《對自己時間的精細化管理》PPT課件分析

如何掌控自己的時間和生命

2012年8月15日

劉霜如何培育自己的意志力？如何聰慧地“奢侈”時間，給自己帶來更多樂趣和收益？如何更加聰慧地工作，獲得更多回報？……

阿蘭·拉金，哈佛大學MBA，世界頂級個人時間管理專家。到目前為止，《如何掌控自己的時間和生活》是時間管理領(lǐng)域最為著名的一本著作，其主要內(nèi)容曾先后為《讀者文摘》、《紐約》雜志以及《大都會》雜志選載刊登。美國前總統(tǒng)比爾·克林頓的感言法學院剛畢業(yè)那會兒，我還是個小伙子，特殊期盼著馬上起先自己的生活。這時，我突發(fā)奇想，把原來想要看的小說和歷史書短暫束之高閣，出去買了本“如何做”一類的書：《如何掌控自己的時間和生命》，作者是阿蘭·拉金。該書的主要觀點是，我們必需開列出自己短期、中期和長期的生活目標，按其重要程度進行分類，例如Ａ組最為重要，Ｂ組次之，Ｃ組第三等等。然后，在每一個目標下列出實現(xiàn)這些目標的具體行動。這本簡裝本我照舊保留著，距今已近30個年頭。我敢確定，這個單子準還埋藏在某個故紙堆中，盡管一時無從查找。然而，那個A組的單子我還真沒遺忘。我要當個好人，娶個好老婆，養(yǎng)幾個好孩子，交幾個好摯友，做個成功的政治家，寫一本了不得的書?！薄悦绹翱偨y(tǒng)比爾·克林頓的回憶錄《我的生活》“讀這本書，是最有價值的時間投資”讀完這本書，你將換來的是…….有效完成自己的工作和學業(yè)，學會區(qū)分重要和不重要的活動擺脫毫無成就的生活，停止拖拉，立刻行動更好地在壓力下工作，精確剛好地完成支配更好地賺錢，更好地利用時間為企業(yè)獲得更多的利潤有更多的時間與家人或朋友在一起有更多的時間去完成你以前因為“沒有時間”而推遲的夢想不再受制于外界因素，學會控制這些因素，使其配合你的個性、人生目標及對于未來的規(guī)劃。一旦學會駕馭自己的時間和生活，你將從生活中獲得更大的自由！最為重要的是它將教會你如何更加聰慧（而不是更加努力地）工作——為什么要學會限制時間奢侈時間就是奢侈生命——它不行逆轉(zhuǎn)，也無法取代。時間就是生命！我們必需學會讓自己利用時間的方式更加符合自己當前的角色。這個世界上根本不存在“沒時間”這回事，而勤奮也不確定有好報。更聰慧地工作，更多享受生活！有效地利用時間是一種人人都可以駕馭的技巧——就像開汽車一樣。多數(shù)人已經(jīng)從這套方法中受益，你也能！你將得到的回報：限制你的生活時間的利用是一件特殊私人、特殊個人化的事情。不同的技巧適合于不同的人群。留意“時間狂”：執(zhí)著于“井井有條”的人；“做得太多”的人；過于關(guān)心時間的人?；貓螅合拗颇愕臅r間以及生活“控制”人是如何做出確定的你是最終的決策者。其他人只能對你利用時間的方式提出建議，卻并不能替你做確定——真正的確定者是你自己。有些要求必需得到滿足。我們必需學會讓自己利用時間的方式更加符合自己當前的角色。決策的困難性：每個人每天都要做出各種各樣的確定；決策的困難性：感性與理性的沖突、短期收益與長期目標的沖突……影響決策的因素習慣其他人的要求躲避心理一時沖動等待理性的確定一時沖動的決定并沒有什么不好。因為習慣、其他人的要求，或者是逃避心理而做出決定并不是一件錯事。但如果你不喜歡自己的某項決定所帶來的結(jié)果，建議你在下次做決定的時候更加理性一些。你完全可以自己做出決定。決策的困難性丁先生手頭上積壓了很多工作。要想把這些工作處理完，他至少須要一個月時間，可管理層卻要求工作積壓量不得超過一個星期。與此同時，丁想出了一套更加先進的流程，可以使處理工作的時間縮短一半，可問題是，實施這套流程須要花費兩個月的時間。