中藥材采購管理制度

【【受控文件嚴(yán)禁私自影印】le湖北啊般答蚪Z隼再文件編號FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱中約化采購流程制度生效日期2017-03-06頁碼第1頁共9頁N。修訂內(nèi)容摘要修訂者修訂日期備注制訂審核核準(zhǔn)1.2.3.4.le湖北啊般答蚪Z隼再文件編號FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱中藥材采購流程制度生效日期2017-03-06頁碼第2頁共9頁一、目的：為進一步完善、細化中藥材采購工作，規(guī)范采購流程，提高采購工作的效率，保障銷售部所需產(chǎn)品及時到貨，確保購進產(chǎn)品質(zhì)量達標(biāo)，控制采購成本等，特制訂本制度。二、范圍：適用于本公司采購管理。三.內(nèi)容：.采購管理基本流程：銷售需求訂購單f采購計劃一采購部聯(lián)系貨源、各子公司采購報價f詢價、比價、議價一集團采購部確認(rèn)采購貨源價格f采購洽談一采購合同簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務(wù)）f建立供應(yīng)商資料一法務(wù)、財務(wù)審核f通知供應(yīng)商發(fā)貨到指定地f交貨驗收一計劃對帳一財務(wù)按約結(jié)算f采購?fù)ㄖ?yīng)商開票。湖北陶福安控股集團文件名稱中藥材采購流程制度文件編號FCG-PA-001文件版本1.0生效日期2017-03-06頁碼第3頁共9頁采購流程圖如下:銷售需求采購計劃聯(lián)系貨源、采購報價確認(rèn)貨源價格、質(zhì)量采購洽談法務(wù)審核合同

責(zé)任條款合同的簽訂財務(wù)部確認(rèn)付款條件及帳期通知供應(yīng)商發(fā)貨運營中心總監(jiān)審批不合格一交貨驗收一合格董事長審批計劃對帳按合同要求處

