通知〉的通知〉的通知》《××集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)資委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部2004年×××工作有關(guān)問(wèn)通知的通知》2.替代法即文件為本單位布置一項(xiàng)工作，把上級(jí)單位文件作為附件。例如：

《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××集團(tuán)公司〈關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈關(guān)于組織推薦申報(bào)中企聯(lián)組織的2006年度全國(guó)企業(yè)信息化典型示范單位、集體、個(gè)人的通知〉的通知〉的通知》《關(guān)于組織推薦申報(bào)2006年度全國(guó)企業(yè)信息化典型示范單位、集體、個(gè)人的通知》3.直轉(zhuǎn)法如二級(jí)單位轉(zhuǎn)發(fā)一級(jí)單位文件時(shí)沒(méi)有意見(jiàn)，三級(jí)單位即可以直接轉(zhuǎn)發(fā)一級(jí)單位文件；如二級(jí)單位有意見(jiàn)時(shí)，三級(jí)單位必須轉(zhuǎn)發(fā)二級(jí)單位文件。例如：

《××集團(tuán)公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)資委〈關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈財(cái)政部關(guān)于2004年×××工作有關(guān)問(wèn)題的通知〉的通知〉的通知》《××集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)〈財(cái)政部關(guān)于2004年×××工作有關(guān)問(wèn)題的通知〉的通知》標(biāo)題在回行時(shí)一定要保持詞義的完整。例如：關(guān)于表彰公司2010年度和2011年度辦公室工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人的決定關(guān)于表彰公司2010年度和2011年度辦公室工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人的決定×（三）主送、抄送單位主送單位：主辦單位抄送單位：除主送單位外需執(zhí)行或知曉公文的其他單位均應(yīng)用全稱(chēng)、標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)例如：全稱(chēng)：中電投蒙東能源集團(tuán)有限責(zé)任公司簡(jiǎn)稱(chēng)：蒙東能源當(dāng)主送為統(tǒng)稱(chēng)如“各發(fā)電企業(yè)”、“各有關(guān)單位”時(shí)應(yīng)將單位明細(xì)作為附件附后，但當(dāng)統(tǒng)稱(chēng)為“所屬各單位”時(shí)則不需要。有的部門(mén)或單位將文件抄送給本部門(mén)或單位，是不規(guī)范的。（四）正文主要講解請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法請(qǐng)示主要有請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示、請(qǐng)求解決問(wèn)題的請(qǐng)示、請(qǐng)求指示的請(qǐng)示等。

報(bào)告主要有工作報(bào)告、答復(fù)上級(jí)單位詢(xún)問(wèn)和交辦事項(xiàng)的報(bào)告、反映情況的報(bào)告等。注：行政公文沒(méi)有建議性的報(bào)告，黨的公文可以寫(xiě)建議性的報(bào)告。請(qǐng)示1）請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示××公司關(guān)于×××（事由）的請(qǐng)示××××（主送單位）：為了×××××（目的），根據(jù)××××××（依據(jù)），我單位擬×××××（意圖主旨）?，F(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下：一、××××（基本情況）。二、××××（請(qǐng)示事項(xiàng)的必要性和可行性及其意義）。三、××××××（具體方案和請(qǐng)示事項(xiàng)）。妥否，請(qǐng)批示。（印章）

××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）2）請(qǐng)求解決問(wèn)題的請(qǐng)示××公司關(guān)于請(qǐng)求協(xié)調(diào)解決××××××問(wèn)題的請(qǐng)示××××（主送單位）：目前，我公司×××××（遇到的問(wèn)題或困難）。為了×××××（目的），根據(jù)×××××（依據(jù)），現(xiàn)就××××××（意圖主旨）請(qǐng)示如下：一、×××××（問(wèn)題的由來(lái)）。二、××××××（問(wèn)題的不利影響）。三、××××××（解決問(wèn)題的積極意見(jiàn)）。四、×××××××（請(qǐng)示內(nèi)容，即請(qǐng)求協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題及解決問(wèn)題的有關(guān)建議）。妥否，請(qǐng)批示。（印章）

