淺析新時期農(nóng)業(yè)科研檔案價值實現(xiàn)途徑-檔案管理論文

5/5淺析新時期農(nóng)業(yè)科研檔案價值實現(xiàn)途徑-檔案管理論文

2023年9月11日，國家檔案局和科技部發(fā)布第15號令，公布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）?！兑?guī)定》的公布，是全面加強(qiáng)科研檔案工作的一項重大舉措，旨在促進(jìn)科研檔案更好地為科技創(chuàng)新服務(wù)。農(nóng)業(yè)科研檔案作為我國科研檔案的重要組成部分，為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展提供了重要服務(wù)支撐。新時期農(nóng)業(yè)領(lǐng)域的關(guān)鍵共性技術(shù)、前沿引領(lǐng)技術(shù)、現(xiàn)代工程技術(shù)、顛覆性技術(shù)的創(chuàng)新研究日益加強(qiáng)，同時，農(nóng)業(yè)科研檔案的利用參考價值越來越突出。如何進(jìn)一步實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案價值最大化，值得深入探討。

1新時期農(nóng)業(yè)科研檔案的價值

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實物。農(nóng)業(yè)科研檔案要加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，確保充分發(fā)揮應(yīng)有價值。

1.1農(nóng)業(yè)科研檔案是培訓(xùn)"三農(nóng)'隊伍的"教材庫'

黨的十九大報告指出，"培養(yǎng)造就一支懂農(nóng)業(yè)、愛農(nóng)村、愛農(nóng)民的三農(nóng)工作隊伍'，作為擁有農(nóng)業(yè)科技資源的科研院所，無疑要承擔(dān)培養(yǎng)造就"三農(nóng)'工作隊伍主力軍的責(zé)任。通過對農(nóng)業(yè)科研檔案的深入梳理、編研，形成課件、技術(shù)手冊、品種介紹匯編、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程匯編等形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教材，為科研同行、推廣人員、技術(shù)能手提升業(yè)務(wù)水平和工作能力發(fā)揮作用。

1.2農(nóng)業(yè)科研檔案是凝練學(xué)術(shù)水平的"成果庫'

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的歷史記錄。它匯集了農(nóng)業(yè)科研工作中所形成的寶貴理論、方法和技能，是凝聚科研人員心血、汗水和智慧的成果寶庫?？萍既藛T申報成果時，在組織成果內(nèi)容、梳理技術(shù)路線和提煉創(chuàng)新點等方面，能夠通過參考農(nóng)業(yè)科研檔案來提升成果的創(chuàng)新性和系統(tǒng)性，提高科研成果的申報水平、獲獎級別和成功率。

1.3農(nóng)業(yè)科研檔案是反映創(chuàng)新過程的"資料庫'

農(nóng)業(yè)科研檔案真實記錄了科研實施的全過程，科研人員的所有工作內(nèi)容都體現(xiàn)在了科研檔案中，項目管理部門通過查閱科研檔案，可以系統(tǒng)全面了解項目承擔(dān)單位在項目實施過程中是否遵守了項目任務(wù)合同，是否完成了項目規(guī)定任務(wù)，完成任務(wù)的質(zhì)量如何，為項目通過驗收提供依據(jù)。

1.4農(nóng)業(yè)科研檔案是啟發(fā)科研設(shè)想的"項目庫'

目前，農(nóng)業(yè)科研院所瞄準(zhǔn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的戰(zhàn)略性、關(guān)鍵性、前瞻性重大科學(xué)技術(shù)難題，逐漸將研究任務(wù)聚集到明確的創(chuàng)新方向上，農(nóng)業(yè)科研工作的繼承性和連續(xù)性更加明顯。農(nóng)業(yè)科研檔案是科技持續(xù)創(chuàng)新的重要資料源，科研人員在申報新課題前，可以通過查閱科研檔案來借鑒已有的科研成果，啟發(fā)科研思路，進(jìn)一步優(yōu)化調(diào)整研究方向。

