企業(yè)物料采購流程與制度管理67

企業(yè)物料采購南京化工職業(yè)技術(shù)學院1/12/20231工程熟悉采購制度管理與組織1采購計劃與預算管理2供應商的選擇與管理3采購談判4采購價格與成本管理5采購合同管理6采購監(jiān)控71/12/20232章節(jié)采購貨物的驗收與質(zhì)量管理8采購庫存管理9采購結(jié)算10采購風險管理與績效評估11采購技術(shù)與策略12招標采購131/12/20233什么是采購？1/12/20234采購先鋒勇闖頂峰1/12/202351/12/202361/12/202371/12/202381/12/20239模塊一熟悉采購制度管理與組織任務一：認識采購和物流一、采購的定義和內(nèi)容〔一〕根本概念Purchasing，Procurement采購是以各種不同的途徑，包括購置、租賃、借貸、交換、征收等方式，取得物品及勞務的使用權(quán)或所有權(quán)，以滿足使用的需求。它有狹義采購和廣義采購之分.1/12/202310模塊一熟悉采購制度管理與組織〔二〕采購的形式和內(nèi)容1．根據(jù)采購物品用途的不同劃分〔1〕工業(yè)采購〔工業(yè)企業(yè)采購〕〔2〕消費采購〔商業(yè)企業(yè)采購〕2．根據(jù)采購輸出的結(jié)果劃分〔1〕有形采購：生產(chǎn)資料與生活資料

〔2〕無形采購：軟件、技術(shù)、效勞

項目：土建工程等1/12/202311采購的定義〔1〕——狹義定義

商品采購，是指各企事業(yè)單位及個人，為獲取商品，對獲取商品的渠道、方式、質(zhì)量、價格、時間等進行預測、決擇，把貨幣資金轉(zhuǎn)化為商品的交易過程。

采購的主體：政府事業(yè)單位企業(yè)個人和家庭消費者1/12/202312模塊一熟悉采購制度管理與組織目前，中國的企業(yè)中正在:確立現(xiàn)代采購理念改革采購模式制定采購戰(zhàn)略優(yōu)化采購流程降低采購交易本錢選擇是采購的本質(zhì)屬性

1/12/202313模塊一熟悉采購制度管理與組織二、采購的地位和作用

討論：制造企業(yè)要想增加利潤，有哪幾種途徑？？[例]江蘇省某企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品中，原材料采購的本錢占60%，生產(chǎn)加工、銷售及相關(guān)的行政費用占30%，純利潤10%。該廠后來利用網(wǎng)上采購的方式，使原材料采購本錢從原來的60%下降到55%；而這看似不起眼的5%卻使該廠的利潤一舉增加了50%！基于上述情況，如果用其他方式獲得同樣50%的利潤增加額，有三種途徑：一是要增加30%的銷售量；二是將利潤率提高40%，但利潤率的提高反過來又將造成銷售的下降；第三個方案就是裁員。

〔一〕采購的經(jīng)濟性

１、采購本錢是企業(yè)產(chǎn)品本錢的主要組成局部；

２、進貨周期直接影響企業(yè)流動資金的周轉(zhuǎn)；

３、所購材料的品質(zhì)直接關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量。〔二〕產(chǎn)品更新?lián)Q代的媒介

