如何完善企業(yè)管理制度

如何完善內(nèi)部管理控制制度我們有幸得到許多民營企業(yè)家的信賴，經(jīng)常接受他們的邀請，參觀并了解了他們企業(yè)的生產(chǎn)、銷售和管理等情況。其間，也時常與企業(yè)家們及他們的管理團(tuán)隊，就企業(yè)的內(nèi)部控制情況，作了許多有益的探討與交流。我們發(fā)現(xiàn)，有很多非常優(yōu)秀的企業(yè)，他們或是行業(yè)的領(lǐng)頭羊，占有一定市場份額;或是產(chǎn)品與市場獨特，極具潛力;或是擁有著名商標(biāo)和技術(shù)，具有競爭力。這些企業(yè)，有很多甚至是省、市政府大力推導(dǎo)的標(biāo)兵單位，想來應(yīng)該在內(nèi)部管理控制方面，做得可圈可點。但我們總是會聽到企業(yè)家們埋怨道：銷售額不斷增長，退貨也天天增加;倉庫產(chǎn)品越來越多，庫存周轉(zhuǎn)越來越慢;財務(wù)報表數(shù)據(jù)越來越細(xì)，而可信程度卻越來越差;報表利潤越來越多，可資金卻越來越緊張，等等。由于民營企業(yè)都有著較強(qiáng)的發(fā)展的經(jīng)營理念，除了追求技術(shù)先進(jìn)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)和品質(zhì)保障外，對企業(yè)內(nèi)部管理方面，常常出現(xiàn)任人為親、制度不全、崗位不清，責(zé)任不明，朝令夕改等現(xiàn)象。隨著企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)的經(jīng)營管理現(xiàn)狀以及客觀的外部環(huán)境，都迫切要求企業(yè)建立、健全內(nèi)部控制制度。根據(jù)我們所了解的民營企業(yè)存在的情況，我們對民營企業(yè)內(nèi)部控制方面，提出下面的幾點看法。1在用好用活企業(yè)資源管理軟件同時，完善各種內(nèi)部控制規(guī)程。1、當(dāng)企業(yè)已發(fā)展一定程度，一些規(guī)定或制度，還沒有形成文字和不成體系時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況逐步建立與完善。主要包括：計劃控制，主要通過預(yù)算控制、銷售計劃、生產(chǎn)計劃、標(biāo)準(zhǔn)成本、資金計劃等進(jìn)行控制。人員崗位控制，主要通過機(jī)構(gòu)的設(shè)立與分工、人員的配備與選擇、職務(wù)考核與分析、工資管理等進(jìn)行控制。操作與質(zhì)量控制，主要通過時間定額管理、操作規(guī)程管理以及質(zhì)量管理進(jìn)行控制。業(yè)務(wù)核算和統(tǒng)計核算控制，主要通過有關(guān)的業(yè)務(wù)核算、業(yè)務(wù)統(tǒng)計的編制和分析、業(yè)務(wù)預(yù)測等進(jìn)行控制。信息與報告控制，主要通過為經(jīng)營管理服務(wù)的內(nèi)部報告制度、信息管理制度進(jìn)行控制。2、企業(yè)管理與核算的電算化是企業(yè)發(fā)展的必然，在健全內(nèi)部控制規(guī)程的前提下，必須用好用活電算化軟件，否則反而會影響企業(yè)的發(fā)展。重點在于：管理者的高度重視，以及全員參與意識，確保電算化順利開展。認(rèn)真分析企業(yè)需求，確定企業(yè)管理與核算電算化內(nèi)容與時間。做好總體規(guī)劃和工作協(xié)調(diào)，要有前瞻性的思路與眼光。制定相應(yīng)配套的管理辦法與制度，包括業(yè)務(wù)管理與電腦系統(tǒng)。做好培訓(xùn)工作和人員崗位安排，防止人為錯誤和系統(tǒng)漏洞。2確定企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)與重點，為建立和完善各項制度提供靶子。1、確定內(nèi)部控制的目標(biāo)：規(guī)范企業(yè)員工的作業(yè)行為，保證作業(yè)環(huán)節(jié)資料的真實、完整。發(fā)現(xiàn)、防止和糾正錯誤及舞弊行為，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整。建立風(fēng)險控制系統(tǒng)，要求從產(chǎn)品立項、技術(shù)開發(fā)、材料采購、產(chǎn)品生產(chǎn)加工、銷售以及售后服務(wù)等各個環(huán)節(jié)入手，充分考慮不確定因素。2、確定內(nèi)部控制的重點：內(nèi)部控制重點包括：貨幣資金控制;采購與付款控制;銷售與收款控制。貨幣資金控制主要包括：不相容職務(wù)崗位分離制度、授權(quán)審批制度、貨幣資金管理制度和印章管理制度。采購與付款控制。采購是企業(yè)經(jīng)營過程的重要環(huán)節(jié)，一般工業(yè)企業(yè)的營業(yè)收入的55%會用來購買原材料，可見建立內(nèi)部采購與付款控制制度十分必要。