辦公軟件常用技巧

辦公軟件常見技巧大唐黑龍江電力技術(shù)開發(fā)有限公司信息化部呂鑫CONTENTS01WORD200703PowerPoint200702EXCEL2007WORDWORD常見問題解決方法41、快速清除word頁眉橫線方法一.更改樣式快速清除橫線

1.雙擊進(jìn)入頁眉、頁腳編輯模式，并全選頁眉文字；

2.將“樣式”切換到“正文”模式；

3.此時(shí)頁眉下方的橫線便已經(jīng)消失，而且頁眉文字也能像其他正文文字一樣授受用戶的編輯了。方法二.通過邊框和底紋方法清除橫線

1.雙擊進(jìn)入頁眉、頁腳編輯模式，并全選頁眉文字；

2.執(zhí)行“格式”菜單→“邊框與底紋”命令，彈出“邊框與底紋”對(duì)話框；

3.將“邊框”菜單下的“自定義”設(shè)為“無”即可。52、生成目錄

選擇一級(jí)標(biāo)題內(nèi)容，在“開始”樣式中選擇“標(biāo)題”，然后調(diào)整字體大小、樣式，選中該標(biāo)題，雙擊格式刷，將其他同級(jí)標(biāo)題刷成相同格式，光標(biāo)放在要插入目錄的位置，在“引用”中目錄下拉，選擇“自動(dòng)目錄1”，目錄生成后可對(duì)目錄格式、字體樣式進(jìn)行修改調(diào)整。如文章內(nèi)容修改，可在“引用”中選擇“更新目錄”，選擇是“只更新頁碼”還是“更新整個(gè)目錄”。63、從第二頁開始設(shè)置頁碼

選擇“插入→頁碼”命令，選擇一個(gè)頁碼樣式（底端左側(cè)、居中、右側(cè)），選擇“首頁不同”。此時(shí)封面之后的第一頁頁碼顯示“2”，如果想變?yōu)椤?”，在“設(shè)置頁碼格式”中“起始頁碼”填0確定。74、Word中插入公式后行距變寬的解決