通過供給商早期參與產(chǎn)品開發(fā)(ESI,即EarlySupplierInvolvement〕來實現(xiàn)的

1/12/2023141999年9月，美國采購協(xié)會出版的?采購?雜志，顯示了IBM公司過去幾年的采購金額占銷售額的變化：

1993年—————35%

1994年—————37%

1995年—————40%

1996年—————49%

1997年—————50%

1998年—————51%

1999年—————52%

試解釋為什么采購金額占銷售額的比例逐年增加。1/12/202315模塊一熟悉采購制度管理與組織〔二〕采購的作用1．提高質(zhì)量2．控制本錢3．建立供給配套體系4．與供給商建立合作關(guān)系5．樹立企業(yè)形象6．信息管理1/12/202316模塊一熟悉采購制度管理與組織任務二：采購的組織與機構(gòu)一、采購組織機構(gòu)的形式〔一〕分權(quán)式的采購組織1．組織特點企業(yè)把與采購相關(guān)的職責和工作分別授予不同的部門來執(zhí)行。2．不利因素〔1〕權(quán)責不清〔2〕目標沖突〔3〕浪費資源1/12/202317模塊一熟悉采購制度管理與組織(二〕集權(quán)式的采購組織1．織織特點將采購相關(guān)的職責或工作，集中授予一個部門執(zhí)行，這是為了要建立綜合的物料體系，因而設(shè)立一個管理責任一元化的組織體系。2．有利因素1〕大幅度降低物料本錢。2〕提升存量管制績效。3〕改善各物料部門之間的溝通與合作。4〕降低了管理費用。1/12/202318模塊一熟悉采購制度管理與組織〔三〕采購機構(gòu)在企業(yè)中的隸屬關(guān)系1．采購部門隸屬于生產(chǎn)部副總經(jīng)理總經(jīng)理行政副總經(jīng)理業(yè)務副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理倉儲生產(chǎn)管理采購制造產(chǎn)品管理1/12/202319模塊一熟悉采購制度管理與組織2．采購部門隸屬于行政部副總經(jīng)理采購財務總經(jīng)理行政副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理業(yè)務副總經(jīng)理采購人事倉儲生產(chǎn)管制制造品管1/12/202320模塊一熟悉采購制度管理與組織3．采購部門直接隸屬于總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理行政副總經(jīng)理業(yè)務副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理人事副總經(jīng)理采購副總經(jīng)理1/12/202321模塊一熟悉采購制度管理與組織4．采購部門隸屬于資材部總經(jīng)理資材部副總經(jīng)理業(yè)務副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理人事副總經(jīng)理1/12/202322模塊一熟悉采購制度管理與組織二、采購的職責請購單位

物料管理單位

管理階層

倉儲單位

財務單位

作業(yè)層面

采購單位

采購的職責整體企業(yè)而言采購部門內(nèi)部而言1/12/202323模塊一熟悉采購制度管理與組織三、建立采購管理組織的步驟考慮采購管理組織的職能

確定采購管理組織機構(gòu)

設(shè)計管理作業(yè)流程

考慮采購管理組織的任務量

設(shè)定崗位

為各個崗位選擇配備適宜的人1/12/202324模塊一熟悉采購制度管理與組織任務三采購的決策與管理一、采購方式招標采購議價采購采購方式比價采購1/12/202325模塊一熟悉采購制度管理與組織二、采購決策采購價格決策采購中的運輸方式選擇交貨期決策采購質(zhì)量決策采購數(shù)量決策采購品種、規(guī)格決策供給商選擇決策采購國貨款結(jié)算決策采購決策1/12/202326模塊一熟悉采購制度管理與組織三、采購管理業(yè)務支持批準實施優(yōu)化調(diào)整業(yè)務審核采購業(yè)務管理1/12/202327模塊一熟悉采購制度管理與組織任務四：采購的制度一、采購種類國內(nèi)采購國外采購長期合同采購傳統(tǒng)采購短期合同采購個人采購組織采購采購范圍分傳統(tǒng)采購采購種類采購主體分采購方法分采購時間分1/12/202328模塊一熟悉采購制度管理與組織二、采購程序與環(huán)節(jié)

發(fā)現(xiàn)需求

需求說明、制定采購方案選擇供給商采購檔案管理結(jié)算接收和驗貨入庫價格洽談、簽訂采購合同

采購訂單安排

訂單跟蹤1/12/202329采購流程示意圖1/12/202330三、采購的原那么

1、標準化原那么

2、效益的原那么

3、技術(shù)先進性的原那么

4、經(jīng)濟合理性的原那么

5、質(zhì)量適合需要的原那么

6、功能與價值相匹配的原那么

7、開展固定采購的原那么

8、比較與選擇的原那么1/12/202331Theoverallprincipleofprocurementisthesixrights.

