機關公文寫作與處理課件

1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布并同時實施的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》中規(guī)定的14種正式文種。

2001年1月1日國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》中所規(guī)定的13種正式文種。貴州省政府辦公廳2003年5月20日實施的《貴州省國家行政機關公文處理實施細則》。一、行政機關公文寫作法定的權威性

國家行政機關使用的正式公文屬于法定公文，它代表法定機關的意志，具有法定的強制力和約束力。他要求收文單位或有關人員必須認真貫徹執(zhí)行，具有法定的執(zhí)行效力。特定的體式性

是指公文具有規(guī)范的文件結構和格式。公文文件是由國家最高行政機關嚴格規(guī)范的。公文的結構是指公文內容的組織安排有具體的方式，不能隨心所欲。公文的格式是由國務院辦公廳秘書局制定，它包括公文用紙、書面格式、排版印刷、裝訂等。（二）公文的分類：1.命令(令）2.決定3.公告4.通告5.通知

6.通報7.議案8.報告9.請示10.批復

11.意見12.函13.會議紀要、

14.轉發(fā)、批轉15.印發(fā)16.調查報告、總結。行政機關公文文種：13種1.命令（令）2.決定3.公告4.通告5.通知6.通報7.議案8.報告9.請示10.批復11.意見12.函13.會議紀要黨政機關共同的文種：9種1.決定2.意見3.通知4.通報5.報告6.請示7.批復8.函9.會議紀要黨政機關不同的公文文種政府：1.命令（令）2.公告3.通告4.議案黨委：1.決議2.指示3.公報4.條例5.規(guī)定

1.命令（令）發(fā)布重要行政法規(guī)，采取重大強制性行政措施，任免、獎懲有關人員，撤消下級機關不適當?shù)臎Q定等，用“命令（令）”，如：《中華人民共和國主席令》中華人民共和國主席令第一號根據(jù)中華人民共和國第十屆全國人民代表大會第一次會議的決定，任命溫家寶為中華人民共和國國務院總理。中華人民共和國主席胡錦濤二〇〇三年三月十六日

2.決定對重要事項或重大行動作出安排，用“決定”。如：

1.《中共中央關于經(jīng)濟體制改革的決定》2.《中共中央國務院關于打擊經(jīng)濟領域中嚴重犯罪活動的決定》

3.公告向國內外宣布重要或重大事項，用“公告”。公告常以新聞媒體（報刊、廣播、電視）或張貼等形式公開發(fā)表。寫作時要注意一事一告，如實公告。語言要嚴肅莊重，不發(fā)議論，不加說明，不能抒情。

如：中華人民共和國全國人民代表大會公告

第三號第七屆全國人民代表大會第一次會議于1988年4月3日選舉鄧小平為中華人民共和國中央軍委會主席。現(xiàn)予公告。中華人民共和國第七屆全國人民代表大會第一次會議主席團

xxxx年x月x日4.通告在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項，用“通告”。如：《中華人民共和國公安部通告》5.通知用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文。

如：

1.《關于發(fā)布貴州省注冊會計師協(xié)會工作規(guī)程等五個規(guī)章制度的通知》2.《貴州省人民政府辦公廳轉發(fā)國務院辦公廳關于進一步加強自然保護區(qū)管理工作的通知》3.《開陽縣人民政府轉發(fā)貴陽市經(jīng)貿委關于嚴禁到企業(yè)檢查評比的通知》4.《修文縣人民政府批轉縣供電局關于做好農(nóng)村電網(wǎng)改造工作意見的通知》

6.通報

表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用“通報”。如：

1.《關于表彰計劃生育先進集體和先進工作者的通報》2.《國務院辦公廳關于××省××市××縣擅自停課組織中小學生參加迎送活動的通報》7.議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。如：

《國務院關于提請審議<中華人民共和國勞動法（草案）的議案>的議案》

9.請示

向上級機關請求指示、批準，用“請示”。有請求批復性請示、請求批轉性請示。如：

1、關于包裝海綿墊所需經(jīng)費的請示

2、關于對執(zhí)行經(jīng)濟合同法若干問題的意見的請示

10.批復

答復請示事項，用“批復”。如：國務院給天津市人民政府《關于設立天津港保稅區(qū)的批復》國務院關于設立天津港保稅區(qū)的批復國函［1991］26號天津市人民政府：你市《關于將天津港商業(yè)性保稅倉庫擴展為保稅區(qū)的請示》（津政報［1990］34號）悉?，F(xiàn)批復如下：一、同意設立天津港保稅區(qū)。保稅區(qū)要充分發(fā)揮天津港的優(yōu)勢，積極為擴大對外貿易服務，為拓展轉口貿易、過境貿易和加工出口服務，開展為貿易服務的加工整理、包裝、運輸、倉儲和商品展出等業(yè)務。但目的在于銷往國內非保稅區(qū)的一般貿易進口貨物，原則上不得運入保稅區(qū)儲存，如有特殊需要，需經(jīng)海關批準。二、同意保稅區(qū)設在天津港規(guī)劃的港界內，東邊界為東堤路，南邊界為供油北路和四號公路，西邊界為東路，北邊界為五號公路（均不含道路），面積為1.2平方公里。保稅區(qū)四周要按海關要求設立嚴密的隔離措施，與港口碼頭間設專用通道，并經(jīng)海關檢查驗收。保稅區(qū)不得設生活居住區(qū)，除安全保衛(wèi)人員外，其他人員不得在區(qū)內生活居住。三、保稅區(qū)由海關監(jiān)管，天津海關應比照國務院批準的《中華人民共和國海關對進出上海外高橋保稅區(qū)貨物、運輸工具和個人攜帶物品的管理辦法》，制定對天津港保稅區(qū)監(jiān)管實施細則，報海關總署批準后實施。保稅區(qū)內海關監(jiān)管用房，由保稅區(qū)提供。四、對保稅區(qū)內從事加工出口的生產(chǎn)性外商投資企業(yè)，可減按15%的稅率計征企業(yè)所得稅。五、在保稅區(qū)內如需設立金融、保險分支機構，由中國人民銀行從嚴審批。六、保稅區(qū)內的外匯管理可適當放寬。區(qū)內企業(yè)開展業(yè)務的外匯收入，允許保留現(xiàn)匯，周轉使用，每年年終凈外匯收入分別按國家關于貿易外匯和非貿易外匯結匯的有關規(guī)定結匯、上繳國家和留成。七、保稅區(qū)其他方面的管理，執(zhí)行所在地現(xiàn)行政策。國務院一九九一年五月十二日