他的部門很可能會在這兩個月的時間里遇到大麻煩。新流程不僅可以節(jié)約時間，而且丁的上司每天都可以看到工作的進展狀況，然而假如丁現(xiàn)在就著手實施新流程的話，他就不行能同時抽出時間像以前那樣每天完成同樣的工作量。短期目標優(yōu)點：保證每天都完成一定的工作量缺點：犧牲長期收益優(yōu)點：從長期著眼，實施新的工作流程，一勞永逸缺點：失去眼前的業(yè)績長期收益限制始于規(guī)劃規(guī)劃恒久不嫌多偶然的、為滿足某個特殊目的而進行的規(guī)劃是很有價值的，但也有確定的局限性。在被迫的狀況下進行的規(guī)劃，很可能并不能發(fā)揮出真正價值。限制始于規(guī)劃。規(guī)劃的本質(zhì)是將將來帶到現(xiàn)在，這樣就可以通過現(xiàn)在的行為對將來產(chǎn)生限制。“要是我能夠……的話”“要是我能夠像XX那樣就好了，他似乎總是有時間來處理全部的工作，而且還能夠保持放松，保持快樂?！薄耙俏夷軌蛉プ瞿切┳约赫嬲胱龅氖虑榫秃昧恕薄耙俏夷軌蛳拗啤毕?qū)I(yè)人士學習專業(yè)的攝影師首先會用掉幾卷膠片去進行拍攝。膠片沖洗出來后他會進行細致探討，由于拍了很多張，他最終總能找出一些能夠讓自己滿足的照片。接著他就會走進暗房，考慮如何改進那些效果不錯的照片。他會用很多方法進行試驗，比如剪輯、暴光等，并最終選擇出幾十張令自己特殊滿足的照片。接著他會對這些照片進行進一步檢查，并從中選擇出一張能夠讓自己獲獎的攝影作品。細致規(guī)劃時間的人會反復斟酌自己的支配，漸漸形成一個比較集中的目標對支配中的重要部分進行不斷修改，使內(nèi)涵更豐富；按時檢查支配的執(zhí)行狀況……這一過程中，他們會主動找出其中的問題、錯誤的假設(shè)及遇到的困難等，并必要時隨時修整，越做越好。范例為工作排序規(guī)劃和選擇往往是特殊困難的——你要細致考慮，并且做出相應的確定排序時所遵守的標準不同，你的工作次序支配自然也會不同，而工作次序的變更往往會引起利益上的沖突在全部的規(guī)劃中，無論長、中、短期，都必需：（1）列出一張清單（2）確定優(yōu)先次序ABC排序系統(tǒng)列出清單之后，在最為重視的條目左側(cè)寫上Ａ在一般重要的條目左側(cè)寫上Ｂ在最不重要的條目左側(cè)寫上ＣＡ級條目應當是那些最為重要的活動。所以應當把大部分時間花在Ａ級活動上，然后才是Ｂ級和Ｃ級活動。考慮到每天的時間有限，而且不同條目的緊迫性也不相同，所以你可以對全部級別的條目做進一步細分。ABC只是相對的，完全取決于你的價值標準；你還可以依據(jù)清單上的內(nèi)容來調(diào)整次序支配；優(yōu)先次序還會跟著時間的推移而變更。你原委想從生活中得到什么？人生目標陳述——來自于15000個人的閱歷怎樣發(fā)覺自己真正想做的事情？立刻寫出人生目標，并陳述真正想從生活中得到什么，并向著自己的目標前進，使人生更有意義使生活更有方向，讓你感覺可以限制自己的命運供應明確的測量手段，更好衡量哪些活動才真正有意義，從而更好平衡生活各個方面，削減時間支配的沖突如何陳述人生目標Q1.你的人生目標是什么？Q2.你準備如何度過今后三年？Q3.假如你知道自己六個后將遭遇閃電，你將怎樣度過這六個月？細致斟酌并修改你對以上三個問題的回答，依據(jù)自己的實際狀況做出自己的選擇。怎樣看待自己的答案？分別回答下列幾個問題：目標排序及修訂在人生目標清單上，用一分鐘時間選出三個最重要的人生目標——A級目標，分別為A—1、A—2、A—3。在三年和六個月目標清單中進行同樣的篩選。目標發(fā)生沖突時，確定哪些事情是真正重要的，并相應地設(shè)定優(yōu)先次序。人生目標陳述并不是靜態(tài)的，應當被階段性地不斷加以更新?