·

Therightitem·

Attherighttime·

Intherightquantity·

Oftherightquality·

Fromtherightsupplier·

Attherightprice.1/12/202332四：企業(yè)采購技術(shù)和管理方面的問題：

〔1〕信息不能共享。

由于組織之間信息私有化、未經(jīng)集成，采購信息沒有實現(xiàn)有效共享，包括采購方與供給方之間、企業(yè)采購部門與相關(guān)部門之間以及管理者與實施者之間。

其后果有哪些？？1/12/202333〔2〕采供雙方未建立穩(wěn)定的合作關(guān)系。

這是舊的采購模式造成的，它們以臨時的或短期的合作機制為主，造成了競爭多于合作，進而導致了采購過程的不確定性。

這種不穩(wěn)定的合作關(guān)系的會給企業(yè)的經(jīng)營帶來哪些影響？1/12/202334〔3〕與預測和物料需求方案結(jié)合不緊

即不能有效根據(jù)生產(chǎn)需要組織采購，實現(xiàn)物料的供給方案與當前需求的平衡，并與企業(yè)的庫存投資和策略相一致。

1/12/202335

〔4〕無法跟蹤采購情況

包括請購單處理、采購單處理、詢價單報價單處理；運輸處理、收貨處理、質(zhì)量控制等。

1/12/202336〔5〕缺乏制約

〔采購事務的授權(quán)、簽發(fā)、批準、執(zhí)行和紀錄沒有進行職務分類〕，容易導致暗箱操作。

〔6〕缺乏對供給商的評價和管理。

總之，信息不暢和采購模式落后是企業(yè)采購中存在的根本問題

國企采購中的普遍問題：采購機構(gòu)重疊；多頭對外，分散采購。采購本錢居高不下；各企業(yè)自備庫存，造成各企業(yè)的庫存量增大。采購環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和技術(shù)管理工作重復進行，管理費用居高不下。1/12/202337

階段作用職能戰(zhàn)略第一階段出訂單關(guān)注交易流程、控制第二階段談判降價商務型采購團隊、區(qū)域談判、集中采購、成本管理第三階段總成本核算協(xié)調(diào)綜合采購供應商及采購的早期參與、采購戰(zhàn)略第四階段支持公司核心業(yè)務戰(zhàn)略采購集成采購戰(zhàn)略、供應鏈管理、解決方案1/12/202338一般企業(yè)與世界級企業(yè)的采購活動的比較1/12/202339中國急需專業(yè)的采購經(jīng)理人：

入世后，降低企業(yè)本錢，高效的供給鏈管理及國際化的采購管理是中國企業(yè)走向國際的關(guān)鍵之一。

通用汽車公司先進的采購系統(tǒng)、完整的采購渠道、精通本錢管理的國際標準，使得公司從采購質(zhì)高價低的原材料和配件一項，比同行業(yè)企業(yè)節(jié)約了10億美元的本錢。該公司的采購經(jīng)理人佩羅斯成為職業(yè)采購經(jīng)理人的典范。1/12/202340企業(yè)虛位以待采購人才成“香餑餑〞企業(yè)采購、政府采購、跨國采購的迅速開展，使得采購人才日漸成為“香餑餑〞。記者在人才市場采訪發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)虛位以待，期待采購人才加盟。據(jù)了解，各類企業(yè)并未對采購人才提出年齡和學歷的過高要求，但相當看重實踐經(jīng)驗，要求應聘者至少具有兩年的采購經(jīng)驗，了解市場行情，具有廣泛的資源網(wǎng)絡，并具備談判、溝通、協(xié)調(diào)能力。此外，用人單位對應聘者的專業(yè)背景也相當看重。采購人才在企業(yè)中扮演的是“糧草官〞的角色。他們既要熟悉企業(yè)的整個運作流程，及時提供和補足資源，同時還要充分了解市場信息、密切關(guān)注市場價格波動，在最適合的時間為企業(yè)提供價格最合理的生產(chǎn)和辦公資料。一些企業(yè)老總說，好的采購經(jīng)理，是企業(yè)成功的一半。面對這種情勢，業(yè)內(nèi)人士分析道，由于目前采購專門人才教育和培訓相對滯后，采購專才的稀缺問題將日益凸顯，采購人才的市場價值存在較大上升空間。1/12/202341案例：香港利豐集團——

