公文處理規(guī)范課件

第二講公文處理公文處理工作圍繞公文的撰寫、印制、收發(fā)、辦理與立卷歸檔等一系列管理工作，需要進(jìn)行許多具體的文書工作，就稱為公文處理工作，也稱為文書工作。公文處理主要包括收文處理和發(fā)文處理兩個(gè)方面。一、收文處理區(qū)中心的指令性和指導(dǎo)性公文下級(jí)請(qǐng)求性和詢問性公文上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)性和答復(fù)性公文各部門、各分中心的調(diào)查性和陳述性公文內(nèi)部刊物和“簡(jiǎn)報(bào)”其他文書材料收文流程公文簽收登記分送擬辦批辦傳閱承辦注辦立卷歸檔或銷毀收文第一步：簽收收到材料后，在對(duì)方的《公文投遞單》或者《送文登記薄》上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任。簽收文件要做好清點(diǎn)（核對(duì)文件名、份數(shù)，如有不符，可以拒簽或在簽收單上注明）、檢查（是否缺頁、破損）、簽字（檢查無誤后簽字確認(rèn)）。收文第二步：登記在收文登記簿上編號(hào)并記載文件的來源、去向，保證文件的收受和處理。如果收文數(shù)量少，可以按照收文日期進(jìn)行登記。如果數(shù)量多，就要進(jìn)行歸類登記。目前收文登記一般采用簿冊(cè)式。XX分中心2011年收文登記簿

編號(hào)日期文件名文件字號(hào)來文單位處理結(jié)果編號(hào)：上(2011)9號(hào)處理結(jié)果：已掃描存檔、已發(fā)分中心等收文第四步：擬辦在區(qū)中心一般是由業(yè)務(wù)部門部長(zhǎng)，分中心一般由業(yè)務(wù)員或者內(nèi)勤提出。對(duì)文件的辦理提出初步的處理意見。意見應(yīng)當(dāng)寫在相應(yīng)欄目，并簽注擬辦人的姓名與日期。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理的時(shí)限。收文第五步：批辦是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。我中心的公文批辦工作實(shí)行合理分工、分層負(fù)責(zé)的原則，業(yè)務(wù)性工作可由業(yè)務(wù)部門提出擬辦意見，分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批辦。全局性、政策性的公文必須由正職領(lǐng)導(dǎo)批辦。同理，分中心的業(yè)務(wù)性工作可由業(yè)務(wù)員提出擬辦意見、方案，由分中心主任進(jìn)行批辦。批辦意見要寫在《文件處理箋》的有關(guān)欄目中，并注明批辦人姓名及年、月、日。收文第六步：傳閱有關(guān)工作人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。需要傳閱的文件情況有兩種：一是需要有關(guān)人員掌握文件精神和批示意見；二是作為普通抄送件，直接送相關(guān)人員閱覽。對(duì)于有指定對(duì)象的文件，應(yīng)嚴(yán)格傳閱。文件傳閱完畢必須及時(shí)交還給文件管理員保管，不得隨意存放在個(gè)人手中。文件傳閱單來文標(biāo)題字號(hào)：編號(hào)：?jiǎn)挝唬簳r(shí)間：傳閱范圍閱件人簽名閱件時(shí)間閱件人簽名閱件時(shí)間負(fù)責(zé)承辦的部門或員工收到領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件后，要見文即辦，不得積壓和拖延，凡是可以通過口頭、電話、派人聯(lián)系等方式解決的問題，都必須復(fù)文，力求精簡(jiǎn)公文數(shù)量，但必須做好回復(fù)記錄。收文第七步：承辦承辦凡批辦意見中要求由某部門或分中心牽頭處理的，該部門或分中心應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和處理意見，邀請(qǐng)有關(guān)單位一起會(huì)商，并負(fù)責(zé)歸納整理意見，將定稿送有關(guān)部門會(huì)簽后再報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。參加其他部門主持的會(huì)商或會(huì)簽工作時(shí)，也應(yīng)當(dāng)積極負(fù)責(zé)，共同做好工作。

注辦也稱辦復(fù)。是指對(duì)文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文件處理箋“處理結(jié)果”一欄簡(jiǎn)要注明。

①注辦內(nèi)容：一般的傳閱內(nèi)容，注明已送達(dá)哪些單位進(jìn)行傳閱。需要辦理復(fù)文的文件，注明“已復(fù)文”、日期、文號(hào)；用口頭或電話答復(fù)的，注明時(shí)間、接話人、主要內(nèi)容及簽名；不需要復(fù)文的文件，注明“已辦”、“已閱”、“已掃描”。

②作用：備忘待查，為日后了解某一公文的承辦過程、方式、結(jié)果提供依據(jù)。收文第八步：注辦

文件經(jīng)承辦后，收文辦理程序即告結(jié)束，文件即由文件管理員或綜合部保管，到一定時(shí)期就進(jìn)入歸檔或銷毀的終結(jié)處理程序。

對(duì)有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，對(duì)無價(jià)值的文件進(jìn)行銷毀。收文第九步：立卷歸檔或銷毀發(fā)文第一步：擬稿符合法律法規(guī)、區(qū)中心的政策制度規(guī)范做到主題明確、觀點(diǎn)鮮明、情況屬實(shí)、條例清楚、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短公文應(yīng)當(dāng)一事一文，請(qǐng)求性公文更應(yīng)如此。發(fā)文第二步：審核①審核重點(diǎn)：是否符合程序、應(yīng)不應(yīng)該發(fā)、內(nèi)容是否符合政策、要求能否實(shí)現(xiàn)、文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、行文關(guān)系是否正確、公文格式是否妥當(dāng)。②審核負(fù)責(zé)人：一般由部門或分中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核。發(fā)文第三步：簽發(fā)涉及全局性的重要文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。涉及某一業(yè)務(wù)問題的文件，由相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。在發(fā)文箋的簽發(fā)欄寫明意見，如“發(fā)”、“印發(fā)”“急發(fā)”。發(fā)文第四步：編號(hào)（略）發(fā)文第五步：復(fù)核審批手續(xù)是否完備、審批意見是否明確、附件材料是否齊全。文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表格，印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否恰當(dāng)準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法及文種的使用、公文格式是否符合規(guī)定等。發(fā)文第六步：繕印發(fā)文第七步：校對(duì)校對(duì)文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如有錯(cuò)漏、疑問或需要斟酌的地方，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)作為問題向有關(guān)人員提出，由簽發(fā)人員更正；依據(jù)定稿，檢查板式、標(biāo)題是否端正，頁碼是否連貫，行距、字距是否勻稱，版面是否美觀。發(fā)文第八步：用印（略）發(fā)文第九步：分發(fā)（檢查是否缺頁、倒頁、錯(cuò)頁。保密要求。）有