12.函

相互接洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等，用“函”。如：國務院辦公廳關于征求《國家行政機關公文處理辦法（草案)意見》的函國辦函[XXXX]X號

各省、市、區(qū)人民政府、國務院各部門辦公廳（室）：

現(xiàn)將我們草擬的《國家行政機關公文處理辦法（草案）》送給你

們，請組織有關同志討論修改，并將修改意見于十一月底前告訴我們。特此函告

國務院辦公廳

xxxx年×月×日

13.會議紀要

傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行的，用“會議紀要”。

如：

1.《貴州省2010年人事人才工作會議紀要》2.《貴州省政府軍轉安置工作會議紀要》

14.批轉、轉發(fā)

對帶有普遍指導意義或需由有關單位處理的來文，需轉發(fā)給下屬各單位或有關單位的，用“批轉”或“轉發(fā)”。

如：《貴陽市人民政府批轉小河區(qū)關于發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)工業(yè)情況的報告》

對上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，需發(fā)給下屬單位的，則只能用“轉發(fā)”，不能用“批轉”。

如：《貴州省政府辦公廳轉發(fā)國務院辦公廳關于加強基礎設施工程質量管理的通知》

16.調查報告、總結

調查報告：對帶有普遍性、典型性的情況，在認真調查的基礎上，通過分析、歸納、總結得出反映事物客觀規(guī)律結論。如：省國資委撰寫的《揚長避短，大力發(fā)展地方工業(yè)——貴陽市工業(yè)企業(yè)調查》。總結：對已完成的某項或某一階段的工作進行系統(tǒng)的回顧、分析、歸納。如：《貴州省人力資源和社會保障廳2010年工作總結》。（三）公文的格式

眉首+主體+版記

眉首（文頭部分）主體（文腰部分）版記（文尾部分）公文格式：1.眉首:

發(fā)文機關標識（套紅）發(fā)文字號密級程度和期限緊急程度簽發(fā)人份數(shù)序號（限于絕密、機密公文）0001機密★一年特急

國務院文件

國發(fā)〔2001〕11號———————————————————發(fā)文機關標識

發(fā)文機關標識又叫文件名稱，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字組成。發(fā)文機關標識使用小標宋體字，用紅色標識，每個字一般應小于22x15mm。發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年號、序號組成。用3號仿宋標注在發(fā)文機關標識下，空兩行居中排列。年號、序號用阿拉伯數(shù)字標識，年號不能用簡稱，用中括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不能編為001），不加“第”字。密級程度和保密期限

公文密級分為絕密、機密、秘密三個等級。其中絕密、機密級公文應當標識份數(shù)序號，一般秘密公文可不標識份號。密級用3號黑體，頂格標識在右上角第一行，兩字之間空1字距，密級和保密期限之間用“★”隔開。緊急程度

緊急程度分為“特急”、“急件”，標識在右上角第二行。簽發(fā)人上報的公文（如：報告、請示）需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，冒號后用3號楷體字標簽發(fā)人姓名。份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號，用阿拉伯數(shù)字標識在左上角第一行。標識公文份數(shù)序號有利于公文的登記、分發(fā)、檢查及管理。絕密、機密級公文應當標識份數(shù)序號，一般秘密公文可不標識。2.主體：

標題主送機關正文附件成文時間印章

國務院關于整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序的決定各省、自治區(qū)、直轄市人民政府：建立規(guī)范的市場經(jīng)濟秩序…………

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

…

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

…….。

附件：1.……

……

2.……

……

中華人民共和國國務院二○○一年四月二十七日標題：

發(fā)文機關+（關于）事由+文種

標題：紅線下空2行，用2號小標宋字（常見的公文標題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。例：

1.國務院關于整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序的決定

2.鐵道部關于193次旅客快車發(fā)生重大顛覆事故的報告

3.關于加強城市商業(yè)網(wǎng)點建設管理問題的請示

4.關于頒發(fā)《外國人在中國就業(yè)管理規(guī)定》的通知

公文標題中除法規(guī)、規(guī)章可加書名號外，一般不用標點符號。

主送機關：指的是受理機關或執(zhí)行機關

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。上行文：一般是一個主送機關；不報送領導個人。下行文：常為兩個或兩個以上主送機關。

公告、通告性公文可以不標主送機關。正文：開頭+主體+結尾主送機關名稱下一行，每個自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

開頭：制發(fā)文件的原因、目的、依據(jù)。

主體：闡述公文的具體事項。

結尾：套語式，也可沒有。

附件：

1、在正文下空一行、左空兩字標識“附件”，后標冒號和名稱。

2、附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼如：附件：1．×××××3、附件名稱后不加標點符號。

4、附件應與公文正文一起裝訂。

成文時間：

1、以領導人簽發(fā)的時間為準。

2、聯(lián)合行文一般由主辦機關首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，時間以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。

3、標法：用漢字將年、月、日標全；零寫為“○”，如“二○○三年九月十六日”

印章：

1、除會議紀要外，法定性公文都應加蓋印章。

2、印章一定要與發(fā)文機關一致。聯(lián)合上報文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。

3、單一機關制的公文在落款處往往不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間，加蓋印章。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

4、聯(lián)合行文印章有兩種情況：兩個印章：三個以上印章：

當聯(lián)合行文需加蓋2個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。公文末頁版式

特殊情況說明：

1.“此頁無正文”的解決方法:當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的辦法加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法來解決。