從采購管理到供給鏈管理一、利豐集團的貿(mào)易轉(zhuǎn)變:采購代理——采購公司——無疆界生產(chǎn)—虛擬生產(chǎn)——供給鏈管理二、利豐集團的經(jīng)營現(xiàn)狀1/12/202342

1、采購代理

96年前，由于利豐的創(chuàng)辦人通曉英文，利豐貿(mào)易成為了廠家及海外買家的橋梁。

隨后，利豐貿(mào)易逐漸把簡單的采購代理擴展到其它更廣泛的業(yè)務。

2、采購公司

這一階段，利豐貿(mào)易扮演一家采購公司，即地區(qū)性的貨源代理商的角色。

通過在亞洲的不同地區(qū)，如中國內(nèi)地、臺灣、韓國和新加坡開設(shè)辦事處來拓展業(yè)務。

1/12/202343效勞內(nèi)容：

〔1〕為買家提供市場最新信息；

〔2〕對不同的廠家作出產(chǎn)品、生產(chǎn)力及質(zhì)量方面的評估；

〔3〕向買家提供適合的廠家及供貨商

〔4〕代表買家向廠家商討價錢、品質(zhì)的管理；

作為一家采購公司，利豐貿(mào)易主要的目標是：

通過與生產(chǎn)廠家及買家建立長期伙伴的關(guān)系而到達雙贏的局面。

1/12/202344

3、無疆界生產(chǎn)

除了作為一個采購公司，利豐于80年代也向前邁進了一步，成為無疆界生產(chǎn)的管理者與實施者。

無疆界生產(chǎn)：

客戶會給予利豐一個初步產(chǎn)品概念，例如產(chǎn)品的設(shè)計、外形、顏色和質(zhì)量方面的要求等，再由利豐為客戶制訂一個完整的生產(chǎn)方案。

根據(jù)客戶所提出的草案，利豐會進行市場調(diào)查，在各地采購適宜的配件，例如布料、花邊等，提供一個最適合的成品制造商。1/12/202345在生產(chǎn)過程之中，利豐亦會對生產(chǎn)工序作出規(guī)劃及監(jiān)控以確保產(chǎn)品質(zhì)量和及時交貨。

在這種無疆界生產(chǎn)摸式之下，利豐在香港從事設(shè)計和質(zhì)量控制規(guī)劃等高附加值的業(yè)務，而將附加值較低的業(yè)務，例如生產(chǎn)工序，分配到其它最適合的地方，例如中國內(nèi)地，使整個生產(chǎn)程序及流程實現(xiàn)真正的全球化。

1/12/2023464、虛擬生產(chǎn)

在該模式下，利豐再不是一個中介人或代理采購者，而是客戶的供貨商，利豐會直接和海外買家簽定合同；

利豐依舊不擁有工廠，而把生產(chǎn)任務外包給有實力的工廠，而利豐會密切參與整個生產(chǎn)流程，從事一切產(chǎn)品設(shè)計、采購、生產(chǎn)管理與控制以及物流等其它支持性工作。

1/12/2023475、整體供給鏈管理

虛擬生產(chǎn)企業(yè)實際上已經(jīng)是某個產(chǎn)品全面的供給鏈管理者。

在虛擬生產(chǎn)模式的根底上，為了使整條供給鏈的運作更加合理與順暢，利豐貿(mào)易繼續(xù)開發(fā)更全面的供給鏈效勞。

除了負責一系列以產(chǎn)品為中心的工作，包括市場調(diào)查、產(chǎn)品設(shè)計與開發(fā)、原材料采購、選擇供貨商和生產(chǎn)監(jiān)控

利豐貿(mào)易還監(jiān)管一系列的進出口清關(guān)手續(xù)和當?shù)匚锪靼才牛ㄞk理進出口文件、辦理清關(guān)手續(xù)、安排出口運輸和當?shù)剡\輸?shù)取?/12/202348另外，利豐貿(mào)易亦會選擇性地對有潛質(zhì)的原材料供貨商、工廠、批發(fā)進口商和零售商等進行挑選。