在Word文檔中插入公式后，行距便會(huì)變得很大，簡(jiǎn)單的調(diào)整段落的行距是行不通的。逐個(gè)點(diǎn)選公式，然后拖動(dòng)下角的箭頭倒可以將它任意放大縮小以調(diào)整行距，但是如果在一篇文檔中使用了大量的公式，這種操作顯然太麻煩，手工操作也容易使得公式大小不一，一些小的公式還會(huì)影響到顯示的效果。下面介紹兩種調(diào)整公式行距的方法：84、Word中插入公式后行距變寬的解決方法一：全部一次調(diào)整依次單擊菜單命令“文件→頁面設(shè)置”。單擊“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖所示。選中“無網(wǎng)格”，單擊“確定”按鈕就可以了。方法二：局部調(diào)整選中要進(jìn)行操作的那些行，依次單擊菜單命令“格式→段落”，打開“段落”對(duì)話框；單擊“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，將間距的“段前”和“段后”都調(diào)整為“0行”；將“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對(duì)齊網(wǎng)格”復(fù)選項(xiàng)前的小勾去掉，最后單擊“確定”按鈕即可。95、Word自動(dòng)編號(hào)右鍵編號(hào)，選擇一種合適編號(hào)即可。如果需要定義新編號(hào)格式，選擇“定義新編號(hào)格式”，選擇一種編號(hào)樣式，然后選擇字體，為標(biāo)號(hào)選擇合適的字體、字號(hào)，確定后返回如圖界面，在編號(hào)格式中增加字，確定后即可。106、讓W(xué)ord取消自動(dòng)編號(hào)1.暫時(shí)取消自動(dòng)編號(hào)如果我們需要暫時(shí)取消自動(dòng)編號(hào)功能，可以在換行的時(shí)候按住Shift鍵再擊打回車(Enter)鍵，此時(shí)，Word暫時(shí)不會(huì)輸出編號(hào)，而等作者對(duì)該段落錄入完畢再擊打回車鍵時(shí)Word仍會(huì)按照原來的編號(hào)次序繼續(xù)為新段落編號(hào)。2.完全取消自動(dòng)編號(hào)如果我們?cè)诤罄m(xù)的段落中根本不再需要編號(hào)時(shí)，只需要直接擊打兩次回車(Enter)鍵即可完全取消Word的本次自動(dòng)編號(hào)。當(dāng)然，如果我們?cè)俅螁?dòng)編號(hào)功能時(shí)，Word會(huì)重新從1開始編號(hào)117、快速找出兩個(gè)Word文檔之間的差別我們經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問題：兩份Word文件之中，只有一些極為細(xì)小的區(qū)別，如果單純通過人工的方法去進(jìn)行校對(duì)，那么不僅效率很低，而且也容易出錯(cuò)，容易漏掉一些不太明顯的區(qū)別。Word2003已經(jīng)內(nèi)置了一個(gè)小功能，可以讓我們快速地找出兩個(gè)Word文檔之間的不同。打開待比較的Word原文，執(zhí)行“審閱”菜單→“比較”命令，在彈出的“比較文檔”窗口中單擊另一份待比較文件，然后點(diǎn)擊“比較”按鈕。128、Word中快速輸入大寫中文數(shù)字年終財(cái)務(wù)總結(jié)中的一些數(shù)字，按國(guó)人的習(xí)慣，通常要用大寫的格式來表示。我們可以先快速地輸入阿拉伯?dāng)?shù)字，然后將其轉(zhuǎn)換成大寫格式：選中輸入的阿拉伯?dāng)?shù)字(如987688)，執(zhí)行“插入→編號(hào)”命令，選中“數(shù)字類型”下面的“壹、貳……”(或“一、二……”)選項(xiàng)，“確定”返回，則相應(yīng)的阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成大寫數(shù)字(如“玖拾捌萬柒仟陸佰捌拾捌”或者“九十八萬七千六百八十八”)。注意：這種轉(zhuǎn)換不支持帶小數(shù)的數(shù)值139、Word中輕松輸入各式各樣的下劃線我在別人的Word文檔中看到一些特殊的下劃線，經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)，原來是通過特殊輸入方法來實(shí)現(xiàn)的：在文檔中每一行開頭處，分別輸入三個(gè)或三個(gè)以上的下列符號(hào):~~~、###、***、___、---、===，然后按下“Enter”鍵，就可以得到一些特殊的下劃線了(如圖)。1410、讓長(zhǎng)篇Word文檔中的圖片快速顯示出來經(jīng)常使用Word處理長(zhǎng)篇文件的朋友一定對(duì)這個(gè)問題深有體會(huì)，當(dāng)文件中含有大量圖片時(shí)，每次翻頁總要等待一會(huì)兒才能顯示出圖片原貌，對(duì)我們正常的排版影響很大。其實(shí)，倒有一個(gè)簡(jiǎn)單的方法可以加快文檔圖片的顯示，每次打開帶有多張圖片的文件時(shí)，首先點(diǎn)擊一下工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，然后再馬上關(guān)閉打印預(yù)覽，此時(shí)再翻頁就不會(huì)出現(xiàn)圖片半天顯示不出來的問題了。EXCELEXCEL常見問題解決方法161、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在分?jǐn)?shù)表中，如果想讓總分大于等于300的以“紅色”顯示，大于等于280，小于300的以“藍(lán)色”顯示，低于280的以“棕色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。

1.打開工作簿，選中“工總分”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“300”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于280，小于300，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于270，字體設(shè)置為“棕色”)。

3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。172、建立分類下拉列表填充項(xiàng)

我們常常為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。首先選中單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”—“數(shù)據(jù)有效性”，彈出對(duì)話框，在允許中選擇序列，在來源中填寫名稱，注意逗號(hào)為英文狀態(tài)下的。183、用連字符“&”來合并文本

如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定194、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度

你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì)Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長(zhǎng)度”為“4”。同時(shí)，我們?cè)賮淼健俺鲥e(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份?！弊謽印?05、同時(shí)填充多個(gè)相同數(shù)據(jù)