，F(xiàn)在起先1）針對每個Ａ級目標列出全部可能的活動2）確立相應的優(yōu)先次序，以便選擇當前最有效的活動長期規(guī)劃和目標設(shè)定必需首先進行一系列短期規(guī)劃，確定具體活動。盡量綻開想象，快速寫出盡可能多的答案不要試圖去對自己的想法進行任何評價不要因為擔憂不能完成某項活動而限制自己不要因為怕?lián)斬熑味桓伊谐瞿承┗顒硬灰涯繕撕突顒踊煜罁?jù)A級目標列出相應的活動清單：要求:短期規(guī)劃的修訂“在接下來的七天之內(nèi)，我是否準備要在此項活動上投入至少五分鐘？”在勾掉某項活動的時候，你不確定要給出具體的緣由不要因為某件事情很重要而不情愿刪掉它把清單上的結(jié)果總結(jié)為一張任務(wù)列表。該列表可能會包含十幾項活動，為全部的活動設(shè)定先后次序。在最重要的活動后面寫上A—1，然后依次在其他活動后面寫上A—2，A—3，A—4……確定完次序之后，為每項活動確定最終期限，著手支配完成該活動的具體時間，并立刻記錄下來。刪除不重要的任務(wù)，立刻停止它們！選擇優(yōu)先事項立刻動手假如選擇一項難度較大的活動，建議將其分解為更小的部分，從最簡潔或涉及問題最少、最重視的那一部分起先。選出至少一件你的A級活動，立刻動手！剛起先選擇Ａ級活動的時候，留意選擇那些內(nèi)容較短，而且比較簡潔實現(xiàn)的；日程支配的作用必要的活動、常規(guī)任務(wù)、遺留工作以及意外狀況幾乎會占用人們的全部時間，要想避開這種狀況，你首先須要辨別并停止奢侈時間的活動來擠出更多的時間正是因為沒有時間進行規(guī)劃，才應當抽出時間進行規(guī)劃，這樣才能抽出時間去做自己想做的和真正重要的事情在每天的早晨和晚上進行規(guī)劃。利用每個星期五下午的時間對本周的活動進行回顧，并大致規(guī)劃好下個星期的活動?！罢l有時間來進行規(guī)劃？”為A級活動擠出時間日程支配——給真正重要的活動排出時間為A級活動支配出足夠的時間。每個星期都支配出固定的時間段來完成那些大型的項目橫始終支配A級活動的時間，或者縱向支配A級活動時間千萬不要為了記錄而記錄，別迷信所謂管理時間“最有效的方式”是把每個小時的活動都記錄下來。要有選擇性地記錄自己的時間支配方式，從而最終變更時間管理習慣最主要的規(guī)劃工具之一：變更時間管理方式通過具體地規(guī)劃自己的時間為自己找到更多的空閑。你總是可以找到時間來做那些對自己重要的事情！習慣的力氣是巨大的，實踐證明，人們在做那些習慣性的事情的時候，效率總是很高。培育規(guī)劃的習慣，每天在同樣的時間里做同樣的事情。黃金時間內(nèi)部黃金時間

是一個人精神最為集中的時候。建議把這段時間用來處理自己最為重要的工作。外部黃金時間是指外部資源（通常是人）最為齊備，最能幫助你做出確定，回答你的問題，或者為你供應信息的時候。每個人都會遇到一些意外的狀況，所以在支配日程的時候，確定要給自己留出足夠的彈性。每天至少為自己留出一個小時的空閑時間。如何擠時間當人們過于沉醉于眼前工作時，他們很簡潔遺忘自己真正的目標。此時他們會把大量時間花在那些并不重要的事情上，反而會把那些真正重要的事情拋到一邊。這種行為具有確定的累積性。在工作上投入的時間越多，就會感到越乏累，從而工作的效率就會更低。不要一味追求在工作上投入更多時間，要留意效率，盡量養(yǎng)成在固定時間內(nèi)把工作完成的習慣。解決這個問題的答案在于：假如能夠把工作支配得很好，你就會找到更多時間放松自己，取得更多結(jié)果，并在工作中得到更大樂趣。