理或退貨入庫財務(wù)按約結(jié)算-1供應(yīng)商開票湖北陶福安控股集團文件名稱中藥材采購流程制度文件編號FCG-PA-001文件版本1.0生效日期2017-03-06頁碼第4頁共9頁2.具體流程制度及要求如下：（一）、采購購進要求（1）采購員應(yīng)根據(jù)請購單和公司銷售計劃制訂采購計劃。直發(fā)中藥材應(yīng)根據(jù)銷售部提供的直發(fā)品種計劃，報運營總監(jiān)簽字審核，總監(jiān)傳達給采購部長，采購部長把采購計劃下發(fā)到集團采購部和下屬各子分司報價，然后訂好采、銷價格擬好合同，交財務(wù)部和法務(wù)部審批后備案下令采購供貨，物流員開始交入跟蹤貨物。各子公司收到報價單后，必須當(dāng)天報價完畢回傳集團公司采購部。（2）采購員于每月30日將物料在途數(shù)量提供給集團采購部并上報，為次月采購計劃的下達做好準(zhǔn)備；同時對在途品種嚴(yán)格監(jiān)督，確保在途物料及時到貨。（3）采購部根據(jù)需貨計劃、物料在途及各物料庫存情況，于每月5日前制定當(dāng)月中藥材采購資金預(yù)算表，并核對無誤后上財務(wù)。（4）填寫中藥材物料采購四聯(lián)單，本部門保留一份，倉儲部一份作為物料接收的依據(jù)，財務(wù)部一份（標(biāo)明單價）作為審核發(fā)票的依據(jù)；追加計劃要確保數(shù)量按實時采購價格及時下達，并填寫追加中藥材物料采購四連單，以保證物料的數(shù)量及價格不會出現(xiàn)超量或高價問題。（5）編撰當(dāng)月中藥材到貨明細表，跟蹤各供應(yīng)商發(fā)貨情況，對銷售急需品種提前與供應(yīng)商聯(lián)系，通知提前將該品種發(fā)貨；倉儲部根據(jù)采購四聯(lián)單進行接收，在沒有接到特殊通知，來料數(shù)量不符的，倉儲部有權(quán)拒收并通知采購部。（6）交貨驗收：驗收員采購員必須確定貨物品種數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無誤，以采購員的確定和合同為驗收依據(jù)。貨物驗收不合格的需按排補救和退換貨。處理近效期、包裝破損、質(zhì)量不達標(biāo)等問題產(chǎn)品。與供應(yīng)商、銷售部互通信息，最大限度減少公司成本。（7）建立供應(yīng)商目錄表、月購進目錄表，便于后期查詢統(tǒng)計。（二）、供應(yīng)商資料收集與審核制度（1）企業(yè)用戶：新供應(yīng)商的開發(fā)要嚴(yán)格按照GSP合格供應(yīng)商評定及管理辦法實行，對想要成為我公司供應(yīng)商的公司，首先在企業(yè)資質(zhì)上審核，資質(zhì)不合格的絕對不可以成為我公司的供應(yīng)商；資質(zhì)合格的還要對其企業(yè)聲譽、資金承受能力、與我公司合作態(tài)度做進一步了解，對懷有不良目標(biāo)的供應(yīng)商不予以供貨資格；新供應(yīng)商的考察期為3個。藥品生產(chǎn)首營企業(yè)應(yīng)提供以下資料：加蓋生產(chǎn)企業(yè)原印章的《營業(yè)執(zhí)照》和《藥品生產(chǎn)許可證》復(fù)印件；加蓋生產(chǎn)企業(yè)原印章的GMP認(rèn)證證書等企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證情況的有關(guān)證明；銷售人員的身份證復(fù)印件；質(zhì)量保證協(xié)議或質(zhì)量承諾書、開票信息、開戶許可證。藥品經(jīng)營首營企業(yè)應(yīng)提供以下資料：加蓋經(jīng)營企業(yè)原印章的《營業(yè)執(zhí)照》和《藥品經(jīng)營許可證》復(fù)印件；加蓋經(jīng)營企業(yè)原印章的GSP認(rèn)證證書等企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證情況的有關(guān)證明；加蓋經(jīng)營企業(yè)原印章、企業(yè)法人代表簽章的法人委托書，并標(biāo)明委托授權(quán)范圍和有效期；售人員的身份證復(fù)印件；量保證協(xié)議或質(zhì)量承諾書；開票信息、開戶許可證。以上均需填寫“首營企業(yè)審批表”“首營品種審批表”（如下表A、B），附上述有關(guān)資料，并提出是否進行實地考察的意見，經(jīng)本部門主管加蓋意見后，依次送質(zhì)量管理部門和企業(yè)經(jīng)理審批。（2）中藥材收購業(yè)務(wù)：種植人身份證復(fù)印件、地產(chǎn)證明、《收購合同》、銀行帳號以上必須與種植人姓名一致。（三）、合同管理及簽訂制度（1）買賣雙方經(jīng)過詢價、報價、議價比價及其他過程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議、合約即告成。IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱中藥材采購流程制度生效日期2017-03-06頁碼第5頁共9頁采購合同的簽字要根據(jù)采購商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)本身的管理要求、有無返利政策、采購方針的不同，需與財務(wù)部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務(wù)等情況。（2）所有采購合同必須表格登記，歸檔保存。登記內(nèi)容包括：登記時間、簽訂起至效限、供應(yīng)商、品名、采購量。對年度性為目標(biāo)的合同需關(guān)注合同有效期、任務(wù)量及返利政策，以便后期續(xù)簽，跟催申請返利。四、稅票收集管理制度（1）付款后7日內(nèi)要求供應(yīng)商開具增值稅專用發(fā)票，接收到供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票，要認(rèn)真核對開具的品種名稱、數(shù)量、單價、金額、稅號，是否與采購金額、數(shù)量一致，如有差異及時聯(lián)系供應(yīng)商對開具錯誤的發(fā)票及時退回該公司換票處理。無誤后連同到貨入庫單一起整理好，交總經(jīng)理簽字確認(rèn)，送各子公司財務(wù)入賬。（2）建立稅票登記明細表。對所有收集的稅票進行登記，包括收集日期、開票日期、開票單位、品名、規(guī)格、稅率、金額、稅票號，以以便于匯總、統(tǒng)計。（五）、采購管理制度（1）建立供應(yīng)商信息檔案庫。采購人員應(yīng)隨時搜集市場價格信息，了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息（如下表）.序號商品名供應(yīng)商可供應(yīng)數(shù)量（kg）供應(yīng)價產(chǎn)地聯(lián)系人電話地址可提供服務(wù)1百部XX有限公司100010-15**張某**省153*********市**區(qū)（2）必須建立各子分司駐地采購，組織實施中藥材采購市場和網(wǎng)絡(luò)調(diào)研、預(yù)測，熟悉各產(chǎn)地產(chǎn)品的供應(yīng)渠道和市場變化情況，建立幾個以年度為合作期限的大型藥材種植合作供應(yīng)商。（3）建立同一類貨物的貨比價格目錄，建立建全比價制度。向3家以上供應(yīng)商詢價，保證采購產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價廉。（4）建立采購購進明細表。于每月4日前上報上月直發(fā)品種的到貨明細匯總表，以便對該月份計劃總結(jié)和對各供應(yīng)商進行評定。（如下表）IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱中約化采購流程制度生效日期2017-03-06頁碼第6頁共9頁采購日期付款日期商品名規(guī)格數(shù)量（kg）供應(yīng)商到貨日期及情況2017-1-12017-2-28金銀花統(tǒng)1000**公司2017-2-5齊（5）每月5日之前將本月付款、欠款、欠票情況進行匯總、總結(jié)并提出下月用款計劃.（6）職責(zé)分離:采購人員不得干預(yù)及參入渠道銷售，銷售人員也不得參入公司貨源采購渠道，采購人員應(yīng)當(dāng)對公司的采購報價、銷售報價進行保密。（六）、中藥材樣品管理制度。（1）設(shè)立樣品陳列柜。按照國家GSP管理要求，設(shè)置樣品柜的高、寬、厚，內(nèi)分為2至3個隔，每隔做3個階梯，其高度以不遮蓋樣品瓶標(biāo)簽為度,按順序編號。外裝玻璃門，以便于管理、觀察和存取。（2）設(shè)樣品瓶。樣品瓶分三種:用于存放全草類及長條形的藥材，宜用sx25em、lox3oem的園柱形樣品瓶,用于存放籽粒類及小團狀藥材,宜用500ml的磨口廣口瓶,鮮樣品宜用玻璃缸。（規(guī)格視藥材大小而定。）（3）貼制標(biāo)簽。標(biāo)簽規(guī)格以sx10cm為宜。說明標(biāo)簽的設(shè)計包括品名、產(chǎn)地、規(guī)格、收集者、收集時間、產(chǎn)品編號。產(chǎn)品編號由品名+產(chǎn)地+編號組成，品名和產(chǎn)地分別由每個字的第一個字母組成。以樣品陳皮為例：品名：陳皮產(chǎn)地:四川規(guī)格：統(tǒng)條收集者:李兵-四川分公司 收集時間：2017-3-4編號：CP-SC-001（4）建立樣品電子登記表或手工查詢本。所有樣品收入公司必須進行電子或手工登記，登記內(nèi)容包括：收集時間、收集者、樣品品名、規(guī)格、產(chǎn)地、編號、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間、用途。（七）、建立廉潔制度所有采購人員必須做到：（1）、熱愛企業(yè)，自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購材料質(zhì)量，降低采購成本。（2）加強學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強法治觀念。（3）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（4）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（5）工作認(rèn)真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。（八）、采購部主管職責(zé).直配供應(yīng)商的引進及維護.采購部日常管理，主要包括：（1）部門工作安排（日、周、月）（2）供應(yīng)商談判、引進和開發(fā)（3）相關(guān)工作流程的制定和調(diào)整（4）突發(fā)事件的處理.訂單的審核、參考安全庫存和銷售.應(yīng)付款的管控.與法務(wù)部、財務(wù)部、銷售部、物流員的協(xié)調(diào)與溝通.庫存需求統(tǒng)計、采購計劃的制定，審核并調(diào)整周月采購計劃的需求.日常訂單的制定和跟進.退貨等質(zhì)量問題產(chǎn)品處理

IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱中約化采購流程制度生效日期2017-03-06頁碼第7頁共9頁9.貨品殘損、滯銷月報表IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱中約化采購流程制度生效日期2017-03-06頁碼第8頁共9頁附錄A

（資料性附錄）

首次經(jīng)營企業(yè)審批表表A.1企業(yè)首次經(jīng)營品種審批表企業(yè)名稱注冊地址擬供品種類型（）藥品 （）醫(yī)療器械 （）食品 （）其他許可證類型（）藥品生產(chǎn)許可證（）藥品經(jīng)營許可證（）衛(wèi)生許可證（）醫(yī)療器械（生產(chǎn)）經(jīng)營許可證（）醫(yī)療器械備案表（）其它許可證號經(jīng)營期限經(jīng)營范圍營業(yè)執(zhí)照注冊號經(jīng)營期限經(jīng)營范圍法人代表經(jīng)濟性質(zhì)傳真聯(lián)系人電話電子郵件質(zhì)量保證情況質(zhì)量機構(gòu)名稱質(zhì)量認(rèn)證情況采購部意見質(zhì)量管理部意見領(lǐng)導(dǎo)審批

IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱中藥材采購流程制度生效日期2017-03-06頁碼第9頁共9頁附錄B企業(yè)首次經(jīng)營品種審批表供貨單位： 申報時間：年月日 編號：注：1、本表一式二份，驗收員