2新時期農(nóng)業(yè)科研檔案價值實現(xiàn)存在的問題

2.1檔案供給內(nèi)容與需求內(nèi)容不匹配

"十三五'以來，我國現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新迅猛發(fā)展，科研工作對檔案的需求內(nèi)容越來越豐富多樣。在對申報書、任務(wù)書、年度工作總結(jié)、調(diào)查數(shù)據(jù)等重點材料有所需求的同時，對聲像檔案、電子檔案、實物檔案等的需求也逐漸增多。但在檔案供給中，有的重要材料歸檔不齊全、不完整；聲像檔案、電子檔案、實物檔案數(shù)量偏少，室藏檔案結(jié)構(gòu)不合理。由此造成零供給或供給內(nèi)容單一，與需求內(nèi)容不匹配。

2.2檔案供給層面與需求層面不匹配

人們對現(xiàn)代信息質(zhì)量的需求正在不斷提升，需要簡單信息產(chǎn)品較少，需要深層信息產(chǎn)品較多。利用者不滿足于簡單查閱、低端匯編、初級利用的層面，更加需要經(jīng)過分析研究、綜合加工、深度開發(fā)的高端檔案衍生產(chǎn)品。但目前農(nóng)業(yè)科研院所檔案開發(fā)利用工作不深入，初級產(chǎn)品多，加工產(chǎn)品少，切合利用者需求的專題編研更少，供給信息低端，由此造成供給層面與需求層面不匹配。

2.3檔案供給方式與需求方式不匹配

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用，檔案信息服務(wù)不再受時間和空間的限制，在線查閱和離線查閱需求增多，利用者希望通過主動快捷的"一站式'服務(wù)得到所需信息。但目前農(nóng)業(yè)科研院所的檔案服務(wù)意識還不到位，坐等上門服務(wù)多，主動送信息服務(wù)少，實體查閱供給多，利用網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)等技術(shù)全方位的信息服務(wù)少，由此造成供給方式與需求方式不匹配。

3新時期農(nóng)業(yè)科研檔案價值的實現(xiàn)途徑

3.1豐富檔案供給內(nèi)容收集歸檔是檔案工作的起點，是基礎(chǔ)的基礎(chǔ)，是檔案價值得以實現(xiàn)的前提。1）發(fā)揮兼職檔案員作用。利用他們熟悉本課題組研究工作特點的優(yōu)勢，重點加強(qiáng)申報書、計劃任務(wù)書、年度工作報告、驗收材料、成果材料等與今后長期立項研究密切相關(guān)的文件收集，同時要加強(qiáng)聲像檔案、實物檔案、原始數(shù)據(jù)檔案等的收集，確保檔案齊全完整。

2）建立檔案歸檔考核機(jī)制。為加強(qiáng)檔案材料收集歸檔齊全完整，要制定適合本單位實際的考核措施?？蒲袡n案管理作為科研管理的重要組成部分，要納入科技人員的崗位責(zé)任制，納入年度考核等各項管理中。在評價科研成果、驗收在研項目、申報新項目時，先由科研管理人員查驗課題檔案材料是否齊全完整，對歸檔不齊全完整的課題組要求限期整改。若整改工作不到位，不允許進(jìn)行成果評價、不通過項目驗收、不準(zhǔn)申報新項目。

3.2擴(kuò)大檔案供給層面編研工作是檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段。把分散零碎的檔案信息，按照一定的專題進(jìn)行整理、歸納、摘錄、綜合，通過編寫二、三次文獻(xiàn)，轉(zhuǎn)變?yōu)樾蛄谢臏?zhǔn)確系統(tǒng)信息，如重要文件匯編、科技成果匯編、研究課題匯編、項目計劃任務(wù)書匯編、科技年鑒、科研工作大事記等，滿足科技人員對專指性、濃縮性、系統(tǒng)性的檔案信息需求。

