文件梳理培訓會課件

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文件梳理培訓會2011年7月合肥世紀精信機械制造有限責任公司

合肥世紀精信機械制造有限責任公司四、管理要點和流程二、目的和適用范圍三、職責一、模板介紹目錄：前言3六、記錄七、檢查與考核五、引用文件八、附加說明4內(nèi)容：前言1、編制文件的目的是通過文件的內(nèi)容擬定與批準、發(fā)布對文件名稱中涵蓋的所有相關(guān)內(nèi)容進行規(guī)范，以達到對各項工作的有效控制。2、文件編制部門是職能的控制部門，在職能上是比任何一個非職能的部門都要高的（但在其他職能角度上，要服從其他部門的約束與管理），具有至高的權(quán)利與無限的責任。

文件的高度由起草人思想的高度決定。3、文件起草要結(jié)合5W1H—why為什么做、what做什么、where在哪兒做、when什么時間做、who誰做、how怎么做5一、模板介紹7三、職責（who、what）職責定義：職責是指職務上應盡的責任。是為了在某個關(guān)鍵成果領(lǐng)域取得成果而完成的系列任務的集合，它常常用任職者的行動加上行動的目標來加以表達。例如，維護客戶關(guān)系，以保持和提升公司在客戶心目中的形象；職務和責任職責的確定原則：1、以職能部門的職責為基礎(chǔ)：明確職能部門（起草部門）的職責與權(quán)限；2、相關(guān)配合的部門為協(xié)作、輔助部門，圍繞職能延伸展開；3、同一層次的部門單位應級別相當；4、常規(guī)性公司明確賦予了監(jiān)督職責的部門，其職責一般不列入，比如管理部對體系文件執(zhí)行的監(jiān)督，在相關(guān)公司級別的文件中已經(jīng)明確規(guī)定了，可不再重復規(guī)定；5、原則上超出文件覆蓋范圍的機構(gòu)其職責不是該文件所能規(guī)定的，不應作出任何規(guī)定，可以規(guī)定銜接到某上級文件。比如事業(yè)部的職責、董事長的職責，均不能寫入文件。事業(yè)部在事業(yè)部文件中規(guī)定；董事長職責在董事會章程中規(guī)定，而且董事長不屬于行政職務。四、管理要點和流程（who、where、when、what、how）該章節(jié)的注意事項：1、必須對職責進行展開，覆蓋所有提到過的職責項目；2、不得對職能要求的項目或理所當然的項目漏項；3、在管理要點和流程編寫中，發(fā)現(xiàn)“職責”中有遺漏的內(nèi)容必須補充到“職責”中，發(fā)現(xiàn)有不是能夠淺顯易懂的名詞，要補充到“術(shù)語和定義”中；4、管理要點要達到表述嚴謹，嚴禁使用口語化表達，禁止使用“或”、“也許”等帶有不確定性的詞句；5、該章節(jié)中，歸類要清晰，格式統(tǒng)一并符合要求；6、編號要統(tǒng)一并不產(chǎn)生遺漏、重復等問題，流程圖也服從統(tǒng)一編號。

字體字號全部宋體四號；

第一層、第二層標題加粗，第三層及以下不加粗。

編號例：

4管理要點和流程4.1####

4.1.1***a.***b.***10六、記錄該章節(jié)的注意事項：1、文中提到的記錄必須作為“記錄”，文中沒有提到的不應該作為記錄，但作為控制手段必須要的記錄一定要補充到文件中，然后作為“記錄”對待；

記錄≠表格，記錄要求有記錄編號、編制、審核（必要時要求有批準）2、作業(yè)指導書、作業(yè)規(guī)范、現(xiàn)場工藝文件等日常應用性資料也不應作為“引用文件”對待，因為該類文件屬于變動性頻繁的文件、屬于日常應用性資料，但對于空白的表格應作為記錄對待（一般在歸口文件中出現(xiàn)）11七、檢查與考核該章節(jié)的注意事項：1、監(jiān)督和檢查是職能歸口部門，比如：設(shè)備管理方面的文件為“本標準由工程科負責組織監(jiān)督和檢查”。特別說明：7.1條款為專項條款2、所有的文件規(guī)定落腳點為“檢查與考核”，沒有檢查就是空談、沒有考核就不會有執(zhí)行3、考核理由要充分，考核的重點側(cè)重于能做而不做的項目，側(cè)重于考核主觀不作為；對過程不易考核的，以考核結(jié)果為主；考核金額要適當，要有敏感，不敏感的考核金額無異于沒有考核，比如考核10元；而且金額上要考慮與違規(guī)對個人的好處具有可比性，即讓違規(guī)成本昂貴，使之不愿違規(guī)。4、要注重考核的可操作性、時效性。12八、附加說明該章節(jié)的注意事項：1、起草部門為該工作的主管部門或者主要的主管部門；2、“歸口管理”這里指的是對文件的歸口管理，而不是工作的歸口管理部門，應將體系的歸口管理部作為文件的“歸口管理”單位。故此，所有公司文件在“附加說明”中的“歸口管理”都應是“管理部”。3、起草人，為實際的起草、修訂人員；4、審核人，應該是承擔職能的公司部門部長或工廠的分管副廠長；5、批準人，公司對文件的修訂發(fā)布權(quán)收回到公司層面了，所有文件必須經(jīng)過總經(jīng)理（李向東）批準