辦公軟件常用技巧

辦公軟件常見技巧大唐黑龍江電力技術(shù)開發(fā)有限公司信息化部呂鑫CONTENTS01WORD200703PowerPoint200702EXCEL2007WORDWORD常見問題解決方法41、快速清除word頁眉橫線方法一.更改樣式快速清除橫線

1.雙擊進(jìn)入頁眉、頁腳編輯模式，并全選頁眉文字；

2.將“樣式”切換到“正文”模式；

3.此時頁眉下方的橫線便已經(jīng)消失，而且頁眉文字也能像其他正文文字一樣授受用戶的編輯了。方法二.通過邊框和底紋方法清除橫線

1.雙擊進(jìn)入頁眉、頁腳編輯模式，并全選頁眉文字；

2.執(zhí)行“格式”菜單→“邊框與底紋”命令，彈出“邊框與底紋”對話框；

3.將“邊框”菜單下的“自定義”設(shè)為“無”即可。52、生成目錄

選擇一級標(biāo)題內(nèi)容，在“開始”樣式中選擇“標(biāo)題”，然后調(diào)整字體大小、樣式，選中該標(biāo)題，雙擊格式刷，將其他同級標(biāo)題刷成相同格式，光標(biāo)放在要插入目錄的位置，在“引用”中目錄下拉，選擇“自動目錄1”，目錄生成后可對目錄格式、字體樣式進(jìn)行修改調(diào)整。如文章內(nèi)容修改，可在“引用”中選擇“更新目錄”，選擇是“只更新頁碼”還是“更新整個目錄”。63、從第二頁開始設(shè)置頁碼

選擇“插入→頁碼”命令，選擇一個頁碼樣式（底端左側(cè)、居中、右側(cè)），選擇“首頁不同”。此時封面之后的第一頁頁碼顯示“2”，如果想變?yōu)椤?”，在“設(shè)置頁碼格式”中“起始頁碼”填0確定。74、Word中插入公式后行距變寬的解決

在Word文檔中插入公式后，行距便會變得很大，簡單的調(diào)整段落的行距是行不通的。逐個點(diǎn)選公式，然后拖動下角的箭頭倒可以將它任意放大縮小以調(diào)整行距，但是如果在一篇文檔中使用了大量的公式，這種操作顯然太麻煩，手工操作也容易使得公式大小不一，一些小的公式還會影響到顯示的效果。下面介紹兩種調(diào)整公式行距的方法：84、Word中插入公式后行距變寬的解決方法一：全部一次調(diào)整依次單擊菜單命令“文件→頁面設(shè)置”。單擊“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖所示。選中“無網(wǎng)格”，單擊“確定”按鈕就可以了。方法二：局部調(diào)整選中要進(jìn)行操作的那些行，依次單擊菜單命令“格式→段落”，打開“段落”對話框；單擊“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，將間距的“段前”和“段后”都調(diào)整為“0行”；將“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊網(wǎng)格”復(fù)選項(xiàng)前的小勾去掉，最后單擊“確定”按鈕即可。95、Word自動編號右鍵編號，選擇一種合適編號即可。如果需要定義新編號格式，選擇“定義新編號格式”，選擇一種編號樣式，然后選擇字體，為標(biāo)號選擇合適的字體、字號，確定后返回如圖界面，在編號格式中增加字，確定后即可。106、讓W(xué)ord取消自動編號1.暫時取消自動編號如果我們需要暫時取消自動編號功能，可以在換行的時候按住Shift鍵再擊打回車(Enter)鍵，此時，Word暫時不會輸出編號，而等作者對該段落錄入完畢再擊打回車鍵時Word仍會按照原來的編號次序繼續(xù)為新段落編號。2.完全取消自動編號如果我們在后續(xù)的段落中根本不再需要編號時，只需要直接擊打兩次回車(Enter)鍵即可完全取消Word的本次自動編號。當(dāng)然，如果我們再次啟動編號功能時，Word會重新從1開始編號117、快速找出兩個Word文檔之間的差別我們經(jīng)常會遇到這樣的問題：兩份Word文件之中，只有一些極為細(xì)小的區(qū)別，如果單純通過人工的方法去進(jìn)行校對，那么不僅效率很低，而且也容易出錯，容易漏掉一些不太明顯的區(qū)別。Word2003已經(jīng)內(nèi)置了一個小功能，可以讓我們快速地找出兩個Word文檔之間的不同。打開待比較的Word原文，執(zhí)行“審閱”菜單→“比較”命令，在彈出的“比較文檔”窗口中單擊另一份待比較文件，然后點(diǎn)擊“比較”按鈕。128、Word中快速輸入大寫中文數(shù)字年終財(cái)務(wù)總結(jié)中的一些數(shù)字，按國人的習(xí)慣，通常要用大寫的格式來表示。我們可以先快速地輸入阿拉伯?dāng)?shù)字，然后將其轉(zhuǎn)換成大寫格式：選中輸入的阿拉伯?dāng)?shù)字(如987688)，執(zhí)行“插入→編號”命令，選中“數(shù)字類型”下面的“壹、貳……”(或“一、二……”)選項(xiàng)，“確定”返回，則相應(yīng)的阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成大寫數(shù)字(如“玖拾捌萬柒仟陸佰捌拾捌”或者“九十八萬七千六百八十八”)。注意：這種轉(zhuǎn)換不支持帶小數(shù)的數(shù)值139、Word中輕松輸入各式各樣的下劃線我在別人的Word文檔中看到一些特殊的下劃線，經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)，原來是通過特殊輸入方法來實(shí)現(xiàn)的：在文檔中每一行開頭處，分別輸入三個或三個以上的下列符號:~~~、###、***、___、---、===，然后按下“Enter”鍵，就可以得到一些特殊的下劃線了(如圖)。1410、讓長篇Word文檔中的圖片快速顯示出來經(jīng)常使用Word處理長篇文件的朋友一定對這個問題深有體會，當(dāng)文件中含有大量圖片時，每次翻頁總要等待一會兒才能顯示出圖片原貌，對我們正常的排版影響很大。其實(shí)，倒有一個簡單的方法可以加快文檔圖片的顯示，每次打開帶有多張圖片的文件時，首先點(diǎn)擊一下工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，然后再馬上關(guān)閉打印預(yù)覽，此時再翻頁就不會出現(xiàn)圖片半天顯示不出來的問題了。EXCELEXCEL常見問題解決方法161、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在分?jǐn)?shù)表中，如果想讓總分大于等于300的以“紅色”顯示，大于等于280，小于300的以“藍(lán)色”顯示，低于280的以“棕色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。

