麗灣地產(chǎn)公司檔案管理制度

麗灣地產(chǎn)公司檔案管理制度_物業(yè)經(jīng)理人麗灣地產(chǎn)公司檔案治理制度

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)治理，實(shí)現(xiàn)檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作效勞，依據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際狀況，特制訂本方法。

其次條凡公司各部門、子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必需按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中治理，任何部門、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

其次章檔案治理體制

第三條公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管，分級(jí)查閱的原則。其中：一級(jí)治理是指公司綜合部的統(tǒng)籌治理，由綜合部指定專職人員負(fù)責(zé)；二級(jí)治理是指各部門的檔案資料治理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門的檔案治理工作，或由綜合部派駐專職人員幫助治理。

第四條公司檔案治理的分散與集中。

１、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視狀況保存財(cái)務(wù)治理方面的文件資料復(fù)印件。

２、有關(guān)人事方面的資料，由綜合部人事專員保管。

３、屬工程工程方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案治理員備案留底；其中，屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視狀況保存復(fù)印件。在工程工程竣工檔案?jìng)浒负蟀雮€(gè)月內(nèi)，把全部檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。

４、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時(shí)保管，并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結(jié)的資料，但屬機(jī)密級(jí)以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后馬上移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)依據(jù)合同商定及實(shí)際需要報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

５、營(yíng)銷中心對(duì)外簽定的廣告、籌劃合同，應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時(shí)，即向綜合部檔案治理員移交，本部門可視狀況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個(gè)月市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，工程籌劃與廣告，和銷售籌劃方案方面的資料。

６、銷售合同的檔案治理：銷售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案治理員移交一份售樓合同，編號(hào)永久保存。并在房管局辦完手續(xù)，合同上加蓋備案章（按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章）后，當(dāng)日即移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書對(duì)應(yīng)原合同編號(hào)永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對(duì)應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶效勞中心辦理產(chǎn)權(quán)證，并最終將此合同移交給房管局。

７、招標(biāo)中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案治理員保管，本部門可視狀況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后，將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保存。

８、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，原則上公司應(yīng)保存兩份原件，財(cái)務(wù)處和綜合部各保存一份。特別狀況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)部保存原件，綜合部保存復(fù)印件（售樓合同除外）。

９、各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、規(guī)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。

１０、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案治理，屬機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)在大事辦理完畢后２個(gè)工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管，本單位可視狀況保存復(fù)印件。

第五條各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，綜合部檔案治理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案治理工作進(jìn)展監(jiān)視和指導(dǎo)，并且每年對(duì)二級(jí)檔案治理進(jìn)展一次檢查驗(yàn)收。

第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料治理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，人員變動(dòng)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知綜合部檔案室，因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰，才能離職。

第三章檔案的歸檔范圍

第七條但凡反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

１、部門（含部門）以上的各種規(guī)劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告，和各種重要通知、通報(bào)，及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記。

２、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。

３、各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。

４、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書。

５、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其治理方面的文件材料。

６、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。

７、公司各種治理規(guī)章制度和人事檔案。

８、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

９、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。

１０、公司的重大奠基、慶典、新聞公布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營(yíng)銷籌劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

１１、公司進(jìn)展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

１２、國(guó)家有關(guān)行業(yè)進(jìn)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級(jí)主管部門、單位的來(lái)文等。

１３、其他需要?dú)w檔的重要文件。

第四章檔案的歸檔與立卷

第八條檔案在形成過(guò)程中，經(jīng)辦人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)展系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不喪失，確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參加辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負(fù)責(zé)收集。

第九條歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

第十條凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件準(zhǔn)時(shí)歸檔，任何單位和個(gè)人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如特別案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存，綜合部以復(fù)印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。

第十一條各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必需有原件，并保持其完好無(wú)損。聲像檔案必需具體記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版、原件、清楚、完整。

第十二條為避開(kāi)歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案治理員要仔細(xì)核對(duì)歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等狀況，設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說(shuō)明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

第十三條立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有親密聯(lián)系的文件組

合在一起，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必需立在一起，文件上視狀況加蓋密級(jí)印鑒，按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

第十四條立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷名目，把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等工程填寫清晰，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、堅(jiān)固，無(wú)任何金屬物。

第五章檔案的分類與編號(hào)

第十五條檔案治理員應(yīng)依據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)展分類整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索名目，提高檔案利用率，保證檔案治理工作的順當(dāng)進(jìn)展。

第十六條檔案分類與編號(hào)規(guī)章，見(jiàn)附表。

第六章檔案的保管工作

第十七條公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的特地庫(kù)房，庫(kù)房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條件，門窗應(yīng)牢固堅(jiān)固。各部門依據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜。

第十八條歸檔資料要進(jìn)展登記，編制歸檔名目，完善檢索工具，以便供應(yīng)利用。依據(jù)公司檔案的分類規(guī)章對(duì)檔案進(jìn)展科學(xué)的分類編號(hào)，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次清楚，存放科學(xué)。庫(kù)存檔案必需圖物相符，帳物相符。

第十九條檔案治理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)覺(jué)問(wèn)題應(yīng)準(zhǔn)時(shí)上報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人，重要問(wèn)題應(yīng)準(zhǔn)時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。要熟識(shí)所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，把握利用規(guī)律。要常常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，干凈有序，醒目易找。

其次十條檔案治理員要做好檔案流失的防護(hù)工作，妥當(dāng)保管，防備喪失，不得隨便轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容；檔案柜及庫(kù)房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案治理人員無(wú)故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，對(duì)檔案的機(jī)密內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。

其次十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或喪失時(shí)，依據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)展懲罰。

第七章檔案的保管期限與密級(jí)

其次十二條依據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、牢靠程度、名稱等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限和密級(jí)。

其次十三條保管期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，依以下規(guī)定辦理：

１、永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)全部權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖；(9)規(guī)章制度；(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

２、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)規(guī)劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

３、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

４、1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

其次十四條檔案密級(jí)

公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、一般四個(gè)等級(jí)，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

１、“絕密“文書含：相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。

２、“機(jī)密“文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)全部權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作規(guī)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。

３、“密“文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。

４、“一般“文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。

第八章檔案的借閱治理方法

其次十五條凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批前方能調(diào)閱。

其次十六條借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批

公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)以上檔案必需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。

借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)以上檔案必需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可，方可借閱。

借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

其次十七條借閱檔案必需嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案治理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛(ài)惜檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)展檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)覺(jué)遺失或損壞，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案治理員要準(zhǔn)時(shí)催還。

其次十八條公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱，一般不得借出檔案室，如有特別狀況，在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借，一般檔案借閱期為七天，密級(jí)檔案為三天；機(jī)密級(jí)以上檔案不許外借，并且必需在檔案治理人員監(jiān)視下查閱。如特別情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因狀況特別，外部人員須出具其單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

其次十九條借閱檔案須妥當(dāng)保管，若有遺失，將依據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必需嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)展懲罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。

第九章檔案的銷毀

第三十條綜合部檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)展一次清理，去除不必要保存的資料，對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)展修補(bǔ)和復(fù)制。

第三十一條對(duì)已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)展登記造冊(cè)后按規(guī)定予以銷毀。

第三十二條銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或燃燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

第十章罰則

第三十三條