1）增強(qiáng)編研成果針對性。加強(qiáng)科研檔案利用效果反饋工作，注重掌握利用者的需求規(guī)律，為形成專題編研工作提供風(fēng)向標(biāo)。首先，將檔案利用效果的信息反饋工作制度化，明確反饋利用效果是檔案人員和利用人員的共同責(zé)任和共同義務(wù)。其次，重視檔案利用效果的規(guī)范登記和追蹤，在利用效果登記時，利用人員要盡量全面詳盡，檔案人員要細(xì)心核查，根據(jù)利用人員填寫的登記信息，進(jìn)一步判別，對重要信息向利用人員或所在部門兼職檔案員追蹤了解，掌握其利用目的和效果。最后，對反饋收集的利用信息進(jìn)行整理、統(tǒng)計、分析，探尋檔案利用規(guī)律，獲得精準(zhǔn)利用需求，為編制多形式的成果打基礎(chǔ)。

2）實現(xiàn)編研主體多元化。運(yùn)用合作思維，共同完成編研工作。單純的檔案人員進(jìn)行檔案編研，雖然其通過多種方式力求編研成果的方向性準(zhǔn)確，但由于其缺乏農(nóng)業(yè)科研專業(yè)技能，導(dǎo)致編研內(nèi)容的突出性和深刻性不夠。這就需要實現(xiàn)檔案編研主體的多元化，組織檔案人員、科研人員、科研管理人員形成編研聯(lián)合體，共同確定本單位的檔案編研方向和內(nèi)容，確保檔案編研工作方向不偏離需求，檔案編研成果內(nèi)容不偏離需求。

3）培育檔案開發(fā)研究隊伍。在檔案編研過程中，科研人員和科研管理人員的參與，能夠增強(qiáng)編研成果的突出性和深刻性。但由于科研人員和科研管理人員的科研任務(wù)和科研管理任務(wù)量大，對檔案編研工作相對重視不夠，因此，可設(shè)立成果宣傳獎，對積極參與新成果、新技術(shù)檔案編研工作的科研人員和科研管理人員進(jìn)行獎勵。同時，要增強(qiáng)檔案人員開發(fā)檔案信息的能力，檔案人員不僅要更新檔案管理知識，更要學(xué)習(xí)單位主體業(yè)務(wù)知識，只有這樣，才能對檔案信息進(jìn)行深層開發(fā)，才能提供高質(zhì)量的檔案編研成果。

3.3拓展檔案供給方式檔案人員要充分意識到科研檔案的支撐性和服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。運(yùn)用主動思維，主動謀劃、主動介入，找到科研檔案服務(wù)工作與大局工作的最佳契合點。運(yùn)用先行思維，提前考慮、提前行動，找到科研檔案服務(wù)工作與大局工作的最佳切入點。運(yùn)用"互聯(lián)網(wǎng)+'思維，改進(jìn)按部就班實體查閱原始檔案服務(wù)方式，讓檔案信息通過新媒體傳播更具時效性、交互性、共享性。

1）強(qiáng)化主動服務(wù)和超前服務(wù)。倡導(dǎo)參與性的信息服務(wù)，檔案人員要積極主動爭取，參與相關(guān)工作的研究和開展，把檔案信息及時服務(wù)到相關(guān)工作中，使檔案信息不失時機(jī)地實現(xiàn)最大價值。另外，單位的全局性中心工作、重點問題和重大事件要邀請檔案人員參與，如參加或列席重要工作的籌備會、調(diào)度會、驗收會、總結(jié)會等，便于檔案人員做好相關(guān)的檔案利用籌備工作，更充分地為單位中心工作服務(wù)。

在超前服務(wù)方面，檔案人員要深入各研究項目組調(diào)查，通過當(dāng)面咨詢、電話溝通、書面調(diào)查、小型座談等方式，尋找最佳的利用時機(jī)，尋求超前服務(wù)機(jī)會，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，實現(xiàn)檔案服務(wù)信息的超前供給。

2）拓寬檔案利用渠道。要多形式、多