中小企業(yè)ERP實施BOM變更應對策略

中小企業(yè)ERP實施BOM變更應對策略BOM(物料清單)是ERP系統(tǒng)最為關(guān)鍵的名詞，對BOM的定義層次和數(shù)據(jù)準備的精確程度，直接影響專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的整體運行狀況。所以，穩(wěn)定和準確BOM數(shù)據(jù)是每個ERP系統(tǒng)實施極為關(guān)鍵的任務。然而，在專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)應用中BOM變更是不可避免,這就給ERP應用提出了挑戰(zhàn)。在許多時候，BOM變更常常使ERP項目陷入泥潭，每每身陷其中而無法自拔。我在所負責的ERP實施時一不小心，走進了BOM變更的雷區(qū)，由此引發(fā)的一連串的地雷爆炸使我深受其苦。一.什么是BOM變更？許多經(jīng)驗豐富的實施顧問談到專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)實施體會時說，要成功實施ERP系統(tǒng)，三分靠技術(shù)，七分靠管理，十二分靠數(shù)據(jù)。此話雖有些夸大，但ERP系統(tǒng)只有在數(shù)據(jù)準確、完整、及時的情況下才能發(fā)揮作用，否則只能帶來錯誤的結(jié)果，可以說準確的管理數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運行的依據(jù)。什么是BOM一般說來，我們對BOM的理解就是顧名思義的物料清單，也就是通常所說的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹，或可能稱為"配方"、"要素表”或其它名稱。物料是指所有產(chǎn)品、半成品、在制品、原材料、配套件、協(xié)作件、易耗品等與生產(chǎn)有關(guān)的物料的統(tǒng)稱，將各單項物料按物料代碼、品名、規(guī)格、單位用量、損耗等依制造流程的順序記錄下來，排列為一個清單，這就是物料清單，也就是BOM。BOM作用是識別物料、接受客戶定單、編制計劃、配套和領(lǐng)料、加工過程跟蹤、采購和外協(xié)、成本計算、報價參考、物料追溯、改進產(chǎn)品設計等。BOM本質(zhì)上是一項工程文件，不但是產(chǎn)品的規(guī)范說明，而且是制造流程的依據(jù)，還是用來核算產(chǎn)品成本的基礎(chǔ)。（2） BOM的分類BOM的分類有很多不同的方式，一般制造型企業(yè)的BOM分為：①工程BOM，是新產(chǎn)品的用料結(jié)構(gòu)，是研發(fā)與其它部門間針對新產(chǎn)品初始定義的溝通和日后設計變更用，主要涉及研發(fā)部門。②生產(chǎn)BOM，是批量生產(chǎn)產(chǎn)品的用料結(jié)構(gòu)，生產(chǎn)BOM是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和工藝流程的結(jié)合體，二者不可分割。我們認為離開工藝流程談制造時的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，是沒有現(xiàn)實意義的。所以，簡單說生產(chǎn)BOM就是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)+工藝流程，是用于進行生產(chǎn)計劃和采購計劃的制定，也是搭載選配及替代物料，主要涉及部門是生管和物管。③計劃BOM，是指產(chǎn)品組成及比例關(guān)系，用于進行中長期的原料采購計劃及生產(chǎn)產(chǎn)能負荷計劃，主要涉及部門是生管、物管和采購外協(xié)等。④成本BOM，是產(chǎn)品的標準成本組成結(jié)構(gòu)，主要用于查詢產(chǎn)品標準成本構(gòu)成狀況，主要涉及財務部門。（3） 什么是BOM變更？