擠時間的訣竅少干活，多得結(jié)果最大限度地利用過渡時間利用上下班時間利用喝茶的時間利用午餐時間利用等待時間利用睡眠時間最大限度地利用每一分空閑時間事務(wù)清單事務(wù)清單內(nèi)容處于頂級或底端的人都知道列出“事務(wù)清單”的重要性，但二者之間的區(qū)分在于：前者能夠堅持每天都這樣做，而后者卻并非如此要想在有限的時間里完成盡可能多的工作，一個秘訣是每天為自己的任務(wù)列出清單放在身邊，讓它指導每一天的具體工作不要把日常工作都寫到清單上，只列出特殊重要、須要得到特殊提示的工作。當然，別忘了把長期目標中的Ａ級活動列到“事務(wù)清單”上堅持每天列清單清單上的基本內(nèi)容：在紙的頂端寫上“今日事務(wù)”，在下面列出當天想要完成的工作；每當完成一件事情，勾掉清單上相應的內(nèi)容，并隨時補充上新的任務(wù)如何最大限度地利用排序工作次序的設(shè)定尤為重要，它可以：確保不會遺忘某些工作幫助確認自己已經(jīng)完成了全部重要的工作激勵勾掉并不須要的工作提示還有哪些工作須要完成不要為無法完成全部任務(wù)而焦慮你可以首先完成清單上全部的Ａ級活動，然后著手處理Ｂ級活動，最終處理C級活動。多數(shù)狀況下你無法完成全部的任務(wù)。記住，“事務(wù)清單”的目的在于幫助你更好地利用自己的時間，而非做完清單上全部的事情。“如何做更多重要的事情？”通過完成更多的Ａ級活動，并盡量削減Ｃ級活動的時間，你所取得的成就會發(fā)生結(jié)構(gòu)上的變更！有些事做了不如不做要想保證有足夠的時間完成Ａ級活動，一個最好的方式是盡量削減那些Ｃ級活動的時間。很多Ｃ級活動都可能變成ＣＺ活動——即便放棄也不會帶來任何不利后果的活動。80/20法則“假如把全部的工作內(nèi)容依據(jù)實際價值列舉出來的話，我們會發(fā)覺80%的價值都是由20%的工作產(chǎn)生的，而剩下的80%的工作只能產(chǎn)生20%的價值?！狈治?如何管理C級活動在辦公桌上準備一個Ｃ級抽屜探討一套有效的習慣來規(guī)范文件管理每件事情只做一次信息過量時依據(jù)自己的愛好做出確定并堅持像讀報紙一樣讀書更加聰慧的閱讀，嘗試速讀調(diào)整你自己以及你四周的人最好的解決方法就是學會說“不”假如不忍心拒絕，不妨和他們溝通進行有效的折衷當幾個人同時須要你付出時間和精力的時候考慮時間共享你不行能滿足全部人的全部要求——你根本沒有足夠的時間。當有人向你提出懇求的時候，你必需學會依據(jù)對方在你心目中的重要性以及你不做這件事情所產(chǎn)生的后果來支配次序。給自己一些安靜時間記錄來訪客人和電話，了解干擾因素，據(jù)此支配自己的時間區(qū)分聯(lián)絡(luò)、接待和思索時間怎樣為自己留出整段時間考慮重要問題？拉金式問題“拉金式問題”——我現(xiàn)在最應當做什么？被電話或訪客打斷的時候感到自己走神的時候當你的直覺告知你并沒有很好地利用時間的時候，或當你發(fā)覺自己很可能會拖延某件工作、自己中途停止一件A-1任務(wù)的時候同時應付兩個不同項目的時候，忙得不行開交的時候，或要轉(zhuǎn)向其他工作的時候……

總之，當你不確定自己原委該做些什么的時候，你可以向自己提出這個問題。提出拉金問題的時機：學學瑞士奶酪?guī)?）重新諦視自己的選擇。懶散可能是因為該任務(wù)無法讓時間發(fā)揮出最大價值。此時不執(zhí)行A-1任務(wù)是正確的，可以把從前的A-1降級，確定另一項A-1任務(wù)2）A-1任務(wù)本身沒有問題，很多人推遲A-1任務(wù)是因為它太困難、太耗費時間前提：找到一些用5分鐘或更少時間就可以解決的任務(wù)；只有你的速成任務(wù)簡潔——越簡潔越好，并且跟A-1任務(wù)相關(guān)，立刻起先做。