秘書四級-事務(wù)管理會議安排

國家職業(yè)資格—秘書事務(wù)管理——大學(xué)生職業(yè)化六大關(guān)鍵——團(tuán)—隊(duì)—公—約——參與——空杯——手機(jī)設(shè)為振動目錄第一節(jié)接待第二節(jié)辦公室環(huán)境管理第三節(jié)辦公室日常事務(wù)管理第四節(jié)辦公用品與設(shè)備的使用和管理第五節(jié)信息管理接待第一節(jié)一、制定接待計(jì)劃——根據(jù)來訪者的身份確定接待規(guī)格——高規(guī)格接待對等接待低規(guī)格接待

秘書與對方確認(rèn)接待方案——接待計(jì)劃的主要內(nèi)容——日程安排接待規(guī)格經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作人員——接待的工作程序——（1）了解掌握背景資料。（2）草擬接待計(jì)劃。（3）與本單位相關(guān)部門溝通情況。（4）與來訪者溝通情況。（5）報請上司審批。多選題：接待的規(guī)格分為（）。A、高規(guī)格接待B、普通接待C、對等接待D、低規(guī)格接待E、特殊接待作業(yè)ACD多選題：接待計(jì)劃的主要內(nèi)容（）。A、確定來賓身份和目的B、確定接待規(guī)格C、接待時間D、日程安排E、經(jīng)費(fèi)預(yù)算F、工作人員作業(yè)BDEF多選題：在具體制定接待計(jì)劃時，應(yīng)有如下內(nèi)容（）。（A）主要陪同人員（B）主要工作人員（C）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量（D）會見、會談地點(diǎn)、參與人員作業(yè)ABCD多選題：根據(jù)（）來確定工作人員的構(gòu)成和數(shù)量。（A）來者的身份（B）接待規(guī)格（C）活動內(nèi)容（D）活動持續(xù)的時間作業(yè)BC單選題：（）是指主要陪同人員比主要來賓的職位要低的接待。(A)高規(guī)格接待(B)對等接待(C)低規(guī)格接待(D)低身份接待作業(yè)c二、安排迎送來訪團(tuán)隊(duì)——確定接待用車————雙排五座轎車乘車禮節(jié)——駕駛員是主人ABDC主人（駕駛?cè)藛T身份不同決定車上座位的高低）——三排七座轎車乘車禮節(jié)——駕駛?cè)藛T是主人ABDC主人EF——雙排五座轎車乘車禮節(jié)——駕駛?cè)耸菍Ｂ毸緳C(jī)ABDC司機(jī)——三排七座轎車乘車禮節(jié)——駕駛?cè)藛T是專職司機(jī)ABDC司機(jī)EF——乘車順序——乘車本著尊者先行的原則——團(tuán)隊(duì)見面介紹與握手常識——主人一方先自我介紹主人一方主動伸手握手——迎送來訪團(tuán)隊(duì)的工作程序——（1）迎接來訪團(tuán)體的方法主陪人在賓館等候，派副職或辦公室主任帶人到機(jī)場、車站迎接。主陪人親自到機(jī)場或車站迎接，這對來訪者是表示了非常重視。（2）送別來訪團(tuán)體的方法地點(diǎn)、時間禮品選擇案例分析某公司接待了一個英國貿(mào)易代表團(tuán)。這次接待活動的主陪人是公司的王總。在英國公司抵達(dá)的當(dāng)晚，王總帶領(lǐng)手下接待人員去拜訪對方。他們到英國代表團(tuán)團(tuán)長的房間門口敲門，團(tuán)長穿著睡衣開門一看，臉上露出非常意外和尷尬的表情。團(tuán)長請他們等一等，然后關(guān)上門。王總很不理解，他們?yōu)槭裁慈绱死涞俊麄優(yōu)槭裁慈绱死涞獑芜x題：當(dāng)雙排五座小轎車的駕駛是主人時，最上座應(yīng)該是（）。后排右座(B)副駕駛座(C)后排左座(D)后排中座作業(yè)B單選題：乘車時，（）應(yīng)該先上車。(A)隨從人員(B)接待人員(C)主賓(D)主賓夫人作業(yè)C單選題：迎接來訪者時，不能使用（）。百合花(B)玫瑰花(C)蘭花(D)菊花作業(yè)D單選題：見到客人后，（）應(yīng)主動伸手握手。(A)主人(B)客人(C)主人陪同人員(D)客人陪同人員作業(yè)A三、安排食宿、交通、行程——中餐禮節(jié)常識——