2.附注：公文如有附注，用3號仿宋字，居左空2個字加圓括號標識在成文時間下一行。如：（此件發(fā)至縣、團級，傳達到全體黨員）。

“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。3.版記：

主題詞抄送機關印發(fā)機關和日期印發(fā)份數(shù)主題詞：經(jīng)濟整頓秩序決定———————————————————

抄送：黨中央各部門，各計劃單列市人民政府，中央軍委辦公廳，……。全國人大常委會辦公廳，……

。各民主黨派中央?！?/p>

國務院辦公廳秘書局2001年4月28日印發(fā)———————————————————

(共印xx份)

主題詞:是反映公文主要內容的規(guī)范化名詞。主題詞由類別詞+類屬詞+文種構成。一般位于末頁下端抄送機關上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，主題詞詞目用3號小標宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞,最少不能少于2個。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。主題詞詞表共有13類1049個主題詞。當詞表中找不出能準確反映文件主題內容的類屬詞時?？梢赃x擇能夠準確反映文件內容的詞來標引，并在該詞的后面加上“△”以便區(qū)別。主題詞

在批轉、轉發(fā)、發(fā)布文件時，主題詞中的文種，是標批轉、轉發(fā)、發(fā)布文件的文種，還是標被批轉、轉發(fā)、發(fā)布文件的文種？如果只選擇一個主題詞來標文種，可選擇被批轉、轉發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國務院關于發(fā)布＜國家行政機關公文處理辦法＞的通知》，其主題詞是“文秘工作公文辦法”，標注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個文種同時標注；但如果是用“通知”轉發(fā)“通知”，為避免文種上的重疊，只標一個“通知”即可。例：《貴州省水利廳關于加強水土保持工作的通知

》

類別詞：水利類屬詞：加強水土保持文種：通知主題詞：水利加強水土保持通知

例：

《人事部關于舉辦全國旅游經(jīng)濟開發(fā)高研班的通知》主題詞：人事旅游經(jīng)濟高研班△通知

抄送機關

指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執(zhí)行或知曉內容）的平級、下級或無隸屬關系的機關，應當用全稱或規(guī)范化簡稱。抄送機關置于主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標冒號。抄送機關同性質、同級別機關之間用頓號隔開，不同性質、不同級別機關之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，末尾用句號。

印發(fā)機關和印發(fā)時間印發(fā)機關不以行文機關出現(xiàn)，而用機關辦公室或秘書部門的名稱。印發(fā)機關位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字，左側空1字。印發(fā)時間右空1字，以公文付印的日期為準，用3號仿宋體阿拉伯數(shù)字標識。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發(fā)”2字。

印發(fā)份數(shù)

印發(fā)份數(shù)置于印發(fā)時間之下，右空3字，用3號仿宋體阿拉伯數(shù)字標識。如：（共印XX份）

頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，如“－1－”、“－2－”，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。(四）公文用紙幅面及版面尺寸

1.公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國際標準Ａ4型（210mm×297mm）。

2.公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）A4型公文用紙頁邊及版心尺寸天頭（上白邊）為：

37mm±1mm訂口（左白邊）為：

28mm±1mm

版心尺寸為：

156mm×225mm

（五）公文排版規(guī)格與印制裝訂要求

排版規(guī)格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，每頁排22行，每行排28個字。

印刷要求：雙面印刷，頁碼套正。

裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各

1／4處。

（六）公文的文體公文的文體是指公文的表達方式。屬應用文體，公文兼用說明、敘述、議論三種表達方式。（七）公文的行文關系公文的行文關系:是指發(fā)文機關與受文機關之間的文件往來關系。下行文：上級向下級行文，如命令、批復等

行文方式：逐級行文、多級行文。上行文：下級向上級行文，如請示、報告、意見。行文方式：逐級行文、不得越級行文。

平行文：不相隸屬的同級機關或部門之間的行文，如函、轉發(fā)等。

公文的行文關系

1.領導與被領導關系例如：黨中央與貴州省委（黨的機關系統(tǒng)）國務院與貴州省人民政府（政府系統(tǒng)）貴州省委與貴陽市委貴州省人民政府與貴州省交通廳

2.指導與被指導關系例如：國家教育部與貴州省教育廳貴州省衛(wèi)生廳與貴陽市衛(wèi)生局3.平行關系例如：國家教育部與國家衛(wèi)生部貴州省教育廳與貴州省衛(wèi)生廳

4.不相隸屬關系例如：貴州省委與貴陽市人民政府貴州省教育廳與貴陽市衛(wèi)生局貴州省人民政府與浙江省寧波市人民政府（八）幾種文種的區(qū)別

1.公告與通告的區(qū)別

公告涉及重要或法定事項，向國內外宣布，通告則針對社會各有關方面，涉及事項較具體；公告主要是告之事項，除特例外不涉及強制性執(zhí)行要求，通告則常涉及有關人員的應遵事項。公告與通告的區(qū)別可歸納為以下五點：1）發(fā)布、告知的范圍有大小。公告——國內外社會、公告內容事關重大。通告——國內社會的有關方面。2）發(fā)布、告知的事項有輕重。公告——重要事項或法定事項。通告——可能是重要事項，也可能是一般事項。3）發(fā)布、告知者的身份有高低。公告——一般只有國家權力機關或管理機關才能作為公告的制發(fā)者。通告——不受級別限制，任何性質，級別的機關、單位在職權范圍內均可作為通告的制發(fā)者。4）使用公告的機關，級別一般較高。目前，社會上對“公告”的使用存在比較混亂的現(xiàn)象，如“開業(yè)公告”、“中獎公告”、“停水、停電公告”、“公交線路調整公告”等，其實這些只要用“啟事”，“通知”或“通告”就可以了。注意：公告、通告一般不寫主送機關。2.通告與通知的區(qū)別