瑞士干奶酪式的解決方案有時會為一項困難的任務(wù)帶來意想不到的突破。你確定了自己的A-1任務(wù)，可是你卻發(fā)覺自己懶得去做。此時有兩種情形：速成任務(wù)只須要5分鐘或者更少的時間，卻能在A-1任務(wù)上開啟突破口。那么，如何克制拖延呢？——不妨接受“瑞士干奶酪法”如何找一些短期內(nèi)可以完成的任務(wù)通常來說，支配越是具體，執(zhí)行起來的可能性就越大。拿張紙，花5分鐘時間確定速成任務(wù)，關(guān)于A-1任務(wù)不管想到了什么都寫下來癡迷程度會隨著學問的增加而深化。這也正是進行獲得更多信息的速成方式，會促使一個人全身心地投入到A-1任務(wù)中去的緣由任何其他一種跟A-1任務(wù)相關(guān)的物品都有可能會成為激勵你綻開工作的因素。把桌上的全部分神的東西統(tǒng)統(tǒng)搬走，或選擇正確的渠道利用你的心情，讓自己靠近A-1任務(wù)。有時候等待恰當?shù)男那槭亲詈玫淖龇?，盡量在這項A-1任務(wù)中找到一些符合你現(xiàn)在心情的成分“跟自己對話”，假設(shè)它并不困難，因此你能夠完成它。假如你認為自己會成功，你會倍加努力的進行你的A-1任務(wù)對他人做出承諾是有力的激勵要素，規(guī)定最終期限也很有效嘗試新的方式，保持對工作的熱忱在重復同樣的工作一段時間之后，你會感到厭倦、煩躁，甚至是力倦神疲。該怎樣重新投入進去呢？答案是：不停地規(guī)定下一個步驟。壓抑自己對于變動的渴望并不能解決任何問題，因為你不行能解決自己的本能需求。假如希望限制自己的行動，首先要為自己找到適當?shù)拇碳ば宰儎右蛩亍Ｔ贏級活動范圍內(nèi)，不斷為自己制造一些新的刺激，并不斷對工作產(chǎn)生新的愛好一個人所駕馭的學問總有一個志向狀態(tài)，對于不同的人或不同的工作，這一狀態(tài)的標準都不同。信息量太多或太少都很簡潔降低一個人對工作的愛好或參與熱忱。當對搜集信息和創(chuàng)意的工作感到厭倦之后，你可以起先處理這些信息和創(chuàng)意有時候慢些比快些好意識到自己應當做A-1，但卻又特殊想把留意力轉(zhuǎn)向其他事情時，怎么辦？告誡自己先慢下來，“現(xiàn)在是該做確定的時候了”。用下面三種方法來幫助自己克服拖拉的傾向：干脆面對那些讓你感到不快的因素告知自己，拖拉只會導致更大的不快培育自己的熱忱，并以此來抵消做這件事情時產(chǎn)生的不快心理不要讓恐驚擋了你的路幾乎全部人回避做某件任務(wù)的根本緣由都是恐驚。很多人遲遲不情愿去完成那些真正重要的任務(wù)，是因為在潛意識當中，他們害怕失敗，或者是不寵愛成功后所帶來的結(jié)果不要讓恐驚擋了你的路，實行引導的方式解決這些引起你恐驚的問題。當想到自己可能會犯下的錯誤時，在腦子里暗暗登記這個問題，努力保證不讓這樣的事情發(fā)生。人們能夠通過有意識地努力來變更境況，恐驚將會漸漸變成一種推動性的力氣拖拉的真正代價很多事情并不會因為你的拖拉而自動消逝，你早晚都必需面對它們隨著最終期限的到來，問題會越來越嚴峻，面臨的壓力也會越來越大在重要的大型項目面前，拖拉還會帶來巨大的風險盡早處理手頭的工作，給自己留下富余時間，盡量在壓力沒有完全形成之前工作。你會發(fā)覺自己體驗到新的自由感，能夠更好地限制時間及生活。在接到一件任務(wù)之后，你應當考慮的并不是“是否做？”而是“什么時候做？”。問問你自己，“既然早晚都要做這件事情，我為什么還要讓自己付出更大代價呢？”分析學會強調(diào)收益學會利用“強調(diào)收益”的技巧，它將幫助你對那些即便自己不感愛好的A-1工作產(chǎn)生熱忱：假如手頭處理