××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）3）請(qǐng)求指示的請(qǐng)示××××公司關(guān)于××××問(wèn)題的請(qǐng)示××××（主送單位）：近日，××××（在某項(xiàng)工作進(jìn)行中遇到××××××××問(wèn)題）?，F(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題請(qǐng)示如下：一、××××（有關(guān)情況）。二、××××（遇到的問(wèn)題）。三、××××（請(qǐng)示內(nèi)容，即懇請(qǐng)上級(jí)單位對(duì)××××問(wèn)題作出指示）。妥否，請(qǐng)批示。（印章）

××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）報(bào)告1）工作報(bào)告××××單位關(guān)于×××工作情況的報(bào)告××××（主送單位）：根據(jù)××××××要求（或××××以來(lái)），我們××××××（概述工作背景或基本情況），對(duì)××××××工作進(jìn)行了認(rèn)真總結(jié)。現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：一、××××××（工作基本情況）。二、××××××（主要做法和成績(jī)，包括采取的方法、措施和產(chǎn)生的效果）。三、××××××（存在的問(wèn)題，以及擬采取的對(duì)策措施）。四、××××××（下一步工作安排和思路）。（印章）

××××年×月×日2）答復(fù)上級(jí)單位詢(xún)問(wèn)和交辦事項(xiàng)的報(bào)告××××（單位）關(guān)于×××××有關(guān)情況的報(bào)告××××（主送單位）：根據(jù)××××要求（或根據(jù)××××批示精神，或根據(jù)轉(zhuǎn)來(lái)的《×××××》要求），我們對(duì)×××××情況進(jìn)行了認(rèn)真研究（或我們對(duì)××××問(wèn)題進(jìn)行了調(diào)查核實(shí)）?，F(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：一、××××××（事件的過(guò)程、原因等）。二、××××××（經(jīng)調(diào)查核實(shí)的情況或處理的依據(jù)、結(jié)果等）。三、××××××（下一步擬采取的措施）。特此報(bào)告（印章）

××××年×月×日3）反映情況的報(bào)告(一般為緊急報(bào)告)××××（單位）關(guān)于××××××有關(guān)情況的報(bào)告××××（主送單位）：

××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述“報(bào)告”反映情況的產(chǎn)生緣由、情況和問(wèn)題）。為了××××××（目的），現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：一、×××××（情況過(guò)程和最新事態(tài)）。二、×××××（原因及后果分析）。三、×××××（已采取的措施及作用）。四、×××××（下一步擬采取的措施）。五、××××××××（需引起上級(jí)單位重視或關(guān)注的問(wèn)題）。（印章）

××××年×月×日請(qǐng)示與報(bào)告的主要區(qū)別請(qǐng)示報(bào)告從行文功能看請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示和解決問(wèn)題。匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)。從處理方式看屬辦件，需辦理、批復(fù)。屬閱件，可不回復(fù)。從時(shí)限來(lái)看應(yīng)在事前行文。主要是反饋辦理結(jié)果或報(bào)告有關(guān)情況，一般是事后報(bào)告。從行文特點(diǎn)看單一性、時(shí)效性和隸屬性。要求體現(xiàn)陳述性和廣泛性。會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要的含義根據(jù)會(huì)議的主要精神和會(huì)議記錄，對(duì)會(huì)議的重要內(nèi)容、決定事項(xiàng)、主要觀點(diǎn)和結(jié)論進(jìn)行整理而形成的一種紀(jì)實(shí)性、指導(dǎo)性的公文。會(huì)議紀(jì)要的意義向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況；要求下級(jí)貫徹執(zhí)行會(huì)議議定事項(xiàng)；備考備查、歷史憑證。會(huì)議紀(jì)要的行文方式1.作用一個(gè)文種行文，例如關(guān)于×××的會(huì)議紀(jì)要；2.以通知為載體印發(fā)會(huì)議紀(jì)要；3.以特定格式印發(fā)，紅頭即會(huì)議紀(jì)要。注：1.作為特定格式印發(fā)的會(huì)議紀(jì)要不蓋章。