這些在供給鏈中占據(jù)關(guān)鍵位置的企業(yè)進行融資，使供給鏈上供求雙方的各個節(jié)點的企業(yè)能夠以最正確狀態(tài)運作。

簡單歸納，利豐貿(mào)易供給鏈管理的主要目的是為境外買家以合理的價格采購適宜的產(chǎn)品并縮短交付周期。

1/12/202349利豐作為客戶提供的效勞主要包括：

〔1〕從事各項市場調(diào)查來了解消費者的需求，為客戶提供主要市場的最新信息；

〔2〕研究與開發(fā)原材料，如布料、花邊和電子配件等，以及為客戶搜集最新的原材料信息；

〔3〕根據(jù)市場最新的趨勢，設(shè)計和開發(fā)符合市場需求的產(chǎn)品；

〔4〕根據(jù)客戶對于原材料的需求和不同地區(qū)的供給能力進行配對，與客戶共同選擇最正確的采購國家、地區(qū)及制造商，執(zhí)行無疆界生產(chǎn)，實現(xiàn)產(chǎn)品全球化的增值；

〔5〕監(jiān)控采購、航運和配置原材料與配件到各國工廠；

〔6〕在工廠生產(chǎn)過程中亦會提供技術(shù)援助，確保產(chǎn)品的質(zhì)量和各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)都能遵循客戶的生產(chǎn)要求；

1/12/202350〔7〕為了做到快速反響的生產(chǎn)，不只監(jiān)控主要生產(chǎn)原料的供給，而且策略性地管理庫存和適時適量地補充庫存；

〔8〕為方案組裝運輸和航運送貨效勞；

〔9〕最重要的一環(huán)，就是將信息技術(shù)應用到產(chǎn)品開發(fā)及尋找新的供貨商的環(huán)節(jié)中，并為境外重要買家客戶度身設(shè)計以到達他們的個別要求。1/12/202351二、利豐集團的經(jīng)營現(xiàn)狀利豐集團是一家以香港為基地的大型跨國商貿(mào)集團，運用供給鏈管理的理念，經(jīng)營進出口貿(mào)易、經(jīng)銷批發(fā)和零售三大核心業(yè)務。1/12/202352利豐集團利豐貿(mào)易主要為歐美客戶，包括連鎖百貨店、超市及著名品牌公司提供高增值采購效勞，其出口貿(mào)易經(jīng)營范圍包括產(chǎn)品設(shè)計、原材料采購、統(tǒng)籌生產(chǎn)、物流、融資等，主要市場為美國、歐州和日本。利豐經(jīng)銷在亞太區(qū)分銷世界各地品牌的快流消費品、醫(yī)療產(chǎn)品、家電及汽車零件等，為客戶提供經(jīng)銷批發(fā)、商務拓展、制造加工、物流配送效勞。業(yè)務范圍包括馬來西亞、泰國、中國大陸、菲律賓、香港等

