各門類文件材料管理職責(zé)與要求

公司各門類文件材料管理職責(zé)與要求序號檔案類別管理職責(zé)管理要求歸檔格式歸檔時間（要求）歸檔部門主管部門業(yè)務(wù)部門1企業(yè)管理類（A）辦公室所有業(yè)務(wù)部門1.業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。2.歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案可適當(dāng)增加份數(shù)。3.歸檔文件目錄紙質(zhì)版經(jīng)移交部門和接收部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，與電子版文件目錄一并移交?！坝谰谩北４嫖募铓w檔紙質(zhì)+電子版原文；保存“30年”、“10年”文件材料可僅歸檔電子版原文應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。2工程項目類（E）辦公室技術(shù)質(zhì)量部商務(wù)合約部工程管理部其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門主管部門應(yīng)負(fù)責(zé)已竣工項目檔案驗收審核工作（檔案管理部門協(xié)同）。檔案工作主管部門應(yīng)在項目開工前與基層項目部進(jìn)行歸檔工作交底。應(yīng)將檔案管理責(zé)任納入項目經(jīng)理部績效考核，檔案驗收合格并辦理項目資料移交書后方可兌現(xiàn)績效獎金。歸檔文件應(yīng)真實反映項目實際情況，并與工程進(jìn)度同步形成、收集和整理。紙質(zhì)版+電子版原文項目竣工后6個月內(nèi)內(nèi)完成工程檔案移交，其中中國建筑核心檔案類移交總公司檔案室；錄入至中國建筑檔案管理信息系統(tǒng)中信息實時錄入完成。3科研開發(fā)類辦公室技術(shù)質(zhì)量部其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.科研開發(fā)項目組負(fù)責(zé)科研開發(fā)文件的收集、整理和移交工作，應(yīng)明確檔案管理責(zé)任。2.應(yīng)將檔案管理責(zé)任納入科研開發(fā)項目組績效考核，檔案驗收合格后方可兌現(xiàn)績效獎金。3.主管部門應(yīng)負(fù)責(zé)已竣工項目檔案驗收審核工作（檔案管理部門協(xié)同）。4.負(fù)責(zé)科技檔案管理的責(zé)任人還應(yīng)按國家要求做好“四參加工作”，即協(xié)同相關(guān)主管部門參加工程竣工驗收、科研成果鑒定、設(shè)備開箱和產(chǎn)品試制定型，對應(yīng)歸檔的科技文件資料及時進(jìn)行同步檢查、指導(dǎo)和驗收。紙質(zhì)版+電子版原文應(yīng)于科研開發(fā)項目完成后3個月內(nèi)移交檔案部門。4房地產(chǎn)（基本建設(shè)）項目類（G）辦公室房地產(chǎn)（基本建設(shè)）項目公司/或相關(guān)業(yè)務(wù)部門其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.項目公司應(yīng)建立檔案管理責(zé)任體系，明確項目經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門、具體人員的管理職責(zé)。2.歸檔文件劃分為a類和b類。a類文件系指需移交城建檔案館的文件，具體范圍參照建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范（GB/T50328-2014）及地方城建檔案館要求。b類文件系指為不需移交城建檔案館的文件，營銷管理和商業(yè)管理為b類，項目綜合、工程監(jiān)理、工程施工、竣工驗收4類文件劃分為a類和b類。3.房地產(chǎn)的買賣、繼承等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻蓋、擴(kuò)建等不斷轉(zhuǎn)移和變更中時，應(yīng)不斷地補(bǔ)充新文件，確保檔案的真實性和連續(xù)性。紙質(zhì)版+電子版原文營銷管理類在項目最后一次開盤后3個月內(nèi)；商業(yè)管理類在房產(chǎn)出售或出租后3個月內(nèi)；其他類別在工程竣工驗收后3個月內(nèi)。5設(shè)備儀器類（H）辦公室商務(wù)合約部辦公室其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.檔案人員應(yīng)參與設(shè)備進(jìn)場開箱驗收。2.