在我們對企業(yè)采購環(huán)節(jié)的調(diào)查中了解到，企業(yè)在對采購環(huán)節(jié)應(yīng)做如下改為了避免盲目采購、積壓原材料，企業(yè)有必要制定采購計劃，應(yīng)根據(jù)以銷定產(chǎn)原則和合理庫存原則制定材料采購計劃。貨物驗收不能流于形式，不僅要關(guān)注貨物的數(shù)量，更要注意其質(zhì)量，從貨物的外觀到其內(nèi)部性能均應(yīng)進(jìn)行檢驗，對于批量非貴重貨物可以采用抽驗方式，已驗收和未驗收應(yīng)分別存放，驗收完畢正常貨物應(yīng)交給倉管員或相關(guān)人員進(jìn)行記錄、保管或使用，有異常的貨物作專項處理。特別強(qiáng)調(diào)的是驗收單的控制。驗收單一式幾聯(lián)，一聯(lián)留存、一聯(lián)送倉管、一聯(lián)送會計等。驗收單一定要連續(xù)編號。總之，采購與付款環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制應(yīng)從請購、采購、驗收、入庫、貨物結(jié)算與付款到會計記錄整個流程，做好制度的建設(shè)與執(zhí)行的實施，并特別注意不兼容職務(wù)分離問題。銷售與收款控制。銷售是產(chǎn)品價值實現(xiàn)的環(huán)節(jié)，是現(xiàn)金與商品進(jìn)與出交易頻繁、極易產(chǎn)生錯弊的環(huán)節(jié)。可以說應(yīng)收帳款是除貨幣資金之外最容易受損的一項資產(chǎn)。在我們的調(diào)查中了解到，企業(yè)在對銷售環(huán)節(jié)應(yīng)做如下改善：必須認(rèn)真制訂銷售計劃。銷售計劃是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，不能可有可無。接受訂單和簽訂合同時應(yīng)注意相關(guān)條款的完整性和合法性。銷售部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并編制銷售通知單，作為各部門履職的重要依據(jù)。銷售單應(yīng)連續(xù)編號，并有經(jīng)辦人、審批人等簽名，如果發(fā)生信用的，還應(yīng)有信用審批人加注意見。倉庫發(fā)貨時必須根據(jù)銷售訂單和銷售通知單發(fā)貨。如果是在車間直接發(fā)貨的也應(yīng)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，企業(yè)門衛(wèi)保安必須憑發(fā)貨憑證才允許發(fā)出相關(guān)貨物。銷售發(fā)票(或收據(jù))一聯(lián)寄送給客戶，其余應(yīng)作為財務(wù)部門留存或記帳依據(jù)。從控制角度，收據(jù)也應(yīng)連續(xù)編號并同發(fā)票一樣一式幾聯(lián)設(shè)置。銷售發(fā)票開出時，尚未收到貨款的，應(yīng)有對方回執(zhí)，并注明未付貨款。做好銷售與收款的信息反饋與統(tǒng)計工作。包括：客戶月末對帳單、貨款催收通知單、銷售退貨報告單、退貨維修情況表等?？傊?，銷售與收款主要控制發(fā)貨控制不當(dāng)、賒銷收款不及時、銷售發(fā)票開具不當(dāng)、授信不當(dāng)和費用失控等。3建立內(nèi)控體系的基本步驟我們建議，建立內(nèi)控體系的過程與步驟，遵循以下幾點：1、進(jìn)行詳細(xì)和有針對性的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)存在的問題和需改進(jìn)的地方;2、制訂建立內(nèi)控體系的框架內(nèi)容和工作時間表;3、完成內(nèi)控體系的有關(guān)文件和制度;4、安排執(zhí)行與實施;5、在執(zhí)行與實施過程中進(jìn)行不斷地完善，并以予修改和補(bǔ)充。結(jié)束語企業(yè)在迅速發(fā)展的過程中，希望尋找解決企業(yè)內(nèi)部管理與控制制度的有效途徑與辦法。作為目前企業(yè)采用的最通常的做法，也是最快捷的和成本最低的辦法是，聘請專業(yè)的管理顧問公司，為其提供經(jīng)營管理、稅務(wù)籌劃和財務(wù)管理等建議。以上內(nèi)容，是我們就民營企業(yè)建立內(nèi)部控制制度過程發(fā)現(xiàn)的問題，所做的歸納和總結(jié)。應(yīng)該說，每個企業(yè)都會有其自身特點和要求，需要根據(jù)實際情況加以分析、研究和解決。r、i、.y+r.、心/j_l、土-4y4-iy上述建議，供讀者參考。如何完善企業(yè)合同管理一合同簽署前1確定簽署合同的目的簽署每一個合同都有它的目的，在簽署合同之前必須明確這個目的是什么，圍繞這個目的才能集合企業(yè)各個部門的力量來對這份合同做準(zhǔn)備工作。