通告與通知的區(qū)別主要在于：

1.通告不涉及任何秘密，直接公開，也即通告制成之后直接公布于眾，而不像一部分“通知”那樣，盡管最終也公開，但首先需按組織原則逐層下達。

2.通告提出的規(guī)范是公民的行為規(guī)范，主要提出公民應當遵守的具體事項，不像“通知”那樣涉及貫徹執(zhí)行公文的要求。

3.通告可依法自創(chuàng)有關規(guī)則，通知則主要是轉達上級的指示精神并使之具體化。

3.通知與通報的區(qū)別

通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；要求下級機關和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。通報適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況。通知提出工作意見和辦法，要求遵照執(zhí)行。通報則著眼于思想和路線方面的教育，也即精神層面上的教育。

4.請示與報告的區(qū)別

1.行文時限不同報告——通常在事后，也可事先、事中。請示——只能在事先行文，否則就變成“先斬后奏”，非常不利于公務活動或造成人力、物力、資金的浪費。

2.行文內容容量不同報告——允許“多事一報”，如綜合性報告，往往涉及若干事項。請示——只能“一事一請”，否則會給上級的批復帶來困難。

3.行文的主送不同報告——允許“多頭之送”，一份報告可同時行文給若干上級機關。請示——只能“單頭主送”，否則會產(chǎn)生上級機關的相互推諉，不利于上級機關及時明確批復。

4.行文的目的不同報告——通常不要求上級機關的批復，尤其是“呈報性報告”基本上達到向上級匯報工作或答復詢問的目的即可。請示——肯定是要求得到上級機關的批復或明確指示。

注意事項：

1.報告中不得夾帶請示事項，逐級請示不要越級，如有必要，也必須同時抄報被越過的上級機關。

2.請示、報告不宜直接呈送領導者個人。

3.請示要做到一文一事，一份請示，只送一個上級領導機關。不得抄送下級機關。

4.不要事事請示，只有超出了本機關的職權或本機關無力、無法解決時才請示使用。

5.印發(fā)、轉發(fā)和批轉的區(qū)別：

“印發(fā)”的原文制作和來文渠道是本機關。如<<XX省政府關于印發(fā)（XX省行政執(zhí)法過錯責任追究暫行辦法）的通知》，這個辦法的來源渠道是某省政府本身；又如：<<XX市政府辦公室關于印發(fā)XX市長在XX工作會議上的講話的通知>>，這個講話的起草和整理者是制發(fā)通知的本市市政府辦公室。凡來文渠道為本機關的，要用“印發(fā)”，不可使用“轉發(fā)”和“批轉”。

“轉發(fā)”的原文制作和來文渠道是上級機關、不相隸屬機關和下級有自主行文權的機關。如XX省政府辦公廳轉發(fā)<<國務院辦公廳關于進一步加強自然保護區(qū)管理工作的通知》（原文制作單位系上級機關）；XX縣政府轉發(fā)<<XX市經(jīng)貿委關于嚴禁到企業(yè)檢查評比的通知>>（原文制作單位系不相隸屬機關）；XX省政府辦公廳轉發(fā)<<省民政廳關于在全省發(fā)行“XX風采”福利彩票意見的通知>>（原文制作單位系所屬下級單位，這個單位有自主行文權，可就每項工作獨立行文。但為了引起各部門、各單位的高度重視，促進落實，由它的上級機關轉發(fā)，提高行文規(guī)格）。以上情況，行文時只可用轉發(fā)，不可用印發(fā)，更不可用“批轉”。

“批轉”的原文制作和來文渠道是下屬職能部門。下屬職能部門立足本職、放眼全局，為某項工作和事業(yè)提出具有全局性的建議、意見和報告，而這個部門就這些意見、建議又無直接行文權，必須報上級機關批準、轉發(fā)到有關部門和單位貫徹落實。如，某縣供電局在農(nóng)村電網(wǎng)改造中，需要得到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、城建、交通、林業(yè)部門的配合，供電局對這些單位沒有直接行文權，就擬出一個意見——<<關于做好農(nóng)村電網(wǎng)改造工作的意見>>，經(jīng)縣政府批準后予以轉發(fā)——<<XX縣人民政府批轉縣供電局關于做好農(nóng)村電網(wǎng)改造工作意見的通知>>，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門貫徹落實。

（九）常見公文寫法介紹1.報告

報告是向上級匯報工作、反映情況、提出建議、報送資料使用的一種文種。屬上行文。報告的寫法：基本情況+主要成績+存在問題+今后做法

基本情況（做了什么）：情況介紹。主要成績（怎么做的）：概括出規(guī)律性的經(jīng)驗。存在問題：工作中存在的缺點及原因。今后做法：提出今后開展工作的建議。貴州省人民政府關于清理整頓公司工作的報告

國務院：我省自1995年10月清理整頓公司以來，堅持既堅決又穩(wěn)妥的方針，抓緊清理整頓方案的擬訂和實施，積極查處了公司違法違紀案件，努力加強公司的建設和管理，基本完成了黨中央、國務院賦予我們的任務，達到了預期的目的?，F(xiàn)將這項工作情況報告如下：一、撤并了一批流通領域的公司，解決了公司過多過濫的問題。(略)

二、查處了公司違法違紀案件，整頓了公司的經(jīng)營秩序。(略)

三、認真做好撤并公司的各項善后工作。(略)

四、加強了公司管理和法規(guī)、制度建設。(略)

貴州省人民政府

××年×月×日2.通知

是公文中使用最為廣泛的一種文體，上至方針政策，下至具體事務都可發(fā)通知。（1）批轉、轉發(fā)通知：除了通知之外，標題中原來的文種一定要保留例：國務院批轉建設部關于進一步加強城市規(guī)劃工作請示的通知貴陽市人民政府辦公廳轉發(fā)市財政局關于進一步加強增收節(jié)支工作的意見的通知