一般情況下，我們將各種管理數(shù)據(jù)分為三類——靜態(tài)數(shù)據(jù)、動態(tài)數(shù)據(jù)及中間數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括BOM物料清單、工作中心能力和工藝路線、成本參數(shù)、工時定額、倉庫和貨位代碼、會計科目的設置等等；動態(tài)數(shù)據(jù)是指生產(chǎn)活動中發(fā)生的數(shù)據(jù)，不斷發(fā)生而且經(jīng)常變動，如客戶合同、庫存記錄、完工報告等；中間數(shù)據(jù)是在綜合靜態(tài)數(shù)據(jù)與動態(tài)數(shù)據(jù)，經(jīng)過綜合運算形成的各種報表。在專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)運行準備期及運行過程中這些數(shù)據(jù)都要定期或隨時維護，保持數(shù)據(jù)的準確性。BOM是基礎(chǔ)的產(chǎn)品物料清單表，當BOM發(fā)生變更的時候，無論是多或者少，都會對ERP應用過程中的三種數(shù)據(jù)（靜態(tài)數(shù)據(jù)、動態(tài)數(shù)據(jù)和中間數(shù)據(jù)）產(chǎn)生關(guān)聯(lián)影響，從而對專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)運行產(chǎn)生關(guān)聯(lián)的重大影響。因此，BOM變更問題不只是變更物料表（靜態(tài)數(shù)據(jù)）這么簡單，它會涉及和影響ERP運行（動態(tài)數(shù)據(jù)和中間數(shù)據(jù)）的方方面面，是實施和應用ERP系統(tǒng)中最為重大和關(guān)鍵性的變更之一。BOM變更是經(jīng)常會發(fā)生的事，發(fā)生的BOM變更的原因也有很多。例如客戶需求變更或針對客戶抱怨修改產(chǎn)品規(guī)格；或是生產(chǎn)工藝和設備造成的變更，如原設計圖修改以便提高生產(chǎn)的良率；也有可能是因為質(zhì)量標準、成本要求，如采購需要尋找替代性原料以降低成本；或研發(fā)部門改正原來的設計暇疵和原來的產(chǎn)品增添新的功能等。分析BOM變更的原因有助于我們評估變更的影響一方面可界定變更的影響范圍，另一方面是為了從源頭上減少不必要的變更。因此，當BOM需要變更的時候，應該界定變更的影響。一般來說，主要有兩種情況：第一種情況是只發(fā)生于工程BOM新產(chǎn)品的更改，只涉及研發(fā)部門內(nèi)部，這由研發(fā)部門內(nèi)部就能解決了。換一句說，對于ERP應用的三種數(shù)據(jù)來說，如果只涉及到靜態(tài)數(shù)據(jù)的變更則是相對簡單的事情。第二種情況是，當發(fā)生BOM變更的時候，ERP系統(tǒng)已經(jīng)根據(jù)BOM運行了生產(chǎn)計劃和采購計劃。例如客戶訂單已經(jīng)配置了生產(chǎn)BOM，生產(chǎn)單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、采購單已經(jīng)做進去了，也開始進行生產(chǎn)和材料采購，或已經(jīng)有領(lǐng)料和入庫發(fā)生。這時，就會涉及到專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)運行的所有三種數(shù)據(jù):包括靜態(tài)數(shù)據(jù)動態(tài)數(shù)據(jù)和中間數(shù)據(jù)），并可能涉及到銷售、采購、生產(chǎn)、工程技術(shù)、財務等部門。這個時候就不能直接進行修改或變更，必須要進行工程變更（ECN）。這是最為復雜的情況，也是我們需要討論和關(guān)注的情況，稍有不慎就會使ERP應用踏入數(shù)據(jù)失真的雷區(qū)。二.BOM變更有什么影響？BOM是ERP系統(tǒng)中基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，由于專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)都以物料需求計劃來驅(qū)動，任何對BOM的變動都可能影響物料需求、生產(chǎn)排程、存貨和生產(chǎn)成本核算。所以，不正確和不規(guī)范的BOM變更會造成嚴重的影響。