安排高效時間

安排高效時間安排高效時間

TimeManagement引子：你了解時間嗎？一項調(diào)查表明：工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意義的交流時間平均每天<2分鐘；人們一般平均8分鐘受一次干擾，每小時約7次，每次大約5分鐘，每天大約4小時；一天自學1小時，3至5年后成為專家。有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：睡覺：21年工作：14年個人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊：6年學習：4年開會：3年打：2年找東西：1年其它：3年

主要內(nèi)容你的時間價值時間的特性時間管理矩陣圖拖延時間的借口時間不夠用的原因有效利用時間的技巧實踐計劃你的時間價值人一般都是60歲退休，請計算出您剩下可以工作的時間：請閉上眼睛，……你的時間價值你打算如何去度過？“今年是你生命中的最后一年”時間價值表你的時間價值你的時間價值時間的特性供給毫無彈性無法蓄積無法替代無法失而復得討論-時間流逝時間不夠用的原因你真的很忙嗎?危機緊急的問題有限期的任務(wù)、會議準備事項準備事項預防工作價值觀的澄清計劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理干擾，一些電話一些信件、報告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動細瑣、忙碌的工作一些電話浪費時間的事“逃避性”活動無關(guān)緊要的信件看太多的電視緊急不緊急重要不重要時間管理矩陣圖213緊急4重要不緊急不重要45%35%5%15%時間管理矩陣圖不良的時間分配12重要&不緊急重要&緊急時間管理矩陣圖最佳的時間分配拖延時間的借口1.「期限未到，急什么？」2.「它太令人感到不愉快!」3.「它很難!」4.「目前我很忙，勻不出時間做那件事！」5.「茲事體大，我怎么能貿(mào)然采取行動？」6.「我現(xiàn)在沒心情做這件事!」7.「我在壓力下工作績效較佳!」8.「在行動前，我要先休息一下!」時間不夠用的原因欠缺計劃行事優(yōu)先級錯誤事必躬親溝通不良會議太多拖延不好意思拒絕干擾文件滿桌，找不到出差太多午餐吃太飽或吃太久上司找麻煩有效利用時間的技巧要事第一以最終的結(jié)果來開始行動學會說“NO！”學會對付不速之客減少冗長的會議辦公桌上的“5S”運動有效利用時間的技巧月歷行事歷與甘特表效率手冊商務(wù)通與訂房卡鬧鐘其它工具時間管理的工具計劃你的一天設(shè)置“定計劃的時間”（早上或晚上）給你的時間一定的彈性給你的任務(wù)時間10－20％的緩沖每天從做一項主要工作開始。記?。捍蠖鄶?shù)的壓力和疾病并不是由工作造成的，而是由于擔心你未能做好這項工作。每天至少完成一項主要工作;每個時間段里做一件事情并把它做好;每天結(jié)束時選擇明天的主要任務(wù)并計劃具體的時間段;每個時間段以兩小時或更少為宜。時間段事務(wù)所用時間優(yōu)先度時間記錄表待完成事務(wù)優(yōu)先度計劃時間每日事務(wù)清單今天必須做的事今天應(yīng)該做的事今天可以做的事

今日三件事Q&A要點整理三人學習實踐計劃實踐計劃本課程我感觸最深的地方是：我將在自己的工作（生活）中改變?nèi)缦拢侯A計期限拖延商數(shù)測驗（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛汀?/p>

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意拖延商數(shù)測驗（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意

評分標準：每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。

請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號"？"。

文件處置測驗1、訂購文具后所取得的帳單。2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。4、某大學企管系學生寄來的問卷。5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月業(yè)務(wù)報告的有關(guān)資料。6、一封需要盡快回復的信，但你必須先打數(shù)次才能回復。文件處置測驗7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新號碼的E-mail。8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。10、客戶寄來的一封投訴信。11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早準備財務(wù)預算的備忘錄。

結(jié)果假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的"？"，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！

急迫性指數(shù)測驗選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常）

急迫性測試1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（）2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（）3、我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。（）4、我休息時會覺得不安。（）5、我似乎永遠在趕時間。（）6、我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。（）8、我在做一件事時常會想到另一件事。（）急迫性測試9、我處理危機時表現(xiàn)最好。（）10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（）11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。（）12、當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應(yīng)該能諒解。（）13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（）14、我常邊工作邊吃飯。（）