（2）指示性通知：例：關于清理收回企業(yè)欠繳社會保險費有關問題的通知

（3）事項通知：例：貴州省人力資源和社會保障廳關于啟用新印章的通知

（4）會議通知：會議通知一般應包括以下內容：會議名稱、召開會議的根據(jù)與目的、會議時間、地點（報到的時間、地點）、參會人員、與會者應準備的材料與注意的事項、聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系電話。例：關于召開全省人事局長工作會議的通知

各市（州、地）、縣（市、區(qū)、特區(qū)）人勞局，省直各部門：為了貫徹落實全國人事廳（局長）精神，做好今年的人事人才工作，現(xiàn)定于1月15至16日在貴陽召開?，F(xiàn)將有關事項通知如下：一、會議內容（略）二、會議時間（略）三、會議地點（略）四、參會人員。（略）五、有關事項（一）參會人員攜帶年終工作總結或某方面工作經(jīng)驗介紹材料印200份帶到會上；（二）參加會議的同志請于1月14日到××賓館××樓報到；（三）各地可來一輛工作用車，其余自帶車輛司機食宿自理，大會不予安排。（四）需接車接機和需要購買回程車、機票的同志，請于×月×日在報名單時一并告知，亦可電話告知省人事廳辦公室。

年月日（5）任免人員通知：以簡要的文字寫明任免干部的機關名稱、日期與被任免人員的姓名與職務。如：遵義市人社局關于×××等同志職務任免的通知貴州省人民政府任免通知黔府任[2007]25號各自治州、市人民政府，各地區(qū)行署，省政府各部門、各直屬機構：省人民政府決定：XXX任貴州省國土資源廳總工程師(試用期一年)。

二〇〇七年九月三十日3.通報寫法：敘述情況+原因分析+提出處理意見

例：（1）重要情況通報：貴州省人民政府關于貴黃高速公路籌資工作的情況通報（2）表彰性通報：貴州省公安廳關于表彰XX重大案件偵破組的通報（3）批評性通報

貴陽市公安局關于×××所犯錯誤的通報關于表彰計劃生育先進集體和先進工作者的通報

各縣（市、區(qū)）人民政府，市屬各部門：

“九五”計劃期間，我市各級黨委、政府和有關部門高度重視計劃生育工作，認真貫徹省計劃生育條例，切實加強對計劃生育工作的領導，全面完成了省下達的“九五”人口計劃和各項計劃生育指標任務。二000年度，全市人口出生率降到5%，平均生育率為0.87，低于全國、全省水平。這是全市各級干部、計劃生育工作者和全市人民共同努力的結果。為了進一步推動我市計劃生育工作的深入開展，市人民政府決定授予*縣等三十五個單位“全市計劃生育先進集體”光榮稱號，授予*×等四十五位同志“全市計劃生育先進工作者”光榮稱號。希望受到表彰的單位和個人，要戒驕戒躁，繼續(xù)努力，為我市計劃生育工作向深層次、高質量發(fā)展做出新的貢獻。二00一年，是“十五”計劃的第一年，各級政府和廣大干部要全面貫徹落實好黨的十五屆四中全會精神，繼續(xù)把計劃生育工作放在更加重要的地位，堅持不懈地抓下去，切實加強領導，堅持按《條例》規(guī)定依法管理，大力加強基層基礎工作，力爭我市“十五”期間人口出生率控制在5%以內，為本世紀末實現(xiàn)我市人口控制在四百萬以下的目標而努力奮斗。

附：*市計劃生育先進集體、先進工作者名單。（略）XX市人民政府（蓋章）二00一年二月五日4.請示和批復請求批準：關于貴州省荔波小七孔列為國家重點風景名勝區(qū)的請示

請求幫助：

貴陽市人民政府關于追加我市洪水災害救濟款的請示

請求解答：關于《會計人員職稱條例》中

“總會計師”是行政職務還是技術職稱的請示

請示的寫法：標題：不能寫成請示報告主送機關：只能有一個。（不直接報送領導）正文：請示緣由+請示事項+結語結語：以上請示，當否，請批示（批復）。以上請示，請予批準。請示應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

關于××市中小學整體改革試點工作有關問題的請示市人民政府：

根據(jù)中共中央關于教育體制改革決定的精神和市委、市政府關于進行學校整體改革試點的要求，經(jīng)與各區(qū)、縣政府及教育局研究，擬在我市部分中小學進行試點工作?，F(xiàn)將有關問題請示如下：

(1)改革的目標和內容。

(2)干部任免問題。

(3)定編定員和工資總額包干問題。

(4)編余人員的安置問題。

(5)實行結構工資制。

以上請示如無不妥，請批轉執(zhí)行。

直接提出請示的問題，不要太多分析原因建議性的報告則要有一定的陳述和分析。請示結束語不用“請批轉各地執(zhí)行”建議性報告可用“以上報告如無不妥，請批轉各地執(zhí)行”。擬稿：請代××局黨委給市委組織部草擬一份請示局黨委委員、××處處長張××，因受賄、挪用公款，已被上級有關部門“雙規(guī)”。由于該處工作繁重，經(jīng)局黨委討論決定，在組織人事部門正式任命前，擬由副處長錢××代理處長。

中共××局黨委關于擬由錢××副處長代理處長的請示中共××市委組織部：我局黨委委員、××處處長張××，因受賄、挪用公款，已被上級有關部門“雙規(guī)”。由于該處工作繁重，經(jīng)局黨委討論決定，在組織人事部門正式任命前，擬由副處長錢××代理處長。當否，請批復。中共××局黨委

XX年XX月XX日（批復例）

中共××市委組織部關于同意由錢××副處長代理處長的批復中共××局黨委：你局《關于擬由錢××副處長代理處長的請示》（×局委發(fā)〔2006〕3號）收悉。經(jīng)研究，同意在組織人事部門正式任命前，由錢××副處長代理處長。特此批復。中共××市委組織部（?。?/p>

XX年XX月XX日批復格式要求：

1．標題：“關于×××的批復”或者“×××關于×××的批復”。如：國務院關于同意廣東省設立茂名市茂港區(qū)的批復

2．原由：“你省《關于茂名市設置茂港區(qū)的請示》（粵府〔2000〕38號）收悉”、“你局《關于擬由錢××副處長代理處長的請示》（×局委發(fā)〔2006〕3號）收悉”作為原由。