使用筷子的禮儀使用湯匙的禮儀席間的禮儀敬酒的禮儀(尊重習(xí)慣與意愿、入鄉(xiāng)隨俗）——正式宴請時要注意的內(nèi)容——4個確定+發(fā)請柬——安排來訪者食宿交通行程的工作程序——（1）了解情況。（2）確定餐飲、住宿、用車標(biāo)準(zhǔn)。（3）預(yù)定餐廳（接風(fēng)和送行需要正式宴請）、住宿房間（4）根據(jù)對方要求調(diào)整方案。三、安排參觀娛樂活動1、明確參觀目的2、明確參觀內(nèi)容3、游覽與娛樂活動特點(diǎn)與適應(yīng)對象4、參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)——安排來訪者參觀與娛樂活動——單選題：應(yīng)該用（）盛湯、調(diào)料。(A)公用匙(B)自己的湯匙(C)別人的湯匙(D)都可以作業(yè)A多選題：以下做法符合席間禮節(jié)的是（）。（A）主人應(yīng)先于客人拿起筷子（B）進(jìn)餐時，不拿餐具的那只手不要垂下去，要扶著自己的碗或盤子（C）用公筷夾菜（D）吃面條或喝湯的時候不要發(fā)出聲音作業(yè)ABCD單選題：餐桌中間的轉(zhuǎn)盤要（）。(A)順時針轉(zhuǎn)(B)逆時針轉(zhuǎn)(C)都可以(D)有位尊者決定作業(yè)A單選題：在宴請客人的時候，下列做法中不符合禮儀的是()。

A、剔牙時用手遮擋B、用公筷夾菜

C、與客人聊天D、為客人夾菜作業(yè)D多選題：為客人選擇住宿賓館要考慮以下問題（）。（A）交通是否便利（B）檔次是否合適（C）環(huán)境是否安靜優(yōu)雅（D）價格是否便宜作業(yè)ABC多選題：秘書安排客人參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)主要有()。

A、不遲到B、避免大聲喧嘩

C、必須買節(jié)目單D、注意著裝作業(yè)ABD辦公環(huán)境管理第二節(jié)一、合理布置辦公室——辦公室布置的基本要求——P107——辦公室布置的三大原則——有利于溝通便于監(jiān)督協(xié)調(diào)、舒適（基本原則）——辦公室布置的具體要求——P109——辦公室布置的工作程序——（1）明確各部門及員工間的關(guān)系，確定每位員工的工作位置。（2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。（3）根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。（5）對設(shè)備的安放提出合理建議。單選題：辦公室布置時，光線應(yīng)來自（），以保護(hù)視力。(A)上方(B)下方(C)左方(D)右方作業(yè)C多選題：布置辦公室的基本要求（）。（A）采用多間小辦公室比采用一間大辦公室要好（B）使用同樣大小桌子，可以增進(jìn)美觀（C）使同一區(qū)域的檔案與其他柜子的高度一致（D）將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處作業(yè)BCD人力資源部需要重新調(diào)整辦公室，部門共有4人，其中經(jīng)理、招聘管理、薪酬管理、培訓(xùn)管理各1人，請你按布置辦公室的基本要求，為他們安排合理的座位。案例分析4321二、營造健康安全環(huán)境——秘書應(yīng)樹立安全意識——樹立安全意識，應(yīng)做到？辦公環(huán)境常見的健康與安全隱患有哪些？健康、安全辦公環(huán)境的基本要求？P113-P114——營造健康安全環(huán)境的工作程序——（1）確定安全檢查周期、定期檢查。（2）發(fā)現(xiàn)隱患，立即報告、排除，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險或減少危險。（3）發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)，直到解決。單選題：在安全檢查時，若發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報告，并填寫（）。事故責(zé)任書(B)設(shè)備故障登記表(C)設(shè)備維修記錄(D)設(shè)備損壞登記表作業(yè)B單選題：站在帶輪的椅子上舉放物品，屬于（）隱患。(A)辦公家具方面的(B)辦公設(shè)備及操作中的隱患(C)工作中疏忽大意造成傷害的(D)工作中疏忽大意造成失密的作業(yè)C辦公室日常事務(wù)管理第三節(jié)一、管理印章和介紹信——印章的作用——標(biāo)志作用(2)權(quán)威作用(3)法律作用(4)憑證作用