1.打開工作簿，選中“工總分”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“300”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于280，小于300，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于270，字體設(shè)置為“棕色”)。

3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。172、建立分類下拉列表填充項(xiàng)

我們常常為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項(xiàng)。首先選中單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”—“數(shù)據(jù)有效性”，彈出對話框，在允許中選擇序列，在來源中填寫名稱，注意逗號為英文狀態(tài)下的。183、用連字符“&”來合并文本

如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能將它搞定194、控制特定單元格輸入文本的長度

你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。205、同時填充多個相同數(shù)據(jù)

選中要填寫區(qū)域，如果不連續(xù)可使用ctrl鍵選擇。在一個單元格填寫完成后，按住ctrl鍵+回車鍵即可完成填寫。216、視圖—分頁預(yù)覽

在打印excel時可使用視圖——分頁預(yù)覽來查看打印效果，可通過拖拽分離線，對打印頁面進(jìn)行調(diào)整。227、插入圖表

選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，在插入中選擇不同類型的圖表樣式，之后在圖表布局中選擇圖表布局樣式。PPTPPT制作技巧24一、導(dǎo)語工欲善其事，必先利其器優(yōu)秀的PPT提高PPT的水平目標(biāo)邏輯風(fēng)格布局顏色25二、PPT的應(yīng)用范圍各類會議/公司簡介/商品介紹研究報告/投標(biāo)方案/項(xiàng)目總結(jié)培訓(xùn)講稿/電子課件統(tǒng)計(jì)分析報告261.快速的程序與正確的程序快速的程序選擇設(shè)計(jì)模板添加文字內(nèi)容插圖設(shè)置動畫調(diào)整修改宣講正確的程序設(shè)定目標(biāo)，構(gòu)思大綱組織素材文字、圖、表、多媒體依次導(dǎo)入PPT中調(diào)整結(jié)構(gòu)，修改內(nèi)容選擇模板或自行設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)版式、切換、動畫預(yù)演排練正式宣講27三、PPT成功的關(guān)鍵原則對象原則結(jié)構(gòu)化原則KISS原則281.對象原則聽眾？針對不同聽眾制作不同層次內(nèi)容內(nèi)容？

內(nèi)容相對完整，有突出重點(diǎn)地點(diǎn)？

是一對一？一對多？場地大小目的？PPT永遠(yuǎn)是為聽者服務(wù)292.結(jié)構(gòu)化原則總體結(jié)構(gòu)化開場白（Introduction）會議名稱、演講主題演講者、職稱、服務(wù)單位、聯(lián)絡(luò)方式、日期預(yù)告（Preview）標(biāo)示內(nèi)容大綱正式演講（Presentation）回顧（Review

）結(jié)束（Theend）主體內(nèi)容結(jié)構(gòu)化AAAAAABBBBCCC……BBBB……………………30KeepItSimpleandStupid3.KISS原則KISS保持簡潔并且一目了然！313.KISS原則保持簡單版式布局風(fēng)格簡明大小標(biāo)題文字減少充分借助圖表圖示商業(yè)環(huán)境亦保守風(fēng)格留白天地寬盡量使用標(biāo)準(zhǔn)版式標(biāo)準(zhǔn)版式規(guī)范的圖表工具323.KISS原則限制要點(diǎn)與文本數(shù)量優(yōu)秀的幻燈片只有非常少的文本限制過渡與動畫精致專業(yè)使用簡單的從左-右移動不要在所有的幻燈片之間都添加切換特效33四、PPT常用功能與應(yīng)用技巧母板與模版的使用文字素材應(yīng)用剪貼畫與圖片的處理插入數(shù)據(jù)圖表流程、圖示的制作動畫效果制作341.母板與模版的使用充分利用母板插入一個幻燈片母版替換或添加幻燈片母版善用配色方案應(yīng)用多個模板保存自己的模板352.文字素材應(yīng)用標(biāo)題的使用最好使用5-9個字文字提綱挈領(lǐng)盡量使用標(biāo)題表述，不要整段移植文體36字號選擇這是14號字這是16號字這是18號字這是20號字這是24號字這是28號字這是36號字這是40號字這是44號字這是48號字373.剪貼畫與圖片的處理慎用PPT剪貼畫使用高質(zhì)量的圖片恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用圖片調(diào)整剪貼畫的顏色讓剪貼畫旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)圖片的裁剪