辦公室工作實(shí)務(wù)9-1

辦公室工作實(shí)務(wù)

會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人

第九章辦公室參謀咨詢

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)點(diǎn)：1、了解辦公室參謀咨詢工作的特征2、掌握參謀咨詢的內(nèi)容和要求能力點(diǎn)：1、掌握在具體辦公環(huán)境下的辦公室參謀咨詢的方法2、能把握不同決策階段（準(zhǔn)備、形成、實(shí)施）的操作要領(lǐng)3、了解相關(guān)信息，具備相應(yīng)的輔助決策能力素質(zhì)點(diǎn)：1、培養(yǎng)準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)本級(jí)和上級(jí)組織領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的意識(shí)2、培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識(shí)3、養(yǎng)成優(yōu)化決策、巧妙獻(xiàn)言的工作習(xí)慣

會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo第一節(jié)辦公室參謀咨詢的特征會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo

情景案例

宏利公司進(jìn)入今年第二季度以后，第二、第三分公司連續(xù)兩個(gè)月虧損，直接影響到公司整體經(jīng)濟(jì)效益。公司肖總經(jīng)理分別找分公司陳、葉兩位經(jīng)理談話，要求限期完成扭虧增盈目標(biāo)，但總也不見起色。吳總一氣之下，撤換了第二分公司陳經(jīng)理的職務(wù)，起用身邊得力助手——總公司營(yíng)銷部關(guān)部長(zhǎng)去第二分公司擔(dān)任經(jīng)理職務(wù)。三個(gè)月過(guò)去了，這兩個(gè)分公司仍然沒有完成扭虧增盈目標(biāo)。肖總經(jīng)理心急如焚，心煩意亂，動(dòng)輒發(fā)火。在總公司季度業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)上，他質(zhì)問(wèn)關(guān)、葉二位經(jīng)理為什么會(huì)越搞越糟？關(guān)、葉解釋時(shí)，肖總經(jīng)理很不耐煩地吼了起來(lái)：“我不管是什么原因，我要的是扭虧、扭虧，明白嗎？這是董事會(huì)的決定，你們懂不懂？廢物！廢物！”關(guān)、葉兩位經(jīng)理一激動(dòng)，也大聲地頂撞起肖總經(jīng)理來(lái)。肖總一氣之下，命令人力資源部立刻起草罷免文件，他要免除關(guān)、葉兩位經(jīng)理的職務(wù)。會(huì)議不歡而散。

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情景案例

肖總平時(shí)很喜歡打高爾夫球。晚上7點(diǎn)左右，估計(jì)肖總吃過(guò)了晚飯，行政助理李路明開始給肖總打電話：“肖總，近來(lái)工作太緊張，我陪你去打一場(chǎng)高爾夫球散散心好不好？”肖總欣然同意。那一晚他們玩得很開心。在回來(lái)的路上，肖總請(qǐng)李路明談?wù)剬?duì)公司最近有關(guān)情況的看法。李路明說(shuō)：“肖總，我談一點(diǎn)自己的看法啊，這個(gè)看法不一定對(duì)。您上次撤換陳經(jīng)理的決定是很有道理的，但換上年輕有為的關(guān)部長(zhǎng)也沒有完成扭虧增盈的預(yù)期目標(biāo)，我想這中間一定有些特殊的原因，應(yīng)該仔細(xì)聽聽關(guān)、葉兩位經(jīng)理的意見，看看有些什么具體原因，他們有沒有相應(yīng)措施來(lái)應(yīng)對(duì)，才是辦法。”聽了小李秘書的話，肖總沉默不語(yǔ)了。接著，李秘書講了一些自己平時(shí)了解到的情況：由于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手采用新的手段，搶走了兩個(gè)分公司的批發(fā)貨源，才造成了兩個(gè)分公司的虧損。同時(shí)，關(guān)、葉兩位經(jīng)理也準(zhǔn)備好了相應(yīng)的促銷方案。最后，小他分析說(shuō)，在目前情況下，撤換經(jīng)理人好像不是解決問(wèn)題的關(guān)鍵，反而可能成為公司的不穩(wěn)定因素，影響公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。聽完李助理的話，肖總高興地說(shuō)：“你分析的有道理，我靜一靜想想，看怎樣處理更恰當(dāng)一些。你通知一下關(guān)經(jīng)理和葉經(jīng)理，明天請(qǐng)他們一起吃飯，我們一起商量應(yīng)對(duì)危機(jī)的辦法?！睍?huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo項(xiàng)目任務(wù)