3．批復事項：表明批復的態(tài)度與意見。5.函

函是平級機關、上下機關或不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關同級主管機關請求批準的公文。函的分類：（一）按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。（三）從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事項函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，報送材料函等等。

函的寫法

標題：公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。主送機關：即受文并辦理來函事項的機關單位，在公文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

正文：其結構一般由開頭、主體、結尾部分組成。

開頭：主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內容，然后用“現(xiàn)將有關問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

主體：這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。結語：通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（商）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

結尾落款：寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。

撰寫函件注意事項函的寫作，一是行文簡潔明確，用語把握分寸，要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。二是復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。三是函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務活動的正常進行。關于擬錄用××××屆大中專畢業(yè)生的函省人事廳：根據(jù)中共××省委組織部、××省人事廳《關于××××年省級機關錄用應屆高校、中專學校優(yōu)秀畢業(yè)生的通知》規(guī)定，我們對擬錄用到我廳機關工作的大中專畢業(yè)生按規(guī)定程序進行了統(tǒng)一考試、面試、體檢、政審。經(jīng)廳黨組研究，擬錄用大中專畢業(yè)生24名。現(xiàn)將有關錄用審批材料報上，請審批。特此函告。附件：錄用審批材料24份

××省安全廳

××××年三月二十五日

關于批準錄用×××等××名同志為國家公務員的復函省安全廳：你廳《關于擬錄用××××屆大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔××××〕18號）收悉。根據(jù)中共××省委組織部、××省人事廳《關于部分省級機關從××××年應屆高校、中專畢業(yè)生中考試錄用國家公務員和機關工作人員的通知》的規(guī)定，經(jīng)考試、考核合格，批準錄用×××等××名同志為國家公務員。特此函復。

附件：錄用人員名單

××省人事廳

××××年三月二十九日修改練習：

××市第七變壓器廠抓緊歸還勞動服務公司借款的函市第七變壓器廠：你廠于二○○五年一月，從我廠借去資金三萬元，作為你廠勞動服務公司開辦費，當時雙方講好年內一定償還。目前已經(jīng)是二○○六年一月了，我廠正在編制去年的財務決算，為使我們能及時搞好各類款項的清理結算，要求你廠務必將所借之款于二十日前歸還我廠，切不要一拖再拖，給我廠財務工作的順利進行帶來不應有的困難。此致敬禮！

××市第一變壓器廠二○○六年一月十日（１）標題寫法不規(guī)范，而且用語強硬。（２）語言不夠謙和，這是函的大忌。比如此文中的“當時雙方講好年內一定償還”、“要求你廠務必……”、“切不要一拖再拖，給我廠……困難”等語，顯得過硬，咄咄逼人，不得體。（３）公函不寫“此致敬禮”、“順致敬意”、“祝君安康”等敬祝詞語。（4）文中的數(shù)字和日期表述錯誤，用阿拉伯數(shù)字。正文開頭不對。關于歸還勞動服務公司開辦費借款的函

市第七變壓器廠：

貴廠2005年1月為籌集勞動服務公司開辦經(jīng)費，曾從我廠借去資金3萬元，貴廠當時曾承諾在當年內歸還。目前，我廠正在編制去年的財務決算，為及時搞好各類款項的清理結賬，望貴廠能將所借款項于1月20日前歸還我廠。特此函告。

××市第一變壓器廠

二OO六年一月十日

6.會議紀要用于記載和傳達會議情況和議定事項的法定公文。會議紀要的寫法：

會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。

標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要;二是召開會議的機關加內容加紀要。

正文一般由兩部分組成。

(一)會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人、與會人員、基本議程。

(二)會議的精神和議定事項。一般包括會議內容、議定事項。記錄人：***主持人簽字：***標題：

1、會議名稱+文種

例：《農(nóng)村愛國衛(wèi)生經(jīng)驗交流會紀要》2、主標題+副標題例：以十六大精神為指導，開創(chuàng)農(nóng)民就業(yè)工作新局面

——銅仁地區(qū)農(nóng)民就業(yè)工作會議紀要注意：1、重要的會議紀要通常在標題下注明生效時間。

2、會議紀要不用公章。正文：導言：即會議組成情況（時間、地點、出席人員、中心議題和議程等）。主體：主要精神（成果和議定的事項）（綜述式和分項式）

主體部分各段的開頭語可以使用：“會議認為”、“會議提出”、“與會者一致認為”、“會議決定”、“會議要求”、“會議希望”等。結語：（號召展望）可使用“會議號召”

嚴厲打擊制販注水豬肉會議紀要

××××年4月3日下午，在市政府二會議室，**副市長主持召開了嚴厲打擊制販注水豬肉的專題會議。參加會議的有：市政府副秘書長**，市府財辦副主任**，市技術監(jiān)督局局長**、副局長**，市公安局副局長**，市工商局副局長**，市衛(wèi)生局副局長**，市物價局副局長**，市食品監(jiān)督局紀檢組長**和市中級法院辦公室副主任***等?，F(xiàn)將會議議定事項紀要如下：一、進一步提高認識，加強組織領導（注：復合型段旨句）。二、完善制度，規(guī)范行為（注：復合型段旨句）。三、加大打擊力度。四、加強宣傳。五、各級政府、各有關部門務求將此項工作抓緊、抓實、抓出成效。這是一篇分項式會議紀要。

關于協(xié)調解XX大街56號首層房屋使用權問題的會議紀要

xx年2月2日上午，市政府辦公廳xxx主任主持召開會議，協(xié)調解決XX大街56號首層房屋使用權問題。參加會議的有省政府辦公廳交際處、市國土房管局、市外輪供應公司等有關部門的負責同志。