設(shè)備儀器驗收完畢和進(jìn)口設(shè)備索賠期滿后，應(yīng)及時收集整理歸檔文件。3.設(shè)備轉(zhuǎn)讓、賣出時，檔案同時轉(zhuǎn)出，并備案說明。4.設(shè)備報廢后，檔案同時銷毀。紙質(zhì)版+電子版（如有）原文設(shè)備儀器驗收完畢投入使用后2個月內(nèi)，若為引進(jìn)設(shè)備儀器，應(yīng)在索賠期滿后2個月內(nèi)。6會計檔案（I）辦公室、財務(wù)資金部財務(wù)資金部其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門執(zhí)行中國建筑總部財務(wù)部會計檔案管理相關(guān)規(guī)定。紙質(zhì)版+電子版（如有）原文原則上各單位會計管理部門形成的會計檔案按要求臨時保管一年后，應(yīng)移交所在單位檔案部門保管，因特殊情況可延長臨時保管期限，但最長不超過3年。7人事檔案類(J)執(zhí)行中國建筑人事檔案管理相關(guān)規(guī)定8產(chǎn)品生產(chǎn)類（K）辦公室產(chǎn)品生產(chǎn)管理部門其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門同工程項目類紙質(zhì)版+電子版原文+有保存價值的實物按生產(chǎn)進(jìn)度階段性歸檔9審計檔案類（S）辦公室紀(jì)檢監(jiān)察審計部紀(jì)檢監(jiān)察審計部被審計部門或單位1.全系統(tǒng)審計類檔案實行相對集中統(tǒng)一管理機(jī)制。2.保密類審計檔案保存為紙質(zhì)版，由被審計項目所在審計部門移交公司檔案室，按照保密文件管理要求進(jìn)行管理。其余審計類文件原則上均保存為電子文件格式，由總部審計局負(fù)責(zé)歸檔至中國建筑檔案管理信息系統(tǒng)并管理。紙質(zhì)版+電子版（如有）原文同企業(yè)管理類（第二年6月底前向檔案部門移交）。10其他檔案類（Q）信用檔案類（Q1）辦公室所有部門1.檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)本部門應(yīng)歸檔文件的收集、整理和移交工作。2.根據(jù)信用檔案的關(guān)聯(lián)性，同一事項不同載體（文件、證書、獎杯）的資料應(yīng)收集齊全完整，并標(biāo)注互見號。紙質(zhì)版+電子版原文+實物即時歸檔。聲像檔案類（Q2）1.反映同一問題或事由的若干張照片應(yīng)按時間或重要程度集中排列。2.按不同載體材料分別排架、保管。紙質(zhì)版+電子版原文活動結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔。電子檔案類（Q3）載體清潔、無劃痕，無病毒；電子資料真實、完整、有效；特殊格式的文件，其相關(guān)軟件、版本、操作手冊等應(yīng)一并完整歸檔。紙質(zhì)版+電子版原文邏輯歸檔可實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照國家行業(yè)規(guī)定及本單位管理要求定期完成。說明：1.管理要求：系指在各部門管理職責(zé)之外，對不同門類檔案管理提出的具體管理要求。2.管理職責(zé)：辦公室：一般情況下，辦公室為各門類檔案的主管部門，負(fù)責(zé)制定本單位各門類檔案管理規(guī)定，監(jiān)督檢查各個類別（電子）文件收集、管理過程的完整性、合規(guī)性，負(fù)責(zé)各門類檔案的驗收、入庫及集中管理利用工作，檔案部門根據(jù)實際情況定期對各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)歸檔文件的收集、整理和移交情況予以通報。財務(wù)部門：與檔案工作主管部門共同主管公司會計類檔案，共同制定統(tǒng)一的會計檔案管理制度，并對各分支機(jī)構(gòu)會計類檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)，分支機(jī)構(gòu)對財務(wù)類檔案按照相關(guān)管理規(guī)定歸檔移交財務(wù)檔案。審計部門：與檔案工作主管部門共同主管公司審計類檔案，共同制定統(tǒng)一的審計類檔案管理制度，對審計類檔案按照相關(guān)管理規(guī)定向公司綜合檔案室移交審計類檔案業(yè)務(wù)主管部門：負(fù)責(zé)協(xié)同檔案工作主管部門指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查本業(yè)務(wù)線產(chǎn)生的文件資料過程管理及歸檔移交工作。工程檔案、科技檔案管理業(yè)務(wù)主管部門需負(fù)責(zé)已竣工（完成）項目檔案驗收審核