1．面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤決定，秘書怎樣確定自己的行為策略？2．秘書建言獻(xiàn)策具有什么特點(diǎn)？3．你贊成李路明的處理方法嗎？若贊成，這樣處理的動(dòng)機(jī)是什么？若不贊成，請(qǐng)說(shuō)說(shuō)你的想法。會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo任務(wù)分析生活中，我們常說(shuō)“三個(gè)臭皮匠，頂個(gè)諸葛亮”。的確，要把一件事情做好，就應(yīng)該注意與周圍的人相互借鑒、學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。秘書和領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)然也存在相互取長(zhǎng)補(bǔ)短、相互學(xué)習(xí)的必要性。不能否認(rèn)，領(lǐng)導(dǎo)職位比秘書高，經(jīng)驗(yàn)比秘書豐富，秘書應(yīng)該多從領(lǐng)導(dǎo)身上學(xué)習(xí)工作方法、工作策略。但這并不等于說(shuō)秘書永遠(yuǎn)只需要亦步亦趨、任何時(shí)候都只能在領(lǐng)導(dǎo)思維的影子里討生活，事實(shí)上，秘書的思維方式、思維能力可以也應(yīng)該保持一定的個(gè)性色彩。這樣，才能在必要的時(shí)候與領(lǐng)導(dǎo)的思維方式與思維成果相互補(bǔ)充。辦公室工作以事務(wù)性工作居多，瑣碎繁雜，常常讓秘書覺得沒有成就感。要彌補(bǔ)這一職業(yè)缺陷，秘書在思維能力方面要有所準(zhǔn)備，成就感就有可能產(chǎn)生，進(jìn)而更好地愛崗敬業(yè)。所以在新中國(guó)第一次秘書長(zhǎng)工作會(huì)議上，國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人將“參與政務(wù)、管理事務(wù)”確定為秘書部門和秘書工作的基本職責(zé)，高瞻遠(yuǎn)矚地規(guī)定了秘書充當(dāng)“智囊”角色的必要性、重要性。

會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo任務(wù)分析領(lǐng)導(dǎo)與秘書、主管與助理職責(zé)不同。決策是領(lǐng)導(dǎo)、主管的職責(zé)，秘書、助理則通過(guò)進(jìn)言獻(xiàn)策影響其決策。但秘書或助理沒有理由要求領(lǐng)導(dǎo)非采納自己的建議不可。即使領(lǐng)導(dǎo)決策錯(cuò)誤，需要承擔(dān)責(zé)任的也不是秘書和助理，秘書與助理可以保持一種超然、超脫的態(tài)度。自然，從有利于組織利益最大化的立場(chǎng)出發(fā)，優(yōu)秀秘書往往會(huì)在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)以恰當(dāng)?shù)牟呗哉嬗绊戭I(lǐng)導(dǎo)形成合理的決策。由于領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性不同、習(xí)慣不一，有的領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣于調(diào)研、習(xí)慣于從善如流，有的領(lǐng)導(dǎo)更喜歡“獨(dú)擅朝綱”、習(xí)慣于搞“一言堂”；有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡手下人直率一點(diǎn)，有的領(lǐng)導(dǎo)更喜歡聽到溫和委婉的話語(yǔ)。這樣，同樣的話在不同領(lǐng)導(dǎo)身上完全可能產(chǎn)生不同的反應(yīng)，給實(shí)際工作帶來(lái)不同的效果。秘書完成參謀咨詢職責(zé)的前提之一就是對(duì)自己所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)作深入了解，包括其個(gè)性稟賦、工作作風(fēng)、工作習(xí)慣、事業(yè)追求以及生活細(xì)節(jié)等等。會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo秘書參謀咨詢的基本含義會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人

參謀咨詢是秘書與辦公部門一項(xiàng)常規(guī)性日常性工作?！懊貢殻趨⒅\

。”秘書和辦公部門的服務(wù)職能，是由非參謀性工作和參謀性工作所實(shí)現(xiàn)的。前者是操作性事務(wù)，主要是動(dòng)手“做”；后者是智力性勞動(dòng)，是用腦子“思考”。秘書參謀活動(dòng)，是以辦公部門和秘書從業(yè)人員為主體，以所在組織管理系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)者為主要對(duì)象，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科學(xué)合理實(shí)施管理行為為目標(biāo)，以出謀獻(xiàn)策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策及管理行為的過(guò)程。同一般參謀活動(dòng)一樣，辦公室參謀咨詢活動(dòng)也由參謀咨詢主體、參謀咨詢客體、參謀咨詢內(nèi)容、參謀咨詢方法、參謀咨詢環(huán)境等要素構(gòu)成，是上述諸要素交互作用的動(dòng)態(tài)過(guò)程。CompanyLogo參謀咨詢與事務(wù)性工作的關(guān)系會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人