——印章的種類——正式印章(2)鋼印(3)領(lǐng)導(dǎo)人簽名章(4)專用章(5)套印章——印章的樣式由以下構(gòu)成——印章的質(zhì)料(2)形狀(3)印文(4)圖案(5)尺寸規(guī)格——印章的管理與使用要求——（1）專人負(fù)責(zé)（2）確保安全（3）防止污損——印章的使用程序——申請用印正確用印用印登記——介紹信的使用要求——要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫線，并有存根備查。

介紹信具有介紹和證明雙重作用、有時限要求——用印注意事項(xiàng)——P122多選題：印章樣式一般由以下幾大部份構(gòu)成（）。（A）印章的質(zhì)料（B）印文（C）圖案（D）尺寸規(guī)格作業(yè)ABCD單選題：（）具有介紹和證明雙重作用。(A)介紹信(B)推薦信(C)決議書(D)證明作業(yè)A多選題：印章頒發(fā)與啟用的要點(diǎn)（）。（A）取印章應(yīng)實(shí)行雙人同行制（B）取印章可以一人單獨(dú)（C）印章要有專人保管（D）使用單位啟用新刻制的公章時，要將印模和啟用日期報送上級主管部門作業(yè)ACD多選題：用印使用程序（）A、申請用印B、批準(zhǔn)用印C、正確用印D、用印登記E、用印結(jié)束作業(yè)ACD二、安排值班工作——值班工作的任務(wù)與要求——辦理上司交辦的事項(xiàng)。(2)上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外。(3)認(rèn)真處理來函來電。(4)負(fù)責(zé)接待工作。(5)掌握上司的外出活動情況。(6)協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。——值班工作規(guī)范——（1）堅(jiān)守值班崗位。(2)認(rèn)真處理事務(wù)。(3)做好值班記錄。(4)熱情接待來訪。(5)加強(qiáng)安全保衛(wèi)。單選題：（）是對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等進(jìn)行認(rèn)真登記。值班電話記錄(B)值班接待記錄(C)值班日記(D)信息傳遞作業(yè)C多選題：值班結(jié)束后，交班時應(yīng)注意（）。（A）如果自己有事，可以委托他人（B）必須當(dāng)面交接，不能委托他人（C）交清值班記錄，說明在班內(nèi)出現(xiàn)的問題及處理方法（D）值班人在值班記錄上簽名，確認(rèn)記錄內(nèi)容作業(yè)BCD公司正在××賓館召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會上出現(xiàn)了值班秘書擅自脫崗現(xiàn)象，請你立即從網(wǎng)上給每位值班人員加發(fā)一份有關(guān)值班工作內(nèi)容和相關(guān)制度的郵件，以提示做好值班工作。作業(yè)（1）辦理上司交辦的事項(xiàng)。(2)上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外。(3)認(rèn)真處理來函來電。(4)負(fù)責(zé)接待工作。(5)掌握上司的外出活動情況。(6)協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。（1）堅(jiān)守值班崗位。(2)認(rèn)真處理事務(wù)。(3)做好值班記錄。(4)熱情接待來訪。(5)加強(qiáng)安全保衛(wèi)。四、安排上司的差旅事務(wù)——差旅準(zhǔn)備的要求——（1）根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享受的待遇。（2）準(zhǔn)備定票時，一定要查用最新的時刻表。（3）訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習(xí)慣。（4）平時注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識，以確保工作的順利進(jìn)行?！才派纤静盥檬聞?wù)的工作程序——1、制定商務(wù)旅行計(jì)劃2、制作旅程表3、準(zhǔn)備上司在不同場合的發(fā)言提綱4、辦理出國手續(xù)5、秘書在上司出行前應(yīng)落實(shí)的工作內(nèi)容P139-P143——上司回來后的秘書工作——1、接站工作2、匯報工作3、報平安并表示感謝。多選題：差旅準(zhǔn)備的要求（）。（A）根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享受的待遇（B）準(zhǔn)備訂票時一定要查用最新的時刻表（C）訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習(xí)慣（D）平時注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識作業(yè)ABCD多選題：商務(wù)旅行計(jì)劃應(yīng)包含的內(nèi)容有（）。（A）出差的時間、啟程及返回日期，接站安排（B）出差的路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排（C）會晤計(jì)劃（D）上司的住宅電話號碼作業(yè)ABCD多選題：辦理簽證的途徑有（）。（A）可到前往國駐我國大使館或領(lǐng)事館直接聯(lián)系申辦簽證（B）可委托權(quán)威的可靠的簽證代辦機(jī)構(gòu)代辦（C）可以委托前往國家洽商的公司到前往有關(guān)國家的使（領(lǐng)）館辦理（D）可在申請人所在單位辦理作業(yè)ABC五、完成上司臨時交辦事項(xiàng)——上司臨時交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)——廣泛性臨時性具體性緊迫性——辦理上司臨時交辦事項(xiàng)的原則——