2審查合同對方主體資信現(xiàn)代社會是陌生人的社會，企業(yè)往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前，要對對方的資信進(jìn)行調(diào)查。請對方自行提供自身基本情況，如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等企業(yè)證照。必要的話，要求對方到工商局、稅務(wù)局、銀行等開具其企業(yè)的最新檔案信息。核查對方是否具有將要合作業(yè)務(wù)的資質(zhì)或許可。例如要委托對方進(jìn)行建設(shè)施工，則要核查是否具有相關(guān)施工資質(zhì);要加盟對方的連鎖項目，則要核查是否具有特許經(jīng)營資質(zhì)。調(diào)查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。在簽署重大合同時，企業(yè)應(yīng)聘請獨立財務(wù)、法律服務(wù)團(tuán)隊進(jìn)行專業(yè)的盡職調(diào)查，如果調(diào)查結(jié)果不理想則應(yīng)取消合同的簽署計劃。企業(yè)切勿不可因前期資信調(diào)查費時費力或聘請專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊費用高而不進(jìn)行該項工作。如果調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)交易對象確有資信瑕疵，做了資質(zhì)調(diào)查對企業(yè)而言只是耗費了相應(yīng)成本，沒做調(diào)查簽署了合同損失可就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止如此了。二合同簽署時1相關(guān)負(fù)責(zé)人分工確定談判負(fù)責(zé)人。進(jìn)入合同簽署的階段就需要確認(rèn)與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業(yè)的業(yè)務(wù)人員，但涉及較大合同，則需由企業(yè)業(yè)務(wù)人員、法務(wù)人員、相關(guān)技術(shù)人員等會同參加談判。確定文本內(nèi)容審核負(fù)責(zé)人。文本內(nèi)容的全面審核工作一般會交給法務(wù)部門，筆者認(rèn)為這是一個不太合適的方式。法務(wù)故名思議是側(cè)重審核法律條款的，而且法務(wù)人員往往沒有參與合同簽署的全過程，審查內(nèi)容時難免會有遺漏或者偏頗。合同是整個項目談判的呈現(xiàn)載體，也是日后履行中的依據(jù)，所以應(yīng)由全程跟進(jìn)項目的業(yè)務(wù)人員與法務(wù)人員共同負(fù)責(zé)合同內(nèi)容的全面審查。須指定一人跟進(jìn)合同簽署、執(zhí)行的全部流程。本文將合同的簽署分為四步，這四步中的前三步是前后連貫、相互銜接的，如果中間被隔斷將造成合同文本內(nèi)容與談判內(nèi)容不符，或合同履行與合同文本約定內(nèi)容不符的情況。故，應(yīng)指定一人全程負(fù)責(zé)合同的整個簽署、執(zhí)行過程。2合同文本的審查每一類型的合同有著不同的審核要點，例如買賣合同重點審查對標(biāo)的物的質(zhì)量約定、價款約定、數(shù)量約定等;運輸合同重點審查運輸方式的約定、運費核算的約定、運輸風(fēng)險的約定等。本文從一般合同的通用條款審查要點進(jìn)行簡單的梳理：雙方主體信息。合同首部應(yīng)列明簽署合同主體的準(zhǔn)確名稱、地址、負(fù)責(zé)人等。合同簽署的背景及目的描述清楚明確。在合同條款前，一般會有“鑒于”部分，該部分主要描述了合同簽署的背景及目的，在日后發(fā)生糾紛時可以用來明確是否違背了合同的根本目的，或用來主張對方不具有鑒于部分描述的相關(guān)能力。審核合同雙方的權(quán)利義務(wù)。權(quán)利義務(wù)條款是合同的核心條款，對權(quán)利義務(wù)的描述應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、體現(xiàn)合同談判結(jié)果并具有可執(zhí)行性。企業(yè)的合同絕大多數(shù)是雙務(wù)合同，有權(quán)利必有義務(wù)，權(quán)利與義務(wù)應(yīng)為對等或基本對等。在設(shè)定權(quán)利義務(wù)條款時不可太過傾向于自己一方，這樣的文本發(fā)給對方審核會讓對方認(rèn)為我們在談判結(jié)果之上做文字游戲，沒有合作誠意，因而影響合同簽署的進(jìn)度。合同通知條款的約定。因被通知方經(jīng)常會以沒有收到通知為理由不認(rèn)可通知內(nèi)容，故我們須在合同中約定多種通知方式，并要求雙方保證通知渠道暢通，如因一方單方變更收取通知的地址，則自行承擔(dān)未收取通知的責(zé)任。