選中要填寫區(qū)域，如果不連續(xù)可使用ctrl鍵選擇。在一個(gè)單元格填寫完成后，按住ctrl鍵+回車鍵即可完成填寫。216、視圖—分頁預(yù)覽

在打印excel時(shí)可使用視圖——分頁預(yù)覽來查看打印效果，可通過拖拽分離線，對(duì)打印頁面進(jìn)行調(diào)整。227、插入圖表

選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，在插入中選擇不同類型的圖表樣式，之后在圖表布局中選擇圖表布局樣式。PPTPPT制作技巧24一、導(dǎo)語工欲善其事，必先利其器優(yōu)秀的PPT提高PPT的水平目標(biāo)邏輯風(fēng)格布局顏色25二、PPT的應(yīng)用范圍各類會(huì)議/公司簡(jiǎn)介/商品介紹研究報(bào)告/投標(biāo)方案/項(xiàng)目總結(jié)培訓(xùn)講稿/電子課件統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告261.快速的程序與正確的程序快速的程序選擇設(shè)計(jì)模板添加文字內(nèi)容插圖設(shè)置動(dòng)畫調(diào)整修改宣講正確的程序設(shè)定目標(biāo)，構(gòu)思大綱組織素材文字、圖、表、多媒體依次導(dǎo)入PPT中調(diào)整結(jié)構(gòu)，修改內(nèi)容選擇模板或自行設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)版式、切換、動(dòng)畫預(yù)演排練正式宣講27三、PPT成功的關(guān)鍵原則對(duì)象原則結(jié)構(gòu)化原則KISS原則281.對(duì)象原則聽眾？針對(duì)不同聽眾制作不同層次內(nèi)容內(nèi)容？

內(nèi)容相對(duì)完整，有突出重點(diǎn)地點(diǎn)？

是一對(duì)一？一對(duì)多？場(chǎng)地大小目的？PPT永遠(yuǎn)是為聽者服務(wù)292.結(jié)構(gòu)化原則總體結(jié)構(gòu)化開場(chǎng)白（Introduction）會(huì)議名稱、演講主題演講者、職稱、服務(wù)單位、聯(lián)絡(luò)方式、日期預(yù)告（Preview）標(biāo)示內(nèi)容大綱正式演講（Presentation）回顧（Review

）結(jié)束（Theend）主體內(nèi)容結(jié)構(gòu)化AAAAAABBBBCCC……BBBB……………………30KeepItSimpleandStupid3.KISS原則KISS保持簡(jiǎn)潔并且一目了然！313.KISS原則保持簡(jiǎn)單版式布局風(fēng)格簡(jiǎn)明大小標(biāo)題文字減少充分借助圖表圖示商業(yè)環(huán)境亦保守風(fēng)格留白天地寬盡量使用標(biāo)準(zhǔn)版式標(biāo)準(zhǔn)版式規(guī)范的圖表工具323.KISS原則限制要點(diǎn)與文本數(shù)量?jī)?yōu)秀的幻燈片只有非常少的文本限制過渡與動(dòng)畫精致專業(yè)使用簡(jiǎn)單的從左-右移動(dòng)不要在所有的幻燈片之間都添加切換特效33四、PPT常用功能與應(yīng)用技巧母板與模版的使用文字素材應(yīng)用剪貼畫與圖片的處理插入數(shù)據(jù)圖表流程、圖示的制作動(dòng)畫效果制作341.母板與模版的使用充分利用母板插入一個(gè)幻燈片母版替換或添加幻燈片母版善用配色方案應(yīng)用多個(gè)模板保存自己的模板352.文字素材應(yīng)用標(biāo)題的使用最好使用5-9個(gè)字文字提綱挈領(lǐng)盡量使用標(biāo)題表述，不要整段移植文體36字號(hào)選擇這是14號(hào)字這是16號(hào)字這是18號(hào)字這是20號(hào)字這是24號(hào)字這是28號(hào)字這是36號(hào)字這是40號(hào)字這是44號(hào)字這是48號(hào)字373.剪貼畫與圖片的處理慎用PPT剪貼畫使用高質(zhì)量的圖片恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用圖片調(diào)整剪貼畫的顏色讓剪貼畫旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)圖片的裁剪