例如，一方面可能會造成物料短缺，而缺件的數(shù)量過多又會導致制造的低效率，或訂單不能按期交貨。另一方面，如果物料過多儲備，則會導致計劃缺乏可信性，呆滯物料庫存增多，從而會導致不正確的產(chǎn)品成本核算。（1） 對計劃系統(tǒng)的影響對于MRP和MPS（主生產(chǎn)計劃）來說，生產(chǎn)BOM是不可缺少的關(guān)鍵因子。生產(chǎn)計劃的安排是根據(jù)生產(chǎn)BOM來下達的。對于MRP物料來說，在MRP運算后系統(tǒng)一般會產(chǎn)生計劃的加工單建議。同時，這些加工單加上MPS（主生產(chǎn)計劃）派生出來的加工單會一起進入工單排產(chǎn)系統(tǒng)進行排程調(diào)度。很顯然，這個時候，BOM變更會直接影響到排程調(diào)度產(chǎn)生的工作中心、設備、人員等。這種情況下一般要用ECNT程變更來通知。因此，需要綜合考慮實際生產(chǎn)情況來變更BOM，否則容易發(fā)生錯誤而導致生產(chǎn)秩序混亂，影響交貨等問題。（2） 對物料處理的影響一般來說,采購部門是使用計劃BOM來決定采購物料清單。因此，當發(fā)生計劃BOM需要變更時應要先考慮物料如何處理。物料的處理有作廢、使用完現(xiàn)存量、正常使用、返還供應商等。因此，要注意實際庫存的情況，以及還有多少在途庫存。解決方法可以是特殊物料的在途庫存能取消盡量取消，實際庫存要先安排用完后才用新的料。否則，會出現(xiàn)一些物料的呆滯，造成企業(yè)的物料庫存積壓。這要求當計劃BOM變更時要根據(jù)生產(chǎn)、采購的情況，進行庫存量成本分析，基于合理有利的原則作出決策。（3） 對成本核算系統(tǒng)的影響由于成本BOM在核算成本時起到重要作用因此BOM變更時對成本計算的影響也會非常大。正所謂"差之毫厘，謬以千里"。因此，必須考慮企業(yè)本身成本核算和成本管理要求，進行合理的BOM變更。造成管理上的混亂影響一般而言，大多數(shù)的公司在BOM變更的管理方面都會遭遇一些問題。例如：①缺乏一個BOM變更審核的程序，只有研發(fā)或少數(shù)人決定就立即做出BOM變更，變更的數(shù)據(jù)沒有在各種BOM及時更新，保持一致性。②或者BOM變更影響的部門無法事先得知，使到有些部門應用仍使用舊料號或舊版本，造成工作上延誤或重工。例如會計或財務事后才被知會有關(guān)工程變更事宜。③最后，BOM變更缺乏事后的追蹤，將使得各種BOM缺乏一致性，使準確性下降，而無法達到預期的成效，生產(chǎn)和存貨的規(guī)劃也會因此受影響。三.安全跨越BOM變更雷區(qū)的方法在實際生產(chǎn)運行過程中,BOM變更是導致ERP數(shù)據(jù)不準確的重要因素。因此，一定要有一套行之有效的BOM變更管理方法來管理變更。針對BOM變更頻繁的特點，ERP應提供工程變更作業(yè)(ECN)。由于要涉及銷售、采購、生產(chǎn)、工程技術(shù)、財務等部門，工程變更作業(yè)應該可以追溯歷史版本變更記錄打印變更憑證及清單，并提供BOM預期呆滯分析表協(xié)助研發(fā)和采購部門預防因工程變更而造成的物料呆滯，做到事前控制。一般來說,BOM變更應通過確認、分析、審批、文件和監(jiān)督五個步驟。規(guī)范BOM審核及BOM變更流程穩(wěn)定的BOM數(shù)據(jù)對于ERP系統(tǒng)正常運作有著至關(guān)重要的決定作用，所以必須要以BOM變更為源頭做好BOM的管理工作。解決方法是建立規(guī)范的BOM審核及BOM變更管理流程，當有工程變更時應經(jīng)過多個部門審核才會生效。變更的時候應通過工程變更通知單(ECN)的方式來變更，確保涉及BOM的各種數(shù)據(jù)都能得到有效和最新版本的BOM。BOM變更應考慮成本影響B(tài)OM的變更應得到采購和財務部門認可并事先模擬，以確定對成本的影響。在許多特定的環(huán)境下（如關(guān)鍵成本的物料），工程設計的更改必須經(jīng)過相關(guān)財務人員的確認并記錄在案。當然，工程變更的具體流程應結(jié)合到ERP軟件流程來實現(xiàn)。（3）規(guī)范BOM版本管理還有一個比較重要的問題就是BOM版本管理。各部件明細表的變化，都會導致BOM的變化，但是在同一階段有效的BOM版本只能有一個。所以，必須嚴格的控制BOM的版本和生效、失效日