會議認為，XX大街56號首層房屋使用權的問題，是在過去計劃經(jīng)濟和行政決定下形成的歷史遺留問題。早幾年曾多次協(xié)調，雖有進展，但未有結果。最近，按照省、市領導同志“向前看”、“了卻這筆歷史舊賬”的批示精神，在辦公廳的協(xié)調下，雙方本著尊重歷史，面對現(xiàn)實，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。

經(jīng)過協(xié)商、討論，雙方達成了一致的認識。會議決定如下事項：

一、……

二、……

三、……

四、……

會議強調，雙方在房屋使用權移交中要各自做好本單位干部群眾的工作，團結協(xié)作，增進友誼，保證移交工作順利進行。

XX市政府辦公廳

XX年X月X日

7.意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。也即對某一重要問題存在看法與建議，就可運用“意見”向上級或下級表達本單位的見解或處理辦法。

“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。

作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理，多經(jīng)上級批轉。（一個主送機關）作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關可參照執(zhí)行。（多個主送機關）

作為平行文，提出的意見供對方參考。對某一重要問題存在看法與建議，就可運用“意見”向上級或下級表達本單位的見解或處理辦法。意見通常由標題、主送單位、正文、落款等要素組成，有的還有附件。意見的寫作方法并無一定成規(guī)，但一般應當注意下列兩點：

1、注意結構的安排。意見一般先說明緣起，繼而針對問題，分條目陳述意見或解決措施。意見寫作切忌意識流，想到那里寫到那里。

2、注意對事實的客觀陳述，不加任何臆測，說理明白，不妄加議論。格式要求：（1）標題。發(fā)文機關+事由+文種。如：中共中央國務院關于做好2011年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見。（2）原由。講明發(fā)布意見的背景和根據(jù)。（3）主體。具體對工作指導的辦法和措施。（條款式）（4）結尾。一般為提出要求。（以上意見如無不妥，建議轉發(fā)（批轉）各地區(qū)、各部門貫徹執(zhí)行。）8.總結

總結是單位、部門或個人對前一段的實踐活動進行回顧、檢查、分析和研究，從中找出經(jīng)驗教訓和規(guī)律性的認識，以指導今后實踐而寫成的應用文書。即：已經(jīng)做了什么，如何做的，做的程度，今后怎么做?？偨Y的種類:1.工作匯報性質的全面性總結

2.介紹經(jīng)驗的專題總結

3.個人學習、工作的小結標題：1.公文式：培訓處2010年度工作總結（綜合總結）2.文章式：股份制使企業(yè)走上成功之路（專題性總結）3.雙標題式：售后服務是企業(yè)的命根子

——聯(lián)想陽光服務中心2005年度工作總結

正文：前言+主體前言：簡要交代時間、背景、取得的成績、效果等，讓讀者了解全貌（做了什么）

主體：①主要做法（怎么做的）②存在的問題（簡略，但中肯）③今后工作打算（簡單）主體部分按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。團市委2005年工作總結一年來，團市委按照“服務青年、服務社會、服務大局”的總體工作思路，團結帶領廣大團員青年為我市三個文明建設而不懈努力。一、以經(jīng)濟建設為中心，穩(wěn)步推進青年創(chuàng)業(yè)工程。（略）二、以道德建設為重點，著力促進青年文明工程。（略）三、以奉獻社會為己任，廣泛實施青年服務工程。（略）四、以提高素質為核心，深入推進青年成才工程。（略）回顧一年來的工作實踐，我市共青團各項工作欣欣向榮，蓬勃發(fā)展。但我們的工作仍存在著許多的不足，在整合團的資源，服務青年方面，存在著整合力度不夠，配置效率不高，手段不多、渠道不多、方式方法創(chuàng)新不夠等等問題。明年我市共青團和青年工作的總體思路是：……團結帶領全市團員青年為推進“兩個率先”目標而努力。

9.調查報告

是帶著一定的目的，對某種情況、問題和經(jīng)驗進行實地調查，是向領導機關反饋信息，輔助決策，核查決策執(zhí)行情況的重要形式。調查報告的種類：

1.反映情況的調查報告：

《東北師范大學碩士畢業(yè)生就業(yè)情況的調查報告》

2.總結經(jīng)驗的調查報告：

職工的歸屬感從何而來

——××皮鞋廠關心職工福利生活的調查

3.揭示問題的調查報告

政府決策豈能朝令夕改

——浙江溫嶺市一市場建成后開業(yè)受阻的調查標題：①公文式：關于貴州水泥廠轉換經(jīng)營方式的調查②文章式：錦江集團的崛起

③主、副標題式：同一地區(qū)的農(nóng)村經(jīng)濟為什么發(fā)展有快有慢

——花溪區(qū)100個村的調查

作為公文，標題最好用規(guī)范化的標題格式或正副標結合式。

正文：前言+主體

關于云巖區(qū)教育結構布局的調研報告云巖區(qū)是我市政治、經(jīng)濟、文化中心，其教育舉足輕重。它既是棟梁教育的窗口，也是全市教育的主導。為此，今年1月教體文衛(wèi)專委會就云巖區(qū)教育結構布局問題進行了調查研究。通過走訪學校，實地察看，查考數(shù)據(jù)，多次召開座談會、研討會，形成了此報告。（前言）一、云巖區(qū)教育的基本情況。（主體）

二、問題分析。（主體）三、幾點建議。（主體）

主體的三大塊：①調查得來情況（事實和數(shù)據(jù)）——是什么②分析原因和實質（具體、深入）——為什么③提出建議（提出解決問題的方法）——怎么做提出問題、分析問題、解決問題