積極主動，千方百計(jì)既要符合政策，又要靈活變通件件有著落，事事有回音——文字記錄工作的方法和技巧——要點(diǎn)記錄法詳細(xì)記錄法（準(zhǔn)、全、快）常用速記法筆記與錄音并用法

記錄工作——手工記錄機(jī)器記錄單選題：（）就是把發(fā)話者說話的內(nèi)容全面、完整地記錄下來。要點(diǎn)記錄法(B)詳細(xì)記錄法(C)常用記錄法(D)筆記與錄音并用法作業(yè)B單選題：上司在向秘書下達(dá)指示時，（）的形式是主要的。(A)指令(B)口授(C)示意(D)筆授作業(yè)B多選題：辦理上司臨時交辦事項(xiàng)的原則（）。（A）積極主動，千方百計(jì)（B）既要符合政策，又要靈活變通（C）件件有著落，事事有回音（D）互相推諉責(zé)任作業(yè)ABC多選題：文字記錄的方法有（）。（A）要點(diǎn)記錄法（B）詳細(xì)記錄法（C）常用的速記法（D）筆記與錄音并用法作業(yè)ABCD多選題：屬于筆記與錄音并用法特點(diǎn)的（）。（A）準(zhǔn)、快、全（B）靈活、便捷（C）可以優(yōu)勢互補(bǔ)（D）費(fèi)時、費(fèi)事，分散注意力作業(yè)BCD單選題：對文字記錄中的任何疑惑之處都應(yīng)（）。(A)留待以后再說(B)自己猜測(C)與口授者或上司進(jìn)行核對(D)詢問他人作業(yè)C六、管理時間、提高工作效率——時間管理的內(nèi)容——什么是時間管理？秘書時間管理目的——上司自我——個人時間管理的技巧——BDAC緊迫重要先做A——重而急次做B——重而不急再做C——急而不重暫時不做D——不重不急——秘書如何有效利用工作時間——1、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。2、要區(qū)分常規(guī)和非常規(guī)工作。3、按優(yōu)先順序完成工作。4、合理分配時間和精力。5、使用辦公輔助手段組織工作。6、安排工作要適應(yīng)整個流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。7、按最終期限完成工作。8、堅(jiān)持記工作日記——秘書辦事的學(xué)問——一、如何辦好上級交辦事項(xiàng)1、接受任務(wù)要弄清“三要素”2、優(yōu)化辦事成果“三比較”3、把握好辦事“三形式”4、檢驗(yàn)辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)”5、向上司復(fù)命“三注意”P162——管理時間、提高效率的工作程序——（1）編制工作時間表（年度時間表、月安排表、周安排表）（2）編制、管理工作日志（編制自己的工作日志、管理上司的工作日志、工作日志的變化與調(diào)整）多選題：個人時間管理法則包括（）（A）先做A，重而急。（B）次做B。重而不急。（C）再做C。急而不重。（D）暫不做D。不重不急。作業(yè)ABCD單選題：時間管理中，緊急而不重要的事情屬于（）。(A)A類(B)B類(C)C類(D)D類作業(yè)C單選題：周時間安排表是在（）的基礎(chǔ)上制定的。年度計(jì)劃(B)季度計(jì)劃（C)月計(jì)劃(D)每天的計(jì)劃作業(yè)C辦公用品與設(shè)備的使用和管理第四節(jié)一、訂購、接收、管理辦公用品——庫存控制的作用——1、資金不被不必要的庫存占用。2、空間不被用來存儲不必要的貨物。3、能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。4、保持充足的庫存。5、監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失。6、可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行評估。——庫存的定義——最大庫存量再訂貨量最小庫存量再訂貨量=日用量×運(yùn)送時間+最小庫存量——訂購、接收、管理辦公用品的工作程序——（1）選擇供應(yīng)商（2）選擇訂購方式（3）辦理進(jìn)貨手續(xù)（4）保管單選題：（）是提醒購買者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)。最大庫存量(B)最小庫存量(C)再訂貨量(D)庫存總量作業(yè)C多選題：庫存的定義涉及以下概念（）。（A）最大庫存量（B）最小庫存量（C）再訂貨量（D）保存日期作業(yè)ABC多選題：選擇辦公設(shè)備及用品供應(yīng)商時要在以下幾方面對其進(jìn)行比較（）。（A）價格和費(fèi)用（B）質(zhì)量和交貨（C）服務(wù)和位置（D）安全和可靠性作業(yè)ABCD計(jì)算題：辦公室每天需要用去紙杯10個，紙杯運(yùn)送時間為2天，庫房中最小庫存量為10個，請問，紙杯的重新訂購線是多少個？作業(yè)30個秘書負(fù)責(zé)辦公用品采購工作，組織進(jìn)貨與保管。近期，公司需購買一批辦公電腦，請問你如何完成此項(xiàng)工作？案例分析（1）選擇供應(yīng)商（2）選擇訂購方式（3）辦理進(jìn)貨手續(xù)（4）保管信息管理第五節(jié)一、信息的收集——信息的特征——客觀性、時效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、開發(fā)性、無限性