2.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文字號(hào)可以第×期、〔2012〕

×號(hào)、〔2012〕第

×次都是可以的。

3.會(huì)議紀(jì)要可有標(biāo)題、可無(wú)標(biāo)題××××××?xí)h紀(jì)要

〔2012〕××號(hào)

××××（制發(fā)單位）××××年×月×日×

××××××?xí)h紀(jì)要

××××年×月×日，×××同志主持召開(kāi)了××××××?xí)h，×××、×××等同志（領(lǐng)導(dǎo)）參加了會(huì)議?！痢痢镣緜鬟_(dá)了××精神，通報(bào)了××××××有關(guān)工作情況，并作了重要講話；會(huì)議聽(tīng)取了×××關(guān)于××××工作情況匯報(bào)，討論了××××××；審議了《××××××》等×項(xiàng)××××××。會(huì)議認(rèn)為，××××××。會(huì)議強(qiáng)調(diào)，××××××。會(huì)議指出，××××××。會(huì)議經(jīng)過(guò)審議，議定以下事項(xiàng)：

××××××（例如：會(huì)議根據(jù)××××××，審議并原則通過(guò)了《××××××》、《××××××》等，并責(zé)成×××根據(jù)與會(huì)同志提出的修改意見(jiàn)作進(jìn)一步完善，按程序報(bào)批后下發(fā)；會(huì)議還根據(jù)××××××要求，就解決×××等問(wèn)題提出了意見(jiàn)······）參會(huì)人員：×××（五）版記主題詞由三部分組成：類(lèi)別詞、類(lèi)屬詞、文種一共不超過(guò)六個(gè)詞，最后一個(gè)詞一定要是文種。個(gè)別部門(mén)文件最后一個(gè)詞不是文種而是標(biāo)題中的其他詞，是不規(guī)范的。正文中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤的兩處：1.引用文件時(shí)一定要先引用文件標(biāo)題再引用文號(hào)，標(biāo)準(zhǔn)格式為“《××××××》（×××〔×××〕××號(hào)）”2.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、××××××××××××（一）×××××××××××1.×××××××××××××（1）××××××××××××當(dāng)結(jié)構(gòu)層次只有兩層時(shí)可以一、×××××1.×××××注意1后面是“.”而不是“、”3.文件中經(jīng)常用錯(cuò)的幾個(gè)詞語(yǔ)正確錯(cuò)誤其他其它截至截止（應(yīng)為截止到）

1-4月1-4月份（某一個(gè)月時(shí)用月份，如4月份）文件匯編管理的要求1.絕密級(jí)文件（密碼電報(bào)）不得匯編2.機(jī)密、秘密級(jí)文件需匯編的，應(yīng)征得發(fā)文機(jī)關(guān)同意3.文件匯編本的密級(jí)按編入文件的最高密級(jí)標(biāo)注，發(fā)送范圍按編入文件的最高發(fā)布層次。行政公文與黨的文件的主要區(qū)別1.行政公文成文日期為漢字小寫(xiě)，黨的公文成文成文日期為阿拉伯?dāng)?shù)字。2.行政公文成文日期上蓋章無(wú)落款，黨的公文有落款。3.上行文附注部分，行政公文為聯(lián)系人及電話；黨的公文附注為公文的發(fā)文層次。4.行政公文一般沒(méi)有建議性的報(bào)告，而黨的公文是可以寫(xiě)建議性的報(bào)告。第二部分常見(jiàn)問(wèn)題分析擬稿部門(mén)需要填寫(xiě)的是1.擬稿人、擬稿人聯(lián)系電話2.文件標(biāo)題、附件名稱(chēng)3.主送機(jī)關(guān)（全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)）4.抄送機(jī)關(guān)（全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)）、無(wú)抄送機(jī)關(guān)寫(xiě)明“無(wú)”1.上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm2.發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行3.發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字主送機(jī)關(guān)應(yīng)為全稱(chēng)或標(biāo)