1．參謀咨詢活動(dòng)滲透于辦公室工作實(shí)務(wù)中

辦公室工作千頭萬(wàn)緒，歸結(jié)起來(lái)有兩大職能：辦事職能與參謀職能。“辦事職能”，不僅僅是指辦文、辦會(huì)和完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的具體事項(xiàng)，應(yīng)是對(duì)完成辦公室工作任務(wù)的統(tǒng)稱。信息工作、調(diào)研工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作、日常事務(wù)性工作都是辦公室工作的重要內(nèi)容。參謀咨詢職能不是指辦公部門和秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，而是在完成辦公室工作任務(wù)的過(guò)程中充分發(fā)揮參謀咨詢作用。秘書的辦事職能和參謀咨詢職能是相互依存、相互作用的。辦事職能是辦公室工作的基礎(chǔ)和本體，參謀咨詢職能主要是在完成辦公室工作任務(wù)的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的。離開辦事職能，參謀咨詢職能就不能獨(dú)立存在。即使在重大決策的形成和實(shí)施過(guò)程中，秘書部門的參謀職能仍然必須通過(guò)提供信息、調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、撰寫文件等具體工作體現(xiàn)出來(lái)的。CompanyLogo參謀咨詢與事務(wù)性工作的關(guān)系2．參謀咨詢功能提高辦公室工作的勞動(dòng)附加值

參謀咨詢職能是提高辦公室工作效能的根本保證，辦事職能主要通過(guò)參謀咨詢職能的有效發(fā)揮來(lái)提高勞動(dòng)附加值。離開參謀職能，辦公室部門就變成了一架簡(jiǎn)單的“辦事機(jī)器”，秘書才能不可能正常的發(fā)揮。即使是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù)，仍然需要秘書發(fā)揮參謀咨詢職能。辦事與參謀是構(gòu)成秘書工作有機(jī)整體的兩大部件，辦事好比秘書工作的“硬件”，具有客觀實(shí)在性的特點(diǎn)；參謀好比秘書工作的“軟件”，具有智力勞動(dòng)的特點(diǎn)。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo小技法會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人另一種職場(chǎng)危機(jī)由于特殊的職業(yè)地位，有一些秘書由媳婦熬成婆之后就變得很專斷，自以為工作能力突出、業(yè)務(wù)熟練，不自覺地滋生出許多傲氣和不耐煩。殊不知，這不是成就，而是一種職場(chǎng)危機(jī)——即如業(yè)務(wù)不熟技藝不精被淘汰出局一樣存在同等程度的危險(xiǎn)性。這時(shí)，如果身邊沒有人提醒或糾正，恐怕不久的將來(lái)她的工作就會(huì)被換掉，或者被炒魷魚。這一現(xiàn)象，可用溜冰來(lái)比擬。開始學(xué)溜冰時(shí)，人們小心謹(jǐn)慎，即使滑倒了，一般也不會(huì)摔得很慘。倒是技術(shù)高手，因?yàn)閶故於孕?，因?yàn)樘幱诼楸源笠鉅顟B(tài)，不出事則已，一出事則準(zhǔn)是大事。所以技術(shù)高超又能保持虛懷若谷，才能有持久的杰出的表現(xiàn)。

CompanyLogo辦公部門參謀咨詢的特征

1．主動(dòng)性2．綜合性3．從屬性4．直接性5．隨機(jī)性2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo辦公部門參謀咨詢職能的注意事項(xiàng)

1．不可過(guò)于夸大秘書參謀咨詢的作用

2．不能要求每位秘書都爭(zhēng)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo相關(guān)鏈接

職業(yè)經(jīng)理人常犯的11種錯(cuò)誤第一、拒絕承擔(dān)個(gè)人責(zé)任；第二、未能啟發(fā)工作人員；第三、只重結(jié)果忽視思想；第四、在公司內(nèi)部形成對(duì)立；第五、一視同仁的管理方式；第六、忘了公司的命脈：利潤(rùn)；第七、只見問(wèn)題不看目標(biāo)；第八、不當(dāng)老板只做哥們；第九、未能設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)；第