調查報告的落款要寫明調查者——單位名稱和個人姓名，以及完稿時間。如果標題下面已注明調查者，則落款時可省略。（十）草擬公文應注意把握的問題

1.運用名稱要規(guī)范化；如地名、人名、機關、名稱等要運用準確，如有的公文將“打擊經(jīng)濟領域犯罪活動辦公室”寫成“打辦”；如有的公文把“黨的十一屆三中全會”簡寫成“三中全會”；如在教育界人們習慣把“中國人民大學”簡稱“人大”，但在政界就成了全國人民代表大會，這些表述在公文寫作中是不妥當?shù)摹?.使用漢字要規(guī)范化；如“堅決”和“堅定”，都是表示不動搖，但“堅定”一般用來形容立場、信念、意志等精神層面，而“堅決”則多說明態(tài)度、做法等行為層面。再如“前輩”和“先輩”，“前輩”是指活著的比自己長一輩的人，“先輩”是指已死的長輩。3.運用數(shù)字要規(guī)范化；如：詞組：三資企業(yè)、十二指腸；慣用語：十月革命、一二·九運動等；縮略語：“九五”規(guī)劃、四書五經(jīng)等；修辭色彩：白發(fā)三千丈、三令五申等；成語：一敗涂地、一毛不拔等。

“百分之二十”，應將“百分之二十”表述為“20％”，又如應將“四分之三”表述為“3/4”，以此類推規(guī)范書寫或表述。4.標點符號要規(guī)范化；

5.結構層次序數(shù)：

第一層為“一、”（3號黑體加粗）；第二層為“（一）”（3號楷體加粗）；第三層為“1.”（3號仿宋加粗）；第四層為“（1）”（3號仿宋）。

6.數(shù)字、年份與詞語不能換行。二、行政機關公文處理（一）發(fā)文處理程序與方法

1.擬稿:原始文稿。文秘。領會、文字表達和調查研究三大能力。

2.會商：與有關機關取得一致。跑會、函會、會商。

3.審核：文種、內容、格式、語言等。部門負責人。

4.簽發(fā)：簽發(fā)人又一次全面核查。機關領導。

5.繕印、校對：印制。

6.用?。杭由w公章或簽注姓名。

7.分發(fā)：按規(guī)定揀配和封裝公文。

8.傳遞：發(fā)出。

9.歸檔：立卷歸檔、暫存、銷毀。一般地說，一個公文要經(jīng)過三步校核才能送印發(fā)出：（１）公文文稿送領導人審批之前，審核：報批程序是否符合規(guī)定；是否確需行文；內容是否完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提措施和辦法是否切實可行；人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述，密級、印發(fā)傳達范圍，主題詞是否準確、恰當，文字、符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定；涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)調并取得一致意見。（2）已經(jīng)領導人審批過的文稿，在印發(fā)之前應再作校核。領導人由于工作繁忙，對一些文稿，未能仔細推敲，就一字不改地簽發(fā)了；有的文稿，雖作修改，但由于受時間和精力的限制而未能作全面考慮，這就要求秘書處（科）長再次校核。當然，經(jīng)校核如需作涉及內容的實質性修改，則報經(jīng)原審批領導人復審。（3）在公文正式印發(fā)前，復核，主要是對公文的審批手續(xù)（含會簽）完備不完備，文種用得恰當不恰當，格式符不符合要求進行復核。（二）收文處理程序與方法

一、收文的接收：包括簽收、收文登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。二、收文的處理：包括擬辦、批辦、承辦、催辦等環(huán)節(jié)。三：收文的管理：包括登記、加工、組織傳閱、對內催辦等。三、公文寫作常見錯誤示例（一）發(fā)文字號編寫不當

1、機關代字混淆2、年份不全、亂用括號3、機關代字、年份、序號次序顛倒

1、機關代字混淆

例1：“華東師范大學”，它的代字不能寫成“華師大”，因為另外還有“華中師范大學”、“華南師范大學”，如用“華師大”就不能分辨，而應寫為“華東師大”；例2：“南京大學”的機關代字不能寫成“南大”，因為另外還有“南開大學”；例3：“河南大學”的機關代字不能寫成“河大”，因為另外還有“河北大學”。2、年份不全、亂用括號例如：①黔公局通(96)第15號②黔府發(fā)(2002)47號

例①年份不全，應寫為“1996”，使用圓括號也不正確，根據(jù)《國家行政機關公文格式》規(guī)定，應用六角括號“〔〕”，“第”字多余，應刪去；例②年份應置于六角括號“〔〕”內。3、機關代字、年份、序號次序顛倒例如：〔96〕黔人社廳通字第51號上例的錯誤是年份在發(fā)文機關代字前，且年份不全，“第”、“字”多余，正確的應該是“黔人社廳通〔1996〕51號”。（二）標題擬寫不當

1、文種錯用2、事由表述重復羅嗦、冗長、空洞不明確3、亂用標點符號1、文種錯用(1)請示與報告錯用、并用(2)函與請示錯用(3)通告與公告錯用

(1)請示與報告錯用、并用

例：①《××公司關于急需購買堿性電池的報告》

②《××縣人民政府關于請求將××風景區(qū)列為省級自然保護區(qū)的請示報告》

以上兩例，從標題事由看，都是請求上級批準某事項，因此，應將例①的“報告”改為“請示”，例②的“報告”去掉。(2)函與請示錯用

例如有一篇公文的標題為《××市司法局關于撥付法制教育經(jīng)費的請示》，主送機關是“××市財政局”。市司法局向市財政局請求撥款，而且市司法局與市財政局是平級關系，不是相隸屬的上下級關系，完全符合函的適用規(guī)定。因此，該文標題文種“請示”應改為“函”。(3)通告與公告錯用例如：①《××商場有獎銷售開獎公告》②《××縣人民醫(yī)院關于新設保健門診的公告》③《××火車站關于火車晚點的公告》以上三例從發(fā)布機關來看都屬企事業(yè)單位，從發(fā)布的事項看都是涉及業(yè)務工作方面的某一事項。因此，“公告”應改為“通告”。2、事由表述重復羅嗦、冗長、空洞、不明確

例如：①《××公司關于申請增加超計劃出口指標的請示》②《××縣人民政府關于表揚營業(yè)員×××同志的通報》③《××縣稅務局重建稅務所辦公樓的請示》④《××市財政局關于轉發(fā)××省財政