——信息工作程序——收集、整理、傳遞、存儲、反饋和利用

基本特性區(qū)別于一般物質(zhì)的顯著特性——信息收集的要求——價值性時效性層次性針對性全面性

——信息收集的程序——1、明確信息收集的范圍2、熟悉信息的來源3、選擇信息收集的方法（觀、閱、詢、問、網(wǎng)、交、購）4、查找信息案例請收集2010年大學(xué)生就業(yè)信息單選題：信息的基本特征是（）A、客觀性B、時效性C、可塑性D、共享性E、依附性作業(yè)A單選題：（）是信息的價值作用隨著時間的變化而改變的特性。A、客觀性B、時效性C、可塑性D、共享性E、依附性作業(yè)B多選題：信息收集的要求（）。A、價值性B、時效性C、層次性D、針對性E、全面性作業(yè)ABCDE——信息的篩選的含義和方法——一、含義篩選是對收集到的大量信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷信息的價值，值，決定信息的取舍，提取真實(shí)、有價值，能滿足需求的信息二、閱讀篩選信息資料的方法1、留意標(biāo)題2、復(fù)印、裁剪、3、摘記4、標(biāo)記說明——信息分類的方法——字母分類法地區(qū)分類法主題分類法數(shù)字分類法時間分類法——信息傳遞的方向與要素——1、信息傳遞的方向：內(nèi)向、外向2、信息傳遞的要素：信源、信道、信宿——信息分類的程序——（1）熟悉信息內(nèi)容（2）選擇分類方法（3）辯類（4）歸類——信息校核的要求——一、信息校核的含義二、信息校核的范圍三、信息校核的要求1、校核要以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。2、校核要排除主觀因素的干擾。——信息存儲的載體與設(shè)備——一、信息存儲的載體紙質(zhì)載體磁性載體：軟盤、硬盤、磁帶、光盤、縮微品二、信息存儲的設(shè)備信息存儲的裝具與設(shè)備：文件夾、文件盒、文