現(xiàn)在移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)達(dá)，人們習(xí)慣以各種方式進(jìn)行工作聯(lián)系，所以除了傳統(tǒng)的郵寄通知、郵件通知等方式外，還應(yīng)增加微信、qq等通知指定賬號的約定。注意應(yīng)對各種通知方式劃分界限，如解約通知必須書面送達(dá)、變更發(fā)貨時間必須郵件通知、即時消息僅可作日常聯(lián)絡(luò)等，以免因通知渠道增多造成合同變更形式不正式而產(chǎn)生糾紛。違約條款。違約條款應(yīng)具有可執(zhí)行性，我們不鼓勵做過度嚴(yán)苛的違約約定，這樣往往在簽署過程中影響簽約進(jìn)度，在出現(xiàn)糾紛后也很難得到法院的支持。違約責(zé)任應(yīng)與合同的權(quán)利義務(wù)條款相對應(yīng)，避免出現(xiàn)高度概括性的違約責(zé)任條款，因為這在實踐中很難實際操作。法律適用及管轄條款。我們在談判地位允許的前提下，盡量爭取有利于自己的法律適用及管轄地點。如果實在難以約定在自身所在地點管轄，則退而求其次與對方協(xié)商約定為“被告所在地”或“原告所在地”這樣的方式。另外如想約定仲裁，則切記保證仲裁條款有效，不可出現(xiàn)“仲裁或訴訟”或?qū)χ俨脵C(jī)構(gòu)約定不明的情況。簽署與生效條款。明確合同簽署的與生效的條件，例如要求必須加蓋公章并且由法定代表人簽字。3合同簽署的形式完善雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署，如約定需加蓋公章且授權(quán)代表簽字，則要注意不能忘記核查是否簽字。騎縫簽署。合同一般都會在兩頁以上，要確保除落款頁外，每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽。對于合同內(nèi)容有手寫修改的地方，需要保證每份合同所修改的內(nèi)容一致，并且由雙方在修改處進(jìn)行簽署確認(rèn)。自然人主體的注意內(nèi)容。合同主體一方為自然人的情況下，要確保自然人加印指紋，并將自然人身份證件復(fù)印件留作合同附件。當(dāng)面簽署或安排簽署見證人。筆者建議最好雙方在場條件下通時簽署合同，避免其中一方簽署完成寄送給對方，而對方卻不簽署回寄也不說明情況，這時已經(jīng)簽署的一方將會比較被動。另外，由于自然人簽字無法辨別真?zhèn)危式ㄗh當(dāng)面簽署或安排見證人，以能夠當(dāng)面核實自然人身份防止發(fā)生代簽的情況。三合同履行時合同簽署完成后應(yīng)交由專人保管，并嚴(yán)格按照合同約定開始履行。合同的履行需要注意以下問題：1、簽署合同后，應(yīng)及時將原件交給存檔部門存檔，并由合同執(zhí)行的負(fù)責(zé)人留存合同副本，以便隨時查閱合同并按照合同約定內(nèi)容履行合同。2、合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人督促企業(yè)各部門推進(jìn)合同履行進(jìn)度，例如作為建設(shè)施工合同的發(fā)包方，既要及時提供設(shè)計圖紙、控制施工節(jié)點又要按時付款、及時驗收。在保證自身如約履行的情況下，也要按照合同約定的節(jié)點確認(rèn)對方是否及時履約，如對方?jīng)]有按照合同約定履行義務(wù)，則要及時行使合同履行的三種抗辯權(quán)（同時履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)及不安履行抗辯權(quán)），以保證自身不會因單方繼續(xù)履行而產(chǎn)生更多的損失。3、合同履行過程中若出現(xiàn)履行障礙應(yīng)及時通知對方，并協(xié)商處理方式。很多時候合同履行出現(xiàn)障礙及時通知了對方可避免造成嚴(yán)重?fù)p失甚至不產(chǎn)生損失，而不及時通知對方則會造成根本違約。如買賣合同的賣方，因自身貨源不足無法供貨，及時通知對方后，對方可尋找其他賣家，但若臨近交貨期，則對方?jīng)]有時間再更換賣家，最終影響買家使用造成嚴(yán)重違約后果。4、合同履行過程中注意使用約定的聯(lián)系方式，對于對方的通知、變更也要核實是否是約定人員、約定地址發(fā)出。5、合同履行過程中若出現(xiàn)對方違約，應(yīng)及時采取救濟(jì)手段，進(jìn)行催促或提起法律救濟(jì)程序，以免超過時效。四合同履行后合同履行后，應(yīng)對合同進(jìn)行妥善的歸檔、保管并對合同進(jìn)行登記、分析。1.合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個合同至少應(yīng)留存兩份原件，并分別放置兩個地方獨立留存。2.合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門