兩家零售連鎖店，OK便利店玩具反斗城利豐零售1/12/202353利豐的目標是：“為世界各地企業(yè)和消費者提供適宜、合時、合價的消費產(chǎn)品〞。20世紀90年代，開始進行了數(shù)項成功的并購活動，包括：1995年收購老牌英資貿(mào)易企業(yè)英之杰公司旗下的采購出口業(yè)務；1998年收購英之杰公司在亞太區(qū)的歐美快流消費品及醫(yī)療產(chǎn)品經(jīng)銷。1999年收購古太集團旗下的兩家出口貿(mào)易公司。1/12/202354利豐集團的貿(mào)易業(yè)務〔簡稱利豐貿(mào)易〕是集團中最重要的組成局部，從事消費產(chǎn)品的出口，以美國、歐州和日本為主要市場，采購基地主要集中在亞州。經(jīng)營品種包括服裝、飾物、家具、禮品、家居用品、手工藝品、玩具、運動用品等。利豐貿(mào)易本身并沒有生產(chǎn)廠，而是通過協(xié)調(diào)6000多家產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)和本錢效益高的供貨商進行生產(chǎn)，滿足客戶對產(chǎn)品品質(zhì)和交貨時間的嚴格要求。1/12/202355利豐貿(mào)易在40個國家和地區(qū)設(shè)有67個采購辦事處其中中國大陸地區(qū)的采購量占32%；中國香港、臺灣和韓國占42%還有10%的采購量是來自于東南亞其他國家。利豐貿(mào)易的出口市場70%在北美州；21%在歐州，其余在南半球及日本。1/12/202356利豐經(jīng)銷公司成立于1998年，核心業(yè)務是為世界各地的品牌產(chǎn)品在亞太地區(qū)提供批發(fā)經(jīng)銷等一站式的代理效勞。利豐經(jīng)銷的客戶目前有300余家，協(xié)助他們將產(chǎn)品分銷到亞太地區(qū)的20，000多個客戶處。利豐經(jīng)銷的產(chǎn)品包括食品、護理用品、家居用品、電器、時裝、汽車零件等。利豐經(jīng)銷的銷售網(wǎng)絡覆蓋9個亞太國家和地區(qū)并擁有較大規(guī)模的物流網(wǎng)絡，包括40個配送中心1/12/202357利豐零售1985年成立，目前利豐零售所建立的業(yè)務網(wǎng)點已分布于中國香港、中國臺灣及東南亞地區(qū)連鎖店鋪175家從利豐的案例中，你得到哪些啟示？？1/12/202358利豐的啟示1、采購職能是任何一個時期，任何一個企業(yè)的重要職能；利豐因為熟悉采購市場，因此迅速擴展為供給鏈上的核心企業(yè)；2、目前的企業(yè)處于爭奪供給鏈上的核心企業(yè)的時期，誰都想成為供給鏈上的主導者。傳統(tǒng)意義上認為，制造企業(yè)是供給鏈上的核心企業(yè)，但利豐的案例告訴我們，流通企業(yè)〔貿(mào)易公司〕同樣可能成為供給鏈上的霸主。3、在任何一種產(chǎn)品的產(chǎn)業(yè)鏈上，誰處于優(yōu)勢地位非常重要，其他的上下游企業(yè)就會為他所控制。4、任何一個企業(yè)的開展，離不開良好的效勞。1/12/202359[例]：某公司的計算機采購

某公司規(guī)模不大，可計算機就有5個以上的牌子：只要申請人有預算，他喜歡什么牌子、喜歡什么配置，采購部門就買什么，這反映了該公司采購被動和管理失控，將來計算機的售后效勞質(zhì)量很難得到保證。這樣計算機的購置可能很廉價，但效勞和維修差，造成的經(jīng)濟損失就很難衡量。

越來越多的采購活動實際采購的不是物品本身而是效勞，如計算機雖然是很昂貴的設(shè)備，但更新?lián)Q代遠快于固定資產(chǎn)折舊，該公司投資這樣的固定資產(chǎn)實際是不合算的，一般計算機正常使用只有3年，不斷修理、升級，使得累計本錢不斷上升，而國家規(guī)定的固定資產(chǎn)使用年限是8年，這樣企業(yè)的折舊不能有效發(fā)揮作用，即3年后機器可能早巳完全淘汰，可仍然需要計提折舊，企業(yè)損失很大。1/12/202360

現(xiàn)在的公司員工很難離開計算機，如果計算機不能工作，會給公司帶來很大的損失。如果數(shù)據(jù)喪失，或沒能及時向客戶報價和展示，或數(shù)據(jù)傳輸中有問題，或遭遇病毒和黑客攻擊，那損失將是天文數(shù)字。

國內(nèi)外已經(jīng)有公司開始向有實力的IT公司租賃計算機和效勞器，在租賃期內(nèi)提供每天24小時每周7天的支持，保證死機或不能上網(wǎng)等故障能及時得到解決，保證公司的業(yè)務正常進行。租賃期后，賣方會將機器更新?lián)Q代，提供同樣優(yōu)質(zhì)的效勞。1/12/202361思考題生產(chǎn)企業(yè)所需零部件，在選擇自制還是外購時應該考慮哪些因素？？企業(yè)在考慮購置還是租賃時又應該考慮哪些因素？？1/12/202362本講總結(jié)經(jīng)濟全球化步伐的加